VaudTax (Waadt): Anleitung 2026
für Selbständigerwerbende

VaudTax im Kanton Waadt: Steuererklärung als Selbständige ausfüllen (Anleitung 2026 + Formular 21021-b)

Wenn Sie selbständig, freiberuflich oder als Freelancer tätig sind und im Kanton Waadt wohnen, besteht Ihre Steuererklärung nicht einfach daraus, irgendwo «eine Zahl» einzutragen. Entscheidend ist, dass Sie Einnahmen und Ausgaben sauber vorbereiten, ein nachvollziehbares Nettoergebnis berechnen und die vom Kanton verlangten Unterlagen für Selbständigerwerbende beilegen – häufig insbesondere den Fragebogen 21021-b.

Diese Anleitung richtet sich an Selbständige, die:

• ihre Tätigkeit als natürliche Person deklarieren,
• eine vereinfachte Buchhaltung mit Einnahmen und Ausgaben führen,
• VaudTax bzw. die Online-Plattform VaudTax korrekt und ohne unnötigen Stress ausfüllen möchten.

Hinweis zu VaudTax: Der Kanton Waadt setzt zunehmend auf die Online-Plattform VaudTax. Prüfen Sie vor dem Ausfüllen immer die offizielle Seite, damit Sie die aktuell gültige Einreichungsart und die neuesten Hinweise verwenden.
Quelle: Kanton Waadt – Steuererklärung ausfüllen: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/remplir-ma-declaration-dimpot

Für wen diese Anleitung geeignet ist – und wann sie nicht ausreicht

Diese Anleitung passt, wenn …

• Sie Einkünfte aus selbständiger Erwerbstätigkeit erzielen – auch im Nebenerwerb neben einem Lohn,
• Sie Dienstleistungen oder Waren verkaufen,
• Sie verstehen möchten, welche Zahlen in VaudTax gehören und welche Unterlagen Sie einreichen müssen.

Diese Anleitung ersetzt keine Treuhand, wenn …

Sie sollten zumindest eine fachliche Prüfung einplanen, wenn Sie:

• grössere Investitionen oder Abschreibungen haben,
• mehrwertsteuerpflichtig sind,
• interkantonal oder international tätig sind,
• eine komplexe Vermögenssituation mit Wertschriften, Immobilien oder mehreren Einkommensquellen haben.

Ziel dieser Seite ist eine klare, praxistaugliche Methode für typische Fälle von Selbständigerwerbenden – und eine ehrliche Einordnung, wann professionelle Unterstützung sinnvoll ist.

Bevor Sie beginnen: Was Sie bereithalten sollten

1) Zugang zu VaudTax

Je nach Steuerjahr und kantonaler Praxis füllen Sie Ihre Erklärung aus über:

• die Online-Plattform VaudTax im Browser,
• oder in einzelnen Fällen über die VaudTax-Software, falls diese für Ihr Steuerjahr noch relevant ist.

Beachten Sie die offiziellen Hinweise zu Browsern, Fristen, Einreichung und Wiederherstellung gespeicherter Daten.
Quelle: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/remplir-ma-declaration-dimpot

2) Belege und Unterlagen

Der Kanton Waadt weist darauf hin, dass nicht alle Belege automatisch eingereicht werden müssen. Je nach Situation sind bestimmte Unterlagen aber zwingend oder ausdrücklich erwartet – insbesondere bei selbständiger Erwerbstätigkeit.
Quelle: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/les-pieces-justificatives

Praktische Checkliste:

• Lohnausweis(e), falls Sie zusätzlich angestellt sind
• Bescheinigungen zu Säule 3a, Versicherungen, Hypothekarzinsen usw.
• Unterlagen zu AHV-Beiträgen oder Akontozahlungen
• für die selbständige Tätigkeit insbesondere:
  • der ausgefüllte Fragebogen 21021-b
  • Ihre Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben
  • bei Bedarf weitere Nachweise zu Fahrzeug, Homeoffice, Inventar oder Investitionen

Tipp: Auch wenn Sie nicht jeden Beleg sofort hochladen müssen, lohnt sich ein sauberes Dossier mit PDFs oder Scans. Bei Rückfragen der Steuerverwaltung sparen Sie damit viel Zeit.

Den Fragebogen 21021-b verstehen

Wozu dient das Formular 21021-b?

Der Fragebogen 21021-b ist ein kantonales Formular für Personen mit selbständiger Erwerbstätigkeit, insbesondere wenn keine vollständige kaufmännische Buchhaltung geführt wird.

Er dient dazu,

• Ihre Tätigkeit kurz zu beschreiben,
• Einnahmen, Aufwendungen und weitere relevante Elemente offenzulegen,
• ein Nettoergebnis herzuleiten, das Sie anschliessend in die Steuererklärung übernehmen.

