Gesetzliche Grundlagen in der Schweiz

Für Freelancer und Selbstständige in der Schweiz gelten beim Rechnungen schreiben bestimmte gesetzliche Regeln. Diese sind hauptsächlich im Obligationenrecht (OR) und im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) verankert. Keine Sorge – es ist einfacher, als es klingt. Wichtig ist, dass einige Angaben zwingend auf jeder Rechnung stehen müssen. Fehlen diese Pflichtangaben, kann das im schlimmsten Fall dazu führen, dass das Steueramt die Rechnung nicht anerkennt oder dein Kunde keinen Vorsteuerabzug daraus machen kann. Die gute Nachricht: Hältst du dich an ein paar Grundregeln, bist du auf der sicheren Seite.

Pflichtangaben laut Schweizer Recht: In der Schweiz muss eine Rechnung in der Regel folgende Elemente enthalten:

Name und Adresse des Rechnungsstellers (also deine vollständigen Angaben als Dienstleister/Firma). Seit 2014 entspricht dies der offiziellen Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz "MWST", falls du mehrwertsteuerpflichtig bist.
Name und Adresse des Rechnungsempfängers (dein Kunde). Diese Angabe ist immer erforderlich, außer vielleicht bei sehr kleinen Kassenbelegen unter CHF 400 – auf einer normalen Rechnung sollte der Kunde aber immer mit vollständiger Anschrift genannt sein.
Rechnungsdatum – wann hast du die Rechnung ausgestellt? Dieses Datum ist wichtig für Zahlungsfristen und die Buchhaltung.
Leistungsdatum – wann wurde die Leistung erbracht oder geliefert? Falls das Leistungsdatum vom Rechnungsdatum abweicht, muss es separat angegeben werden. (Wenn Leistung und Rechnung am selben Tag erfolgen, reicht das Rechnungsdatum.)
Beschreibung der Leistung oder Lieferung – eine klare, präzise Auflistung dessen, was du in Rechnung stellst. Zum Beispiel "Webdesign für Projekt X, 10 Stunden à CHF Y" oder "Beratung am TT.MM.JJJJ, 5 Stunden". Jeder Posten sollte nachvollziehbar sein, damit der Kunde und du selbst später wissen, wofür gezahlt wurde.
Betrag/Entgelt – der Preis der jeweiligen Position und der Gesamtbetrag der Rechnung. Üblicherweise listet man Netto-Preise pro Position und bildet dann eine Summe. Falls du mehrwertsteuerpflichtig bist, musst du auch den anwendbaren MWST-Satz (z. B. 7,7% Normalsatz) und den ausgewiesenen MWST-Betrag angeben. Es empfiehlt sich, Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Totalbetrag übersichtlich getrennt auszuweisen, damit der Kunde die Rechnung leicht prüfen kann. Kunden können nur korrekte Rechnungen für den Vorsteuerabzug beim Steueramt nutzen – Fehler bei der MWST-Angabe können also teuer werden.
MWST-Nummer (UID) – falls du MWST-pflichtig bist, muss auf der Rechnung deine MWST-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer mit MWST-Suffix) stehen. Dazu gehören bei mehreren Steuersätzen auch Aufschlüsselungen nach Steuersatz-Kategorien und der jeweilige Steuerbetrag. Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, darfst du keine MWST in Rechnung stellen – es ist üblich, in diesem Fall einen Hinweis wie "Keine MWST, da nicht MWST-pflichtig" auf der Rechnung zu vermerken (dazu später mehr im Abschnitt Kleinunternehmer).
Rechnungsnummer – eine eindeutige, fortlaufende Nummerierung jeder Rechnung. Zwar ist eine fortlaufende Nummerierung gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben im OR, aber dringend empfohlen. Sie hilft dir und deinem Kunden, den Überblick zu behalten, und dient der internen Buchführung. Außerdem verlangen gute Buchhaltungsstandards (und praktisch jedes Buchhaltungsprogramm) eine solche Nummerierung, um Lücken oder Doppelungen zu vermeiden. Idealerweise vergibst du Rechnungsnummern fortlaufend und nur einmalig pro Rechnung (z. B. "2023-001", "2023-002" oder ein simples "#1001, #1002" usw.).
Zahlungsinformationen – nicht gesetzlich erzwungen, aber natürlich absolut notwendig, damit du dein Geld bekommst. Gib also an, wie und wohin der Kunde zahlen soll: z. B. deine Bankverbindung (IBAN, BIC und Bankname) oder dass du einen QR-Einzahlungsschein beilegst. Viele Freelancer setzen diese Angabe in den Fuß der Rechnung. Ohne Kontodaten machst du es dem Kunden unnötig schwer, dich zu bezahlen!
Zahlungsfrist/Zahlungsziel – ebenfalls kein Muss nach Gesetz, aber sehr üblich. Schreib z. B. "Zahlbar innerhalb 30 Tagen nach Rechnungsdatum" oder "Zahlbar bis zum TT.MM.JJJJ". Fehlt diese Angabe, könnte der Kunde theoretisch sofort zahlen müssen, aber in der Praxis verzögert sich die Zahlung dann gerne mal. Mit einem klaren Zahlungsziel weiß dein Auftraggeber, bis wann er zahlen sollte.
Optionale Angaben – Es gibt noch ein paar Dinge, die freiwillig sind, aber professionell wirken: Zum Beispiel ein kurzer Dank oder Gruß am Ende der Rechnung, deine Unterschrift (bei Papierrechnungen manchmal genutzt, elektronisch nicht nötig), Hinweise auf Skonti oder Rabatte für schnelle Zahlung, oder deine allgemeinen Geschäftsbedingungen auf der Rückseite. Diese sind nicht verpflichtend, können aber Missverständnisse vermeiden und die Kundenbeziehung positiv beeinflussen.

