MWST automatisch für Schweizer Freelancer
Automatische MWST auf jeder Rechnung, Saldosteuersatz oder effektive Methode, ESTV-konformer Export. Ab CHF 25/Monat.
MWST in Magic Heidi, in einem Bild
Fünf Dinge, die Sie als MWST-pflichtiger Freelancer sofort wissen sollten.
MWST automatisch
8.1 %, 3.8 % oder 2.6 % auf jeder Rechnung, Vorsteuer aus Ihren Belegen automatisch erfasst.
Beide Methoden
Effektive Methode oder Saldosteuersatz, Sie wechseln in den Einstellungen, kein zweites Tool nötig.
ESTV-Export
Quartals- oder Jahresabrechnung als Übersicht im ESTV-Format, Zahlen direkt ins Online-Portal.
Mehrwährung
EUR, USD, GBP automatisch zum ESTV-Monatsmittelkurs in CHF umgerechnet.
Faire Preise
CHF 25/Monat im Jahresabo, gratis für die ersten Rechnungen, 30 Tage Geld-zurück auf Pro.
30 Tage gratis testen
Volle Funktionen, keine Kreditkarte, keine Verpflichtung.
Brauchen Sie überhaupt
eine MWST-Software?
Ehrliche Antwort zuerst: nicht jeder Freelancer braucht ein eigenes MWST-Tool. Hier ist der Entscheidungsrahmen, den wir Schweizer Freelancern geben.
Sie brauchen wahrscheinlich keine Software, wenn
In diesen Fällen reicht eine saubere Excel-Vorlage. Sie sparen sich das Abo.
- Sie unter CHF 100'000 Jahresumsatz liegen und sich nicht freiwillig angemeldet haben
- Sie unter 30 Rechnungen pro Jahr schreiben und alle an Schweizer Kunden gehen
- Ihre vorsteuerfähigen Ausgaben unter CHF 2'000 pro Jahr bleiben
Sie brauchen eine MWST-Software, wenn
Sobald eines der folgenden zutrifft, lohnt sich ein Tool, das die Quartalsabrechnung automatisiert.
- Sie sind MWST-pflichtig (Umsatz über CHF 100'000 mit steuerbaren Leistungen)
- Sie haben sich freiwillig angemeldet (überwiegend B2B-Kunden oder hohe Investitionen)
- Sie rechnen in mehreren Währungen ab oder bedienen ausländische Kunden
- Sie verlieren pro Quartal eine Stunde, nur um Belege rauszusuchen
Unsicher, ob Sie sich registrieren müssen? Unser vollständiger MWST-Leitfaden 2026 für Schweizer Freelancer erklärt die Grenzwerte, die freiwillige Anmeldung und die Pflichten im Detail.
MWST in drei Schritten, nicht drei Stunden
MWST-Nummer einmal hinterlegen, automatische Berechnung auf jeder Rechnung, Quartalsexport beim ESTV.
MWST-Nummer einmal hinterlegen
UID/MWST-Nummer und Abrechnungsmethode (effektiv oder Saldosteuersatz) im Profil eintragen. Zwei Minuten, einmal, fertig.
Automatisch auf jeder Rechnung
Magic Heidi wählt den richtigen Satz (8.1 %, 3.8 %, 2.6 %), inklusive UID. Bei Auslandskunden mit Reverse-Charge-Hinweis. Bei Belegen extrahiert die KI Datum, Betrag und Vorsteuer.
Quartal exportieren, beim ESTV einreichen
Ein Klick auf 'MWST-Abrechnung exportieren' liefert Umsatz, Vorsteuer und geschuldete MWST. Sie übertragen die Zahlen ins ESTV-Portal und senden ab.
Effektive Methode oder Saldosteuersatz?
Die einfache Regel, mit der Sie in 30 Sekunden entscheiden.
| Wenn Ihre vorsteuerfähigen Ausgaben sind … | … wählen Sie | Warum |
|---|---|---|
| unter 10 % des Umsatzes | Saldosteuersatz | Tieferer, branchenspezifischer Pauschalsatz, keine Vorsteuer-Buchhaltung nötig. |
| über 15 % des Umsatzes | Effektive Methode | Der Vorsteuerabzug bringt mehr zurück, als der Mehraufwand kostet. |
| dazwischen (10–15 %) | Beide Methoden ein Quartal parallel | Magic Heidi zeigt beide Varianten an, damit Sie schwarz auf weiss sehen, welche günstiger ist. |
Magic Heidi unterstützt beide Methoden. Sie wechseln in den Einstellungen, ohne dass alte Daten verloren gehen.
