Fakturierung:
Was ist das?

➤ Was ist „Fakturierung“?

Rechnungsstellung ist der Prozess, Kunden für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen Rechnung zu stellen. Dabei wird ein detailliertes Dokument – ​​eine Rechnung – erstellt, in dem die gelieferten Waren, die Kosten, die Zahlungsbedingungen und andere wichtige Informationen aufgeführt sind.

➤ Gesetzliche Anforderungen an Rechnungen in der Schweiz

Die Schweiz hat spezifische gesetzliche Anforderungen an Rechnungen, um Transparenz und Einhaltung der Steuergesetze zu gewährleisten. Eine Rechnung ist nicht nur eine höfliche Zahlungsaufforderung; sie ist ein Rechtsdokument, das von den Steuerbehörden geprüft werden kann.

➤ Allgemeine Begriffe: Fakturation und Fakturierung

• Facturation: Der französische Begriff für Rechnungsstellung.
• Fakturierung: Das deutsche Äquivalent.

Das Verständnis dieser Begriffe ist entscheidend, insbesondere wenn Sie in der mehrsprachigen Umgebung der Schweiz tätig sind.

Zum Erstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung gehört mehr als nur die Auflistung von Dienstleistungen und das Anbringen eines Preisschilds. Hier sind die obligatorischen Elemente:

➤ Obligatorische Elemente

➊. Ihre Geschäftsinformationen: Name, Adresse und Kontaktdaten.
➋. Kundeninformationen: Name und Adresse des Kunden.
➌. Rechnungsnummer: Eine eindeutige, fortlaufende Nummer.
➍. Rechnungsdatum: Datum der Rechnungsstellung.
➎. Beschreibung der Waren/Dienstleistungen: Ausführlich und klar.
➏. Fälliger Betrag: Aufschlüsselung der Kosten und des Gesamtbetrags.
➐. Zahlungsbedingungen: Fälligkeitsdatum, Zahlungsmethoden und Richtlinien für verspätete Zahlungen.
➑. Mehrwertsteuerinformationen: Ihre Mehrwertsteuernummer und der anwendbare Satz, falls registriert.

➤ Überlegungen zur Mehrwertsteuer

Wenn Ihr Jahresumsatz 100.000 CHF übersteigt, müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren. Das bedeutet, dass Sie auf Ihren Rechnungen Mehrwertsteuer berechnen und diese an die Steuerbehörden abführen müssen.

Weitere Informationen zur Mehrwertsteuerregistrierung finden Sie in unserem Leitfaden zu Mehrwertsteuerregistrierungen.

➤ Währungs- und Sprachanforderungen

• Währung: Rechnungen werden normalerweise in Schweizer Franken (CHF) ausgestellt, Sie können jedoch nach Vereinbarung auch in anderen Währungen fakturieren.
• Sprache: Obwohl es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, ist es eine gute Praxis, die bevorzugte Sprache des Kunden (Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch) zu verwenden.

➤ Beispiele für Schweizer Rechnungen

Eine Rechnung zu erstellen, die alle Anforderungen erfüllt, kann entmutigend sein. Vorlagen und Beispiele finden Sie auf unserer Seite Beispiel einer Schweizer Rechnung.

➤ Timing: Wann die Rechnung gestellt werden soll

Stellen Sie die Rechnung umgehend aus, um den Cashflow aufrechtzuerhalten. Normalerweise stellen Freiberufler Rechnungen:

• Nach Abschluss des Projekts: Für einmalige Projekte.
• Bei Meilensteinen: Für längere Projekte.
• Monatlich: Für fortlaufende Dienstleistungen.

➤ Zahlungsbedingungen festlegen

Seien Sie sich über Folgendes im Klaren:

• Fälligkeitsdatum: Standardmäßig 30 Tage, aber das bleibt Ihnen überlassen.
• Gebühren für verspätete Zahlung: In der Schweiz legal, muss aber vereinbart werden.
• Zahlungsmethoden: Banküberweisung, PayPal usw.