Aufbewahrungspflichten

Neben den Angaben auf der Rechnung gibt es auch Vorschriften zur Aufbewahrung. In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Geschäftsunterlagen, also auch für Rechnungen. Das bedeutet, du musst Kopien deiner Rechnungen (sei es digital oder auf Papier) mindestens zehn Jahre lang archivieren. Im Falle einer Steuerprüfung oder anderer behördlicher Kontrolle kann man von dir verlangen, diese Dokumente vorzulegen. Bewahre deine Rechnungen also gut geordnet auf – am besten digital in deiner Buchhaltungssoftware oder zumindest als PDF auf einer Festplatte und zur Sicherheit in der Cloud. So hast du im Zweifel alle Belege parat.

QR-Rechnung als neuer Standard

Seit einigen Jahren hat sich in der Schweiz ein großer Wechsel in der Rechnungsstellung vollzogen: die Einführung der QR-Rechnung. Die QR-Rechnung ist im Prinzip eine Rechnung mit einem Zahlteil, der einen QR-Code enthält. Dieser Swiss QR Code verschlüsselt alle relevanten Zahlungsinformationen (Empfänger, IBAN, Betrag, Referenz, etc.), sodass Kunden die Rechnung bequem mit dem Smartphone einscannen und direkt bezahlen können. Seit dem 1. Oktober 2022 sind die traditionellen roten und orangen Einzahlungsscheine Geschichte – es können nur noch QR-Rechnungen verarbeitet werden; alte Einzahlungsscheine sind nicht mehr zugelassen. Für dich als Freelancer bedeutet das: Wenn du deinen Kunden einen vorbereiteten Einzahlungsschein anbieten möchtest, dann nur noch im QR-Format.

Warum das Ganze? Die QR-Rechnung standardisiert und modernisiert den Schweizer Zahlungsverkehr. Der untere Abschnitt der Rechnung (Zahlteil) enthält nun diesen QR-Code mit Schweizer Kreuz, den man abtrennen oder als PDF mitschicken kann. Deine Kunden können ihn entweder mit ihrer Banking-App scannen oder den Abschnitt nutzen, um am Schalter/Post einzuzahlen – genau wie früher, nur eben digitaler und effizienter. Vorteil: Zahlungsfehler werden reduziert (kein Vertippen langer Referenznummern mehr) und du bekommst dein Geld im Idealfall schneller.

Beispiel einer Schweizer Rechnung mit QR-Zahlteil (unten perforierter Abschnitt). Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen wie Empfänger, IBAN, Betrag und Referenz. Seit 2022 ist dieses Format der Standard, der die alten Einzahlungsscheine ersetzt hat. Kunden können den QR-Code scannen, um die Überweisung bequem auszulösen.

Muss ich als Freelancer jetzt zwingend einen QR-Code auf meinen Rechnungen haben? – Streng genommen nein, du kannst deinen Kunden auch einfach deine IBAN mitteilen und sie können manuell überweisen. Aber: Wenn du professionell wirkst und es deinen Kunden leicht machen möchtest, ist die QR-Rechnung eine tolle Sache. Viele Rechnungsprogramme (und auch Magic Heidi, siehe unten) generieren den QR-Zahlteil automatisch mit. Gerade in der Schweiz erwarten Geschäftskunden zunehmend, dass auf Rechnungen ein QR-Code vorhanden ist oder zumindest die Zahlungsinformationen im QR-Format bereitgestellt werden. Es ist also empfehlenswert, sich mit der QR-Rechnung vertraut zu machen – zumal es dich kaum Mühe kostet, aber deinen Kunden das Leben erleichtert.

Was muss in eine Rechnung rein?

Anhand der obigen Grundlagen fassen wir nochmal übersichtlich zusammen, was in jede deiner Rechnungen unbedingt rein sollte. Hier eine Checkliste der Pflichtangaben und wichtigen Infos:

