Mehrere Freelance-Geschäfte in der Schweiz: Ihr Fahrplan 2026

Willkommen in der Welt des Portfolio-Freelancings – wo mehrere Einkommensquellen finanzielle Stabilität und kreative Freiheit versprechen, aber auch Komplexität mit sich bringen, die schnell überwältigend werden kann.

Die gute Nachricht: Tausende Schweizer Freelancer führen erfolgreich mehrere Geschäfte. Der Unterschied zwischen denen, die florieren, und denen, die kämpfen? Sie verstehen die regulatorischen Rahmenbedingungen und bauen von Anfang an clevere Systeme auf.

Dieser Guide führt Sie durch alles, was Sie 2025 wissen müssen – von kritischen Schweizer Vorschriften, die die meisten überraschen, bis zu den Tools, die Sie organisiert und bei Verstand halten.

Auch wenn kein Geschäft allein die MWST-Grenze von CHF 100'000 erreicht, müssen Sie sich für die MWST anmelden, weil Ihr Gesamtumsatz diese überschreitet.

Diese kombinierte Berechnung gilt für:

• MWST-Registrierung (CHF 100'000 Schwelle)
• Handelsregistereintrag (oft CHF 100'000, variiert nach Kanton)
• Buchführungspflichten (CHF 500'000 für ordentliche vs. vereinfachte Buchhaltung)
• Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO)

Diese Regel zu übersehen führt zu Compliance-Problemen, Strafen und Ärger mit den Steuerbehörden. Lassen Sie sich nicht davon überraschen.

Dies wird einfacher, wenn Sie mehrere Einkommensquellen haben. Ihre Beratungskunden, Kursteilnehmer und E-Commerce-Kunden zählen alle dazu, zu zeigen, dass Sie echte Geschäfte führen und nicht nur den Angestelltenstatus für eine einzige Firma vermeiden.

Wann separate Rechtsformen sinnvoll sind:

Wenn ein Geschäft erhebliches Haftungsrisiko birgt (z.B. Sie produzieren Produkte), könnten Sie dafür eine GmbH gründen, während Ihre Dienstleistungsgeschäfte als Einzelfirma bleiben. Das bietet rechtlichen Schutz, wo Sie ihn am meisten brauchen.

Ebenso, wenn Sie mit jemandem bei einem Vorhaben zusammenarbeiten, aber andere allein führen, brauchen Sie eine Gesellschaftsform (Kollektivgesellschaft oder Kommanditgesellschaft) für das gemeinsame Vorhaben.

Für die meisten Portfolio-Freelancer gilt jedoch: Eine Einzelfirma mit mehreren Tätigkeiten ist der optimale Kompromiss aus Einfachheit und Flexibilität.

Handelsregister

Sie müssen sich beim kantonalen Handelsregister eintragen, wenn:

• Ihr Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt, ODER
• Sie ein Handelsgewerbe betreiben, das per Schweizer Recht registerpflichtig ist

Die Kosten variieren je nach Kanton, liegen aber typischerweise bei CHF 150-300 für die Erstregistrierung, plus jährliche Gebühren von CHF 100-200.

Nutzen Sie ZEFIX, um zu prüfen, ob Ihr gewünschter Firmenname verfügbar ist, dann registrieren Sie sich über EasyGov.ch, was den Prozess kantonsübergreifend vereinfacht.

MWST-Registrierung

Per 1. Januar 2025 bleibt die MWST-Registrierungsschwelle bei CHF 100'000 kombiniertem Jahresumsatz.

Sobald Sie diese Schwelle überschreiten, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen anmelden. Sie können sich auch freiwillig unter der Schwelle registrieren, wenn dies vorteilhaft ist (z.B. wenn Sie erhebliche vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftsausgaben haben).

Das MWST-Gesetz 2025 erlaubt nun jährliche Abrechnungen für Unternehmen mit Umsatz unter CHF 5 Millionen und Steuerschuld unter CHF 100'000 – eine willkommene Vereinfachung für viele Freelancer.

