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Als Schweizer Freiberufler mehrere Unternehmen verwalten: Ein Leitfaden für Schweizer Freiberufler.

Einführung

Abwechslung ist die Würze des Lebens, und für viele Freiberufler in der Schweiz bedeutet diese Abwechslung die Führung mehrerer Unternehmen. Ganz gleich, ob Sie ein Autor sind, der nebenbei als Webdesigner arbeitet, ein Berater, der auch einen E-Commerce-Shop betreibt, oder eine andere Kombination aus unternehmerischen Tätigkeiten haben, das Jonglieren mit mehreren Unternehmungen kann sowohl lohnend als auch herausfordernd sein.

Einerseits sorgen vielfältige Einkommensquellen für finanzielle Stabilität und ermöglichen es Ihnen, verschiedenen Leidenschaften nachzugehen. Andererseits bedeutet es auch, sich mit zusätzlicher Komplexität in Bezug auf Struktur, Buchhaltung, Steuern und Zeitmanagement auseinanderzusetzen. Aber keine Angst – mit einigen intelligenten Strategien und praktischen Tools können Sie Ihr freiberufliches Imperium effizient führen und dabei gesund und erfolgreich bleiben.

In diesem Leitfaden gehen wir auf die wichtigsten Überlegungen für Schweizer Freiberufler ein, die mehrere Unternehmen leiten. Von der Wahl der richtigen Rechtsform über die Optimierung Ihrer Finanzen bis hin zur Optimierung Ihrer Zeit erfahren Sie, wie Sie eine solide Grundlage für Ihre Unternehmungen schaffen und mit Finesse alle Bälle in der Luft halten.

Lass uns anfangen!

Aufbau Ihres Unternehmens

Der erste Schritt bei der Führung mehrerer freiberuflicher Unternehmen ist die Entscheidung, wie diese rechtlich strukturiert werden sollen. Dies ist nicht nur für die Einhaltung der Schweizer Vorschriften wichtig, sondern auch für den Haftungsschutz, die Steuern und Ihre eigene Sicherheit. Hier sind die wichtigsten Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

  • Einzelunternehmen: Die einfachste Struktur, bei der Sie und das Unternehmen rechtlich dieselbe Einheit sind. Einfache Einrichtung, bietet jedoch keinen persönlichen Haftungsschutz.

  • Offene Handelsgesellschaft: Ein Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit mit zwei oder mehr Eigentümern. Die Partner teilen sich Gewinne, Verluste und Verwaltungspflichten sowie eine unbeschränkte persönliche Haftung.

  • Kommanditgesellschaft: Besteht aus Komplementären, die das Geschäft leiten, und Kommanditisten, die Geld investieren, aber nur eine begrenzte Haftung und Kontrolle haben.

  • LLC oder Corporation: Kapitalgesellschaften, die persönlichen Vermögensschutz bieten und eine besondere Steuerbehandlung ermöglichen, aber erfordern mehr Einrichtungsformalitäten und Gebühren.

Die beste Wahl hängt von Faktoren wie der Art Ihres Unternehmens, Ihren Wachstumsplänen und Ihrer Risikotoleranz ab. Viele Freiberufler beginnen der Einfachheit halber als Einzelunternehmer und wechseln dann zu einer LLC oder einem Unternehmen, wenn ihr Unternehmen wächst und sich ihre Bedürfnisse ändern. Sie können sich auch dafür entscheiden, einige Unternehmen in einer Struktur zusammenzufassen (z. B. einer LLC für Ihr Hauptgeschäft) und andere als Einzelunternehmen zu betreiben.

Für welche Struktur Sie sich auch entscheiden, Sie müssen jedes Unternehmen entsprechend anmelden. Dies beinhaltet typischerweise:

Sie möchten auch entscheiden, ob Sie Ihre Unternehmen unter einer einheitlichen Marke führen oder getrennt halten möchten. Es gibt keinen richtigen oder falschen Ansatz – es hängt von Ihrer Strategie und Ihren Zielmärkten ab. Einige Freiberufler finden es vorteilhaft, in ihren Unternehmungen eine kohärente Markenidentität zu präsentieren, während andere es vorziehen, diese unverwechselbar zu halten. Der Schlüssel liegt darin, Ihr Branding bewusst zu gestalten und die Konsistenz innerhalb jedes Unternehmens sicherzustellen.