Deine Firmenangaben: Name (bzw. Vor- und Nachname bei Einzelunternehmern) und vollständige Adresse (Geschäftsadresse). Auch deine E-Mail oder Telefonnummer kann dabei stehen (für Rückfragen), ist aber nicht zwingend erforderlich.
Angaben zum Kunden: Name/Firma und Adresse des Empfängers. Achte auf korrekte Rechtschreibung und aktuelle Anschrift – Fehler hier wirken unprofessionell und können zu Zustellproblemen führen.
Rechnungsnummer: Ein eindeutiger Code für die Rechnung, idealerweise fortlaufend und ohne Lücken (z. B. 2023-001, 2023-002, …). So behalten alle den Überblick, und du erfüllst die Anforderungen an eine geordnete Buchführung.
Datum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
Leistungsdatum: Falls abweichend vom Rechnungsdatum, der Tag oder Zeitraum der Leistung/Lieferung.
Beschreibung der Leistung: Auflistung aller Produkte/Dienstleistungen mit kurzer Beschreibung, Mengenangabe (z. B. Stunden, Stück) und Einzelpreis. Klare Bezeichnungen vermeiden Rückfragen.
Beträge: Preis pro Position und Zwischensummen, schließlich der Gesamtbetrag der Rechnung. Wenn du mehrere Posten hast, rechne alles sauber zusammen.
Mehrwertsteuer (falls zutreffend): Deinen MWST-Satz (%) und den MWST-Betrag in CHF. Bei mehreren Steuersätzen (z. B. Normalsatz 7,7% und reduzierter Satz 2,5%) solltest du die Beträge getrennt ausweisen. Gib außerdem deine MWST-Nummer (UID) an, damit dein Kunde die Rechnung steuerlich geltend machen kann.
Hinweis bei MWST-Befreiung: Wenn du nicht MWST-pflichtig bist und daher keine MWST in Rechnung stellst, dann vermerke auf der Rechnung „ohne MWST (nicht MWST-pflichtig)” oder eine ähnliche Formulierung. So weiß der Kunde, dass die fehlende Mehrwertsteuer kein Versehen ist.
Zahlungsinformationen: Deine Bankverbindung (IBAN und Bankname) oder der Hinweis, dass ein QR-Einzahlungsschein beigefügt ist. Ohne diese Info kann dich der Kunde nicht bezahlen – also unbedingt drauf achten! Gib ggf. auch deine bevorzugte Zahlungsart an (Banküberweisung ist Standard; falls du z.B. TWINT, PayPal o.ä. akzeptierst, kann das hier erwähnt werden).
Zahlungsfrist: Das Fälligkeitsdatum oder die Frist, bis wann gezahlt werden soll (z. B. "zahlbar innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum").
Optional: weitere Infos: Etwa Bestell- oder Projektnummer zur Referenz, sofern vorhanden; Hinweis auf angefügte Belege; Dankesformel ("Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit!"), Unterschrift bei Bedarf, etc.

Wenn du diese Punkte alle berücksichtigst, enthält deine Rechnung alle wesentlichen Angaben. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, was speziell bei Kleinunternehmern ohne MWST zu beachten ist.

Sonderfall: Kleinunternehmer ohne MWST-Pflicht

Nicht jeder Selbstständige in der Schweiz muss Mehrwertsteuer ausweisen. Es gibt die Regelung, dass Unternehmen mit weniger als CHF 100’000 Jahresumsatz von der MWST-Pflicht befreit sind (Stand heute). Bist du also ein Kleinunternehmer oder Freelancer, der z.B. nur CHF 50’000 im Jahr umsetzt, musst du dich nicht bei der Steuerverwaltung als MWST-pflichtig anmelden und entsprechend keine MWST auf deinen Rechnungen aufschlagen. Das ist zunächst mal eine Erleichterung, weil du dich um die Abrechnung der MWST keine Sorgen machen musst und deine Preise für Privatkunden niedriger halten kannst.

Wie gestaltest du die Rechnung in diesem Fall? Im Grunde genauso wie oben beschrieben, minus alle MWST-Angaben. Konkret:

Lass die Zeile für die MWST-Beträge weg (weil du ja keine erhebst).
Anstelle eines MWST-Satzes kannst du bei Betrag ggf. "inkl. 0% MWST" schreiben oder einfach nichts – wichtiger ist der Hinweistext irgendwo auf der Rechnung, dass keine MWST in Rechnung gestellt wird. Formulierungen dafür könnten sein: "Nicht mehrwertsteuerpflichtig gemäß MWSTG Art…", "Keine MWST geschuldet (Kleinunternehmen)" oder einfach "Rechnung total ohne MWST". Wie oben erwähnt, empfiehlt die Fachliteratur einen Satz wie „Rechnungstotal enthält keine Mehrwertsteuer (nicht MWST-pflichtig)”.
Natürlich hast du keine MWST-Nummer, die brauchst du dann auch nicht anzugeben. Manche Kleinunternehmer drucken stattdessen ihre Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) ohne MWST-Zusatz aufs Dokument, aber das ist freiwillig.

Achte darauf, keine falschen MWST-Angaben zu machen. Als Nicht-MWST-Pflichtiger darfst du keine Steuer ausweisen. Tust du es doch versehentlich (z.B. indem du "inkl. MWST" schreibst, aber gar keine abführst), kann das Ärger geben – im schlimmsten Fall würde das Steueramt die ausgewiesene MWST trotzdem von dir fordern, obwohl du sie vom Kunden vielleicht gar nicht erhalten hast! Also hier bitte sorgfältig sein.

Noch ein Tipp: Sollte dein Umsatz irgendwann die Grenze von CHF 100’000 übersteigen, musst du dich rechtzeitig bei der ESTV (Eidg. Steuerverwaltung) anmelden und bekommst dann eine MWST-Nummer. Ab dann musst du auf deinen Rechnungen MWST ausweisen und den Satz/Betrag angeben. Behalte also deinen Umsatz im Blick. Du kannst dich übrigens auch freiwillig für die MWST anmelden, selbst wenn du unter der Grenze bist – zum Beispiel, wenn du fast nur Geschäftskunden hast, die sowieso Vorsteuerabzug machen, kann das sinnvoll sein. Aber das ist ein Thema für sich.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Eine einfache Rechnung schreiben

Nun gehen wir ganz praktisch vor: Wie schreibst du Schritt für Schritt deine Rechnung? Gerade wenn du neu als Freelancer startest, hilft dir diese Anleitung, nichts zu vergessen. Schnapp dir am besten eine Rechnungsvorlage oder öffne Word/Excel, und folge diesen Schritten:

