Warum verspätete Zahlungen für Freiberufler ein solches Problem darstellen

Eine verspätete Bezahlung kommt für Freiberufler auf der ganzen Welt nur allzu häufig vor. Eine weltweite Umfrage von Payoneer unter über 2.000 Freiberuflern ergab, dass 31 % der Befragten damit zu kämpfen hatten, dass sie für ihre geleistete Arbeit kein Geld erhielten. Ein weiterer Bericht der Freelance-Management-Plattform Xolo ergab, dass 37 % der Freelancer zu jedem Zeitpunkt bis zu fünf offene Rechnungen hatten.

Für Freiberufler, die von Rechnung zu Rechnung leben, kann bereits eine verspätete Zahlung ihr gesamtes Budget sprengen und sie dazu zwingen, auf Ersparnisse zurückzugreifen oder sich auf Kredite zu verlassen, um die Lücke zu schließen, bis die Zahlung endlich eintrifft. Dieser finanzielle Stress fordert einen echten mentalen und emotionalen Tribut. Eine Studie der Association of Independent Professionals and the Self-Employed (IPSE) ergab, dass 43 % der Freiberufler aufgrund der Belastung durch verspätete Zahlungen darüber nachgedacht haben, die Selbständigkeit ganz aufzugeben.

Auch die Verfolgung überfälliger Rechnungen verschlingt wertvolle Zeit, die für einkommensschaffende Aktivitäten aufgewendet werden könnte. Freiberufler verbringen möglicherweise mehrere Stunden pro Woche damit, Folge-E-Mails zu versenden, Telefonanrufe zu tätigen und sogar Kunden persönlich zu treffen, um sie um Zahlung zu bitten. All diese Hin- und Her-Kommunikation kann die Kundenbeziehungen belasten und es unangenehm machen, weiterhin zusammenzuarbeiten.

Es entstehen auch Opportunitätskosten, wenn so viel Zeit für Sammlungen aufgewendet wird. Jede Stunde, die Sie damit verbringen, verspätete Zahlungen aufzuspüren, ist eine Stunde, die Sie nicht damit verbringen, neue Kunden zu gewinnen, an bezahlten Projekten zu arbeiten oder neue Serviceangebote zu entwickeln. Dies kann die Verdienstmöglichkeiten eines Freiberuflers einschränken und es schwieriger machen, sein Geschäft im Laufe der Zeit auszubauen.

Wie automatisierte Zahlungserinnerungen helfen können

Die Automatisierung verspäteter Zahlungserinnerungen ist eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten für Freiberufler, ihren Cashflow zu verbessern und Zeit zu sparen. Anstatt jedes Mal, wenn eine Rechnung überfällig ist, manuell Folge-E-Mails zu versenden oder Anrufe zu tätigen, können Freiberufler mithilfe von Abrechnungs- und Fakturierungssoftware eine Reihe von Erinnerungen planen, die in voreingestellten Abständen automatisch versendet werden.

Beispielsweise könnte ein Freelancer seine Abrechnungs-Software so konfigurieren Senden Sie eine freundliche Erinnerungs-E-Mail 3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung, eine direktere Nachverfolgung bei 7 Tagen Verspätung, eine dringende Zahlungsaufforderung bei 14 Tagen Verspätung und eine letzte Mahnung bei 30 Tagen Verspätung. Der spezifische Rhythmus und die Formulierung können je nach den Vorlieben und Kundenbeziehungen des Freiberuflers angepasst werden.

Das Schöne an automatisierten Erinnerungen ist, dass sie nur eine minimale Vorab-Einrichtungszeit erfordern und dann per Autopilot im Hintergrund ausgeführt werden, sodass Rechnungen schneller bezahlt werden. Dadurch wird viel Zeit und mentale Energie frei, damit Sie sich auf umsatzgenerierende Arbeiten konzentrieren können, anstatt Zahlungen hinterherzujagen.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Automatisierung verspäteter Zahlungserinnerungen gehören:

• Schnellere Zahlungszeiten: Automatisierte Erinnerungen können die Zeit bis zur Zahlung um Tage oder sogar Wochen verkürzen. Anstatt zu warten, bis sie Zeit für die manuelle Nachverfolgung haben, können Freiberufler Erinnerungen wie am Schnürchen verschicken lassen, um Kunden so schnell wie möglich zur Zahlung aufzufordern. Daten von FreshBooks, einem beliebten Anbieter von Rechnungssoftware, zeigen, dass der Einsatz automatischer Zahlungserinnerungen die Anzahl verspäteter Zahlungen um durchschnittlich 45 % reduziert und so den Cashflow verbessert.

