Type de comptabilité

Le type de comptabilité dépend de votre niveau de chiffre d’affaires. C’est la raison pour laquelle cet article s’adresse aux indépendants avec un revenu de l’activité inférieur ou égal à 500 000 CHF.
Voici un extrait de l’article 957, alinéa 2 du Code des obligations sur l’obligation de tenir une comptabilité selon le type de société

Art. 957

1. Les entreprises suivantes ne tiennent qu’une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine :
   • les entreprises individuelles et les sociétés de personnes qui ont réalisé un chiffre d’affaires inférieur à 500 000 francs lors du dernier exercice ;
   • lles associations et les fondations qui n’ont pas l’obligation de requérir leur inscription au registre du commerce ;
2. Le principe de régularité de la comptabilité s’applique par analogie aux entreprises visées à l’al. 2.*

*Par « régularité », on entend que vous suiviez les différentes opérations de recettes et de dépenses de votre entreprise via un tableau. Regardez par-là : Comment tenir une comptabilité pour indépendant en Suisse ?

Déclaration des indemnités journalières versés à l’AVS aux indépendants.

L’inscription à l’AVS est à soumettre à partir de 2300.00 CHF et 2 clients. L’organisme étudie alors votre situation et détermine votre inscription.
Voici les taux de cotisation résumés :

• Taux général 8,1%
• Si le revenu brut est entre 9 800 CHF et 58 800 CHF alors le taux est de 4,35%.
• Si le revenu brut est inférieur ou égal à 9700 CHF alors le montant de la cotisation est de 422 CHF par année sauf si le montant est déjà perçu sur le salaire d’une activité dépendant.

Ci-dessous, vous trouverez un extrait retravaillé de l’article 9, point 2 « Notion et détermination » du revenu de l’activité indépendante afin de comprendre comment vos cotisations sont calculées.

L'article 9 définit et détermine le revenu provenant d'une activité indépendante. Ce revenu inclut:

• Tout revenu du travail autre que la rémunération pour un travail en situation dépendante.
• Pour calculer ce revenu, plusieurs déductions sont autorisées du revenu brut :
  • Les frais généraux,
  • Les amortissements,
  • Les pertes commerciales,
  • Les versements à des institutions de prévoyance,
  • Les versements personnels à des institutions de prévoyance professionnelle,
  • L'intérêt du capital propre engagé dans l'entreprise*

Les autorités fiscales cantonales déterminent ce revenu et le capital propre engagé puis le transmettent aux caisses de compensation. Les caisses de compensation ajoutent les déductions admissibles selon le droit fiscal pour calculer les cotisations dues.

*L’intérêt sur le capital propre engagé correspond à une charge pour votre entreprise. Lorsque vous faîtes un emprunt bancaire, la banque perçoit en rémunération un intérêt mensuel ou annuel. Ici, c’est la même chose : si vous avez constitué un capital sur un compte bloqué pour votre entreprise alors on estime que vous devez percevoir un intérêt sur ce capital. Bien souvent, vous ne le prélevez pas en vrai mais on crée une fausse charge. Elle est admise par l’AFC. Cet outil est à demander auprès d’un professionnel de la comptabilité.

Cotisation aux assurances 2ème pilier

Si vous êtes assurés à une assurance professionnelle, vous pouvez:

Pour les contribuables assurés sous le régime du 2e pilier
Les personnes salariées et celles exerçant une activité indépendante assurées obligatoirement ou facultativement à une institution de prévoyance professionnelle (2e pilier) peuvent déduire les montants versés, mais au maximum : CHF 7 056 pour l’année 2023

Normalement, sur le site de votre assurance, vous avez un relevé des cotisations disponible pour la déclaration.

Si vous n’êtes pas assurés à une assurance professionnelle, vous pouvez:

Pour les contribuables n’étant pas assurés sous le régime du 2e pilier
Les personnes salariées et celles exerçant une activité indépendante qui ne sont pas affiliées à une institution de prévoyance professionnelle (2e pilier) peuvent déduire les montants versés jusqu’à 20% du revenu net* provenant d’une activité lucrative, mais au maximum : CHF 35 280 pour l’année 2023

*Le revenu net correspond à votre revenu brut diminué de l’ensemble des charges.
**Extrait du document « informations complémentaires » disponible sur le site de l’AFC.