Hinweis zur Bindung: Saldosteuersatz bindet Sie ein Jahr, effektive Methode drei Jahre. Wechseln Sie nicht jedes Quartal, die ESTV nimmt das nicht.
MWST bei ausländischen Kunden,
sauber statt pauschal
Der Bereich, in dem die meisten Freelancer-Tools schwächeln. Magic Heidi behandelt die zwei häufigsten Fälle automatisch.
B2B-Dienstleistungen ins Ausland
Keine Schweizer MWST auf der Rechnung, mit Reverse-Charge-Hinweis. Den Umsatz weisen Sie aber in der MWST-Abrechnung trotzdem aus, unter Ziffer 221 (Leistungen mit Ort im Ausland).
- Magic Heidi erkennt die Auslandsadresse und passt den Rechnungs-Hinweis automatisch an
- Fremdwährung wird zum ESTV-Monatsmittelkurs in CHF umgerechnet
- SNB-Tageskurs oder Bankkurs sind auch zulässig, solange Sie konsequent dabei bleiben
Rechnungen in EUR oder USD an Schweizer Kunden
Selten, aber kommt vor. MWST wird normal berechnet, in CHF umgerechnet und in der Abrechnung als steuerbarer Umsatz ausgewiesen.
- MWST-Satz bleibt der Schweizer Standardsatz
- Umrechnung erfolgt automatisch zum Rechnungsdatum
- Die Rechnung kann in der Fremdwährung bleiben, die Abrechnung läuft in CHF
Was Sie beim ESTV abliefern und was Magic Heidi macht
Eine kurze Liste konkreter Zahlen. Hier ist, was Sie ausfüllen müssen, und welche davon Magic Heidi für Sie bereithält.
| ESTV-Position | Was es ist | Liefert Magic Heidi? |
|---|---|---|
| Total vereinbarte/vereinnahmte Entgelte | Ihr Umsatz im Quartal | ✅ Ja, mit Wechsel zwischen den Methoden |
| Steuerbare Umsätze pro Satz (8.1 %, 3.8 %, 2.6 %) | Aufgeschlüsselt pro MWST-Satz | ✅ Ja |
| Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand | Aus Ihren erfassten Belegen | ✅ Ja, automatisch aus den Belegen |
| Vorsteuer auf Investitionen und übrigen Aufwand | Aus Belegen, die als Investition markiert sind | ✅ Ja |
| Bezugsteuer | Falls relevant, bei Auslandsbezügen | ✅ Ja, markiert |
| Geschuldete MWST | Ergebnis der Berechnung | ✅ Ja, einsendebereit |
Die finale Einreichung machen Sie weiterhin selbst über das ESTV-Portal. Wir senden nichts in Ihrem Namen, Sie behalten die Kontrolle und sehen genau, was abgegeben wird.
Fristen 2026: Quartalsabrechnung 60 Tage nach Quartalsende. Wer sich für die jährliche Abrechnung (KMU bis CHF 5 Mio. Umsatz) qualifiziert, hat eine längere Frist. Magic Heidi erinnert Sie 10 Tage vor Ablauf.
Magic Heidi gegen andere MWST-Software
Wir vergleichen nur, was sich messen lässt: Preise, Funktionsumfang, Zielgruppe. Stand: Mai 2026, anhand öffentlicher Preislisten.
| Kriterium | Magic Heidi | bexio | KLARA | Banana | Smallinvoice | CashCtrl |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Preis/Monat (Jahresabo) | CHF 25 | CHF 35–55 | CHF 14–29 | CHF 6–12 (einmalig) | CHF 12–29 | CHF 0 / 36 Pro |
| Saldosteuersatz | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mehrwährung | ✓ 50+ Währungen | ✓ | ⚠ begrenzt | ✓ | ✓ | ✓ |
| Native Mac/Win-App | ✓ | ✗ nur Web | ✗ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Speziell für Freelancer | ✓ Ja, von Freelancern gebaut | ✗ Auch für KMU mit Mitarbeitenden | ⚠ Teilweise | ✗ Buchhaltungswissen nötig | ⚠ Teilweise | ✗ Komplexer Funktionsumfang |
Magic Heidi ist nicht für jeden die richtige Wahl. Wenn Sie Mitarbeitende haben und Lohnabrechnung brauchen, ist bexio die ehrlichere Empfehlung. Wenn Sie doppelte Buchhaltung lernen möchten, ist Banana günstiger. Aber wenn Sie ein Solo-Freelancer in der Schweiz sind und MWST automatisch erledigt haben wollen, sind wir genau dafür gebaut.