• Kundenbeziehungen wahren: Kunden um überfällige Zahlungen zu bitten, kann zu Spannungen und Unbeholfenheit führen. Die Automatisierung des Prozesses trägt dazu bei, ihn zu entpersonalisieren. Die Erinnerungen kommen von der Rechnungssoftware, nicht direkt vom Freelancer. Dadurch fühlt sich das Nachfassen eher wie eine übliche Geschäftspraxis an und weniger wie eine persönliche Nörgelei oder Konfrontation, was dazu beitragen kann, positive Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten.

• Bessere Finanzprognosen: Wenn Freiberufler in einem ständigen Teufelskreis der Jagd nach verspäteten Zahlungen stecken, ist es schwer vorherzusagen, wann das Geld tatsächlich eingehen wird. Dies erschwert die Budgetierung und Vorausplanung. Durch automatisierte Erinnerungen, die die Zahlungszeiten verkürzen, können Freiberufler mehr Vertrauen in ihre Cashflow-Prognosen haben und fundierte Entscheidungen über Dinge wie Geschäftsinvestitionen und ihre eigene Vergütung treffen.

• Emotionale Vorteile: Sich Sorgen über unbezahlte Rechnungen zu machen, kann für Freiberufler unglaublich stressig und demoralisierend sein. Es kann dazu führen, dass sie ihre Entscheidung, selbstständig zu arbeiten, noch einmal überdenken und sogar darüber nachdenken, das Handtuch zu werfen. Zu wissen, dass im Hintergrund Zahlungserinnerungen laufen, kann für eine enorme emotionale Erleichterung sorgen und Freiberuflern helfen, mehr Kontrolle über ihr finanzielles Schicksal zu haben.

Einrichten automatischer Zahlungserinnerungen bei verspäteter Zahlung

Der Einstieg in automatisierte Zahlungserinnerungen ist einfacher, als den meisten Freiberuflern bewusst ist. Der Schlüssel liegt darin, eine Rechnungs- oder Abrechnungssoftware zu finden, die sich gut in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt und robuste Automatisierungsfunktionen bietet. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Wählen Sie Ihre Rechnungs-Software

Es gibt Dutzende Rechnungstools auf dem Marktt, von sehr einfachen Systemen bis hin zu funktionsreichen Plattformen. Konzentrieren Sie sich darauf, eine Lösung zu finden, die sich in die andere Software integrieren lässt, die Sie für die Führung Ihres Unternehmens verwenden, wie z. B. Ihr Buchhaltungssystem und Projektmanagement-Tools.

Zu den beliebtesten Rechnungsoptionen für Freiberufler gehören:

• Xero: Diese cloudbasierte Buchhaltungssoftware bietet anpassbare Rechnungsvorlagen und automatische Erinnerungen. Es lässt sich auch in über 800 Apps von Drittanbietern integrieren.

• Bexio: Bexio wurde speziell für Schweizer Kleinunternehmen und Freiberufler entwickelt und bietet Rechnungsstellung, Buchhaltung und mehr. Zu den Rechnungsfunktionen gehören automatische Zahlungserinnerungen.

• AND.CO: AND.CO wurde von der freiberuflichen Plattform Fiverr entwickelt und bietet eine Reihe von Tools für Freiberufler, darunter anpassbare Rechnungsstellung mit automatischen Erinnerungen.

2. Richten Sie Ihren Erinnerungsplan ein

Sobald Sie Ihre Rechnungssoftware ausgewählt haben, ist es an der Zeit, Ihren Erinnerungsplan zu konfigurieren. Bei den meisten Systemen können Sie individuell anpassen, wann und wie oft Erinnerungen gesendet werden, je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen.