Das Formular finden Sie in der offiziellen Formularbibliothek des Kantons.
Quelle: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/formulaires-directives-et-baremes/baremes

21021-a oder 21021-b?

Für viele Selbständige mit vereinfachter Buchhaltung ist 21021-b das relevante Formular. Wenn Sie eine umfassendere Buchhaltung führen oder Ihre Situation komplexer ist, können andere Anhänge oder zusätzliche Unterlagen verlangt werden.

Wenn Sie unsicher sind, gilt als Grundregel: Die Steuerverwaltung erwartet eine klare, nachvollziehbare Herleitung Ihres Ergebnisses. Je sauberer Ihre Unterlagen, desto einfacher die Veranlagung.

Zahlen vorbereiten: Die Checkliste, die die meisten Fehler verhindert

Bevor Sie in VaudTax Felder ausfüllen, sollten Ihre Zahlen bereits stimmen.

1) Eine Methode wählen – und konsequent bleiben

Ein häufiger Fehler ist, verschiedene Methoden zu vermischen.

• Zahlungsorientiert: Sie erfassen, was im Jahr tatsächlich eingegangen und bezahlt wurde.
• Periodengerecht: Sie erfassen, was wirtschaftlich ins Jahr gehört, also auch offene Kunden- oder Lieferantenrechnungen.

Wichtig ist nicht nur die Methode selbst, sondern dass Sie das ganze Jahr konsistent bleiben.

Prüfen Sie insbesondere:

• Haben Sie am 31.12. noch offene Kundenrechnungen?
• Haben Sie am 31.12. noch unbezahlte Lieferantenrechnungen?
• Haben Sie im Januar Zahlungen für Leistungen aus dem Dezember erhalten?

Wenn ja, müssen Sie sauber dokumentieren, wie diese Positionen behandelt wurden.

2) Einnahmen vollständig erfassen

Ihre Übersicht sollte mindestens enthalten:

• Datum
• Kunde
• Rechnungsnummer oder Referenz
• Betrag
• Zahlungsdatum
• kurze Bemerkung bei Besonderheiten

Vergessen Sie keine kleinen Beträge wie Workshops, Einzeltermine, Kleinaufträge oder Barzahlungen. Gerade diese fehlen später oft in der Gesamtsumme.

3) Ausgaben sinnvoll gruppieren

Ordnen Sie Ihre Geschäftsausgaben in nachvollziehbare Kategorien ein, zum Beispiel:

• Miete oder Coworking
• Büromaterial
• Software und Abonnemente
• Website und Marketing
• Bankspesen
• Telefon und Internet
• Reisen und Transport
• Weiterbildung
• Berufshaftpflicht oder andere Berufsversicherungen

So erkennen Sie schneller, ob ein Aufwand geschäftlich begründet ist oder ob ein Privatanteil berücksichtigt werden muss.

4) Warenbestand nur dann, wenn Sie tatsächlich Waren führen

Wenn Sie Produkte verkaufen oder Materialbestände haben, sollten Sie mindestens festhalten:

• Anfangsbestand
• Endbestand

Ein einfaches Inventar ist besser als eine grobe Schätzung. Gerade bei Warenbeständen erwartet die Behörde eine gewisse Struktur.

5) Privates Fahrzeug geschäftlich genutzt

Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug auch beruflich einsetzen, dokumentieren Sie:

• Treibstoff
• Versicherung
• Service und Reparaturen
• Verkehrsabgaben
• Parkgebühren
• Leasing oder Zinsen, falls relevant
• vor allem aber den geschäftlichen Nutzungsanteil

Der kritische Punkt ist fast immer der Privatanteil. Ein voller geschäftlicher Abzug ist bei gemischter Nutzung in der Regel nicht haltbar.

6) AHV-Beiträge mitdenken

Bei Selbständigen ist das deklarierte Einkommen steuerlich und sozialversicherungsrechtlich eng verbunden. Das von Ihnen ausgewiesene Ergebnis kann Einfluss auf die Grundlage für die AHV-Beiträge haben.

Die Regeln und Sätze ändern sich je nach Jahr. Verlassen Sie sich deshalb auf die offizielle Bundesquelle.
Quelle: https://faq.bsv.admin.ch/de/alters-und-hinterlassenenversicherung-ahv/ahv-beitraege-fuer-selbstaendigerwerbende/wie-werden-die

7) Säule 3a und weitere Abzüge

Verwenden Sie für Vorsorgeabzüge immer die effektiven Bescheinigungen des betreffenden Jahres. Übernehmen Sie keine pauschalen Beträge aus Foren oder alten Artikeln.