Buchhaltung und Steuern

Sobald Ihr Unternehmen gegründet ist, ist es von entscheidender Bedeutung, von Anfang an gute Buchhaltungspraktiken einzuführen. Dies ist nicht nur für die Einhaltung der Steuervorschriften erforderlich, sondern verschafft Ihnen auch wertvolle Einblicke in die finanzielle Lage jedes Unternehmens. Hier sind einige wichtige Überlegungen zur Buchhaltung:

  • Getrennte Konten: Verwenden Sie für jedes Unternehmen separate Bankkonten und Kreditkarten, um eine Vermischung von Geldern zu vermeiden. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben und kann Ihnen dabei helfen, Steuerabzüge zu nutzen.

  • Buchhaltung: Entscheiden Sie, ob Sie die Buchhaltung selbst erledigen oder diese an einen Profi auslagern. Wenn Sie es selbst machen, wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die Ihren Anforderungen entspricht, und erlernen Sie die Grundlagen der doppelten Buchführung. Beliebte Optionen für Schweizer Unternehmen sind Bexio, Banana Accounting und QuickBooks.

  • Steuern: Als Freiberufler müssen Sie Einkommenssteuer, Mehrwertsteuer (falls zutreffend) und Sozialabgaben zahlen Sicherheitsbeiträge wie AVS/AI/APG. Behalten Sie Fristen im Auge und legen Sie unterwegs Geld für Steuern zurück. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, der Ihnen dabei helfen kann, Ihre Abzüge zu optimieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

  • Abschreibungen: Erfahren Sie, welche Geschäftsausgaben Sie steuerlich abschreiben können. Zu den üblichen Abzügen gehören Home-Office-Kosten, Ausrüstung, Software, Reise- und Marketingkosten. Bewahren Sie detaillierte Aufzeichnungen und Quittungen auf, um Ihre Ansprüche zu untermauern.

  • Steuererklärungen: Abhängig von Ihrer Unternehmensstruktur und Ihrem Umsatz müssen Sie möglicherweise vierteljährliche oder jährliche Steuererklärungen einreichen. Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, müssen Sie die Einnahmen und Ausgaben für jedes Unternehmen separat melden. Wenn jedoch alle dieselbe Struktur haben (z. B. eine einzige LLC), können Sie möglicherweise eine konsolidierte Steuererklärung einreichen.

Hier ist ein Vergleich einiger wichtiger buchhalterischer und steuerlicher Überlegungen für verschiedene Unternehmensstrukturen:

Struktur Separate Buchhaltung Steuerliche Behandlung Steuererklärungen
Einzelunternehmen Empfohlen Persönliche Steuersätze Mit persönlicher Rückgabe eingereicht
Partnerschaft Erforderlich Durchlaufbesteuerung Abgelegt mit den persönlichen Erklärungen jedes Partners
LLC Erforderlich Körperschafts- oder Durchleitungsbesteuerung Separate oder konsolidierte Geschäftserklärung
Unternehmen Erforderlich Unternehmensbesteuerung Separate Geschäftserklärung

Das Endergebnis? Behalten Sie von Anfang an den Überblick über Ihre Buchhaltung und Steuern, und tun Sie es auch nichtAngst davor haben, bei Bedarf professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Es mag mühsam erscheinen, aber glauben Sie mir – Sie werden es Ihnen in Zukunft danken.

Optimierung des Finanzmanagements

Neben der Einhaltung der Steuervorschriften ist ein effizientes Finanzmanagement der Schlüssel zur erfolgreichen Führung mehrerer Unternehmen. Hier sind einige Strategien zur Optimierung Ihrer Prozesse:

  • Standardisieren: Entwickeln Sie standardisierte Rechnungsvorlagen, Ausgabenkategorien und Ablagesysteme für alle Ihre Unternehmen. Dies spart Zeit und sorgt für Konsistenz, wodurch es einfacher wird, organisiert zu bleiben und die Leistung verschiedener Unternehmungen zu vergleichen.

