Rechnung schreiben als Selbstständige/r in der Schweiz

Wenn Sie selbstständig in der Schweiz arbeiten, ist Ihre Rechnung nicht nur eine Zahlungsaufforderung – sie ist auch ein wichtiges Buchhaltungsdokument. Eine klare, konforme Rechnung hilft Ihnen, schneller bezahlt zu werden, vermeidet Rückfragen beim Kunden und reduziert Risiken bei einer allfälligen Buchführungsprüfung.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine Checkliste zum Kopieren, MWST-Klarheit (inkl. aktueller Sätze) und QR-Rechnungs-Hinweise für 2026 – plus Beispiele und sofort einsetzbare Formulierungen.

Schweizer Rechnungs-Checkliste (Pflicht vs. empfohlen)

Nutzen Sie diese Liste als «nichts vergessen»-Übersicht.

Pflichtangaben (Best Practice für die Schweiz)

Auch wenn die Anforderungen je nach MWST-Situation variieren können, sollte eine professionelle Schweizer Rechnung Folgendes enthalten:

• Ihr Firmenname + Adresse (Rechnungssteller)
• Name + Adresse Ihres Kunden (Rechnungsempfänger)
• Rechnungsdatum
• Eindeutige Rechnungsnummer (idealerweise fortlaufend)
• Beschreibung der Leistung/des Produkts (was Sie geliefert haben)
• Menge und Einzelpreis (z.B. Stunden × Stundenansatz)
• Zwischentotal und Gesamtbetrag (in CHF bei Inlandkunden)
• Zahlungskonditionen (Fälligkeitsdatum oder Anzahl Tage)
• Zahlungsangaben (IBAN / Kontoangaben; QR-Zahlungsteil in der Praxis dringend empfohlen)

Pflicht falls MWST-pflichtig

Falls Sie für die Schweizer MWST registriert sind, ergänzen Sie:

• Ihre MWST-Nummer (UID/IDE mit „MWST")
• Angewandte(r) MWST-Satz/-Sätze (z.B. 8.1%, 2.6%, 3.8%)
• MWST-Betrag (klar ausgewiesen)
• Nettobetrag + Bruttobetrag (für Klarheit empfohlen)

Empfohlen (beschleunigt Zahlungseingang)

• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Projekt- / Referenznummer (besonders bei B2B-Kunden)
• Leistungsperiode (z.B. „Leistungen erbracht im Jan. 2026")
• Zahlungsverzugs-Hinweis (höflich und klar)
• QR-Rechnungs-Zahlungsteil (QR-Code + strukturierte Zahlungsdaten)

Schritt für Schritt: Schweizer Rechnung erstellen (die Kunden akzeptieren)

1) Ihre Absenderangaben ergänzen (Sie)

Angeben:

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Strasse + Hausnummer, PLZ, Ort, Land
• Optional: E-Mail/Telefon, Website

Wenn Sie als Einzelfirma arbeiten, können Sie auf Ihren eigenen Namen fakturieren (viele tun das), seien Sie jedoch konsistent über alle Rechnungen und Bankangaben hinweg.

2) Kundenangaben ergänzen (Empfänger)

Angeben:

• Firmen-/Kundenname
• Strasse + Hausnummer (oder Postfach, falls zutreffend)
• PLZ, Ort, Land

Tipp: Ist der Kunde eine Firma, verwenden Sie den offiziellen Firmennamen und die Rechnungsadresse, um interne Freigabeverzögerungen zu vermeiden.

3) Rechnungsnummer vergeben (und einzigartig halten)

Verwenden Sie ein Nummerierungssystem, das Sie langfristig beibehalten können, z.B.:

• 2026-001, 2026-002, …
• oder RG-2026-001

Fortlaufende Nummerierung ist eine einfache interne Kontrolle, die bei Buchhaltung, Zahlungsverfolgung und Prüfungen hilft.

4) Rechnungsdatum und (optional) Leistungsperiode angeben

Geben Sie immer das Rechnungsdatum an.