VaudTax ausfüllen: Schritt für Schritt für Selbständige

Die genaue Bezeichnung einzelner Menüpunkte kann je nach Version leicht variieren. Die Logik bleibt aber gleich: Tätigkeit deklarieren, Ergebnis eintragen, Unterlagen beilegen.

Schritt 1 – Ihre persönliche Situation erfassen

Wenn Sie neben Ihrer Selbständigkeit auch angestellt sind, erfassen Sie zuerst den Lohnausweis. Danach ergänzen Sie die selbständige Erwerbstätigkeit.

Das hilft, weil VaudTax dann Ihr Gesamteinkommen, mögliche Abzüge und Plausibilitäten besser einordnen kann.

Schritt 2 – Die selbständige Tätigkeit deklarieren

Typischerweise geben Sie an:

• Art der Tätigkeit
• Beginn der Tätigkeit, falls relevant
• allenfalls den Tätigkeitsort

Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit klar und sachlich, zum Beispiel: «Grafikdesignerin», «IT-Berater», «Therapeutin», «Fotograf».

Schritt 3 – Das Nettoergebnis eintragen

In VaudTax wird in der Regel das Nettoergebnis Ihrer selbständigen Tätigkeit erfasst – also Gewinn oder Verlust.

Die Grundlogik lautet:

Nettoergebnis = Einnahmen – geschäftlich begründete Aufwendungen

Je nach Fall kommen Korrekturen hinzu, etwa:

• Privatanteile
• Warenbestandsveränderungen
• periodengerechte Abgrenzungen
• Abschreibungen

Der Fragebogen 21021-b ist dabei die Begründung für diese Zahl.

Gute Praxis: Sie sollten jederzeit in wenigen Sätzen erklären können, wie Sie von Ihrer Einnahmen-/Ausgabenübersicht zum eingetragenen Nettoergebnis gekommen sind.

Schritt 4 – Formular 21021-b ausfüllen und beilegen

Das Formular umfasst typischerweise Bereiche wie:

1. Allgemeine Angaben zur Tätigkeit
2. Einnahmen und Aufwendungen
3. Inventar, Abschreibungen oder besondere Korrekturen, falls relevant

Achten Sie auf innere Logik: Wenn Sie etwa angeben, dass Sie Anlagevermögen oder Warenbestand haben, sollten die entsprechenden Zahlen und Erläuterungen ebenfalls vorhanden sein.

Schritt 5 – Vor dem Einreichen: Plausibilitätscheck

Gehen Sie diese Punkte durch:

• Haben Sie vereinnahmte und fakturierte Beträge vermischt?
• Sind in den Ausgaben private Kosten enthalten, ohne Korrektur?
• Haben Sie denselben Aufwand doppelt berücksichtigt?
• Sind Ihre Zahlen nachvollziehbar oder wirken sie geschätzt?
• Können Sie einen Verlust plausibel erklären?

Elektronische Einreichung: Was oft vergessen wird

Der Kanton Waadt regelt die elektronische Einreichung, Fristen, Quittungen und die praktische Behandlung der online eingereichten Erklärung auf seiner offiziellen Website. Da sich Abläufe ändern können, sollten Sie die aktuellen Hinweise direkt dort prüfen.
Quelle: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/remplir-ma-declaration-dimpot

Empfehlungen:

• Speichern Sie die Einreichungsbestätigung
• Laden Sie eine PDF-Kopie Ihrer Steuererklärung herunter
• Bewahren Sie den Fragebogen 21021-b und Ihre Belege geordnet auf
• Notieren Sie sich, welche Methode Sie für Einnahmen, Ausgaben und Privatanteile verwendet haben

Die häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden

1) Umsatz mit steuerbarem Einkommen verwechseln

Nicht der gesamte Umsatz ist steuerbares Einkommen. Relevant ist das Nettoergebnis nach zulässigen geschäftlichen Aufwendungen und allfälligen Korrekturen.

2) Privatanteile ignorieren

Telefon, Internet, Auto oder Homeoffice sind oft gemischt genutzt. Ohne nachvollziehbaren Privatanteil wird ein Abzug schnell angreifbar.

3) Den Fragebogen 21021-b vergessen

Für Selbständige ist dieses Formular oft zentral. Fehlt es oder ist es unvollständig, führt das häufig zu Rückfragen und Verzögerungen.

4) AHV-Auswirkungen unterschätzen

Das deklarierte Einkommen ist nicht nur für die Steuer relevant, sondern kann auch sozialversicherungsrechtliche Folgen haben.
Quelle: https://faq.bsv.admin.ch/de/alters-und-hinterlassenenversicherung-ahv/ahv-beitraege-fuer-selbstaendigerwerbende/wie-werden-die

5) Belege erst im Nachhinein zusammensuchen

Wer Belege erst bei der Steuererklärung zusammensucht, macht mehr Fehler und verliert unnötig Zeit. Eine laufende, saubere Erfassung über das Jahr ist deutlich effizienter.