Page 1 - Renseignements généraux

B. Tenue des comptes

Il faut sélectionner la façon dont sont construits les montants que vous allez renseigner.

Le type de comptabilisation « sur la base des montants facturés » veut dire sur la base de la facture et non du paiement.

On va y aller plus doucement ! Vous effectuez une vente pour un client et vous faîtes une facture. Votre client bénéficie d’une période pour payer cette facture. Si vous choisissez de déclarer selon les montants facturés alors vous devez ajouter ce montant à votre déclaration.

Au contraire, si vous choisissez de déclarer les montants sur la base des encaissements alors il faut prendre en compte les factures payées uniquement.

Voici un diagramme pour visualiser

Le type de comptabilisation ne peut pas être modifié au cours de votre déclaration. Il ne faut pas mélanger les types de montants !

Nous vous conseillons de sélectionner « sur la base des encaissements ».

C. Cotisations AVS, AI, APG et allocations familiales (AF) personnelles de l’exploitant

Si vous êtes affilié à une caisse de compensation, il faut demander le décompte sur votre espace AVS et inscrire « oui » sur le formulaire.
Pour plus d’informations, voici notre article pour s’affilier à l’AVS.

D. Prévoyance professionnelle (2e pilier)

Les montants comptabilisés à charge de l’exploitation correspondent aux relevés de cotisation versées au cours de l’année pour vous et pour vos employés. Ces informations sont à récupérer sur les comptes de vos assurances.

Il est tout à fait possible que vous n'ayez pas de 2e pilier en tant q'indépendant et que la somme à indiquer soit 0.

E. Prélèvements en nature et parts privées aux frais généraux des montants comptabilisés

Ces questions permettent de déterminer la structure de vos charges privées qui sont comptabilisées au sein de votre entreprise cette année. La question globale est : y a-t-il des charges privées qui diminuent le résultat de mon entreprise individuelle ?

Par conséquent, si vous répondez « oui » à une de ces questions, il faudra connaître les montants pour les déclarer dans la partie II en page 2 et 3 du formulaire.

Dans la majorité des cas, les indépendants répondent "non" à toutes les questions dans cette section.

Page 2 – Partie 2 - A

3. Autres prestations appréciables en argent

Les choses offertes par vos clients en retour de votre prestation par exemple.

7. Dépenses professionnelles

Ici, vous ne pouvez renseigner que les points a) et b). Le reste se passe en page 3 dans la partie « Frais généraux ».

8. Variations des inventaires

Comme spécifié au début de l’article, c’est ici que va s’inscrire le montant de votre variation de stock (Inventaire final - inventaire initial) depuis Le tableau des inventaires en page 3.

Si vous travaillez sur la base des encaissements, le reste n’est pas à renseigner obligatoirement. Toutefois, le guide « Instructions complémentaires » vous permet de renseigner ces montants.

Page 3 – Partie 2 - B. Frais généraux

Vous pouvez vous rendre sur cet article pour identifier vos dépenses. Ce sera une aide supplémentaire pour attaquer cette partie !

Allons-y !

Les points 1 et 2 sont explicites. Il vous faut donner les salaires des employés, les salaires en nature s’il y a lieu (mise à disposition d’un véhicule par exemple) et les cotisations versées à l’AVS et les primes d’assurance du 2e pilier.

3. Dépenses professionnelles de déplacement et représentation (sauf frais de véhicule, qui doivent être indiqués sous chiffre 4)

Cette rubrique comprend les frais de déplacements professionnels des employés et de l’exploitant. C’est le moment de placer votre séjour à l’étranger pour rencontrer un client.

4. - 5. Frais des véhicules commerciaux / Frais de véhicules privés mis à la charge de l’entreprise

Pour les points 4 et 5, Il y a deux solutions :

• Soit votre véhicule appartient à votre entreprise (fortune commerciale) alors le point 4 est à remplir.
• Soit votre véhicule vous appartient (fortune privée) alors c’est le point 5 qui est à remplir. Dans ce cas, il faut comptabiliser l’ensemble des frais de la voiture. Ensuite, vous calculez une part d’utilisation professionnelle et une part privée en fonction de votre utilisation.

