Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: April 2026

Wer wir sind

Magic Heidi wird von Nathan Ganser, Einzelunternehmer mit Sitz in der Schweiz, betrieben.

Kontakt für Datenschutzanfragen:

• E-Mail: hello@magicheidi.ch
• Website: https://magicheidi.ch

Für Beschwerden können Sie sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: https://www.edoeb.admin.ch.

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Die Magic Heidi Mobile-App (iOS und Android)
• Die Magic Heidi Desktop-App (Mac und Windows)
• Die Magic Heidi Web-App
• Unsere Website unter https://magicheidi.ch

Mit dem Zugriff auf die App akzeptieren Sie unsere Nutzungsbedingungen und diese Datenschutzerklärung. Die Nutzung von Magic Heidi erfordert die Zustimmung zu beiden.

Automatisch erfasste Daten

Nutzungsdaten:

• Genutzte App-Funktionen
• Fehlerprotokolle und Absturzberichte
• Gerätetyp und Betriebssystem

Wir erfassen nicht:

• Standortdaten
• Kontaktlisten
• Fotos (ausser Sie laden Belege hoch)
• Browserverlauf

Wie wir Ihre Daten nutzen

Wir verwenden Ihre Daten für diese spezifischen Zwecke:

Zur Bereitstellung unserer Dienste

• Erstellung rechtskonformer Rechnungen
• Synchronisierung Ihrer Daten über alle Geräte
• Abwicklung Ihrer Zahlungen und Abonnements
• Versand von Rechnungen und Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden

Zur Verbesserung von Magic Heidi

• Behebung von Fehlern und technischen Problemen
• Analyse verbesserungswürdiger Funktionen
• Test neuer Funktionen

Zur Kommunikation mit Ihnen

• Beantwortung von Supportanfragen
• Versand wichtiger Produktupdates
• Tipps zur App-Nutzung (nur bei Opt-in)

KI-Verarbeitung für Belegscans

Wenn Sie einen Beleg, eine Rechnung oder einen Ausgabenanhang hochladen, verarbeiten wir diese Datei, um Felder wie Anbieter, Datum, Währung, MWST, Betrag und Kategorievorschläge zu extrahieren.

• Belegbilder, PDFs, Screenshots und weitergeleitete E-Mail-Anhänge können zur Extraktion an Anthropic gesendet werden
• Diese Verarbeitung erfolgt nur, um die von Ihnen angeforderte Funktion bereitzustellen
• Wir verwenden Ihre hochgeladenen Belegdaten nicht, um eigene Magic-Heidi-Modelle zu trainieren
• KI-Verarbeitung ändert Ihre Buchhaltungsdaten nicht automatisch ohne Ihre Prüfung
• Originaldateien bleiben Teil Ihrer Unterlagen, bis Sie sie löschen lassen oder Ihr Konto löschen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Nach Schweizer Recht und DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten auf Basis von:

• Vertrag: Wir benötigen Ihre Daten zur Erbringung des gebuchten Dienstes
• Einwilligung: Für optionale Mitteilungen entscheiden Sie selbst
• Berechtigtes Interesse: Für Sicherheit, Betrugsprävention und Serviceverbesserung

Alle Drittanbieter, die personenbezogene Daten für uns verarbeiten, sind vertraglich an Datenschutzpflichten gebunden.

Benannte Auftragsverarbeiter

• Firebase (Google): Authentifizierung, Anwendungsdaten und Synchronisierung
• Google Cloud: Speicherung hochgeladener Dateien wie Belege und Anhänge
• Anthropic: KI-Extraktion für Beleg- und Spesenscans
• RevenueCat: Abonnementverwaltung
• Stripe: Zahlungsabwicklung im Web, falls anwendbar
• Apple App Store / Google Play: Mobile Abrechnung und Vertrieb
• Postmark: Transaktionale E-Mails
• Mixpanel: Produktanalysen
• Vercel Analytics: Website-Analysen
• Sentry: Fehlermonitoring und Diagnose

Internationale Datenübermittlungen

Unsere primären Anwendungsdaten werden in der Schweiz gehostet. Einige Dienstleister können jedoch begrenzte Daten in anderen Ländern verarbeiten, darunter die USA und die EU, je nach betroffenem Dienst.

