Komplette Anleitung

QR-Rechnung erstellen in Sekunden

Schweizer QR-Rechnungen sind Pflicht. Magic Heidi macht das Erstellen mühelos. Konforme Rechnungen mit scannbarem QR-Code, die schneller bezahlt werden.

Magic Heidi Rechnung mit QR-Code

Was ist eine Schweizer QR-Rechnung?

Eine Schweizer QR-Rechnung ist der standardisierte Zahlschein, der in der Schweiz seit Oktober 2022 verwendet wird. Er hat die alten orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig ersetzt.

Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen:

  • Ihre Bankdaten (IBAN oder QR-IBAN)
  • Rechnungsbetrag
  • Zahlungsreferenznummer
  • Kundeninformationen
  • Zusätzliche Zahlungsanweisungen

Ihre Kunden scannen einfach den Code mit ihrer Banking-App und bestätigen die Zahlung. Kein manuelles Tippen. Keine Fehler. Zahlung in unter 30 Sekunden.

Warum QR-Rechnungen wichtig sind

Schweizer QR-Rechnungen sind nicht nur praktisch — sie sind gesetzlich vorgeschrieben und verändern, wie Sie bezahlt werden.

⚖️

Gesetzlich vorgeschrieben

Obligatorisch seit 1. Oktober 2022
⚡

Schnellere Zahlungen

Kunden können sofort bezahlen
✓

Weniger Fehler

Keine Fehler durch manuelle Dateneingabe
📊

Bessere Nachverfolgung

Automatische Zahlungszuordnung

Voraussetzungen: Was Sie brauchen

Bevor Sie Ihre erste QR-Rechnung in Magic Heidi erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

  1. Aktives Magic Heidi Konto — Registrierung dauert 2 Minuten
  2. Schweizer Bankkonto mit IBAN oder QR-IBAN
  3. Kundeninformationen korrekt in Ihren Kontakten gespeichert
  4. Strukturiertes Adressformat für Compliance

IBAN vs. QR-IBAN verstehen

Sie können entweder eine normale IBAN oder eine QR-IBAN für QR-Rechnungen verwenden:

Normale IBAN:

  • Ihre Standard-Schweizer Bankkontonummer
  • Funktioniert für alle drei QR-Rechnungstypen
  • Geeignet für die meisten Freelancer und Kleinunternehmen

QR-IBAN:

  • Spezielle Kontonummer von Ihrer Bank
  • Beginnt mit «3» als Institutsidentifikation
  • Nur erforderlich bei automatisierter Zahlungsabstimmung
  • Bei den meisten Schweizer Banken kostenlos erhältlich

Was sollten Sie verwenden? Starten Sie mit Ihrer normalen IBAN. Beantragen Sie eine QR-IBAN nur, wenn Sie automatischen Zahlungsabgleich mit Referenznummern benötigen.

Schritt für Schritt

QR-Rechnung erstellen in 5 Schritten

Magic Heidi generiert bei jeder Rechnung automatisch konforme QR-Codes. So erstellen Sie Ihre erste QR-Rechnung.

  • 🏦
    Bankdaten einrichten

    IBAN einmal eingeben, immer nutzen

  • 📄
    Neue Rechnung erstellen

    Kunde und Leistungen ausfüllen

  • ✨
    QR-Code wird automatisch generiert

    Kein manueller Aufwand nötig

  • 👁️
    Vorschau und Validierung

    Vor dem Versand prüfen

Rechnungen
  • Rechnung #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Rechnung #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Rechnung #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

Automatische Generierung

QR-Code wird automatisch erstellt

Magic Heidi erstellt den QR-Beleg automatisch, während Sie die Rechnungsdetails ausfüllen. Der QR-Code erscheint am unteren Rand Ihrer Rechnungsvorschau mit Ihrer IBAN, dem Betrag, den Zahlungsinformationen des Kunden, einer eindeutigen Referenznummer und der Zahlungsfrist. Keine zusätzlichen Klicks nötig.

QR-Rechnung auf dem Handy

Die drei Typen von QR-Rechnungen

Schweizer QR-Rechnungen gibt es in drei Varianten. Magic Heidi unterstützt alle drei:

1. QR-IBAN mit QR-Referenz

Ideal für: Unternehmen mit vielen Rechnungen, die automatische Zahlungszuordnung benötigen

Dieser Typ enthält eine 27-stellige QR-Referenznummer, die Ihre Bank verwendet, um eingehende Zahlungen automatisch bestimmten Rechnungen zuzuordnen.

