Rechnung schreiben Schweiz: Pflichtangaben & Vorlage

Ja, du kannst als Privatperson in der Schweiz eine Rechnung stellen. Du brauchst dafür keine Firma, keine MWST-Nummer und keinen Handelsregistereintrag, sondern nur 7 Pflichtangaben und (am besten) einen QR-Code für die Zahlung. Hier ist, wie du eine korrekte Schweizer Rechnung in 5 Minuten schreibst, mit Vorlage, Beispielen und allen wichtigen Regeln auf einen Blick.

Mach es jetzt: Rechnung schreiben in 5 Minuten

Wenn du gerade keine Lust auf Theorie hast, hier sind die zwei schnellsten Wege zu einer fertigen Schweizer Rechnung:

1. Direkt online erstellen, kein Login nötig: Mit unserem QR-Rechnungs-Generator füllst du das Formular aus, lädst die PDF herunter und schickst sie deinem Kunden. Dauer: rund 3 Minuten.
2. Vorlage herunterladen und in Word ausfüllen: Wenn du lieber selber gestaltest, hol dir eine kostenlose Schweizer Rechnungsvorlage als Word- oder Excel-Datei und passe sie an dein Layout an.

Beide Wege sind 100 % gratis und für Privatpersonen, Freelancer und kleine Einzelfirmen geeignet. Wenn du regelmässig (mehr als einmal pro Monat) Rechnungen schreibst, lohnt sich später eine richtige Rechnungssoftware für Selbständige, die Kunden, Rechnungsnummern und Zahlungen automatisch verwaltet.

Lies weiter, wenn du verstehen willst, was genau auf eine Schweizer Rechnung gehört, wann du die MWST aufführen darfst, wann du als Privatperson "zu sehr Freelancer" wirst und wie du typische Fehler vermeidest.

Die 7 Pflichtangaben auf einer Schweizer Rechnung

Das Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 957a) verlangt, dass eine Rechnung als Buchungsbeleg dient. Das heisst: Sie muss eindeutig identifizierbar, vollständig und nachvollziehbar sein. Konkret gehören diese 7 Angaben auf jede Schweizer Rechnung, egal ob du Privatperson oder Einzelfirma bist.

1. Vollständiger Name und Adresse des Absenders

Dein voller Name (oder dein Firmenname, falls du einen hast) und deine komplette Adresse mit Strasse, PLZ und Ort. Pseudonyme oder Künstlernamen reichen nicht. Wenn du eine UID-Nummer (CHE-123.456.789) hast, kommt sie auch dazu.

Beispiel:

Anna Müller, Bahnhofstrasse 12, 8001 Zürich

2. Vollständiger Name und Adresse des Empfängers

Wer bekommt die Rechnung? Bei Geschäftskunden die Firma mit Rechtsform (AG, GmbH) und genauer Adresse. Bei Privatpersonen reicht der volle Name plus Adresse. Wenn die Rechnung über CHF 400 liegt und es um steuerlich abzugsfähige Ausgaben geht, will die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) ohnehin den vollen Empfängernamen sehen.

Beispiel:

Bäckerei Bühlmann GmbH, Dorfstrasse 8, 3014 Bern

3. Rechnungsdatum und Leistungsdatum

Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem du die Rechnung ausstellst. Das Leistungsdatum ist der Tag (oder der Zeitraum), an dem du die Arbeit gemacht hast. Bei einer einzelnen Leistung darf beides identisch sein. Bei mehreren Einsätzen schreibst du "Leistungszeitraum: 1. März bis 31. März 2026".

Diese zwei Daten sind wichtig, weil die ESTV bei einer Steuerkontrolle wissen will, in welchem Geschäftsjahr du den Umsatz verbuchen musst.

4. Eine klare, eindeutige Leistungsbeschreibung

Schreib so präzise, dass jemand, der weder dich noch deinen Kunden kennt, in zwei Jahren noch versteht, was du gemacht hast. "Beratung" reicht nicht. "Strategieworkshop am 12. März 2026, 4 Stunden zu CHF 150/h" reicht.

