So führen Sie als Selbständiger in der Schweiz Ihre Buchhaltung

Herzlichen Glückwunsch zur Gründung Ihres selbstständigen Unternehmens und zur Erstellung Ihrer ersten Rechnungen!

Als Selbständiger wissen Sie, dass Sie Buchhaltungsunterlagen führen müssen. Sie haben vielleicht schon von Konzepten wie Einnahmen, Ausgaben und Gewinnen gehört, sind sich aber vielleicht nicht sicher, was genau von Ihnen verlangt wird.

In diesem Leitfaden behandeln wir all das, damit Sie Ihr Unternehmen auf dem richtigen Fuß starten können!

Warum Buchhaltungsunterlagen führen?

Jeder Schweizer Arbeitnehmer muss Steuern zahlen, die proportional zu seinem Einkommen (d. h. seinem Gehalt) sind.

Für Selbständige (und Unternehmen) ist es etwas anders, da sie zusätzlich zu ihrem Einkommen viele Ausgaben haben:

• Arbeitsräume, Coworking-Spaces usw.
• Marketingkosten, LinkedIn-Anzeigen usw.
• Kauf von Arbeitsgeräten, Maschinen, Computern usw.

Wenn Selbständige nur auf der Grundlage ihrer Einnahmen besteuert würden, ohne ihre Geschäftsausgaben zu berücksichtigen, würden sie am Ende viel zu viel Steuern zahlen!

Deshalb wurden folgende Konzepte entwickelt:

• Umsatz: Das Geld, das Ihr Unternehmen erwirtschaftet (die Summe aller Rechnungen, die Sie verschickt haben).
• Aufwendungen: Die Kosten für den Betrieb Ihres Unternehmens (die Summe aller Geschäftsausgaben).
• Gewinn (oder Nettoeinkommen): Umsatz minus (-) Ausgaben. Das Geld, das Sie verdient haben und das am Ende des Jahres übrig bleibt. Dies ist der Betrag, der versteuert wird.

Nicht alles gilt als Geschäftsausgabe, was einer der Gründe dafür ist, warum Buchhaltungsunterlagen notwendig sind: um Ausgaben gegenüber der kantonalen Verwaltung zu rechtfertigen.

Wenn Sie 1000 Franken Geschäftsausgaben geltend machen, müssen Sie nachweisen können, dass diese für Ihren neuen Arbeitscomputer und nicht für das Geburtstagsgeschenk Ihres Sohnes bestimmt sind.

Schließlich ist die Führung von Buchhaltungsunterlagen auch notwendig, um Ihnen als Unternehmer zu helfen, Ihr Geschäft zu verstehen:

• Machen Sie Gewinn oder Verlust?
• Was sind Ihre größten Ausgaben? Wer sind Ihre besten Kunden?

All diese Fragen können durch einen Blick in Ihre Buchhaltungsunterlagen beantwortet werden.

Nachdem nun die Notwendigkeit und der Nutzen von Buchhaltungsunterlagen klar sind, sehen wir uns an, wie es funktioniert.

Tutorial: Buchhaltung in Google Sheets

Wir werden uns ansehen, wie Sie Ihre Buchhaltung in Google Sheets (oder Excel) erledigen. Am Ende dieses Artikels haben Sie Zugriff auf eine Vorlage, die Ihnen das Leben leichter macht.

Erstellen Sie in Ihrer Google Sheets- (oder Excel-)Datei zwei Tabellen. Eine für Einnahmen (Rechnungen) und eine für Ausgaben.

Einnahmen (Rechnungen)

Beginnen Sie mit den Einnahmen (d. h. den Rechnungen, die Sie ausgestellt haben).

Erstellen Sie einfach eine Excel-Tabelle mit Datum, Betrag, einer kurzen Beschreibung und einem Link zur Rechnung, wie folgt:

Auf diese Weise haben Sie am Ende des Jahres einen klaren Überblick über Ihre Rechnungen und Quittungen.

Wenn Sie mehrere Zahlungsmethoden haben oder manchmal unbezahlte Rechnungen haben, können Sie Spalten hinzufügen, um diese Elemente im Auge zu behalten.

Ausgaben

Erstellen Sie als Nächstes ein zweites Blatt für Ausgaben. Fügen Sie alle Kosten hinzu, die mit Ihrem Geschäft und der Suche nach neuen Kunden verbunden sind (Repräsentationskosten, Marketing usw.).

Im Falle einer Prüfung durch die kantonale Steuerverwaltung müssen Sie den Zusammenhang zwischen den Ausgaben und Ihrem Geschäft begründen können. Es ist beispielsweise ratsam, den Namen des Kunden auf Rechnungen zu vermerken, die sich direkt auf einen einzelnen Kunden beziehen (z. B. Restaurantmahlzeiten).

Bewahren Sie im Idealfall das Original aller Ausgaben auf, die Sie in Ihrer Buchhaltung abziehen, einschließlich Parktickets, Restaurants, Benzin usw., damit Sie sie der Verwaltung auf Anfrage vorlegen können.

Bei unbenannten Ausgaben kann ein einfaches Foto oder eine Kopie tatsächlich als Beweis in mehreren Abrechnungen dienen. Das Original stärkt die Rechtfertigung der Ausgabe.

In der Praxis ist es jedoch schwierig und unpraktisch, alle Quittungen aufzubewahren. Ein Foto und ein Link zu diesem Foto in Ihrer Excel-Datei (Google Sheets) reichen also aus.

Was kommt als Nächstes?

Sobald Sie sich angewöhnt haben, Ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, kommt das Ende des Geschäftsjahres und mit ihm die Steuererklärung. In Ihrer Erklärung ist Ihr steuerpflichtiges Nettoeinkommen einfach die Summe Ihrer Einnahmen abzüglich aller Ausgaben, die Ihr Unternehmen verursacht hat.

Einnahmen - Ausgaben = steuerpflichtiges Einkommen

Als Beleg laden Sie die Excel-Datei einfach auf die Steuer-Website oder -Software hoch.

In VaudTax ist es beispielsweise der Anhang „Bilanz“, in den Sie Ihre Google Sheets/Excel-Buchhaltungsunterlagen einfügen können.

Google Sheets-Vorlage

Wie versprochen finden Sie hier eine gebrauchsfertige Vorlage, mit der Sie mit der Buchhaltung beginnen können.

Sie können die Buchhaltungsvorlage hier aufrufen.

Sobald die Seite geöffnet ist, gehen Sie zu „Datei > Kopie erstellen“ und Sie können mit der Verwendung beginnen.

Viel Glück bei Ihrer Selbstständigkeit!