Registrieren Sie sich über das Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung oder EasyGov.ch.

Sozialversicherungen (AHV/IV/EO)

Melden Sie sich bei Ihrer kantonalen Ausgleichskasse, wenn Ihr jährliches Selbständigeneinkommen CHF 2'300 übersteigt. Sie zahlen Beiträge auf Ihr kombiniertes Nettoeinkommen aus allen Geschäftstätigkeiten.

Beitragssätze 2025:

• 10% auf Nettoeinkommen über CHF 58'800
• Gleitende Skala (7.8%-10%) auf Nettoeinkommen zwischen CHF 9'900-58'800
• Minimum CHF 514/Jahr unter CHF 9'900

Diese Beiträge sind vollständig von der Einkommenssteuer abzugsfähig, was den Effekt abmildert.

Branchenspezifische Bewilligungen

Einige Tätigkeiten erfordern unabhängig vom Umsatz spezielle Bewilligungen:

• Lebensmittelverarbeitung (Gastgewerbe-Patent)
• Finanzdienstleistungen
• Gesundheitswesen und Therapie
• Baugewerbe
• Private Bildung

Klären Sie mit Ihrem kantonalen Amt für Wirtschaft die Anforderungen für Ihre spezifischen Tätigkeiten.

Struktur der Einkommenssteuer

Bundessteuer: Gedeckelt bei 11.5% auf der höchsten Einkommensstufe

Kantons- und Gemeindesteuern: Variieren stark. Die effektiven Gesamtsätze reichen von etwa 20% in Tiefsteuerkantonen wie Zug bis 35%+ in höher besteuerten Gebieten wie Genf oder Basel-Stadt.

Wo Sie Ihren Steuersitz etablieren, ist wirklich wichtig. Wenn Sie mobil sind und gerade anfangen, recherchieren Sie die Kantonstarife, bevor Sie entscheiden, wo Sie sich niederlassen.

Abzüge, die wirklich Geld sparen

Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO): Vollständig vom steuerbaren Einkommen abzugsfähig

Säule 3a Pensionsbeiträge: Selbständige ohne zweite Säule können bis zu 20% des Nettoeinkommens abziehen, gedeckelt bei CHF 36'288 im Jahr 2025. Dies ist eines Ihrer mächtigsten Steueroptimierungswerkzeuge.

Geschäftsausgaben: Alle gewöhnlichen und notwendigen Geschäftskosten sind abzugsfähig:

• Homeoffice (anteilige Miete und Nebenkosten)
• Ausrüstung und Software
• Weiterbildung und Schulungen
• Marketing und Werbung
• Professionelle Dienstleistungen (Treuhänder, Anwalt)
• Geschäftsreisen und Verpflegung (mit Einschränkungen)
• Telekommunikation

Führen Sie akribische Aufzeichnungen. Die Steuerbehörden können und werden prüfen, und Sie müssen jeden Abzug belegen können.

Fristen

Das Schweizer Steuerjahr läuft vom 1. Januar bis 31. Dezember. Seit 2024 akzeptieren alle Kantone die elektronische Einreichung.

Standardfristen: 31. März des Folgejahres, variiert jedoch nach Kanton

Fristverlängerungen: Werden normalerweise automatisch bis 30. September oder später gewährt, wenn Sie eine beantragen oder über einen Steuerberater einreichen

Reichen Sie eine einzige persönliche Steuererklärung ein, die das kombinierte Einkommen aus allen Geschäftstätigkeiten ausweist. Sie schlüsseln Einnahmen und Ausgaben nach Geschäftsart auf, geben aber eine konsolidierte Erklärung ab.