Ergänzen Sie auch die Leistungsperiode, besonders bei:

• monatlichen Retainern
• stündlicher Beratung
• Abonnements
• wiederkehrenden Wartungsleistungen

Beispiel:
Leistungsperiode: 01.–31. Januar 2026

5) Beschreiben, was Sie geliefert haben (Positionen)

Ihre Rechnungspositionen sollten für Aussenstehende verständlich sein.

Gute Positionsformate:

• „UX-Design – Workshop & Wireframes (8 Std. × CHF 140)"
• „Elektroarbeiten – Lampenmontage (Material + Arbeit)"
• „Coaching-Paket – Sitzung 3 von 6"

6) Totale ergänzen (Netto, MWST, Brutto)

Eine übersichtliche Struktur sieht so aus:

• Zwischentotal (Netto)
• MWST (nach Satz, falls zutreffend)
• Total (Brutto)

Wenn Sie auf einer Rechnung unterschiedliche MWST-Sätze anwenden, weisen Sie diese separat aus.

7) Zahlungskonditionen ergänzen (seien Sie explizit)

Üblich in der Schweiz sind 10 Tage oder 30 Tage, nutzen Sie aber was zu Ihrem Geschäft und den Kundenerwartungen passt.

Beispiele:

• „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum."
• „Fällig am: 15.02.2026"

8) Zahlungsangaben ergänzen (IBAN + QR-Rechnungsteil)

Mindestens sollten Sie Ihre IBAN und den Kontoinhaber angeben. In der Schweiz erwarten Kunden zunehmend einen QR-Zahlungsteil (QR-Rechnung), weil er Fehler reduziert und die Zahlung beschleunigt.

MWST: Wann Sie sie verrechnen müssen – und wie Sie sie ausweisen

Die MWST ist der Bereich, bei dem die meisten Selbstständigen unsicher sind. Der Schlüssel ist: ob Sie MWST-registriert sind bestimmt, was Sie ausweisen können (und müssen).

Müssen Sie sich für die MWST in der Schweiz registrieren?

Eine gängige Faustregel lautet:

• MWST-Registrierung wird obligatorisch, sobald Ihr Umsatz CHF 100'000 übersteigt (vorbehältlich spezifischer Bedingungen und Ausnahmen).

Liegen Sie unter der Grenze, können Sie sich dennoch freiwillig registrieren (z.B. wenn Sie Vorsteuer auf Geschäftsausgaben zurückfordern möchten). Im Zweifelsfall klären Sie Ihre Situation mit einer Treuhandstelle/Buchhalterin oder der offiziellen MWST-Beratung.

Aktuelle Schweizer MWST-Sätze (auf MWST-Rechnungen angeben)

Zum Zeitpunkt dieser Veröffentlichung werden folgende Schweizer MWST-Sätze häufig genannt:

• 8.1% (Normalsatz)
• 2.6% (reduzierter Satz)
• 3.8% (Sondersatz, z.B. Beherbergung)

Verwenden Sie den Satz, der zu Ihren Waren/Dienstleistungen passt. Im Zweifelsfall prüfen Sie die korrekte MWST-Behandlung für Ihre Branche.

Was auf der Rechnung angeben, falls MWST-registriert

Ergänzen Sie:

• Ihre MWST-Nummer (UID/IDE + „MWST")
• Den MWST-Satz und MWST-Betrag
• Netto- und Brutto-Totale

Beispiel MWST-Block (Vorlage zum Kopieren):

• Zwischentotal (Netto): CHF 2'000.00
• MWST 8.1%: CHF 162.00
• Total (Brutto): CHF 2'162.00

Beispielformat MWST-Nummer:
CHE-123.456.789 MWST

Was, falls Sie nicht MWST-registriert sind?

Falls Sie nicht MWST-registriert sind, sollten Sie grundsätzlich keine MWST verrechnen oder einen MWST-Betrag ausweisen. Viele Freelancer fügen einen kurzen Hinweis hinzu, damit Kunden verstehen, warum die MWST fehlt.