Beispiele:

• Schweiz: primäres Anwendungshosting und gespeicherte Kundendaten
• USA: Anthropic, Mixpanel, RevenueCat, Stripe, Sentry, Postmark und Vercel Analytics
• EU und andere unterstützte Regionen: bestimmte Google-Infrastruktur und Auslieferungsnetze können Daten näher bei Ihnen verarbeiten

Wenn personenbezogene Daten ausserhalb der Schweiz oder Ihres Landes übermittelt werden, stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere gesetzlich zulässige Transfermechanismen.

Datenspeicherung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie nötig:

Wenn Sie Ihr Konto löschen, entfernen oder sperren wir personenbezogene Daten, die wir nicht mehr benötigen, innerhalb von 30 Tagen. Gesetzlich erforderliche Unterlagen, etwa Buchhaltungs- oder Zahlungsdaten, können wir weiter aufbewahren. Verschlüsselte Backups können bis zu 90 Tage bestehen bleiben, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Meldung von Datenschutzverletzungen

Bei einer Sicherheitsverletzung, die Ihre personenbezogenen Daten betrifft, werden wir:

1. Den EDÖB innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen (wo erforderlich)
2. Sie direkt kontaktieren bei hohem Risiko für Ihre Rechte
3. Erklären, was passiert ist und welche Massnahmen wir ergreifen

Cookies und Tracking

Auf unserer Website

Wir verwenden eine kleine Anzahl notwendiger und messender Technologien auf unserer Website:

• Essentielle Cookies: Für die Funktionalität der Website erforderlich
• Mixpanel: Misst Produkt- und Verweisaktivitäten auf der Website
• Vercel Analytics: Liefert aggregierte Website- und Leistungsmetriken
• Sentry: Erfasst technische Fehler und Diagnosedaten bei Problemen

Sie können nicht notwendige Website-Cookies in Ihren Browsereinstellungen blockieren oder löschen.

In unserer App

Unsere Mobile- und Desktop-Apps verwenden keine Browser-Cookies, können aber begrenzte Analyse- und Fehlertelemetrie über SDKs wie Mixpanel und Sentry senden. Für die Anmeldung verwenden wir sichere Authentifizierungs-Tokens statt Browser-Cookies.

Datenschutz für Kinder

Magic Heidi ist für die geschäftliche Nutzung konzipiert. Wir erfassen wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren. Falls Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.

Schweizer Datenschutzrechte (DSG)

Als Schweizer Einwohner haben Sie Rechte nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), in Kraft seit September 2023:

• Recht auf Information über die Datenverarbeitung
• Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung («Recht auf Vergessenwerden»)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Das DSG verpflichtet uns zu Privacy by Design und Privacy by Default. Wir setzen dies um, indem wir nur notwendige Daten erfassen und datenschutzfreundliche Standardeinstellungen verwenden.

Rechte in der Europäischen Union (DSGVO)

Wenn Sie in der EU, UK, Liechtenstein, Norwegen oder Island ansässig sind, haben Sie zusätzliche Rechte nach der DSGVO:

• Alle oben genannten Rechte
• Recht auf Beschwerde bei Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde
• Recht auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung
• Recht, keiner automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die Sie wesentlich betreffen.

Kalifornische Rechte (CCPA/CPRA)

Einwohner Kaliforniens haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft: Welche personenbezogenen Daten wir erfassen und warum
• Recht auf Löschung: Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen
• Recht auf Opt-out: Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, daher ist kein Opt-out nötig
• Recht auf Nichtdiskriminierung: Wir behandeln Sie nicht anders, wenn Sie Ihre Rechte ausüben

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie nicht für Geld oder andere wertvolle Gegenleistungen weiter.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich Gesetze ändern oder wir unsere Dienste anpassen. Bei wesentlichen Änderungen:

1. Aktualisieren wir das «Zuletzt aktualisiert»-Datum
2. Benachrichtigen wir Sie über die App oder per E-Mail
3. Holen wir Ihre Einwilligung ein, falls erforderlich

Die weitere Nutzung von Magic Heidi nach Änderungen bedeutet, dass Sie die aktualisierte Erklärung akzeptieren.

Fragen?

Wir erklären Ihnen gerne alles in dieser Erklärung. Kontaktieren Sie uns:

E-Mail: hello@magicheidi.ch

Postadresse: Nathan Ganser, Magic Heidi Route de Vaux 1, 1126 Vaux Schweiz

Bei ungelösten Datenschutzanliegen wenden Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten:

• Website: https://www.edoeb.admin.ch
• E-Mail: info@edoeb.admin.ch