Schritt 1: Absender und Empfänger einfügen
Beginne oben auf der Rechnung mit deinen Absenderangaben. Das beinhaltet deinen Namen bzw. Firmenname, deine Adresse, eventuell Telefonnummer und E-Mail. Dieser Block steht meist oben links oder rechts. Direkt darunter (oft linksbündig) kommt die Anschrift des Kunden. Gib den vollständigen Namen der Firma oder Person an, plus Adresse. Beispiel:

Max Mustermann – Webdesign
Musterstrasse 1
8000 Zürich

An:
Beispiel AG
Frau Erika Beispiel
Beispielweg 5
3000 Bern

Achte auf korrekte Namen und Titel (z.B. Ansprechperson mit Frau/Herr). Tipp: Verwende für die Gestaltung am besten eine professionelle Schriftart und ein sauberes Layout, sodass Absender und Empfänger klar erkennbar sind.

Schritt 2: Datum und Rechnungsnummer
Ein Stück unter den Adressen (oder auch oben rechts) platzierst du nun die Rechnungsinformationen: Dazu gehören das Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer. Das Datum formatierst du z.B. als "15. Mai 2025". Die Rechnungsnummer vergibst du nach deinem Nummernschema – wenn es deine erste Rechnung ist, könntest du "Rechnung 1" oder "2025-001" schreiben. Bei Folgerechnungen erhöhst du diese Nummer entsprechend. Denke daran: eine Rechnungsnummer sollte einmalig sein und idealerweise in einer chronologischen Reihenfolge fortgeführt werden. Viele nutzen Jahreszahlen oder Kürzel im Nummernsystem (z.B. RE2025-001). Wichtig ist nur, dass du selbst den Überblick behältst und keine Nummer doppelt vergibst.

Zusätzlich kannst du hier auch eine Kundennummer oder Projektnummer vermerken, falls relevant. Das hilft bei großen Kunden zur Zuordnung, ist aber für Freelancer oft nicht nötig.

Schritt 3: Titel und ggf. Einleitung
Manche Rechnungen enthalten einen Titel oder Betreff, etwa "Rechnung Nr. 2025-001 für Design-Leistungen". Das ist optional, kann aber gerade bei längeren Dokumenten hilfreich sein. Direkt darunter könntest du eine kurze Einleitung oder Bezug schreiben, z.B.: "Sehr geehrte Frau Beispiel, vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Hiermit stelle ich Ihnen die erbrachten Leistungen wie folgt in Rechnung:". Dies schafft einen höflichen Einstieg. In einem einfachen Rechnungsdokument kannst du diesen Teil aber auch weglassen und direkt mit der Leistungsauflistung beginnen. Mach es so, wie es zu deinem Stil passt – bei einem lockeren Freelancer-Auftrag darf es ruhig direkt zur Sache gehen, während bei formelleren Geschäftskunden ein kurzer Text höflich wirkt.

Schritt 4: Leistungsaufstellung (Rechnungsposten)
Jetzt kommt der Kern: Was willst du abrechnen? Liste alle Leistungen oder Produkte auf, die der Kunde erhalten hat. Das geschieht am übersichtlichsten in Tabellenform mit Spalten, zum Beispiel:

Menge	Beschreibung	Einzelpreis (CHF)	Betrag (CHF)
10 Stunden	Webdesign und Layout für Projekt X (April 2025)	80.00	800.00
1 Stück	Logo-Design Pauschal	500.00	500.00
	Zwischensumme		1’300.00
	+ 8.1% MWST (falls MWST-pflichtig)		105.30
	Rechnungssumme		1’405.30

In diesem Beispiel werden zwei Posten abgerechnet: 10 Stunden Arbeit à CHF 80, sowie ein Pauschalbetrag. Die Zwischensumme gibt den Netto-Betrag an. Falls du MWST verrechnen musst, würdest du darunter den MWST-Betrag ausweisen (hier 7,7% von 1300 CHF = 100.10 CHF) und dann den Bruttobetrag als Rechnungssumme. Bist du nicht MWST-pflichtig, lässt du die MWST-Zeile einfach weg und schreibst direkt "Rechnungssumme 1’300.00 CHF". Denke daran, irgendwo kenntlich zu machen, dass keine MWST enthalten ist, damit der Kunde Bescheid weiß.

Die Beschreibung jeder Position sollte so detailliert sein, dass der Kunde weiß, wofür er zahlt. Vermeide zu allgemeine Begriffe. Statt "Dienstleistung April" lieber "Webdesign und Layout im April 2025, 10 Stunden". Das beugt Missverständnissen vor. Präzision an dieser Stelle ist wichtig, denn eine unpräzise Leistungsbeschreibung ist ein häufiger Fehler beim Rechnung schreiben.

Schritt 5: Summe und Zahlungsinformation
Nach der Auflistung der Positionen folgt, wie oben gezeigt, die Zusammenfassung der Summe. Hebe den Gesamtbetrag optisch hervor (fettgedruckt oder mit einer Linie davor). Viele schreiben "Total" oder "Rechnungsbetrag" vor den Endbetrag. Direkt darunter – oder in einem separaten Block am Fuß der Seite – kommen die Zahlungsinformationen. Hier gehören hin:

Deine Bankverbindung: z.B. Kontoinhaber: Max Mustermann, IBAN: CHxx xxxx xxxx xxxx xxxx x, Bank: Musterbank.
Zahlungsfrist: z.B. "Zahlbar bis 15.06.2025 ohne Abzug".
Falls du einen QR-Zahlteil mitsendest, ein Hinweis wie "Sie finden den QR-Einzahlungsschein im Anhang unten" oder beim Druck eben der QR-Abschnitt (wie im Bild oben gezeigt).
Optional: Hinweise wie "Bei Fragen stehe ich gern zur Verfügung." oder "Vielen Dank für Ihren Auftrag!" kann man hier ergänzen.