Nicht-MWST-Formulierungen (zum Kopieren):

• „Nicht MWST-pflichtig (keine MWST verrechnet)."
• „Von der MWST befreit / nicht MWST-pflichtig."
• „Nicht für die Schweizer MWST registriert."

Halten Sie es einfach und konsistent – besonders für B2B-Kunden, die MWST-Rechnungen gewohnt sind.

QR-Rechnung in der Schweiz (was sie ist, wann sie nötig ist und das 2025-Update)

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine Schweizer QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem QR-Zahlungsteil, der einen QR-Code mit strukturierten Zahlungsinformationen enthält (Empfänger, IBAN, Betrag, Referenz usw.). Kunden können ihn im E-Banking oder in Banking-Apps scannen, um schnell und korrekt zu zahlen.

Ist ein QR-Code auf Schweizer Rechnungen obligatorisch?

In vielen Szenarien ist ein QR-Zahlungsteil nicht gesetzlich „obligatorisch" für jede Rechnung – aber in der Praxis stark erwartet für Schweizer Inlandzahlungen, weil er:

• Zahlungsfehler reduziert
• Freigabe und Abwicklung beschleunigt
• professionell und „Schweizer Standard" wirkt

Wenn Sie regelmässig Schweizer Kunden fakturieren, ist QR-Zahlung eine grosse Erleichterung.

Wichtiges Update für 2026: strukturierte Adressen in QR-Codes

Der Schweizer QR-Rechnungsstandard hat sich weiterentwickelt. Ab 21. November 2025 führen Updates der QR-Rechnungsrichtlinien strukturierte Adressanforderungen im QR-Code ein (mit Übergangsphase). Praktisch bedeutet das:

• Falls Sie QR-Zahlungsteile generieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Tool strukturierte Adressen unterstützt (separate Felder wie Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land).
• Ältere Formate mit unstrukturierten Adresszeilen werden möglicherweise auslaufen und könnten langfristig Akzeptanzprobleme verursachen.

Falls Sie QR-Rechnungen noch manuell oder mit älteren Vorlagen erstellen, ist dies Ihr Signal zum Update.

QR-Rechnung und internationale Kunden

Bei ausländischen Kunden versenden Sie möglicherweise weiterhin eine Standard-PDF-Rechnung mit:

• Ihrer IBAN (idealerweise IBAN/SWIFT-Details je nach Zahlungsmethode)
• Währung und Zahlungshinweisen

Ein Schweizer QR-Zahlungsteil ist primär hilfreich, wenn der Zahlende das Schweizer Banking-System nutzt. Bei internationaler Fakturierung konzentrieren Sie sich auf klare Überweisungsdetails und die korrekte steuerliche Behandlung.

Rechnungsbeispiele (Leistungen, Spesen, Rabatte) zum Kopieren

Beispiel 1: Stundenbasierte Rechnung (Freelancer/Berater)

Positionen

• Strategieberatung – 12 Std. × CHF 150.00 = CHF 1'800.00
• Projektmanagement – 3 Std. × CHF 150.00 = CHF 450.00

Zwischentotal: CHF 2'250.00
MWST 8.1%: CHF 182.25
Total: CHF 2'432.25

Zahlungskonditionen: Zahlbar innerhalb von 10 Tagen.

Beispiel 2: Festpreis-Projektmeilenstein

• Website-Redesign – Meilenstein 1 (Konzept + Design) = CHF 3'500.00

Fügen Sie eine klare Leistungsbezeichnung wie „Meilenstein 1" oder „Phase 1" hinzu, um Unstimmigkeiten zu reduzieren.

Beispiel 3: Rückerstattbare Spesen (transparent und kundenfreundlich)

• Reise (Zürich–Bern, 2. Klasse) = CHF 68.00
• Stock-Fotos (Belege auf Anfrage verfügbar) = CHF 45.00

Tipp: Manche Kunden verlangen beigefügte Spesenbelege – definieren Sie Ihren Prozess und erwähnen Sie dies vorab.