Mit Detailpositionen wirkt deine Rechnung ausserdem professioneller, und du beugst Streitigkeiten vor.

5. Betrag in Schweizer Franken (CHF)

CHF ist die Standardwährung. Wenn dein Kunde im Ausland sitzt, darfst du in EUR oder USD fakturieren, musst aber den Wechselkurs am Rechnungsdatum festhalten und das Schweizer Bankkonto für den Zahlungseingang nennen. Steuerlich rechnest du den Betrag immer in CHF um.

Schreib den Betrag immer ausgeschrieben: "CHF 1'250.00" oder "CHF 1'250.–". Kein nur "1250" ohne Währung.

6. Zahlungsangaben (IBAN oder QR-Code)

Ohne Zahlungsinformationen wird die Rechnung nicht bezahlt. Du brauchst eine der folgenden Optionen:

• QR-Rechnung (Standard seit Oktober 2022): Ein QR-Code mit allen Zahlungsdaten, den dein Kunde im E-Banking einscannt.
• IBAN-Nummer im Klartext: CH-Konto-Nummer, Name der Bank und dein Name als Kontoinhaber.

Zahlungsfrist ist Standard 30 Tage (also "zahlbar innert 30 Tagen netto"). Verlangst du eine kürzere Frist, schreib es konkret hin: "zahlbar bis 15. April 2026".

7. UID-Nummer und MWST-Satz (nur wenn MWST-pflichtig)

Wenn du MWST-pflichtig bist (über CHF 100'000 Jahresumsatz oder freiwillig angemeldet), brauchst du:

• Deine UID-Nummer mit MWST-Ergänzung: CHE-123.456.789 MWST
• Den MWST-Satz (8.1 % Normal, 2.6 % reduziert, 3.8 % Beherbergung, Stand 2024/2026)
• Den MWST-Betrag separat ausgewiesen
• Nettobetrag und Bruttobetrag separat

Bist du nicht MWST-pflichtig, schreibst du nichts zum Thema MWST hin. Eine fiktive UID oder ein MWST-Hinweis ohne Eintrag ist strafbar (mehr dazu unten).

Empfehlung: Rechnungsnummer

Keine gesetzliche Pflicht für Privatpersonen, aber praktisch Standard und sehr empfohlen. Sie hilft dir und deinem Kunden, die Zahlung später eindeutig zuzuordnen. Format: einfach durchnummerieren (2026-001, 2026-002 ...) oder Datum-basiert (20260512-01).

Rechnungsvorlage Schweiz: Word, Excel, PDF oder Software?

Du hast vier praktische Optionen, um eine Schweizer Rechnung zu erstellen. Welche passt, hängt davon ab, wie oft du fakturierst.

Für die Word- oder Excel-Variante hol dir eine fertige Schweizer Rechnungsvorlage (es gibt Varianten mit und ohne MWST, mit QR-Code-Feld und ohne). Vorteil: volle Kontrolle über Layout und Farben. Nachteil: Du musst den QR-Code separat erzeugen, weil Word/Excel das nicht kann.

Für den schnellen, einmaligen Fall ist der Online-QR-Rechnungs-Generator die einfachste Wahl. Du füllst ein Formular aus, der Generator erzeugt automatisch den QR-Code nach Schweizer Norm und liefert dir eine fertige PDF, ohne Login.

Sobald du mehr als ein paar Rechnungen pro Monat schreibst, machen die Vorteile einer richtigen Rechnungssoftware den Unterschied: gespeicherte Kunden, automatische Nummerierung, MWST-Berechnung, Mahnwesen und Zahlungsüberwachung. Mehr dazu auf der Übersicht zu unserer Rechnungssoftware für Schweizer Freelancer.