Es bietet sich oft an, diese Infos als Fußzeile auf jeder Rechnung zu haben. So vergisst du es nie. Ein häufiger Fauxpas ist tatsächlich, die Bankdaten zu vergessen – dann kann der Kunde nicht zahlen, bis er dich kontaktiert. Also geh sicher, dass IBAN & Co. auf der Rechnung stehen!

Schritt 6: Abschließende Checks und Versand
Bevor du die Rechnung abschickst, prüfe alles noch einmal in Ruhe. Stimmen Namen und Adressen? Sind alle Positionen aufgeführt und korrekt berechnet? Passt die Rechnungsnummer zur Reihenfolge? Ist das Datum aktuell? Insbesondere kontrolliere die Rechtschreibung (ein flüchtiger Tippfehler im Kundennamen hinterlässt keinen guten Eindruck) und die Zahlen. Bei Bedarf setze deine Unterschrift unter die Rechnung, vor allem wenn du sie auf Papier übergibst. Elektronisch ist eine Unterschrift nicht zwingend, viele PDF-Rechnungen kommen ohne Unterschrift aus.

Jetzt bist du bereit für den Versand. In der Schweiz werden Rechnungen oft per E-Mail als PDF verschickt – das geht schnell und ist praktisch. Achte darauf, die PDF eindeutig zu benennen (z.B. "Rechnung_2025-001_Mustermann.pdf"). Manche konservativen Kunden bevorzugen den Postweg, dann drucke die Rechnung aus (idealerweise auf Firmenbriefpapier, wenn du welches hast) und schicke sie per Brief. Lege bei Papierrechnungen den QR-Einzahlungsschein bei (der Ausdruck enthält den QR-Zahlteil unten).

Geschafft! Jetzt heißt es nur noch, auf fristgerechte Bezahlung zu hoffen – und gegebenenfalls nachzufassen, falls die Zahlung ausbleibt (Mahnwesen ist wieder ein eigenes Kapitel). Zumindest das Erstellen der Rechnung hast du nun im Griff.

Rechnungen schreiben mit Word/Excel oder einfachen Tools

Gerade zu Beginn nutzen viele Freelancer einfache Mittel wie Word oder Excel, um Rechnungen zu erstellen. Das ist völlig legitim: Du kannst dir in Word eine schöne Vorlage basteln oder eine fertige Rechnungsvorlage herunterladen und diese immer wieder ausfüllen. Für gelegentliche Rechnungen reicht das aus. Excel hat den Vorteil, dass du Summen und vielleicht die MWST automatisch berechnen lassen kannst, indem du Formeln hinterlegst. Tatsächlich stellen auch viele Webseiten oder Unternehmen kostenlose Excel/Word-Vorlagen bereit, um den Aufbau einer korrekten Rechnung zu zeigen.

Vorteile von Word/Excel: Du bist flexibel im Design, es kostet nichts (du hast die Software ja meist schon), und du brauchst keine Einarbeitung in ein neues Programm. Mit etwas Geschick kannst du dein Logo einbauen, die Farben anpassen und dir so ein eigenes Briefpapier gestalten. Es gibt online Anleitungen, wie man in Word Serienvorlagen oder Formeln in Tabellen benutzt, um z.B. automatisch den Betrag auszurechnen.

Nachteile und Risiken: Manuell erstellte Rechnungen sind anfällig für Fehler. Vergisst du zum Beispiel, die Rechnungsnummer anzupassen, hast du plötzlich zwei Rechnungen mit derselben Nummer – unschön für die Buchhaltung. Oder du vertippst dich bei einer Summe, und der Kunde zahlt am Ende zu wenig (oder beschwert sich). Auch die Pflichtangaben musst du jedes Mal selbst im Blick behalten. Fehlt mal eine Adresse oder der MWST-Hinweis, kann das Probleme geben. Zudem wird es lästig, immer wieder das Dokument zu kopieren und umzubasteln. Und Excel-Formeln können kaputtgehen, wenn man nicht aufpasst.

Dazu kommt das Thema QR-Rechnung: In Word oder Excel kannst du nicht mal eben einen gültigen QR-Code generieren. Du müsstest entweder einen Online-Generator benutzen, um den Swiss QR Code mit all deinen Zahlungsdaten zu erstellen und als Bild einzufügen, oder auf den QR-Zahlteil ganz verzichten – was aber, wie wir gesehen haben, inzwischen Standard ist.

Einfache Tools und Alternativen: Wenn du noch nicht bereit bist für ein umfassendes Buchhaltungsprogramm, gibt es auch leichte Tools oder Online-Services für Rechnungen. Zum Beispiel bietet die PostFinance einen QR-Generator online an, mit dem du einen Zahlungs-QR-Code erstellen kannst. Oder Plattformen wie Canva bieten hübsche Rechnungsvorlagen, die du designen und als PDF exportieren kannst. Diese erleichtern zumindest das Layout.