Voraussetzungen:

  • QR-IBAN von Ihrer Bank (nicht normale IBAN)
  • Strukturiertes Referenznummernsystem
  • Banksoftware, die QR-Referenzen verarbeitet

Magic Heidi erledigt: Automatische Generierung von Referenznummern nach Schweizer Standards.

2. IBAN mit Creditor Reference (ISO 11649)

Ideal für: Internationale Rechnungsstellung oder spezifische Buchhaltungsanforderungen

Nutzt den internationalen Creditor-Reference-Standard (ISO 11649). Funktioniert mit normaler IBAN, nicht QR-IBAN.

Voraussetzungen:

  • Normale IBAN
  • RF-Creditor-Reference-Format
  • Buchhaltungssoftware mit ISO 11649-Unterstützung

Magic Heidi erledigt: Generiert automatisch gültige RF-Creditor-Referenzen.

3. IBAN ohne Referenz

Ideal für: Freelancer und Kleinunternehmen mit einfacher Zahlungsverfolgung

Die einfachste Option. Keine Referenznummer nötig. Die Zahlung enthält nur Betrag und Ihre IBAN.

Voraussetzungen:

  • Nur Ihre normale IBAN
  • Manuelle Zahlungszuordnung

Magic Heidi erledigt: Erstellt saubere Rechnungen nur mit Zahlungsinformationen.

Welchen Typ sollten Sie verwenden? Die meisten Freelancer starten mit Option 3 (IBAN ohne Referenz). Wechseln Sie zu QR-IBAN mit Referenznummern, wenn Sie monatlich 50+ Rechnungen verarbeiten und automatisierten Abgleich benötigen.

November 2025 Update

Strukturierte Adressen

Seit dem 22. November 2025 verlangen Schweizer QR-Rechnungen ein strukturiertes Adressformat. Magic Heidi handhabt dies automatisch.

Erforderliches Format:

  • Strassenname und Hausnummer (separate Felder)
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Ländercode (CH für Schweiz)

Altes Format (nicht mehr gültig):

Bahnhofstrasse 123
8001 Zürich

Neues Format (erforderlich):

Strasse: Bahnhofstrasse
Hausnummer: 123
PLZ: 8001
Ort: Zürich
Land: CH

Gute Nachricht: Magic Heidi handhabt strukturierte Adressen automatisch. Wenn Sie Kundeninformationen eingeben, strukturiert die Software diese korrekt für die QR-Code-Konformität.

Rechnung versenden und drucken

Sobald Ihre Rechnung fertig ist, haben Sie verschiedene Versandoptionen. Der QR-Code bleibt unabhängig von der Versandart voll funktionsfähig.

✓ Schwarz-Weiss funktioniert
✓ Mindestens 600 DPI
✓ Alle Geräte
✓ Schweizer Standards
📧
Per E-Mail als PDF

Standardmethode mit voller QR-Unterstützung

💾
Direkter Download

Speichern und auf Kundenportale hochladen

🖨️
Ausdruck am Schalter

Funktioniert auf Standard-A4-Papier

📱
Vom Bildschirm scannen

Kein Ausdrucken nötig

Fehlerbehebung: Häufige Probleme

QR-Code wird nicht angezeigt

Problem: Rechnung wird angezeigt, aber der QR-Code-Bereich ist leer.

Lösungen:

  1. Prüfen Sie, ob die IBAN in den Firmeneinstellungen gespeichert ist
  2. Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsbetrag grösser als null ist
  3. Bestätigen Sie, dass die Kundenadresse vollständig ist
  4. Aktualisieren Sie Magic Heidi auf die neueste Version
  5. Kontaktieren Sie den Support, falls das Problem weiterhin besteht

Validierungsfehler

Problem: Magic Heidi zeigt eine QR-Validierungsfehlermeldung an.

Häufige Ursachen:

  • Ungültiges IBAN-Format (auf Tippfehler prüfen)
  • Fehlende Pflicht-Adressfelder
  • Betrag überschreitet Maximallimit
  • Sonderzeichen in falschen Feldern

Lösung: Überprüfen Sie die markierten Felder und korrigieren Sie die Fehler. Magic Heidi zeigt für jedes Validierungsproblem eine spezifische Anleitung.