QR-Rechnung erstellen: Schweizer Standard seit Oktober 2022

Seit dem 1. Oktober 2022 ist der orange (ESR) und rote Einzahlungsschein vollständig abgeschafft. Schweizer Banken nehmen ihn nicht mehr an. Was du heute auf einer Schweizer Rechnung brauchst, ist entweder ein QR-Code nach Swiss QR-Code-Standard oder eine klar formatierte IBAN-Angabe im Text.

Quelle: SIX Group, Swiss QR-Bill.

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist eine moderne Schweizer Zahlungsmethode. Auf der unteren Hälfte des Rechnungsdokuments (oder als separate Seite) ist ein Zahlungsteil mit einem Swiss QR-Code abgedruckt. Der QR-Code enthält:

• IBAN des Empfängers (deine Kontonummer)
• Name und Adresse des Empfängers (dein Name)
• Name und Adresse des Zahlers (dein Kunde)
• Betrag und Währung
• Optional: Referenznummer und Zahlungszweck

Dein Kunde scannt den Code mit seiner E-Banking-App, alle Felder werden automatisch gefüllt, und er bestätigt mit einem Klick. Keine IBAN abtippen, keine Tippfehler, keine fehlgeleiteten Zahlungen.

Brauche ich eine QR-IBAN oder reicht die normale IBAN?

Beides funktioniert. Privatpersonen verwenden in der Regel ihre normale IBAN (CH...). Eine QR-IBAN ist eine spezielle IBAN, die deine Bank dir für Rechnungen mit QR-Referenznummer (QRR) ausstellt. Sie ist nur dann nötig, wenn du strukturierte Referenznummern für die automatische Verbuchung beim Empfänger nutzen willst (typisch für Firmen mit vielen Rechnungen).

Für eine Privatperson, die ein paar Rechnungen im Jahr stellt: normale IBAN genügt.

Wie erstelle ich einen QR-Code?

Du hast drei Wege:

• Online-Generator (z. B. unser QR-Rechnungs-Generator): Du gibst deine Daten ein und bekommst eine fertige PDF inklusive Swiss QR-Code.
• Rechnungssoftware: Eine Software wie Magic Heidi generiert den QR-Code automatisch beim Erstellen jeder Rechnung.
• E-Banking deiner Bank: Viele Banken (UBS, Raiffeisen, ZKB, PostFinance ...) bieten in ihrer App eine "QR-Rechnung erstellen"-Funktion an, mit der du eine PDF herunterladen kannst.

Was du nicht mehr verwenden darfst: alte Einzahlungsscheine, manuell gezeichnete QR-Codes oder Generatoren, die den Schweizer Standard nicht einhalten.

Rechnung ohne MWST: wann, warum, wie

Die meisten Privatpersonen und kleinen Einzelfirmen sind nicht MWST-pflichtig. Wer unter CHF 100'000 weltweitem Jahresumsatz bleibt, ist von der Mehrwertsteuer befreit (MWSTG Art. 10, Quelle: estv.admin.ch).

Wann darfst du keine MWST aufführen?

Wenn du nicht beim Bund (ESTV) für die MWST registriert bist, darfst du auf deiner Rechnung:

• Keine MWST aufschlagen (kein "+ 8.1 % MWST")
• Keine UID-Nummer mit MWST-Erweiterung aufführen (CHE-123.456.789 MWST)
• Keine MWST-Beträge separat ausweisen

Tust du es trotzdem, schuldest du der ESTV die ausgewiesene MWST trotzdem, auch wenn du sie nie offiziell hättest erheben dürfen. Das nennt sich "fakturierte MWST" und ist ein klassischer, teurer Anfängerfehler.

Die richtige Formulierung "ohne MWST"

Du musst nichts hinschreiben, wenn du nicht MWST-pflichtig bist. Wer es trotzdem klarstellen möchte (vor allem bei Geschäftskunden, die nachfragen könnten), nutzt einen dieser Standardsätze unter dem Rechnungstotal:

"Keine MWST gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG (Umsatz unter CHF 100'000)."