Langfristig lohnt es sich aber zu überlegen, ob ein spezialisiertes Rechnungsprogramm Zeit und Nerven spart. Für Schweizer Freelancer gibt es zum Glück Lösungen, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind – zum Beispiel Magic Heidi, das wir dir im nächsten Abschnitt vorstellen.

Magic Heidi: Rechnungen mit QR-Code automatisch erstellen

Eine Empfehlung für alle Selbstständigen in der Schweiz, die sich das Leben leichter machen wollen: Magic Heidi. Dabei handelt es sich um ein speziell für Freelancer entwickeltes Rechnungs- und Buchhaltungstool. Magic Heidi ist quasi ein „Schweizer Taschenmesser” für deine Finanzen – es vereint Rechnungserstellung, Spesenverwaltung und einfache Buchhaltung in einer App. Was macht Magic Heidi besonders attraktiv für Schweizer? Nun, die Software wurde für die Schweiz gebaut. Das heißt, sie berücksichtigt all die kleinen lokalen Eigenheiten, die wir oben besprochen haben.

Schweizer Besonderheiten integriert: Magic Heidi unterstützt Schweizer Mehrwertsteuer-Sätze und erstellt automatisch QR-Code-Rechnungen. Du musst also nicht separat irgendetwas berechnen oder generieren – wenn du in Magic Heidi eine Rechnung erstellst, erscheint ein korrekt formatierter QR-Zahlteil mit deiner IBAN und allen Angaben direkt auf der PDF-Rechnung. Das Tool achtet darauf, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben drauf sind und das Layout professionell aussieht. So kannst du sicher sein, dass deine Rechnung den Schweizer Standards entspricht, ohne jedes Mal eine Checkliste durchzugehen.

Einfache Bedienung: Magic Heidi wirbt damit, dass du deine erste Rechnung in 30 Sekunden erstellen kannst. Tatsächlich ist die Benutzeroberfläche sehr simpel gehalten – keine überfrachteten Menüs, sondern genau das, was ein Freelancer braucht. Du gibst deine Kundendaten ein, deine Leistungen/Positionen und Beträge, und Magic Heidi kümmert sich um den Rest (Summen, MWST-Berechnung, Formatierung). Das spart enorm Zeit im Vergleich zum Hantieren mit Word/Excel.

Multi-Plattform: Egal ob du am Laptop oder am Handy arbeitest – Magic Heidi ist auf allen Plattformen verfügbar (Web, iPhone, Android, Mac, Windows). Das heißt, du kannst z.B. unterwegs eine Rechnung auf dem Smartphone schreiben oder abends am PC, je nachdem was grad passt.

Zusatzfunktionen: Über die Rechnungsstellung hinaus bietet Magic Heidi auch einfache Buchhaltungsfunktionen: Du kannst Ausgaben erfassen, deine Umsätze pro Monat und pro Kunde nachverfolgen und behältst so den Überblick. Gerade die Umsatzübersicht zeigt dir, wer deine besten Kunden sind und wie sich deine Einnahmen entwickeln – nützlich, wenn du zum Beispiel quartalsweise die Geschäftsentwicklung prüfst oder dich auf die Steuererklärung vorbereitest.

Ein netter Vorteil: Magic Heidi ist laut Webseite speziell für Freelancer konzipiert, nicht für große KMU. Das bedeutet, du bekommst keine unnötigen Funktionen für Lagerverwaltung oder Lohnabrechnung aufgezwungen – das Tool konzentriert sich auf das Wesentliche für Ein-Personen-Unternehmen.

QR-Rechnung mit Magic Heidi: Besonders hervorzuheben ist nochmals die QR-Funktion. Magic Heidi erstellt automatisch einen gültigen Swiss QR Code auf jeder Rechnung, verknüpft mit deinem Bankkonto. Du musst nur einmal deine IBAN hinterlegen, und jede Rechnung erhält ihren individuellen Code. Deine Kunden scannen diesen Code und sehen sofort “Überweisung an [Dein Name], CHF X, Rechnungs-Nr Y” in ihrem E-Banking – sehr praktisch! Das erhöht die Chance, dass deine Rechnung schnell und korrekt bezahlt wird, weil der Kunde praktisch nur noch „klicken“ muss.

Kostet das was? Magic Heidi gibt es als Free-Trial zum Ausprobieren. Für langfristige Nutzung gibt es dann je nach Funktionsumfang verschiedene Preismodelle (oft lohnt sich das aber schnell, wenn du die gesparte Zeit in neue Aufträge investieren kannst). Die genaue Preisgestaltung kannst du auf der Magic Heidi Website einsehen. Als Freelancer solltest du solche Ausgaben als Investition in deine Professionalität sehen – ein paar Franken im Monat für Software können dir Stunden an Arbeit ersparen und beschleunigen deinen Zahlungsfluss.

Kurzum, Magic Heidi nimmt dir viel Arbeit ab: Du musst dich nicht mehr mit Formatierung, MWST-Sätzen oder QR-Code-Generatoren herumplagen. Stattdessen erstellst du mit minimalem Aufwand rechtskonforme, ansprechende Rechnungen, während du dich wieder deinen eigentlichen Projekten widmest. Probier es ruhig mal aus, wenn du merkst, dass Excel & Co. dich zu viel Zeit kosten.

(Hinweis: Natürlich gibt es auch andere Rechnungsprogramme auf dem Markt, wie Bexio, FastBill, sevDesk etc. Magic Heidi wird hier hervorgehoben, da es sich speziell auf Schweizer Freelancer fokussiert.)