Ein typischer Erinnerungsplan könnte etwa so aussehen:

Tage überfällig	Erinnerungstyp
3	Freundliche Erinnerung, dass die Rechnung überfällig ist
7	Stärkere Mahnung mit der Aufforderung zur sofortigen Zahlung
14	Dringende Zahlungsaufforderung mit klaren Konsequenzen
30	Letzte Warnung vor dem Versenden der Rechnung an das Inkassobüro

Natürlich können Sie diesen Zeitplan basierend auf Ihren Kundenbeziehungen und typischen Zahlungsmustern anpassen. Der Schlüssel liegt darin, ein Gleichgewicht zwischen der konsequenten Nachverfolgung und der Vermeidung einer Überlastung der Kunden mit zu vielen Erinnerungen zu finden.

3. Gestalten Sie Ihre Erinnerungsnachrichten

Ihre Rechnungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, den Wortlaut Ihrer Zahlungserinnerungen anzupassen. Während Sie bei den Standardnachrichten bleiben können, ist die individuelle Gestaltung Ihrer Erinnerungen eine Chance, die Stimme und Werte Ihrer Marke zu stärken.

Bei Ihrer ersten Zahlungserinnerung sollte Ihr Ton freundlich und höflich sein, damit der Kunde im Zweifelsfall davon ausgehen kann, dass es sich bei der verspäteten Zahlung lediglich um ein Versehen handelte. Zum Beispiel:

Hallo [Kundenname],

Ich hoffe, es geht dir gut. Ich wollte mich nur melden, weil mir aufgefallen ist, dass die Rechnung Nr.[123] drei Tage überfällig ist. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn es Ihnen entfallen ist – ich weiß, wie hektisch die Dinge sein können! Wenn Sie einen Moment Zeit haben, überweisen Sie bitte die Zahlung oder lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.

Danke,

[Ihr Name]

Mit fortschreitenden Erinnerungen sollte der Ton immer fester werden und dennoch professionell bleiben. In der letzten Mahnung sollten Sie in Ihrer Nachricht deutlich auf die Folgen einer fortgesetzten Nichtzahlung hinweisen. Zum Beispiel:

Hallo [Kundenname],

Dies ist eine letzte Erinnerung, dass Rechnung Nr.[123] nun 30 Tage überfällig ist. Gemäß meinen Zahlungsbedingungen wurden Verzugszinsen in Höhe von [X %] erhoben.

Wenn ich innerhalb der nächsten 48 Stunden keine Zahlung erhalte, bleibt mir nichts anderes übrig, als diese Rechnung an mein Inkassobüro zu senden und alle Arbeiten an Ihrem Projekt einzustellen.

Um weitere Schritte zu vermeiden, überweisen Sie bitte sofort die Zahlung.

[Ihr Name]

4. Integrieren Sie einfache Zahlungsoptionen

Stellen Sie sicher, dass jede Mahnung eine Kopie der überfälligen Rechnung sowie klare Optionen für die schnelle Übermittlung der Zahlung enthält. Je einfacher Sie Ihren Kunden die Zahlung erleichtern, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie den überfälligen Betrag umgehend begleichen.

Fügen Sie mindestens einen gut sichtbaren Link ein, damit Kunden die Rechnung online einsehen und bezahlen können. Wenn Sie mehrere Zahlungsmethoden wie Banküberweisung oder Kreditkarte akzeptieren, geben Sie diese Optionen klar an. Möglicherweise möchten Sie auch eine Telefonnummer angeben, die Kunden anrufen können, um mit Kreditkarte zu bezahlen oder Zahlungsmodalitäten zu besprechen.

Best Practices für die Erinnerung bei verspäteter Zahlung

Über das A und O der Einrichtung automatischer Erinnerungen hinaus gibt es einige Best Practices, die Freiberufler beachten sollten, um ihre Systeme so effektiv wie möglich zu gestalten:

• Warten Sie nicht zu lange: Stellen Sie die erste Erinnerung am besten so ein, dass sie 2-3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung versendet wird. Dies gibt Kunden eine gewisse Nachfrist für den Fall, dass die verspätete Zahlung ein Unfall war, lässt aber nicht zu viel Zeit verstreichen, bevor sie nachfassen.