"Nicht mehrwertsteuerpflichtig."

"Rechnungssteller ist nicht im Schweizer MWST-Register eingetragen."

Damit ist die Sache für deinen Kunden und sein Treuhandbüro eindeutig.

Wann lohnt sich freiwillige MWST-Anmeldung?

Wer hauptsächlich Geschäftskunden hat (B2B) und viele Vorsteuern auf Einkäufen zahlt (Material, Software, Geräte), kann sich freiwillig für die MWST registrieren, auch unter CHF 100'000. Dann darfst du die Vorsteuer auf deinen Einkäufen zurückfordern. Für Privatpersonen und Freelancer mit wenig Material lohnt es sich selten. Detaillierte Entscheidungshilfe in unserem Guide zu MWST für Schweizer Freelancer.

Rechnung als Privatperson stellen: was geht, was nicht

In der Schweiz ist es vollkommen legal, als Privatperson Rechnungen zu schreiben. Du brauchst dafür keine Firma, keine Handelsregister-Eintragung und keine Bewilligung, solange du nicht in regulierten Branchen tätig bist (Anwalt, Arzt, Treuhänder, Architekt mit Stempel ...).

Wer darf als Privatperson eine Rechnung stellen?

Praktisch jede in der Schweiz wohnhafte Person. Typische Situationen:

• Du verkaufst ein gebrauchtes Möbel auf Tutti oder Anibis.
• Du hilfst gegen Bezahlung beim Umzug eines Nachbarn.
• Du gibst gelegentlich Nachhilfe, machst Babysitting, fotografierst eine Hochzeit.
• Du hast einen Nebenjob bei einer Firma, die dich nicht anstellen will, sondern auf Rechnung bezahlen möchte.

In allen vier Fällen darfst du eine Rechnung schreiben. Du musst aber die zwei Schwellen kennen, ab denen sich deine Situation administrativ ändert.

Die zwei wichtigen Schwellen

CHF 100'000 Jahresumsatz: Wenn dein gesamter Umsatz aus selbständiger Tätigkeit (alle Auftraggeber zusammen, weltweit) diese Grenze übersteigt, wirst du MWST-pflichtig. Bis zu diesem Betrag darfst du komplett ohne MWST fakturieren.

CHF 2'300 pro Auftraggeber pro Jahr: Wenn du regelmässig für eine Firma arbeitest und über CHF 2'300 pro Jahr erhältst, muss diese Firma dich entweder als Arbeitnehmer anstellen oder du wirst von der Ausgleichskasse als selbständig eingestuft (Quelle: ahv-iv.ch, Merkblatt 2.02). Bei nur gelegentlichen Aufträgen (z. B. einmaliger Auftrag) gilt die Schwelle nicht.

Wer regelmässig für 2-3 verschiedene Auftraggeber arbeitet und mehrere Tausend Franken im Jahr verdient, sollte die Einzelfirma gründen in der Schweiz prüfen. Es ist kein Riesen-Akt: keine Handelsregister-Pflicht unter CHF 100'000 Umsatz, keine Mindestkapital-Anforderung, und du behältst dein gewohntes Steuerregime.

Vier reale Beispiele

Möbel verkaufen (Privatverkauf): Du verkaufst dein altes Esstisch-Set für CHF 450 auf Tutti. Der Käufer will eine Rechnung für seine Buchhaltung. Du schreibst eine Rechnung mit deinen Daten, seinen Daten, der Beschreibung "Verkauf gebrauchter Esstisch und 4 Stühle" und CHF 450. Keine MWST. Steuerlich: privates Vermögen, kein steuerbares Einkommen. Du brauchst keine UID, keine Anmeldung.