Tipps für ein professionelles Rechnungsdesign

Neben dem inhaltlichen Aufbau einer Rechnung spielt auch das Aussehen eine Rolle. Deine Rechnung ist zugleich ein Aushängeschild deines Business – sie sollte daher einen professionellen Eindruck hinterlassen. Hier ein paar Gestaltungstipps, mit denen deine Rechnungen positiv auffallen (ohne dass du Grafikdesigner sein musst):

Eigenes Logo einbinden: Ein Logo macht jede Rechnung sofort persönlicher und professioneller. Platziere es oben (z.B. links neben deiner Absenderadresse oder zentriert im Briefkopf). Es kann auch dezent in der Fußzeile erscheinen. Durch das Logo erkennt der Kunde sofort, von wem die Rechnung kommt, und es stärkt deine Markenwirkung. Falls du kein offizielles Logo hast, erwäge, einfach deinen Namen in einer hübschen Schrift als "Logo" zu verwenden.
Klare Struktur und Lesbarkeit: Verwende übersichtliche Tabellen für die Posten (wie im Beispiel oben) und genug Abstand zwischen den Elementen. Vermeide zu verspielte Schriften – eine gut lesbare Schrift (Arial, Calibri, Helvetica o.Ä.) in 10-12pt ist ideal. Wichtige Angaben wie Totalbetrag kannst du hervorgehoben (fett) formatieren, damit sie ins Auge springen. Nutze ggf. Linien oder farbige Hinterlegungen, um Kopf- und Summenbereiche abzugrenzen, aber übertreibe es nicht mit Schnörkeln.
Farben und Branding: Wenn du Firmenfarben hast (z.B. dein Logo ist blau), kannst du diese Farbe dezent in der Rechnung einsetzen – etwa für Überschriften, Linien oder die Rechnungsnummer. Das schafft einen wiedererkennbaren Look. Halte dich aber an 1-2 Farben maximal, zu bunt wirkt unruhig. Ein konsistentes Design zeigt Professionalität und lässt dich aus der Masse herausstechen.
Rechnungsnummern-Logik: Wie bereits erwähnt, sollte deine Rechnungsnummer fortlaufend sein. Überlege dir ein System, das auch in Zukunft Sinn ergibt. Viele Selbstständige kombinieren Jahr und Nummer (z.B. 2023-001, 2023-002...). Das hat den Vorteil, dass man sofort sieht, aus welchem Jahr die Rechnung stammt. Andere arbeiten einfach mit einer hochzählenden Nummer. Was du vermeidest: komplizierte Muster mit vielen führenden Nullen oder Buchstaben, die keiner versteht. Halte es simpel und eindeutig.
PDF-Format nutzen: Schicke deine Rechnung immer als PDF (nicht als bearbeitbare Word/Excel-Datei). PDFs stellen sicher, dass beim Empfänger alles genauso aussieht wie bei dir, und es wirkt professioneller. In deinem PDF kannst du auch Schreibschutz aktivieren, wenn du magst, damit keiner das Dokument verändert. Viele Rechnungsprogramme erledigen das automatisch.
Kontakt- und Firmeninfos: Gestalte einen kleinen Block (oft in der Fußzeile) mit deinen zusätzlichen Angaben: z.B. Handelsregister-Nummer, MWST-Nummer (falls vorhanden), Bankkonto, E-Mail, Webseite. Das zeigt, dass du organisiert bist. Bei grösseren Firmen ist es Pflicht, gewisse Infos anzugeben – als Einzelunternehmer musst du das zwar nicht, aber es fügt Glaubwürdigkeit hinzu.
Sprache und Ton: Passe den Ton der Rechnung dem Kunden an. In der Schweiz kann das auch bedeuten, mal auf Englisch oder Französisch zu fakturieren, wenn der Kunde anderssprachig ist. Allgemein gilt: Höflich und klar. Also "Bitte überweisen Sie den Betrag bis... Vielen Dank" etc. Und vermeide allzu saloppe Ausdrücke in der Rechnung selbst – der "lockere Ton" kannst du in E-Mails anschlagen, aber die Rechnung an sich ist ein offizielles Dokument. Bleib also freundlich, aber sachlich.
Keine Tippfehler: Klingt banal, aber Korrekturlesen ist der Schlüssel. Eine Rechnung voller Tippfehler oder falscher Namen wirft ein schlechtes Licht. Prüfe daher vor dem Versenden immer alles durch (zur Not lass jemand anderen nochmal drüber schauen).

Mit diesen Design-Tipps wirkst du professionell und vertrauenswürdig. Deine Rechnung sollte letztlich widerspiegeln, wie du auch deine Arbeit angehst: ordentlich, klar und kundenorientiert. Oft entscheidet der erste Eindruck – und wenn der Kunde deine Rechnung sieht, soll er denken: "Top, das ist jemand, der weiß, was er tut."

