Buchhaltung Einzelfirma Schweiz: was Pflicht ist

Von Nathan Ganser, Gründer von Magic Heidi. Aktualisiert im September 2026.

Buchhaltungspflicht der Einzelfirma: kleiner als gedacht

Die Buchhaltung einer Einzelfirma in der Schweiz ist schlanker, als die meisten Ratgeber sie darstellen. Viele verwechseln Pflicht mit Vorsicht.

Das Gesetz ist knapp. Nach Art. 957 OR muss eine Einzelfirma mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr nur über drei Dinge Buch führen: Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Das ist die einfache Buchhaltung, in der Schweiz «Milchbüechli-Rechnung» genannt. Ein bestimmtes System, eine Software oder einen Kontenplan schreibt das Gesetz nicht vor.

Der Steuererklärung legst du zudem Aufstellungen bei (Art. 125 DBG):

• Aktiven und Passiven
• Einnahmen und Ausgaben
• Privatentnahmen und Privateinlagen

Halte deine Privatentnahmen deshalb vom ersten Monat an fest.

Gründest du gerade erst? Dann lies zuerst Einzelfirma gründen in der Schweiz. Eine Vorlage für die einfache Buchhaltung findest du bei der Milchbüchleinrechnung.

Drei Schwellenwerte, die du kennen musst

Es sind drei Zahlen und drei getrennte Pflichten. Zwei davon greifen beim gleichen Betrag.

Bei CHF 100'000: zwei Pflichten, zwei Behörden

Handelsregister und MWST hängen nicht zusammen: Der Eintrag ins Handelsregister meldet dich nicht bei der ESTV an. Beides erledigst du selbst.

Für die MWST zählt dein Umsatz aus steuerbaren Leistungen im In- und Ausland. Startest du neu und rechnest schon in den ersten 12 Monaten mit CHF 100'000 oder mehr, bist du ab dem ersten Tag pflichtig. Verpasst du die Anmeldung bei der ESTV, schuldest du die MWST rückwirkend. Deinen Kunden kannst du sie dann meist nicht mehr verrechnen.

Nach der Anmeldung rechnest du quartalsweise (effektive Methode) oder halbjährlich (Saldosteuersatz) ab. Seit 2025 kannst du auf Antrag auch jährlich abrechnen und zahlst unter dem Jahr Raten. Welche Methode zu dir passt, erklärt MWST für Selbständige.

Bei CHF 500'000: seltener ein Thema, als du denkst

Die meisten Solo-Selbständigen erreichen diese Grenze nie. Wer sich ihr nähert, stellt sich ohnehin die Frage Einzelfirma oder GmbH. Rechnest du damit, die Grenze in den nächsten zwei Jahren zu erreichen, sprich spätestens ein Jahr vorher mit einer Treuhandperson.

Drei Gewohnheiten, die dir den Januar retten

Geschäft und privat trennen

Das Gesetz verlangt kein separates Geschäftskonto. Trotzdem ist es die wirksamste Massnahme, die du treffen kannst.

Alles Geschäftliche läuft über ein Konto bei einer beliebigen Schweizer Bank. Brauchst du Geld für dich, überweist du es als Privatentnahme aufs Privatkonto. Sonst rätselst du im Januar, ob das Restaurant am 3. Juli ein Geschäftsessen war oder ein Geburtstag.

Mit einem Bankimport werden Zahlungseingänge automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet.

Belege fotografieren statt sammeln

Quittungen im Schuhkarton verblassen, lange bevor die zehn Jahre Aufbewahrungspflicht um sind (Art. 958f OR). Fotografiere jeden Beleg am Tag, an dem du ihn bekommst, und leg ihn digital ab.

Eine App mit KI-Belegscan liest Datum, Betrag und MWST-Satz selbst heraus.

Zu jeder Ausgabe gehören zwei Nachweise

Der Geschäftsbeleg zeigt, wofür du das Geld ausgegeben hast. Der Zahlungsnachweis zeigt, dass es geflossen ist. Beispiel Geschäftsessen über CHF 480: Die Restaurantrechnung belegt den Anlass und die MWST, die Kartenabrechnung den Geldfluss.

Heikel sind:

• Kartenzahlungen
• Fremdwährungen
• Mischbelege, auf denen Privates und Geschäftliches steht

Bei gemischt genutzten Dingen wie dem Handy-Abo oder dem Arbeitszimmer erfasst du nur den geschäftlichen Anteil. Halte fest, wie du ihn berechnet hast.

Privatentnahme statt Lohn: so rechnet deine Einzelfirma

Mit einer Einzelfirma bekommst du keinen Lohn. Du nimmst Geld aus dem Geschäft, wann du willst. Das ist eine Privatentnahme. Versteuert wird am Jahresende der Gewinn, nicht das, was du entnommen hast.

• Privatkonto: kein Bankkonto, sondern eine Position in deinen Büchern. Sie zeigt, wie viel Geld zwischen dir privat und der Firma hin- und hergeflossen ist.
• Eigenkapital: das, was im Geschäft liegt. Der Gewinn erhöht es, Privatentnahmen senken es.

Beispiel: Lara, fiktive Übersetzerin in Basel

Lara ist im dritten Jahr selbständig und nicht MWST-pflichtig. Ihre Zahlen für 2026:

Zu Laras Geschäftsausgaben zählen Software, Weiterbildung, Berufshaftpflicht und der Anteil fürs Arbeitszimmer. In der Steuererklärung deklariert sie die CHF 78'000 als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit. Die CHF 63'000 Entnahmen versteuert sie nicht zusätzlich. Es ist ihr eigenes Geld, das vom Geschäftskonto aufs Privatkonto wandert.

AHV: rund 10 % vom Gewinn

Als Selbständige zahlst du AHV, IV und EO selbst: 10.0 % auf dem Reingewinn, dazu die Verwaltungskosten der Ausgleichskasse. Bei tieferen Einkommen gilt ein tieferer Satz (sinkende Beitragsskala). Für Lara sind das grob CHF 7'800 im Jahr.

Die Ausgleichskasse erhebt zuerst provisorische Akontobeiträge. Definitiv abgerechnet wird später, auf Basis deiner Steuerveranlagung. Plane die Beiträge also von Anfang an ein. Mehr dazu unter AHV für Selbständige.

Jahresabschluss der Einzelfirma in 7 Schritten

1. Einnahmen auflisten: alle Rechnungen des Jahres, getrennt nach bezahlt und offen.
2. Ausgaben auflisten: alle Geschäftsausgaben mit Datum, Betrag und MWST.
3. Belege prüfen: Sind alle vorhanden und auffindbar?
4. Bank-Endsaldo festhalten: Kontostand des Geschäftskontos per 31. Dezember.
5. MWST abschliessen: die Jahresabstimmung (Finalisierung) bei der ESTV, falls du pflichtig bist.
6. Privatentnahmen und -einlagen zusammenzählen.
7. Gewinn berechnen: Einnahmen minus Ausgaben. Bist du MWST-pflichtig, zählt die MWST, die an die ESTV geht, nicht zu deinen Einnahmen.

Die ausführliche Anleitung findest du unter Jahresabschluss Einzelfirma.

Selber machen oder Treuhand?

Eine Treuhandperson kostet eine kleine Einzelfirma typischerweise CHF 800 bis 2'500 pro Jahr. In den ersten Jahren brauchen viele Solo-Selbständige keine.

Ziehst du eine Treuhandperson bei, gibst du ihr in Magic Heidi direkt Zugang. So bringst du ihr keinen Schuhkarton voller Belege.