  • Automatisieren: Nutzen Sie Technologie, um sich wiederholende Finanzaufgaben zu automatisieren. Sie können beispielsweise Rechnungssoftware wie Bexio oder Wave verwenden, um Rechnungen automatisch zu versenden, Zahlungen zu verfolgen und mit Ihrem Buchhaltungssystem zu synchronisieren. Spesenverwaltungs-Apps wie Expensify oder Receipt Bank können Ihnen dabei helfen, Belege unterwegs zu digitalisieren und zu kategorisieren.

  • Konsolidieren: Konsolidieren Sie Ihre Bank- und Händlerdienstleistungen nach Möglichkeit unternehmensübergreifend. Dies kann Ihnen dabei helfen, bessere Tarife auszuhandeln, Gebühren zu senken und Ihre Finanzverfolgung zu vereinfachen. Suchen Sie nach Banken, die kostenlose oder kostengünstige Geschäftskonten und integrierte Zahlungsabwicklung anbieten.

  • Regelmäßige Überprüfung: Planen Sie regelmäßige Finanzüberprüfungen für jedes Unternehmen. Dies kann monatlich, vierteljährlich oder in jedem für Ihr Unternehmen sinnvollen Rhythmus erfolgen. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Konten abzugleichen, Ihre Gewinne und Verluste zu analysieren, Ihren Cashflow zu prognostizieren und Ihre Steuerschuld abzuschätzen. Regelmäßige Überprüfungen helfen Ihnen, Fehler zu erkennen, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Durch die konsequente Umsetzung dieser Praktiken schaffen Sie eine gut funktionierende Finanzmaschine, die das Wachstum und die Rentabilität Ihres freiberuflichen Imperiums unterstützt.

Finanzberichte erstellen

Die Überprüfung Ihrer Finanzen ist eine Sache – aber um die Leistung jedes Unternehmens wirklich zu verstehen, müssen Sie wichtige Finanzberichte erstellen. Diese Berichte helfen Ihnen nicht nur bei strategischen Entscheidungen, sondern werden häufig auch für Steuerzwecke, Kreditanträge und die Anlegerkommunikation benötigt.

Die drei wichtigsten Finanzberichte, die für jedes Unternehmen erstellt werden müssen, sind:

  1. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder Gewinn- und Verlustrechnung: Zeigt Ihre Einnahmen, Ausgaben und Ihren Nettogewinn über einen bestimmten Zeitraum. Dies hilft Ihnen, Ihre Rentabilität zu verstehen und Bereiche zur Kostenoptimierung zu identifizieren.

  2. Bilanz: Bietet eine Momentaufnahme Ihrer Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihres Eigenkapitals zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dies hilft Ihnen, Ihre Finanzlage einzuschätzen und zukünftige Investitionen oder Finanzierungsbedürfnisse zu planen.

  3. Kapitalflussrechnung: Verfolgt die Zu- und Abflüsse von Bargeld während eines Zeitraums. Dies hilft Ihnen, Ihre Liquidität zu verwalten und sicherzustellen, dass Sie über genügend Bargeld verfügen, um Ihren Verpflichtungen nachzukommen.

Zusätzlich zu diesen Kernaussagen möchten Sie möglicherweise auch Berichte erstellen wie:

  • Alterung der Debitorenbuchhaltung: Zeigt ausstehende Rechnungen und wie lange sie überfällig sind. Dies hilft Ihnen, Inkasso zu verwalten und potenzielle Cashflow-Probleme zu erkennen.

  • Alterung der Kreditorenbuchhaltung: Zeigt ausstehende Rechnungen und deren Fälligkeit an. Dies hilft Ihnen, Zahlungen zu verwalten und Verzugszinsen oder Schäden an Ihrer Kreditwürdigkeit zu vermeiden.

  • Umsatz nach Produkt/Dienstleistung: Untergliedert Ihren Umsatz nach Angebot. Dies hilft Ihnen, Ihre profitabelsten Produkte oder Dienstleistungen zu identifizieren und fundierte Preis- und Werbeentscheidungen zu treffen.