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben – und wie du sie vermeidest

Niemand ist perfekt, und gerade am Anfang kann einem beim Rechnungen schreiben so manches Missgeschick passieren. Hier sind einige der häufigsten Fehler von Freelancern in Bezug auf Rechnungen – damit sie dir erst gar nicht passieren:

Fehlende Pflichtangaben: Der Klassiker ist, dass man in Eile etwas vergisst – sei es die Anschrift des Kunden, das Rechnungsdatum oder (ganz schlimm) die Bankverbindung. Solche Lücken führen zu Verzögerungen und ggf. rechtlichen Problemen. Vermeidung: Nutze unsere obige Checkliste oder eine Vorlage, um alle nötigen Angaben dabei zu haben. Wenn du eine Rechnungssoftware nutzt, erzwingt diese meist die Eingabe aller wichtigen Felder.
Unklare Leistungsbeschreibung: Schreibst du zu vage, weiß der Kunde nicht, wofür er eigentlich zahlen soll. Das kann zu Rückfragen oder Streit führen. Vermeidung: Beschreibe Leistungen so, dass ein Außenstehender es versteht. Lieber etwas zu ausführlich als zu knapp. Im Zweifel liste mehrere Positionen auf, statt alles in einen Posten zu quetschen – das erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Falsche oder fehlende Rechnungsnummer: Manche vergessen, die Rechnungsnummer anzupassen oder haben chaotische Systeme (z.B. zweimal die Nr. 10 vergeben). Im Geschäftsverkehr – und insbesondere, wenn MWST im Spiel ist – gilt aber: jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer. Vermeidung: Führe eine einfache Liste/Buch (oder nutze Software), wo du deine Rechnungen nummerierst. Halte dich an ein Schema. Wenn du versehentlich doch mal eine Nummer doppelt vergeben hast, korrigiere es umgehend (stell z.B. eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer aus).
Kundendaten falsch geschrieben: Ein kleiner Tippfehler im Firmennamen oder eine veraltete Adresse sind ärgerlich. Es wirkt unaufmerksam und kann dazu führen, dass die Rechnung den Kunden nicht erreicht oder dieser sie korrigiert zurückschickt. Vermeidung: Nimm die Kundendaten aus dem Vertrag/Briefkopf, kopiere sie sorgfältig. Prüfe besonders die Rechtsform (GmbH, AG, etc.) und Zustellangaben. Speichere Kundendaten in einem Adressbuch oder deinem Rechnungsprogramm, dann passieren Fehler nur einmal und nicht bei jeder Rechnung neu.
Zahlungsinformationen vergessen: Wie oben erwähnt, passiert es leider, dass auf der wunderschön erstellten Rechnung zwar alles steht – außer wohin bezahlt werden soll. Ohne IBAN keine Kohle. Vermeidung: Mach dir bewusst: Der Hauptzweck der Rechnung ist, bezahlt zu werden. Also prüfe immer, ob deine Bankverbindung und ggf. der QR-Code drauf sind. Ein Trick: Schreibst du in der Rechnungsvorlage standardmäßig "Bitte überweisen Sie an IBAN... bei Bank...", dann vergisst du es nie, weil du nur die Punkte ausfüllen musst.
Falscher Mehrwertsteuer-Ausweis: Dieser Fehler kann verschiedene Formen haben – zum Beispiel, du weist 8.1% MWST aus, obwohl du gar nicht MWST-pflichtig bist (illegal und gefährlich, wie oben beschrieben), oder du gibst den falschen Steuersatz an (z.B. 8.1% statt korrekterweise 2.6% für eine bestimmte Leistung), oder du berechnest den MWST-Betrag falsch. Das führt zu Chaos: Der Kunde kann die MWST nicht richtig geltend machen und du müsstest ggf. Korrekturrechnungen schicken oder im schlimmsten Fall dem Steueramt zu viel ausgewiesene MWST abführen. Vermeidung: Kenne die für dich geltenden MWST-Regeln. Nutze ein Tool oder zumindest den Taschenrechner, um MWST-Beträge exakt zu berechnen. Und wenn du nicht MWST-pflichtig bist, weise nirgends MWST aus, sondern setze den klaren Hinweis "ohne MWST". Im Zweifel frag deinen Treuhänder/Steuerberater, wenn du unsicher bist, welcher Steuersatz gilt. Lieber einmal mehr prüfen als Ärger riskieren.
Kein Zahlungsziel angegeben: Du wunderst dich, warum ein Kunde auch nach 2 Monaten noch nicht gezahlt hat? Schau auf deine Rechnung – steht dort überhaupt bis wann gezahlt werden soll? Wenn nicht, gibt es Kunden, die das als offenes Zahlungsziel interpretieren. Vermeidung: Immer eine konkrete Frist angeben (z.B. "zahlbar bis 30. Juni 2025"). Keine Frist = potenziell lange Wartezeit.
Unübersichtliches Layout: Zu guter Letzt kann es auch ein Fehler sein, wenn die Rechnung zwar inhaltlich stimmt, aber so unübersichtlich ist, dass der Kunde suchen muss. Etwa wenn Beträge nicht klar ausgewiesen sind oder 10 verschiedene Schriftarten bunt durcheinander gewürfelt wurden. Vermeidung: Halte das Design clean (siehe vorheriger Abschnitt). Hauptsache, der Kunde findet sofort: Wer stellt die Rechnung? Für was? Wie viel? Bis wann? Wohin zahlen? Wenn all das binnen Sekunden erkennbar ist, hast du alles richtig gemacht.

Falls dir doch ein Fehler unterlaufen sollte – keine Panik! Viele Dinge lassen sich korrigieren. Du kannst bei Bedarf eine stornierte Rechnung (Gutschrift) ausstellen und neu fakturieren, oder dem Kunden eine einfache berichtigte Version schicken. Wichtig ist Ehrlichkeit: Entdeckst du einen Fehler, steh dazu und bereinige ihn zeitnah. Deine Kunden werden das verstehen, solange es nicht ständig vorkommt.

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Warum korrekte Rechnungen so wichtig sind