Exemple : 60% d’utilisation professionnelle et 40% d’utilisation privée ; les frais s’élèvent à CHF 10 000.- ; part d’utilisation commerciale = 6000 CHF et part restante = 4000 CHF.

Vous pouvez inscrire le montant de 6000 CHF qui sont une charge pour l’entreprise au point 5.

### 6. Intérêts des dettes commerciales
Il faut renseigner le montant des intérêts payés au cours de l’année fiscale si vous avez un emprunt en cours pour votre entreprise.

Les points 7 à 12 correspondent aux charges d’exploitation de l’entreprise : les loyers, les assurances choses, internet et l’abonnement téléphone, etc.

14. Part privée aux frais généraux (sans la part privée aux frais des véhicules commerciaux déjà déduite sous chiffre 4)

Si vous avez prélevé une partie privée aux frais généraux alors il faut renseigner le montant.
Voici un article qui explique l’utilisation d’un téléphone de manière privée et commerciale.

Page 3 & 4 – Partie 3 – Les tableaux à remplir

Le tableau des inventaires permet de faire l’état des lieux des « en cours » à cheval sur 2 exercices.

Si vous travaillez sur la base des encaissements, le reste n’est pas à renseigner obligatoirement.

Par exemple, l’inventaire des travaux en cours correspond à la part réalisée sur l’année et ce qu’il reste à faire. Il faut donc se baser sur les devis et les coûts de cette année. Vous ne pouvez pas appliquer toutes les charges d’un chantier sur une année si celui-ci n’est pas fini. Cette consigne s’applique à des travaux de construction et d’artisanat comme aux professions libérales.

L’inventaire des stocks est obligatoire. Leur estimation dans le tableau « Estimation des stocks de marchandises » en dessous ne l’est pas.

Ensuite, ces montants seront reportés en page 2, chiffre 8 du formulaire.

Le tableau des actifs et passifs est une photographie des soldes de votre entreprise. Ce tableau n’est pas obligatoire.

Il est lié à une gestion comptable de votre entreprise et peut-être rempli par un professionnel de la comptabilité. Ceci s’applique au tableau suivant : « Tableau des amortissements de l’exercice ».

Fin

Enfin, vous êtes au bout du formulaire ! Le dernier tableau identifie la répartition de votre chiffre d’affaires si vous avez une activité sur plusieurs communes alors ceci sera pris en compte dans votre imposition. Le nom du tableau est « Indications permettant d’effectuer les répartitions intercommunales et intercantonales ». Il n’est pas obligatoire.

Récapitulatif

Bravo ! Vous êtes arrivés au bout du formulaire. Seulement le résultat net de l’activité est à reporter dans votre déclaration d’impôt dans la partie « Activités indépendantes ».

Il s’agit du point no 10 en page 2 du formulaire.

Une bonne préparation en amont permet d’effectuer le remplissage de ce formulaire et de transférer ces informations dans votre déclaration.

Cela vous permet de renseigner votre revenu total brut et le montant des charges. Et Magic Heidi est un bel outil pour cette opération.

En ce qui concerne la part privée, il est important d’enregistrer ce que vous avez utilisé. Et pour la voiture, il faut faire une estimation de votre utilisation.

Pour information, il y a :
24 heures dans une journée,
120 heures pour 5 jours,
168 heures dans 7 jours

Un salarié à 100% travaille entre 210 et 230 jours par an selon le nombre de jours de vacances autorisés.

N’hésitez pas à solliciter l’administration si vous avez des questions.

Pour rappel, la gestion des amortissements et des provisions sur charge vaut d’être transmise à des professionnels de la comptabilité pour un bon suivi et une déclaration juste. Ces personnes sont là pour vous faire économiser de l’argent.

Voici l’ensemble des outils qui peuvent vous guider pour remplir correctement votre formulaire :

• Reprendre le point 1 de cet article, « Les critères à remplir pour une déclaration d’indépendant »
• Instructions complémentaires du Canton de Vaud
• Notice N1/2007 - Revenus en nature des indépendants
• Guide fiscal 2022 pour les indépendants au format PDF du Canton de Genève