• Seien Sie direkt, aber professionell: Seien Sie mit fortschreitenden Mahnungen in Ihrer Sprache immer direkter, um die Ernsthaftigkeit der überfälligen Zahlung zum Ausdruck zu bringen. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihr Ton professionell und nicht wütend oder konfrontativ ist. Denken Sie daran, dass Ihre Erinnerungen ein geschäftliches Instrument sind und keine Chance, Frustrationen Luft zu machen.

• Beziehen Sie sich noch einmal auf Ihren Vertrag: Verweisen Sie in Ihren Mahnungen auf die Zahlungsbedingungen, denen der Kunde ursprünglich zugestimmt hat. Dies erinnert sie an ihre vertraglichen Verpflichtungen und zeigt, dass Sie sie einfach an die Vereinbarung halten, die sie getroffen haben.

• Führen Sie gute Aufzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass Sie Kopien aller von Ihnen gesendeten Zahlungserinnerungen sowie aller Antworten von Kunden aufbewahren. Wenn Sie die Rechnung letztendlich an ein Inkassobüro schicken oder rechtliche Schritte einleiten müssen, ist ein klarer Papierweg wichtig.

• Seien Sie bereit, zum Telefon zu greifen: Wenn die Zahlung extrem überhöht wirdWenn Sie Probleme haben oder auf mehrere Mahnungen keine Antwort erhalten, ist es möglicherweise an der Zeit, den Kunden anzurufen. Ein Live-Gespräch kann Ihnen dabei helfen, die Ursache des Problems herauszufinden und schneller zu einer Lösung zu kommen. Nur weil Sie automatisierte Erinnerungen haben, heißt das nicht, dass Sie persönliche Interaktionen ganz vermeiden sollten!

• Berücksichtigen Sie Verzugsgebühren: Die Erhebung von Zinsen oder Verzugsgebühren für deutlich überfällige Rechnungen ist zwar nicht immer angemessen, kann aber Kunden zur Zahlung motivieren. Stellen Sie sicher, dass etwaige Verzugsgebühren den Schweizer Vorschriften entsprechen und in Ihrem Vertrag festgelegt sind. Normalerweise können Sie Ihre Rechnungssoftware diese ab einem bestimmten Zeitpunkt automatisch zum ausstehenden Betrag hinzufügen lassen.

Wie man mit Kunden umgeht, die immer noch nicht zahlen

Leider sorgt selbst das ausgefeilteste automatisierte Erinnerungssystem nicht dafür, dass jeder Kunde jedes Mal pünktlich zahlt. Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, wenn Erinnerungen nicht ausreichen:

1. Senden Sie ein formelles Mahnschreiben: Bevor Sie weiter eskalieren, senden Sie ein physisches Schreiben mit der Aufforderung zur Zahlung innerhalb einer festen Frist. Der offizielle Charakter eines per Post verschickten Briefes kann ausreichen, um den Kunden zur Einigung zu bewegen.

2. Beauftragen Sie ein Inkassobüro: Bei deutlich überfälligen Rechnungen, die groß genug sind, um die Kosten wert zu sein, müssen Sie möglicherweise mit einem professionellen Inkassodienst zusammenarbeiten. Suchen Sie nach einem Unternehmen, das auf die Zusammenarbeit mit Freiberuflern und kleinen Unternehmen spezialisiert ist. Bedenken Sie, dass die Agentur einen Anteil von dem zurückerhaltenen Betrag erhält.

3. Rechtliche Schritte einleiten: Wenn Ihnen ein erheblicher Betrag geschuldet wird und der Kunde sich die Zahlung leisten kann, kann eine Klage vor Gericht gerechtfertigt sein. Für Schweizer Freiberufler übersteigt jedoch der Zeit- und Kostenaufwand für eine gerichtliche Auseinandersetzung häufig den Betrag, der eingetrieben werden kann. Wenden Sie sich an einen Anwalt, um Ihre Möglichkeiten zu verstehen.

4. Wissen Sie, wann Sie damit Schluss machen sollten: In manchen Fällen ist die traurige Realität, dass Sie einfach nicht in der Lage sind, eine sehr alte Rechnung einzutreiben, egal, was Sie tun. Es könnte besser sein, den Verlust abzuschreiben und weiterzumachen, als gutes Geld schlechtem hinterherzuwerfen. Merken Sie sich nur, dass Sie nicht mehr mit diesem Kunden zusammenarbeiten!