Gelegenheitsjob (Aushilfe an einer Veranstaltung): Du hast an einem Wochenende beim Aufbau eines Marktstandes geholfen. Honorar: CHF 350. Die Veranstalterin zahlt nicht via Lohn, sondern auf Rechnung. Du schreibst eine Privatrechnung, "Mitarbeit Aufbau Marktstand, 12.–13. April 2026, 8 Stunden", CHF 350, IBAN. Das CHF 350 ist steuerbares Einkommen und gehört in deine Steuererklärung unter "Übrige Einkünfte" oder "Selbständige Erwerbstätigkeit".

Nachhilfe, Fotografie, Beratung: Du hilfst zweimal pro Woche einem Gymnasiasten in Mathe (CHF 60/h, 3 Stunden/Woche, 25 Wochen pro Jahr = CHF 4'500/Jahr). Pro Quartal schickst du eine Rechnung an die Eltern. Wenn du das nur für eine Familie machst, prüfst du, ob die Ausgleichskasse dich als Arbeitnehmer einstuft. Hast du 3-4 verschiedene Familien, bist du klar selbständig. CHF 4'500 sind weit unter CHF 100'000, also keine MWST. Aber: AHV-Beitragspflicht über CHF 2'300/Jahr/Auftraggeber.

Rechnung an eine Firma: Du machst als Privatperson ein Logo-Design für eine GmbH. Honorar: CHF 800. Die Firma zahlt auf Rechnung und braucht die Rechnung für ihre Buchhaltung (Aufwand). Du schreibst Privatrechnung ohne MWST und nennst es zur Sicherheit in einer Notiz: "Rechnungssteller ist nicht mehrwertsteuerpflichtig (Art. 10 Abs. 2 MWSTG)". Die Firma kann den Aufwand voll verbuchen, aber keine Vorsteuer abziehen (weil du keine MWST aufschlägst).

Wann wirst du selbständig? Die Kriterien der Ausgleichskasse

Ab welchem Umsatz oder Aktivitätslevel betrachtet dich die Ausgleichskasse als selbständig erwerbstätig? Es gibt keine fixe Umsatzgrenze. Stattdessen prüft die zuständige Ausgleichskasse fünf Kriterien (Quelle: Merkblatt 2.02 Ausgleichskassen):

Wer regelmässig auf Rechnung arbeitet, drei Kriterien erfüllt und über CHF 2'300/Jahr verdient, sollte sich bei der kantonalen Ausgleichskasse melden und um eine Einstufung "selbständig erwerbstätig" bitten. Sonst riskierst du, dass deine Auftraggeber rückwirkend AHV-Beiträge zahlen müssen, was sie dir nicht gerne verzeihen.

Mehr dazu im ausführlichen Leitfaden Einzelfirma gründen in der Schweiz.

Steuern, Buchhaltung und Aufbewahrung

Auch als Privatperson musst du Einkommen aus Rechnungen versteuern und gewisse Dokumente aufbewahren. Das vergisst leider die Mehrheit der Hobby-Fakturierer.

Einkommen deklarieren in der Steuererklärung

Jeder Franken, den du mit Rechnungen einnimmst, ist steuerbar. Punkt. Der Mythos "unter CHF 1'000 muss man nichts deklarieren" stimmt nicht. Wo du ihn einträgst, hängt vom Charakter ab:

• Gelegentliche, einmalige Einnahmen (z. B. einmaliger Aushilfsjob): Rubrik "Übrige Einkünfte".
• Regelmässige selbständige Tätigkeit: Rubrik "Einkünfte aus selbständiger Erwerbstätigkeit". Dann musst du Abschluss mit Einnahmen und Ausgaben einreichen.

Falls du nicht sicher bist, frag deine Gemeindesteuerverwaltung. Schweizer Steuerämter sind erstaunlich hilfsbereit und beantworten die meisten Fragen direkt am Telefon, ohne Kosten.