Was Sie wirklich brauchen

Welche Plattform Sie auch wählen, priorisieren Sie diese Funktionen:

• QR-Rechnungserstellung: Unverzichtbar in der Schweiz 2025
• Mehrwährungsunterstützung: Wenn Sie mit internationalen Kunden arbeiten
• Schweizer MWST-Sätze und Reporting: Spart Stunden während der Steuerzeit
• Bankintegration: Automatischer Transaktionsimport
• Mobiler Zugriff: Belege erfassen und Finanzen unterwegs prüfen
• Projekt-/Kategorie-Tagging: Essentiell für die Verfolgung mehrerer Geschäfte

Testen Sie die Software mit echten Transaktionen, bevor Sie sich festlegen. Die meisten bieten kostenlose Testversionen – nutzen Sie diese.

Magic Heidi zeichnet sich für Portfolio-Freelancer durch sein Schweiz-first-Design, KI-gestützte Belegerfassung und die Möglichkeit aus, Transaktionen nach Geschäft zu taggen und dabei eine einheitliche Buchhaltung beizubehalten. Für CHF 25/Monat bietet es das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Testen Sie es 14 Tage kostenlos.

Trennen Sie Ihr Geld

Eröffnen Sie ein dediziertes Geschäftskonto. Wenn Sie unterschiedliche Geschäfte führen, die Sie eines Tages rechtlich trennen könnten, erwägen Sie mehrere Geschäftskonten – aber ein einzelnes Konto mit rigoroser Kategorisierung funktioniert auch.

Mischen Sie niemals Privat- und Geschäftsfinanzen. Der Kaffee ist keine Geschäftsausgabe, nur weil Sie beim Trinken an die Arbeit gedacht haben. Die Steuerbehörden erkennen das, und es schadet Ihrer Glaubwürdigkeit bei jeder Prüfung.

Erfassen Sie alles sofort

Lassen Sie keine Belege anhäufen. Wenn Sie etwas für ein Geschäft kaufen:

1. Machen Sie ein Foto mit Ihrer Buchhaltungs-App
2. Taggen Sie es mit Geschäft/Kategorie
3. Bewahren Sie den physischen Beleg 10 Jahre auf (Schweizer Pflicht)

Die 30 Sekunden, die das jetzt kostet, sparen Stunden späterer Rekonstruktion.

Legen Sie Steuergeld zurück

Ohne Arbeitgeber, der Steuern einbehält, sind Sie dafür verantwortlich, Geld für Ihre Steuerrechnung zurückzulegen. Ein einfacher Ansatz:

Berechnen Sie etwa 30-35% Ihres Nettogewinns und überweisen Sie monatlich auf ein separates Sparkonto. Passen Sie basierend auf Ihrem tatsächlichen effektiven Steuersatz plus AHV-Beiträgen an.

Das verhindert die böse Überraschung, CHF 25'000 zu schulden, die Sie nicht haben, wenn Ihre Steuerrechnung kommt.

Monatlicher Finanz-Review

Blockieren Sie 2-3 Stunden am Monatsende, um:

• Bankkonten abzustimmen
• Gewinn/Verlust pro Geschäft zu prüfen
• Die Prognose fürs Restjahr zu aktualisieren
• Zu prüfen, ob Sie für die vierteljährliche MWST auf Kurs sind (falls zutreffend)
• Geschätzte Steuerrücklagen anzupassen, falls nötig

Dieses Ritual hält Sie informiert und verhindert, dass Probleme sich aufschaukeln. Betrachten Sie es als so obligatorisch wie Kundenarbeit – denn das ist es.

Das 60/30/10-Framework

Erwägen Sie, Ihre Arbeitszeit ungefähr so aufzuteilen:

60% - Hauptumsatzbringer: Ihr Hauptgeschäft, das den meisten Umsatz generiert, bekommt den Grossteil Ihres Fokus

30% - Zweitgeschäft: Bedeutende Aufmerksamkeit, aber nicht die Priorität

10% - Drittes Geschäft/Experimente: Begrenzte Zeit für Wachstumsprojekte oder das Testen neuer Ideen

Das verhindert die Falle, sich gleichmässig auf alle Geschäfte zu verteilen und nirgends bedeutenden Fortschritt zu machen.