Beispiel 4: Rabattposition

• Design-Leistungen = CHF 2'000.00
• Rabatt (10% Kulanz-Rabatt) = –CHF 200.00
  Zwischentotal: CHF 1'800.00

Machen Sie Rabatte explizit, um den wahrgenommenen Wert zu erhöhen und Rückfragen zu reduzieren.

Zum Kopieren: Rechnungs-Fusszeilen-Pack (Zahlung + Mahnungen)

Nutzen Sie diese Textbausteine, um Zeit zu sparen und konsistent zu klingen.

Zahlungshinweis (einfach)

„Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag auf das oben angegebene Konto. Vielen Dank."

Zahlungskonditionen (10 / 30 Tage)

• „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum."
• „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum."

Zahlungsverzugs-Formulierung (bestimmt aber professionell)

• „Bei Fragen zu dieser Rechnung kontaktieren Sie uns bitte. Geht die Zahlung nicht bis zum Fälligkeitsdatum ein, erfolgt eine Mahnung."
• „Bitte beachten Sie: Überfällige Beträge können gemäss unseren Bedingungen Mahngebühren und/oder Verzugszinsen unterliegen."

(Falls Sie Gebühren/Zinsen verrechnen möchten, stellen Sie sicher, dass Ihre Bedingungen konsistent und für Ihre Kundenbeziehungen angemessen sind.)

Nicht-MWST-registriert Hinweis

• „Nicht MWST-pflichtig (keine MWST verrechnet)."

Häufige Schweizer Rechnungsfehler (und wie Sie sie vermeiden)

1) Fehlende oder unklare MWST-Angaben

Falls MWST-registriert, brauchen Kunden (und Ihre Buchhaltung):

• MWST-Nummer
• Satz
• MWST-Betrag

Falls nicht registriert, weisen Sie keine MWST aus – fügen Sie stattdessen einen kurzen Hinweis hinzu.

2) Keine eindeutige Rechnungsnummer

Eine fehlende oder doppelte Nummer schafft Verwirrung, erschwert die Zahlungszuordnung und kompliziert die Buchhaltung.

3) Vage Positionen

„Erbrachte Leistungen" führt zu Verzögerungen. Ersetzen Sie es durch eine konkrete Beschreibung mit Daten/Periode.

4) Keine Zahlungskonditionen

Wenn Sie nicht angeben, wann Zahlung fällig ist, erhöhen Sie die Chance, dass die Rechnung in jemandem Posteingang liegen bleibt.

5) Veraltete QR-Rechnungsformatierung

Falls Sie QR-Zahlungsteile nutzen, stellen Sie sicher, dass Ihr Setup mit den strukturierte-Adresse-Erwartungen ab Nov. 2025 übereinstimmt, damit Zahlungen weiterhin reibungslos verarbeitet werden.

Aufbewahrung: Wie lange müssen Sie Rechnungen in der Schweiz aufbewahren?

Eine weitverbreitete Best Practice in der Schweiz ist die Aufbewahrung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen für 10 Jahre.

Praktische Tipps:

• Speichern Sie eine finale PDF-Version jeder versendeten Rechnung.
• Halten Sie eine klare Namenskonvention ein (z.B. 2026-001_Kundenname.pdf).
• Bewahren Sie Belege (Verträge, Stundenzettel, Quittungen) bei der Rechnung auf.

Einfache Rechnungsstruktur zum Wiederverwenden (Vorlagen-Übersicht)

Nutzen Sie dies als Standard-Layout:

1. Kopfzeile: Rechnung + Rechnungsnummer
2. Ihre Angaben (Absender)
3. Kundenangaben (Empfänger)
4. Rechnungsdatum + Fälligkeitsdatum (oder Zahlungskonditionen)
5. Positionstabelle (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag)
6. Zwischentotal, MWST (falls zutreffend), Total
7. Zahlungsangaben (IBAN und/oder QR-Zahlungsteil)
8. Hinweise (Nicht-MWST-Wording, Dankesnachricht, Referenz)