Mehr zur Auswahl: Buchhaltungssoftware-Übersicht für Selbständige oder direkt der Magic Heidi Preisvergleich.
Gebaut von zwei Freelancern, die selbst MWST-pflichtig sind
Magic Heidi wurde von Nathan und Léo entwickelt, die jede Quartalsabrechnung selbst gemacht haben, und jeden Sonntagabend vor Fristablauf erlebt haben, an dem man Belege rauskramt. Was wir gebaut haben, ist die Software, die wir selbst brauchten. Mehr über das Team →
Häufige Fragen zur MWST-Software für Schweizer Freelancer
Brauche ich als Freelancer in der Schweiz eine MWST-Software, wenn ich unter CHF 100'000 verdiene?
Nein, nicht zwingend, solange Sie sich nicht freiwillig angemeldet haben. Bei weniger als 30 Rechnungen pro Jahr an Schweizer Kunden reicht eine gute Excel-Vorlage. Sobald Sie B2B-Kunden im Ausland bedienen, Investitionen tätigen oder über die Grenze rutschen, vereinfacht eine Software die Quartalsabrechnung erheblich.
Was kostet eine MWST-Software für Freelancer in der Schweiz?
Zwischen CHF 9 und CHF 35 pro Monat, je nach Funktionsumfang. Magic Heidi kostet CHF 25/Monat im Jahresabo oder CHF 30/Monat ohne Bindung. Vergleichbare Tools wie bexio liegen bei CHF 35–55/Monat, KLARA bei CHF 14–29.
Kann ich mit Magic Heidi die MWST direkt beim ESTV einreichen?
Magic Heidi exportiert die Quartalsabrechnung in einer Form, die Sie direkt im ESTV-Online-Portal eingeben können. Die finale Einreichung passiert beim ESTV, wir senden nichts in Ihrem Namen. Sie behalten die Kontrolle und sehen genau, was abgegeben wird.
Unterstützt Magic Heidi die Saldosteuersatz-Methode?
Ja. Sie wechseln in den Einstellungen zwischen effektiver Methode und Saldosteuersatz, und Magic Heidi rechnet automatisch nach Ihrer Branche. Beachten Sie die ESTV-Bindungsfristen (1 Jahr für Saldo, 3 Jahre für effektiv).
Wie funktioniert MWST bei Rechnungen an Kunden im Ausland?
B2B-Dienstleistungen ins Ausland werden in der Schweiz üblicherweise ohne MWST verrechnet (Reverse Charge gilt beim Kunden). Den Umsatz weisen Sie aber in Ihrer MWST-Abrechnung trotzdem aus, unter Ziffer 221 (Leistungen mit Ort im Ausland) und in CHF umgerechnet. Magic Heidi erkennt die Auslandsadresse, passt den Rechnungs-Hinweis an und übernimmt die CHF-Umrechnung für die Abrechnung. Bei B2C oder warenähnlichen Leistungen gelten andere Regeln, fragen Sie im Zweifel Ihren Treuhänder.
Was passiert, wenn ich mitten im Jahr die CHF 100'000-Grenze überschreite?
Sie werden in der Regel ab Beginn des Folgejahres MWST-pflichtig (in bestimmten Fällen rückwirkend ab dem aktuellen Jahr). Magic Heidi warnt Sie, sobald Ihre rollende Jahressumme über CHF 90'000 liegt, damit Sie sich rechtzeitig beim ESTV registrieren können.
Funktioniert Magic Heidi auf Mac, Windows, iPhone und Android?
Ja, Magic Heidi hat native Apps für Mac, Windows, iPhone, iPad und Android, plus eine Web-App im Browser. Eine Anmeldung, alle Geräte, automatische Synchronisation.
Wo werden meine Daten gespeichert?
In Zürich, Schweiz. Die Daten sind verschlüsselt im Ruhezustand und bei der Übertragung. Sie können jederzeit einen kompletten ZIP-Export aller Daten herunterladen, Sie sind nie eingesperrt.
MWST automatisch erledigen, heute starten
Magic Heidi rechnet die MWST auf jeder Rechnung aus, hält die Vorsteuer auf Ihren Belegen fest und exportiert die Quartalsabrechnung im ESTV-Format. Kein Buchhaltungswissen nötig. Keine Kreditkarte für den Test. 30 Tage Geld-zurück auf das Pro-Abo.
Geschrieben von Nathan Ganser, Mitgründer von Magic Heidi und Schweizer Freelancer seit 2018. Letzte Aktualisierung: 25. Mai 2026. Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung, bei spezifischen Fragen zu Ihrer Situation wenden Sie sich an Ihren Treuhänder oder direkt ans ESTV.