Zeitblöcke nach Geschäft

Widmen Sie bestimmte Tage oder Zeitblöcke jedem Geschäft, anstatt ständig den Kontext zu wechseln.

Beispiel-Zeitplan:

• Montag und Dienstag: Beratungskunden
• Mittwoch: Kurs-Content-Erstellung
• Donnerstag und Freitag: Design-Projekte
• Freitagnachmittag: Admin für alle Geschäfte

Ihr Gehirn arbeitet besser mit Fokusblöcken, als jede Stunde zwischen völlig verschiedenen Arbeitstypen hin- und herzuspringen.

Automatisierung und Tools, die wirklich helfen

Projektmanagement: Notion oder Trello für die Organisation von Aufgaben über Geschäfte hinweg. Ein Workspace, separate Boards pro Geschäft.

Zeiterfassung: Toggl Track oder Harvest, wenn Sie stundenweise abrechnen oder verstehen wollen, wohin die Zeit wirklich geht. Die Daten zeigen, welche Geschäfte unverhältnismässig viel Zeit relativ zum Umsatz verbrauchen.

Kommunikation: Gmail mit Labels/Filtern pro Geschäft hält E-Mails organisiert. Calendly eliminiert Terminabstimmungs-Pingpong. Loom ermöglicht Video-Updates statt endloser E-Mail-Erklärungen.

Kundenmanagement: Für mehrere Geschäfte erwägen Sie ein einfaches CRM wie HubSpots kostenlose Version oder erstellen Sie eine Notion-Datenbank, die alle Kunden, Projekte und Status über Geschäfte hinweg verfolgt.

Der Schlüssel: Integrieren Sie Tools, anstatt komplett separate Systeme zu pflegen. Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr Projektmanager und Ihr Zeittracker sollten miteinander kommunizieren oder zumindest eine konsistente Kategorisierung teilen.

Wissen, wann man Nein sagt

Mehr Geschäfte bedeuten nicht mehr Erfolg, wenn Sie überlastet sind. Warnzeichen, dass Sie am Limit sind:

• Regelmässig Fristen verpassen
• Qualität der Arbeit sinkt
• Ständig das Gefühl, hinterherzuhinken
• Keine Zeit für Marketing/Geschäftsentwicklung
• Persönliche Beziehungen leiden

Wenn Sie diese erreichen, haben Sie drei Optionen: mehr automatisieren, Aufgaben outsourcen oder das am schlechtesten performende Geschäft schliessen. Alle sind valide. Die ungültige Wahl ist, sich durch Burnout zu drücken, bis etwas kaputtgeht.

Wann Sie professionelle Hilfe holen sollten

Sie müssen nicht alles alleine herausfinden.

Konsultieren Sie einen Treuhänder, wenn:

• Der kombinierte Umsatz CHF 200'000 übersteigt
• Sie sich der Schwelle für ordentliche Buchhaltung nähern (CHF 500'000)
• Sie komplexe internationale Kunden oder Ausgaben haben
• Sie eine Änderung der Rechtsform erwägen
• Sie einfach Buchhaltung hassen und sie nicht erledigt wird

Finden Sie einen Treuhänder über:

• EXPERTsuisse (Berufsverband)
• Ihre kantonale Handelskammer
• Empfehlungen von anderen Freelancern in Ihrem Netzwerk

Holen Sie Rechtsberatung, wenn:

• Partnerschaften oder Kapitalgesellschaften gegründet werden
• Verträge für komplexe Projekte erstellt werden
• Regulatorische Fragen in spezialisierten Branchen aufkommen
• Kundenstreitigkeiten behandelt werden müssen

Die Kosten für professionelle Beratung sind fast immer geringer als die Kosten, Fehler später zu korrigieren.