Um Ihre Berichte so nützlich wie möglich zu gestalten, sollten Sie erwägen, sie mit relevanten Kennzahlen, Branchen-Benchmarks und Leistungszielen für jedes Unternehmen anzupassen. Wenn Sie beispielsweise ein freiberufliches Beratungsunternehmen betreiben, können Sie die Auslastungsrate (abrechnungsfähige Stunden / Gesamtstunden) als wichtigen Leistungsindikator (KPI) verfolgen. Wenn Sie einen E-Commerce-Shop haben, können Sie Ihre Conversion-Rate oder Ihren durchschnittlichen Bestellwert mit den Branchendurchschnitten vergleichen.

Der Schlüssel liegt darin, regelmäßig Berichte zu erstellen, diese gründlich zu überprüfen und die Erkenntnisse für die Grundlage Ihrer Geschäftsstrategien zu nutzen. Sind die Umsätze in einem Unternehmen rückläufig? Vielleicht ist es an der Zeit, Ihre Marketingbemühungen zu intensivieren. Ist Ihr Cashflow durchweg negativ? Möglicherweise müssen Sie die Zahlungsbedingungen mit Kunden oder Lieferanten neu aushandeln. Indem Sie den Überblick über Ihre Zahlen behalten, können Sie proaktive Entscheidungen treffen, um die Leistung jedes einzelnen Vorhabens zu optimieren.

Zeitmanagementstrategien

Bei der Führung mehrerer Unternehmen geht es natürlich nicht nur um die Verwaltung von Geld, sondern auch um die Verwaltung Ihrer wertvollsten Ressource: der Zeit. Wenn Sie ständig zwischen verschiedenen Hüten und Tellern wechseln, ist es leicht, überfordert, abgelenkt oder ausgebrannt zu sein. Aus diesem Grund sind solide Zeitmanagementstrategien für Multi-Business-Freiberufler unerlässlich.

Hier sind einige Tipps, um Ihre Produktivität bei allen Unternehmungen zu maximieren:

  • Sorgfältig Prioritäten setzen: Verwenden Sie Tools wie die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten mit großer Wirkung, die für jedes Unternehmen von Bedeutung sind, und delegieren oder eliminieren Sie Aufgaben von geringem Wert.

  • Ähnliche Aufgaben stapeln: Gruppieren Sie verwandte Aufgaben und erledigen Sie sie in bestimmten Zeitblöcken.Fassen Sie beispielsweise alle Ihre Rechnungsaufgaben am Montagmorgen zusammen oder planen Sie alle Ihre Kundenanrufe am Dienstagnachmittag. Dies minimiert den Kontextwechsel und hilft Ihnen, Dynamik aufzubauen.

  • Zeitblockierung verwenden: Weisen Sie jedem Unternehmen oder Projekt in Ihrem Kalender bestimmte Zeitabschnitte zu. Seien Sie realistisch, wie lange Aufgaben dauern werden, und planen Sie Pufferzeit für unerwartete Probleme ein. Halten Sie sich so weit wie möglich an Ihren Zeitplan und lassen Sie dennoch etwas Flexibilität zu.

  • Nutzen Sie Produktivitätstechniken: Experimentieren Sie mit Produktivitätsmethoden wie der Pomodoro-Technik (Arbeiten in 25-Minuten-Intervallen mit kurzen Pausen) oder der 80/20-Regel (Konzentration auf die 20 % der Aufgaben, die 80 % der Ergebnisse erzielen) . Finden Sie heraus, was am besten zu Ihrem Arbeitsstil und Ihren Vorlieben passt.

  • Automatisieren und auslagern: Suchen Sie nach Möglichkeiten, sich wiederholende Aufgaben mithilfe von Tools wie Zapier oder IFTTT zu automatisieren. Erwägen Sie die Auslagerung von Aufgaben, die außerhalb Ihres Geniebereichs liegen oder die keine persönliche Note erfordern. Dazu können Dinge wie Buchhaltung, Social-Media-Management oder Kundenservice gehören.