10 Jahre Aufbewahrungspflicht (OR Art. 958f)

Auch wenn du als Privatperson nicht buchführungspflichtig bist, gilt im Streitfall: Belege und Rechnungen 10 Jahre aufbewahren. Das gilt für:

• Ausgestellte Rechnungen (deine Kopie)
• Eingegangene Belege zu beruflichen Ausgaben (Material, Software ...)
• Zahlungsbestätigungen
• Bankauszüge mit Bezug zum Auftrag

Digitales Aufbewahren ist erlaubt, solange die Dokumente unverändert lesbar bleiben. Eine KI-gestützte Belegerfassung wandelt fotografierte Quittungen automatisch in durchsuchbare PDFs um und sortiert sie nach Datum. Das reicht aus Sicht der ESTV.

Wenn deine Bank Zahlungen automatisch zuordnen soll

Sobald du mehr als 5 Rechnungen pro Monat verschickst, lohnt sich ein automatischer Bankabgleich: Du importierst dein E-Banking-CSV oder camt.053, die Software ordnet die Zahlungen den offenen Rechnungen zu und markiert sie als bezahlt. Spart locker eine Stunde Admin-Zeit pro Monat.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben in der Schweiz

In meiner Erfahrung wiederholen sich die Fehler immer wieder. Sechs Klassiker, die du leicht vermeidest.

1. MWST aufschlagen ohne MWST-Registrierung: Klingt nach mehr Einnahmen, ist aber strafbar und führt zu Nachforderungen der ESTV. Wer nicht registriert ist, darf nichts zur MWST schreiben. Schon gar nicht "+ 8.1 % MWST" zum Betrag dazu.

2. Falsche oder erfundene UID-Nummer: Eine Fantasie-UID auf der Rechnung gilt als Urkundenfälschung. Hast du keine, lass das Feld weg.

3. Schwammige Leistungsbeschreibung: "Beratung" oder "Diverses" reicht weder dir noch deinem Kunden, vor allem nicht in 5 Jahren bei einer Steuerkontrolle. Schreib präzise.

4. Alte rote/orange Einzahlungsscheine verwenden: Seit Oktober 2022 nicht mehr gültig. Schweizer Banken weisen die Zahlung ab. Verwende QR-Rechnung oder zumindest klar formatierte IBAN.

5. Einkommen nicht in der Steuererklärung deklarieren: Egal wie klein, egal ob "nur 200 Franken Gefälligkeit". Im schlimmsten Fall: Steuerhinterziehung mit Strafe und Nachzahlung plus Verzugszinsen. Vermeidbar in 5 Minuten Deklarationsaufwand.

6. Belege wegwerfen oder nicht ordnen: Im Streitfall mit Kunden oder beim Steueramt ist der Beleg dein einziges Druckmittel. Speichere alles digital ab. Es kostet nichts und schützt dich.

Fazit: Rechnung schreiben in der Schweiz ist einfacher, als die meisten denken

Eine Rechnung in der Schweiz zu schreiben braucht keinen Treuhänder, keine Buchhaltungssoftware und keine Firma. Sie braucht 7 saubere Angaben, einen QR-Code oder eine klare IBAN und das Selbstvertrauen, deine Arbeit ordentlich abzurechnen. Wer unter CHF 100'000 Jahresumsatz und unter den AHV-Schwellen bleibt, kann als Privatperson völlig legal fakturieren.

Für die ersten paar Rechnungen reicht eine kostenlose Schweizer Vorlage oder unser QR-Rechnungs-Generator ohne Login. Sobald du regelmässig fakturierst und deine Kunden, Zahlungen und Belege im Griff behalten willst, schaust du dir am besten gleich eine richtige Rechnungssoftware für Schweizer Freelancer an. Magic Heidi ist von Schweizer Freelancern für Schweizer Freelancer gebaut, mit allen Pflichtangaben standardmässig drin, automatischer QR-Code-Generierung und einem fairen Preismodell, das du auf der Preisseite findest.

Hast du eine konkrete Frage zu deiner ersten Rechnung? Schreib uns. Wer Magic Heidi gebaut hat, beantwortet die E-Mails noch selber. — Nathan Ganser, Gründer von Magic Heidi.