Buchhaltungssoftware Schweiz

Tipp: Neben den oben genannten gibt es weitere Nischenlösungen. Zum Beispiel bietet milchbüechli.ch eine minimalistische Online-Software für die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung an (für Selbständige mit sehr wenigen Buchungen). Diese ermöglicht es, Einnahmen und Ausgaben simpel zu erfassen und am Jahresende einen Abschluss für die Steuererklärung zu erzeugen. Allerdings fehlen erweiterte Funktionen wie Rechnungstellung oder Offertenerstellung. Solche ultraleichten Lösungen eignen sich nur, wenn wirklich keine zusätzlichen Features benötigt werden.

Welche Buchhaltungslösung ist ideal für Einzelunternehmer, Freelancer und Sidepreneure? In dieser Zielgruppe stehen einfache Bedienung und grundlegende Funktionen im Vordergrund, da oft keine vertieften Buchhaltungskenntnisse vorhanden sind. Wichtig sind Module für Rechnungstellung, Belegerfassung und evtl. Steuerunterlagen, während komplexe Features (z.B. mehrstufige Konzernbuchhaltung) meist nicht benötigt werden.

Für Solo-Selbständige mit wenigen Buchungen kann eine einfache Buchhaltung ausreichend sein. Die sogenannte Milchbüchleinrechnung (Einnahmen-Ausgaben) ist erlaubt, wenn Ihr Umsatz unter CHF 500’000 liegt. Tools wie milchbüechli.ch richten sich genau an diese Gruppe: Hier erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben simpel in einer Liste und erhalten am Ende des Jahres einen Abschluss für die Steuererklärung. Der Vorteil: minimale Komplexität und sehr günstiger Preis (ca. 9 CHF/Monat). Der Nachteil: Keine Extras – Funktionen wie Offerten oder MwSt-Abrechnung sind auf das Nötigste begrenzt. Diese Lösung passt, wenn Sie wirklich nur ein Kassenbuch brauchen und z.B. Rechnungen separat (z.B. in Word oder einem Faktura-Tool) schreiben.

Viele Freelancer wünschen sich aber ein integriertes System, um Rechnungen zu schreiben, Kunden zu verwalten und gleichzeitig die Buchhaltung nicht zu vernachlässigen. Hier kommen Lösungen wie Magic Heidi ins Spiel. Diese bieten ein Rundumpaket: Sie können Angebote und Rechnungen erstellen, haben eine Kunden- und Projektverwaltung und Ihre Einnahmen und Ausgaben fliessen automatisch in die Buchhaltung ein. So behalten Sie den Überblick, ohne mehrere Tools zu verwenden. Magic Heidi zum Beispiel wurde ausdrücklich für Einzelfirmen entwickelt und verbindet Zeiterfassung, Ausgabenmanagement und Buchhaltung in einer Oberfläche. Das bedeutet: Arbeitszeiten können direkt in eine Rechnung übernommen werden, und diese wird verbucht, ohne dass Sie doppelt erfassen müssen. Solche All-in-One-Ansätze sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen.

Wenn Sie wenig Buchhaltungswissen haben, achten Sie auf Automatisierung. Einige Programme nehmen Ihnen Routinearbeiten ab – Magic Heidi etwa bucht mittels KI Eingangsrechnungen automatisch und gleicht Transaktionen ab. Run my Accounts geht einen Schritt weiter: Hier können Sie die Buchführung praktisch auslagern, indem Sie Belege einscannen und vom Anbieter verbuchen lassen. Für einen Einzelfreiberufler mit moderatem Belegaufkommen kann das attraktiv sein, da man sich kaum selbst um Buchungen kümmern muss. Allerdings sind diese Services mit transaktionsbasierten Kosten verbunden – rechnen Sie durch, ob das gegenüber einer pauschalen Abo-Gebühr für Sie passt.