  • Grenzen setzen: Legen Sie klare Grenzen zwischen Arbeits- und Privatzeit sowie zwischen Ihren verschiedenen Unternehmen fest. Dies kann bedeuten, dass bestimmte Arbeitszeiten festgelegt, separate Arbeitsbereiche eingerichtet oder für jedes Unternehmen unterschiedliche Geräte verwendet werden. Teilen Sie Ihren Kunden und Kollegen Ihre Grenzen mit und halten Sie sich daran, um ein Burnout zu vermeiden.

  • Machen Sie Pausen: Es mag kontraintuitiv erscheinen, aber regelmäßige Pausen können Ihre Produktivität tatsächlich steigern. Nutzen Sie Techniken wie die Pomodoro-Methode, um während Ihres Arbeitstages kurze Pausen einzubauen, und planen Sie längere Pausen oder Urlaube ein, um neue Energie zu tanken. Wenn Sie sich von der Arbeit zurückziehen, können Sie neue Perspektiven und kreative Energie gewinnen.

Die effektive Verwaltung Ihrer Zeit in mehreren Unternehmen ist ein fortlaufender Prozess des Experimentierens, Iteration und Optimierens. Behalten Sie den Überblick darüber, wie Sie Ihre Zeit verbringen, bewerten Sie regelmäßig Ihre Fortschritte und passen Sie Ihre Strategien bei Bedarf an. Und vergessen Sie nicht, unterwegs Ihre Siege zu feiern – mehrere erfolgreiche Unternehmungen zu leiten ist keine Kleinigkeit!

Abschluss

Als Schweizer Freiberufler mehrere Unternehmen zu führen, ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Es erfordert Kreativität, strategisches Denken und die Bereitschaft, sich ständig anzupassen und zu verbessern. Durch die Umsetzung der in diesem Leitfaden beschriebenen Strategien und Best Practices sind Sie auf dem besten Weg, ein erfolgreiches Portfolio für Freiberufler aufzubauen.

Denken Sie daran, dass es keinen einheitlichen Ansatz für die Verwaltung mehrerer Unternehmungen gibt. Was für einen Freelancer funktioniert, funktioniert für einen anderen möglicherweise nicht. Der Schlüssel liegt darin, mit verschiedenen Tools, Techniken und Routinen zu experimentieren, bis Sie ein System gefunden haben, das zu Ihrem individuellen Arbeitsstil und Ihren Geschäftsanforderungen passt.

Bei der Bewältigung der Herausforderungen und Vorteile des Multi-Business-Freiberuflerlebens sind hier noch ein paar abschließende Tipps, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

  • Überprüfen Sie Ihre Strategien regelmäßig und passen Sie sie an die Leistung Ihres Unternehmens und Ihre eigenen Kapazitäten an. Was letztes Jahr gut funktioniert hat, ist dieses Jahr möglicherweise nicht der beste Ansatz.

  • Bleiben Sie offen für neue Tools und Technologien, die Ihnen helfen können, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Die Welt der Produktivitäts-Apps und Automatisierungsplattformen entwickelt sich ständig weiter. Halten Sie daher Ausschau nach Lösungen, die Ihre Prozesse optimieren können.

  • Scheuen Sie sich nicht, Unterstützung zu suchen, wenn Sie sie brauchen. Vernetzen Sie sich mit anderen Multi-Business-Freiberuflern in Ihrem Netzwerk, treten Sie relevanten Online-Communities bei und erwägen Sie die Zusammenarbeit mit Mentoren oder Coaches, die Ihnen Orientierung und Verantwortung geben können.

  • Denken Sie vor allem an den Grund, warum Sie diesen Weg eingeschlagen haben: die Freiheit, Flexibilität und Erfüllung, die die Führung Ihres eigenen Unternehmens mit sich bringt. Nehmen Sie die Herausforderungen als Wachstumschancen wahr und feiern Sie den einzigartigen Lebensstil und die Wirkung, die Sie schaffen.

Mit der richtigen Einstellung, den richtigen Strategien und Tools können Sie Ihre freiberuflichen Nebenbeschäftigungen in ein florierendes unternehmerisches Ökosystem verwandeln. Auf Ihren Erfolg als Multi-Business-Experte!