➤ Häufige Rechnungsfehler vermeiden

• Falsche Kundendaten: Überprüfen Sie Namen und Adressen noch einmal.
• Fehlende Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle obligatorischen Elemente enthalten sind.
• Tippfehler und Fehler: Vor dem Senden Korrekturlesen.

➤ Verwendung von QR-Codes und digitalen Zahlungen

Die Schweiz setzt auf digitale Zahlungen. Die Einbindung eines mit Ihren Bankdaten verknüpften QR-Codes kann den Zahlungsvorgang vereinfachen.

Erfahren Sie, wie Sie QR-Codes in unsere QR Invoice Developer API integrieren.

Als Freiberufler haben Sie möglicherweise unterschiedliche Einnahmequellen.

➤ Rechnungen für verschiedene Projekte organisieren

• Separate Rechnungsnummern verwenden: Hilft bei der Nachverfolgung.

• Projektcodes: Fügen Sie sie in Ihre Rechnungen ein.

➤ Rechnungen für verschiedene Kunden anpassen

Passen Sie Rechnungen an kundenspezifische Anforderungen an, insbesondere für Unternehmenskunden, die möglicherweise über eigene Rechnungssysteme verfügen.

➤ Nachverfolgung von Einnahmen aus mehreren Quellen

Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, die alle Ihre Einnahmequellen konsolidiert. Magic Heidi bietet Funktionen für Verwaltung mehrerer Unternehmen als Schweizer Freiberufler.

➤ Mehrwertsteuersätze und -schwellen verstehen

• Normalsatz: 8.1 %
• Ermäßigte Sätze: 2,6 % für Grundbedürfnisse, 3,8 % für Beherbergungsleistungen
• Registrierungsschwelle: 100.000 CHF Jahresumsatz

➤ Mehrwertsteuerregistrierung

Wenn Sie die Schwelle erreichen, müssen Sie sich registrieren.
Das Verfahren ist je nach Kanton unterschiedlich:

• Mehrwertsteuerregistrierung in Zürich
• Mehrwertsteuerregistrierung in Genf
• Mehrwertsteuerregistrierung in Waadt

➤ Mehrwertsteuer auf Rechnungen erheben

Nach der Registrierung müssen Sie:

• Ihre Mehrwertsteuernummer angeben.
• Mehrwertsteuersatz und -betrag separat angeben.

➤ Einreichen von Umsatzsteuererklärungen

Reichen Sie regelmäßig Umsatzsteuererklärungen ein, normalerweise vierteljährlich oder jährlich, je nach Ihrer Methode.

Ein praktisches Beispiel finden Sie unter Umsatzsteuer-Praxisbeispiel.

➤ Bedeutung der Ausgabenverfolgung

Die Überwachung der Ausgaben reduziert Ihr steuerpflichtiges Einkommen und verschafft Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Finanzen.

➤ Maximierung der Steuerabzüge

• Geschäftsausgaben: Büromaterial, Reisen, Softwareabonnements.

• Home Office: Ein Teil Ihrer Miete und Nebenkosten.

Erfahren Sie mehr in unserem Ausgabenleitfaden und erfahren Sie mehr über die Maximierung der Steuerabzüge.

➤ Verwendung von Software zur Ausgabenverwaltung

Automatisieren Sie die Ausgabenverfolgung mit Funktionen wie:

• KI-Ausgabenscan: Laden Sie Belege hoch und überlassen Sie den Rest der KI.

• Bankintegration: Synchronisieren Sie Transaktionen direkt.

Entdecken Sie unsere Funktion KI-Ausgabenscan.

➤ Übersicht über die Optionen für Rechnungssoftware

Tabellenkalkulationen können die Aufgabe zwar erledigen, aber spezielle Software spart Zeit und reduziert Fehler.

➤ Vorteile der Verwendung von Magic Heidi

Magic Heidi wurde speziell für Schweizer Freiberufler entwickelt:

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Keine Lernkurve.
• Spezifische Funktionen für die Schweiz: Rechnungen mit QR-Code, Mehrwertsteuersätze.
• Plattformübergreifend: Verfügbar für iPhone, Android, Mac, Windows und Web.