Steuererklärung und Jahresabschluss: Als Selbständiger (Einzelfirma) müssen Sie Ihren Gewinn in der privaten Steuererklärung angeben. Eine Buchhaltungssoftware erleichtert dies, indem sie am Ende des Jahres eine Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) und eine Bilanz liefert. Diese Zahlen können Sie direkt in die Steuerformulare übernehmen oder Ihrem Treuhänder geben. Einige Programme (z.B. Banana oder milchbüechli.ch) haben spezifische Auswertungen für die Steuer vorgesehen – etwa vereinfachte Jahresberichte. Dennoch ersetzt die Software nicht den Steuerberater: Bei Unsicherheiten (z.B. Abschreibungen, Sozialabgaben) sollten Sie Rücksprache halten. Wichtig ist, dass alle Belege ordentlich erfasst sind; dabei hilft die Software, damit kein Zahlungsvorgang vergessen geht.

Fazit für Freelancer

Für viele Einzelunternehmer ist eine Cloud-Lösung mit integrierter Rechnungsstellung optimal, da sie ortsunabhängig arbeiten und alle Geschäftsprozesse in einem Tool haben möchten. Wer es ganz simpel mag und kaum Belege hat, kommt evtl. mit einem minimalen Tool oder gar Excel aus – muss dann aber diszipliniert manuell arbeiten (Fehler- und Zeitrisiko!). Sobald Sie jedoch regelmässig Rechnungen schreiben oder MWST-pflichtig werden, lohnt sich eine professionelle Buchhaltungssoftware, um Zeit zu sparen und rechtlich konform zu bleiben.

Die Auswahl der Buchhaltungssoftware sollte sich nach Ihrer individuellen Situation richten. Hier einige typische Profile und passende Lösungen:

• Freelancer/Einzelunternehmer (kein MWST, wenige Belege): Wenn Sie z.B. als Berater oder Kreativer nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben und die Buchhaltung nebenbei läuft, genügen einfache Tools. Bei minimalen Anforderungen kann milchbüechli.ch ausreichend sein. Wollen Sie Rechnungen professionell erstellen, greifen Sie eher zu Magic Heidi oder KLARA Starter, da diese Fakturierung enthalten. Banana erfordert etwas Eigeninitiative (Kenntnis der Buchhaltung), während Klara oder Magic Heidi intuitiver sind und Sie an vieles (z.B. MWST) erinnern.

• Selbständige mit MWST-Pflicht oder moderate Komplexität: Sobald Sie der MWST unterliegen oder z.B. viele Spesen, Banktransaktionen und evtl. Fremdwährungen haben, steigen die Anforderungen. Bexio in der Pro-Version ist hier eine beliebte Wahl, da es eine breite Funktionalität (Lager, Projekte, E-Banking, etc.) mit einfacher Bedienung verbindet. Klara Basic/Plus wäre ebenfalls geeignet, insbesondere wenn Sie auch Lohnabrechnungen (für sich oder 1-2 Angestellte) integrieren wollen – entsprechende Module können hinzugebucht werden. Wer IT-affin ist und maximale Kostenkontrolle möchte, kann auch CashCtrl PRO erwägen, das für CHF 340/Jahr viel bietet (und für MWST absolut gerüstet ist). Brauchen Sie Unterstützung bei der Buchhaltung, könnte Accounto interessant sein, da es viel automatisiert, oder Sie setzen auf Run my Accounts und überlassen die Buchungen weitgehend den Profis (lohnen sich meist erst ab einem gewissen Belegvolumen aufgrund der Transaktionsgebühren).