Wann sich eine Treuhand lohnt

Sobald Ihre Situation nicht mehr ganz einfach ist, kann eine Treuhand günstiger sein, als spätere Korrekturen oder Rückfragen zu bewältigen. Das gilt besonders bei:

• Abschreibungen und Anlagevermögen
• Mehrwertsteuer
• interkantonaler Tätigkeit
• Start oder Aufgabe der Selbständigkeit
• stark schwankenden Ergebnissen
• mehreren Einkommensquellen

Sie kaufen damit nicht nur das Ausfüllen eines Formulars, sondern vor allem Sicherheit, Zeitgewinn und eine sauber dokumentierte Steuererklärung.

Mit Magic Heidi einfacher vorbereitet in VaudTax

Wenn Sie Ihre Einnahmen, Ausgaben und Belege das ganze Jahr über sauber erfassen, wird VaudTax deutlich einfacher.

Magic Heidi hilft Ihnen dabei, Ihre Buchhaltung übersichtlich zu führen – damit Sie zur Steuerzeit:

• ein klares Nettoergebnis haben,
• Ausgaben sauber kategorisiert vorliegen,
• Belege geordnet wiederfinden,
• und Ihre Zahlen leichter in VaudTax übertragen können.

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FAQ – VaudTax & Selbständigerwerbende im Kanton Waadt

Ist VaudTax kostenlos?

Ja. Der Kanton präsentiert VaudTax bzw. die Online-Plattform grundsätzlich als kostenlosen Dienst.
Quelle: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/remplir-ma-declaration-dimpot

Muss ich alle Rechnungen und Belege einreichen?

Nicht zwingend alle. Je nach Situation sind aber bestimmte Unterlagen erforderlich oder werden ausdrücklich erwartet – insbesondere bei selbständiger Erwerbstätigkeit.
Quelle: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/les-pieces-justificatives

Ist das Formular 21021-b obligatorisch?

In vielen Fällen ja bzw. es wird bei selbständiger Erwerbstätigkeit mit vereinfachter Buchhaltung erwartet. Prüfen Sie die aktuellen kantonalen Vorgaben und die Hinweise zu Ihrer Steuererklärung.

Was ist der Unterschied zwischen VaudTax-Software und Online-Plattform?

Die Online-Plattform VaudTax läuft im Browser. Die VaudTax-Software war die klassische Desktop-Lösung. Welche Variante für Ihr Steuerjahr massgeblich ist, entnehmen Sie der offiziellen Website des Kantons.
Quelle: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/remplir-ma-declaration-dimpot

Soll ich nach Zahlungseingang oder periodengerecht arbeiten?

Beides ist möglich – entscheidend ist, dass Ihre Methode konsistent ist und zu Ihrer Dokumentation passt. Problematisch wird es, wenn Sie beide Ansätze vermischen.

Wie werden AHV-Beiträge für Selbständige berechnet?

Die Berechnung hängt vom massgebenden Einkommen und den jeweils gültigen Regeln ab. Die offizielle Referenz finden Sie beim Bund:
https://faq.bsv.admin.ch/de/alters-und-hinterlassenenversicherung-ahv/ahv-beitraege-fuer-selbstaendigerwerbende/wie-werden-die

Nützliche Suchbegriffe

• VaudTax Selbständigerwerbende
• Steuererklärung Waadt Selbständige
• Formular 21021-b Waadt
• AHV Selbständige Steuerabzug

Offizielle Ressourcen

• Steuererklärung ausfüllen / VaudTax:
  https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/remplir-ma-declaration-dimpot
• Belege und Unterlagen:
  https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/impots-pour-les-individus/les-pieces-justificatives
• Formulare und Richtlinien:
  https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/formulaires-directives-et-baremes/baremes
• AHV-Beiträge für Selbständige:
  https://faq.bsv.admin.ch/de/alters-und-hinterlassenenversicherung-ahv/ahv-beitraege-fuer-selbstaendigerwerbende/wie-werden-die

Fazit

Wenn Sie Ihre Steuererklärung als Selbständige im Kanton Waadt korrekt ausfüllen möchten, suchen Sie nicht zuerst das richtige Feld in VaudTax. Suchen Sie zuerst die richtige Zahl: ein sauberes, nachvollziehbares Nettoergebnis, das Sie mit dem Fragebogen 21021-b belegen können.

Wer seine Buchhaltung laufend ordentlich führt, spart bei der Steuererklärung Zeit, vermeidet Fehler und reagiert gelassener auf Rückfragen.

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