Adressformat-Probleme

Problem: Warnung wegen nicht-strukturierter Adresse.

Lösung:

  1. Kundenkontakt bearbeiten
  2. Strassenname von Hausnummer trennen
  3. Ländercode (CH) hinzufügen
  4. Speichern und Rechnungserstellung erneut versuchen

Der Adress-Validator von Magic Heidi hilft Ihnen, die Formatierung vor dem Erstellen der QR-Rechnung zu korrigieren.

Druckqualitätsprobleme

Problem: QR-Code lässt sich nach dem Drucken nicht scannen.

Checkliste:

  • In 100% Skalierung drucken (nicht «An Seite anpassen»)
  • Sauberen Drucker mit frischer Tinte/Toner verwenden
  • Minderwertiges Papier vermeiden
  • PDF vor dem Drucken nicht verkleinern
  • Druckerauflösung prüfen (mindestens 600 DPI)

Testen Sie durch Scannen direkt nach dem Drucken. Wenn Ihre Banking-App den Code liest, funktioniert es auch bei Ihrem Kunden.

Best Practices

Best Practices für QR-Rechnungen

Befolgen Sie diese Tipps für eine reibungslose Zahlungsverarbeitung und schnelleren Cashflow.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Brauchen meine Kunden spezielle Software zum Bezahlen?

Nein. Jede Schweizer Banking-App unterstützt QR-Code-Scanning. Kunden öffnen einfach ihre Banking-App, tippen auf «Zahlen» oder «Scannen», richten die Kamera auf den QR-Code und bestätigen die Zahlung. Funktioniert mit allen grossen Schweizer Banken: PostFinance, UBS, Raiffeisen, Credit Suisse, Zürcher Kantonalbank und weiteren.

Kann ich QR-Rechnungen für internationale Kunden verwenden?

Ja, aber mit Einschränkungen. Europäische Kunden können zahlen, wenn ihre Bank SEPA-Zahlungen unterstützt. Die Währung muss EUR sein für europäische Kunden. Einige internationale Banken unterstützen keine Schweizer QR-Codes. Für Kunden ausserhalb Europas empfehlen sich traditionelle Rechnungen. Für Schweizer und EU-Kunden funktionieren QR-Rechnungen hervorragend.

Was, wenn ich keine QR-IBAN habe?

Sie brauchen keine. Eine normale IBAN funktioniert perfekt für die meisten Freelancer. Beantragen Sie eine QR-IBAN bei Ihrer Bank nur, wenn Sie monatlich 50+ Rechnungen verarbeiten, automatische Zahlungszuordnung benötigen oder Ihre Buchhaltungssoftware dies erfordert. Die meisten Schweizer Banken stellen QR-IBAN kostenlos zur Verfügung.

Wie weiss ich, ob mein QR-Code gültig ist?

Magic Heidi validiert QR-Codes automatisch. Zusätzliche Überprüfung: Mit Ihrer Banking-App scannen, prüfen ob alle Details korrekt angezeigt werden, Online-QR-Validatoren nutzen oder eine Testzahlung mit kleinem Betrag an sich selbst durchführen. Gültige QR-Codes lassen sich sofort scannen und zeigen vollständige Zahlungsinformationen an.

Kann ich den Betrag leer lassen?

Ja, aber nur in bestimmten Situationen: Offene Rechnungen, bei denen der Kunde den Betrag bestimmt, Spenden oder freiwillige Zahlungen, oder Anzahlungen mit variablen Beträgen. Bei leerem Betrag fügt Magic Heidi Eckmarkierungen im Betragsfeld hinzu (Schweizer Standard-Anforderung). Die meisten Geschäftsrechnungen sollten konkrete Beträge enthalten.

Funktionieren QR-Codes von einem PDF am Bildschirm?

Ja. Kunden können QR-Codes direkt von Computerbildschirmen, Tablet-Displays, Smartphone-Bildschirmen oder Projektionspräsentationen scannen. Kein Ausdrucken nötig. Dies ist sogar die bevorzugte Methode — besser für die Umwelt und schneller für Kunden.

Jetzt QR-Rechnungen erstellen

Schweizer QR-Rechnungen sind Pflicht, aber sie müssen nicht kompliziert sein. Magic Heidi ist die Software, die alle technischen Anforderungen automatisch erfüllt — damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

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