• Kleinunternehmen/KMU mit Mitarbeitern: Für GmbH/AG oder grössere Einzelfirmen mit mehreren Mitarbeitern, Lager, mehreren Projekten gleichzeitig etc., empfiehlt sich ein umfassenderes Tool. Bexio Pro oder Infoniqa (Sage) decken die meisten Bedürfnisse ab, inklusive Lohnbuchhaltung und Anlagenverwaltung. Proffix kann sinnvoll sein, wenn Sie branchenspezifische Anforderungen haben (z.B. spezielle Schnittstellen) – es lässt sich modular genau anpassen. Falls Sie bereits mit einer Treuhand-Software arbeiten oder Ihr Buchhalter Abacus nutzt, kann auch AbaNinja/AbaWeb ideal sein, da Sie so Daten direkt mit dem Treuhänder austauschen können. Generell sollten KMU auf Mehrbenutzerfähigkeit (gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen) achten – Cloud-Systeme sind hier meist im Vorteil (Benutzerverwaltung, Rechte) gegenüber Einzelplatz-Programmen.

• Startups und wachsende Unternehmen: Achten Sie auf Skalierbarkeit. Ein Programm wie Bexio oder Klara kann anfangs reichen, aber wächst mit (höhere Abos bei mehr Users/Modulen). Bei rasantem Wachstum könnten Sie später auf ein grösseres ERP (z.B. Abacus Gesamtpaket) umsteigen müssen. Prüfen Sie daher, ob Datenexport möglich ist, um im Zweifel nicht in einer Sackgasse zu stecken. Viele fangen klein an (vielleicht erst Excel, dann Banana/Bexio) – wichtig ist, dass Sie jederzeit sauber Buch führen und im Wachstum nicht den Überblick verlieren. Lieber früh auf ein solides System setzen, als später mühsam nacherfassen zu müssen.

Natürlich sind dies nur Richtlinien. Jede Situation ist anders – machen Sie am besten eine Prioritätenliste (Budget, Funktions-Must-haves, vorhandene Kenntnisse, Bereitschaft zum Abo etc.) und gleichen Sie diese mit den Angeboten ab. Oftmals bieten Anbieter Beratung oder Webinare an, um herauszufinden, ob das Produkt zu Ihnen passt.

Was kostet Buchhaltungssoftware? Die Preismodelle variieren beträchtlich – von kostenlosen Basisversionen bis hin zu umfassenden Paketen für mehrere hundert Franken pro Jahr. Hier die gängigen Modelle und worauf Sie achten sollten:

• Monatliche Abos: Die meisten Cloud-Lösungen werden im Subscription-Modell angeboten. Für Einsteigerpakete liegen die Kosten oft zwischen CHF 20 und 40 pro Monat (z.B. Klara Starter CHF 19, Bexio Starter ~CHF 35). Umfangreichere Pakete für KMU bewegen sich zwischen CHF 50 und 100+ pro Monat (Bexio Pro ~CHF 65, Klara Plus CHF 49, Bexio Pro+ ggf. ~CHF 99 usw.). Diese Abos beinhalten in der Regel Support, Updates und Datensicherung. Oft gibt es Rabatt bei jährlicher Zahlungsweise. Kalkulieren Sie die Kosten pro Jahr – für einen Freelancer kann ein 30-Franken-Abo durchaus gerechtfertigt sein, wenn es viel Zeit spart. Achten Sie auf Staffelungen: Manche Anbieter haben mehrere Stufen, oder separate Gebühren für zusätzliche Benutzer, Module (z.B. Lohnmodul extra) oder Transaktionen.

• Einmal-Kauf/Lizenz: Klassische Software für den PC wird oft per einmaliger Lizenzgebühr verkauft. Banana z.B. kann man jährlich lizenzieren (CHF 69–149/Jahr für Pro/Advanced), früher gab es Versionen zum Einmalkauf. Infoniqa/Sage vertreibt Pakete, die monatlich lizenziert werden, aber es gab auch Kaufoptionen. Der Vorteil: Nach dem Kauf können Sie die Software unbegrenzt nutzen; es fallen erst wieder Kosten an, wenn ein Upgrade auf eine neue Version gewünscht ist. Dies kann langfristig günstiger sein, sofern Sie nicht ständig die neueste Version brauchen. Allerdings müssen Sie auf Dinge wie Backup selbst achten und evtl. Support separat bezahlen. Für kleine Vereine oder Selbständige mit minimalen Ansprüchen ist ein Einmalkauf attraktiv, um laufende Kosten zu vermeiden.