➤ Funktionen von Magic Heidi

• Automatisches Scannen von Ausgaben: Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung.
• Import von Bankauszügen: Integrieren Sie Ihr Bankkonto.
• Anpassbare Rechnungen: Fügen Sie Logos hinzu, passen Sie Layouts an.
• Analysen: Erhalten Sie Einblicke in die Leistung Ihres Unternehmens.

Erfahren Sie mehr über unsere Mobile Invoicing-Lösungen für Schweizer Freelancer.

➤ Finanzberichte erstellen

Genaue Aufzeichnungen erleichtern Ihrem Buchhalter die Arbeit und können Ihnen Buchhaltungsgebühren sparen.

➤ Rechnungen und Ausgaben mit Buchhaltern teilen

• Exportfunktionen: Stellen Sie Daten in buchhalterfreundlichen Formaten bereit.

• Cloud-Zugriff: Lassen Sie Ihren Buchhalter direkt auf Ihre Aufzeichnungen zugreifen.

Erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter wie das geht.

➤ Steuervorbereitung vereinfachen

Wenn alles organisiert ist, wird das Einreichen Ihrer Steuererklärung weniger stressig.

➤ Rechnungsstellung in verschiedenen Währungen

• Währungsumrechnung: Achten Sie auf Wechselkurse.
• Gebühren: Berücksichtigen Sie alle zusätzlichen Transaktionsgebühren.

Unser Tool Euro-Umrechnung kann Ihnen dabei helfen.

➤ Überlegungen zur grenzüberschreitenden Mehrwertsteuer

• EU-Kunden: Es können unterschiedliche Mehrwertsteuerregeln gelten.
• Digitale Dienste: Besondere Überlegungen im Rahmen der Mehrwertsteuergesetze.

➤ Kommunikation mit internationalen Kunden

• Sprache: Erwägen Sie die Ausstellung von Rechnungen auf Englisch oder in der Sprache des Kunden.
• Zahlungsmethoden: Bieten Sie Optionen an, die international praktisch sind.

➤ Strategien zum Umgang mit verspäteten Zahlungen

• Klare Bedingungen: Geben Sie Verzugsgebühren in Ihren Rechnungen an.
• Zahlungserinnerungen: Senden Sie freundliche Hinweise.

➤ Automatisierte Erinnerungen

Verwenden Sie Software, um den Prozess zu automatisieren. Erfahren Sie mehr über Automatisierte Zahlungserinnerungen.

➤ Rechtliche Optionen zur Eintreibung von Schulden

Wenn alles andere fehlschlägt, müssen Sie möglicherweise rechtliche Schritte einleiten, dies sollte jedoch der letzte Ausweg sein.

➤ Gutschriften ausstellen

Wenn Sie eine Rechnung korrigieren müssen, ist eine Gutschrift die richtige Lösung. Erfahren Sie, wie Sie Gutschriften ausstellen richtig.

➤ Pro-forma-Rechnungen verwenden

Dies sind vorläufige Rechnungen, die vor der Erbringung einer Dienstleistung oder der Lieferung von Waren verschickt werden.

➤ Factoring und Rechnungsfinanzierung

• Factoring: Verkaufen Sie Ihre Rechnungen an Dritte, um sofort Bargeld zu erhalten.
• Rechnungsfinanzierung: Verwenden Sie Ihre Rechnungen als Sicherheit für ein Darlehen.

• Tutorials: Besuchen Sie unsere Seite Tutorials für Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

• FAQs: Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen in unserem Abschnitt FAQ.

• Hilfe: Benötigen Sie Unterstützung? Sehen Sie sich unsere Seite Hilfe an.

• Preise: Sehen Sie sich unsere Preise-Pläne an, um den für Sie am besten geeigneten zu finden.

• Ausgabenleitfaden: Tauchen Sie mit unserem Ausgabenleitfaden tiefer in die Verwaltung von Ausgaben ein.

Selbstständig zu sein ist schwer genug. Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstellung mit Magic Heidi. Verfügbar für iPhone, Android, Mac, Windows und das Internet.