• Freemium-Modelle: Einige Anbieter bieten kostenlose Grundversionen an, um Nutzer anzulocken, mit optionalen Upgrades. CashCtrl FREE ist ein voll funktionsfähiges Buchhaltungstool ohne zeitliche Limitierung – hier finanziert sich der Anbieter durch die Pro-Version und freiwillige Upgrades. Banana bietet einen Free-Modus mit beschränkter Anzahl Buchungen. Diese Varianten eignen sich zum Ausprobieren oder für sehr kleine Buchhaltungen. Seien Sie sich aber bewusst, dass bei Wachstum oder steigenden Ansprüchen ein Wechsel in eine bezahlte Version nötig wird. Auch Klara war früher im Kern gratis, verlangt aber seit 2023 Gebühren, da die Weiterentwicklung finanziert werden muss. Kostenlos heisst oft auch: limitierter Support und eventuell Werbeeinblendungen.

• Spezielle Preismodelle: Manche Dienste haben untypische Abrechnungen. Run my Accounts kombiniert z.B. ein tiefes Abo (ab CHF 0 bis 290/Monat je nach Paketgrösse) mit Kosten pro Buchungsbeleg (rund CHF 0.95–1.80 pro Transaktion). Das ist ideal, wenn Sie wenig Belege haben – dann zahlen Sie fast nichts – skaliert aber nach oben mit Ihrem Geschäft. Ein anderes Beispiel ist Accounto, das pauschal ab CHF 49/Monat kostet und dafür die Buchhaltung automatisiert ; hier zahlen Treuhänder für die Software sogar deutlich mehr (CHF 200/Monat), da sie diese für viele Mandanten einsetzen. Proffix erlaubt „Miete“ der Software, modulweise ab CHF 4 pro Monat, sodass Sie sich Ihr Paket schnüren. Atlanto hat Fixpreise bis zu einer gewissen Userzahl, etc. – kurzum, schauen Sie genau hin, wie der Preis berechnet wird: nach Anzahl Benutzer, Firmen, Buchungen, Modulen oder einer Kombination daraus.

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Lassen Sie sich nicht nur vom Preis leiten. Ein günstiges oder gar gratis Programm nützt wenig, wenn es Ihnen viel Mehrarbeit beschert oder wichtige Funktionen fehlen. Andererseits muss es nicht das teuerste All-in-One-System sein, wenn Sie die Hälfte der Funktionen nicht brauchen. Überlegen Sie, wo Sie stehen: Ein Solo-Freelancer ohne Mitarbeiter braucht keine Lohnbuchhaltung – hier können Sie eine Software ohne Lohnmodul wählen und sparen. Eine kleine GmbH mit 5 Angestellten hingegen sollte ruhig für ein Tool mit Payroll-Funktion investieren, um alle Abrechnungen sauber zu haben. Wichtig ist auch der Zeithorizont: Planen Sie, Ihr Geschäft auszubauen? Dann achten Sie darauf, dass die Software mitwächst, damit Sie nicht in einem Jahr erneut wechseln (Datenmigration kann dann teuer werden).

Zum Schluss: Viele Anbieter veröffentlichen ihre Preise transparent online, oft mit Vergleichstabellen der Pakete. Nutzen Sie diese Infos (und unsere obige Übersicht), um eine informierte Entscheidung zu treffen. Rechnen Sie die Kosten pro Jahr und setzen Sie sie in Relation zum Nutzen: Wenn Ihnen ein CHF 30/Monat-Tool mehrere Stunden Aufwand erspart und Fehler verhindert, ist es das meistens wert!