Proaktive Schritte zur Verhinderung verspäteter Zahlungen

Während automatisierte Erinnerungen die Zahl verspäteter Zahlungen drastisch reduzieren können, ist ein Gramm Vorbeugung mehr wert als ein Pfund Heilung! Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um pünktliche Zahlungen von Anfang an zu fördern:

• Potenzielle Kunden recherchieren: Bevor Sie einer Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden zustimmen, führen Sie Ihre Due-Diligence-Prüfung durch. Schauen Sie sich ihre Website und ihre Social-Media-Präsenz an, um ein Gefühl für ihr Unternehmen zu bekommen. Suchen Sie nach Beschwerden oder negativen Bewertungen, die auf Probleme mit der pünktlichen Zahlung hinweisen könnten. Sie können sogar Referenzen von anderen Freiberuflern oder Anbietern anfordern, mit denen sie zusammengearbeitet haben.

• Haben Sie einen schriftlichen Vertrag: Beginnen Sie niemals mit der Arbeit ohne einen unterschriebenen Vertrag, in dem Ihre Zahlungsbedingungen klar dargelegt sind, einschließlich Ihrer Tarife, Fälligkeitstermine, akzeptierten Zahlungsmethoden und etwaiger Verzugsgebühren. Wenn Sie Ihre Erwartungen von Anfang an schriftlich festhalten, wird die spätere Durchsetzung deutlich einfacher.

• Anzahlung erforderlich: Fordern Sie bei größeren Projekten vor Beginn der Arbeiten eine Anzahlung oder eine Teilzahlung im Voraus an. Dies trägt dazu bei, Sie zu schützen, falls der Kunde die Zahlung des Restbetrags ablehnt oder sich weigert. Eine typische Anzahlung beträgt 25–50 % der gesamten Projektgebühr.

• Sofort Rechnung stellen: Senden Sie Ihre Rechnung, sobald die Arbeiten abgeschlossen sind, wenn nicht sogar früher. Je länger Sie die Rechnungsstellung verzögern, desto leichter vergisst der Kunde, dass die Zahlung fällig ist. Viele Freiberufler versenden Rechnungen sogar gleich zu Beginn ihrer Arbeit, mit einem Fälligkeitsdatum, das mit dem Enddatum des Projekts übereinstimmt.

• Bieten Sie Anreize für eine vorzeitige Zahlung an: Einige Freiberufler haben Erfolg damit, kleine Rabatte für eine vorzeitige Zahlung anzubieten. Sie könnten Ihren Kunden beispielsweise 5 % Rabatt gewähren, wenn sie innerhalb von 5 Tagen nach Rechnungsdatum zahlen. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Gewinnspanne den Rabatt verkraften kann!

• Akzeptieren Sie mehrere Zahlungsoptionen: Je einfacher Sie es Ihren Kunden machen, Sie zu bezahlen, desto weniger Entschuldigungen haben sie für Verzögerungen. Die Annahme von Zahlungen per ACH-Überweisung, Kreditkarte, PayPal, TransferWise und anderen Methoden deckt alle Grundlagen ab.

Abschluss

Als Freiberufler kann die Verfolgung verspäteter Zahlungen leicht zu einer enormen Belastung für Ihre Zeit, Energie und Kundenbeziehungen werden. Aber durch die Automatisierung Ihrer Zahlungserinnerungen können Sie das Drehbuch umdrehen und mit minimalem manuellen Aufwand schneller bezahlt werden.

Für die Aufrechterhaltung eines gesunden freiberuflichen Unternehmens ist es wichtig, den Cashflow konstant aufrechtzuerhalten. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Betriebskosten zu decken, sich ein regelmäßiges Gehalt zu zahlen und in den Ausbau Ihres Kundenstamms und Ihres Serviceangebots zu investieren. Am wichtigsten ist, dass es unschätzbare Sicherheit bietet.

Wenn Sie noch keine automatisierten Zahlungserinnerungen bei Zahlungsverzug eingerichtet haben, ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Wählen Sie Ihre Rechnungssoftware, passen Sie Ihre Erinnerungen an und lassen Sie das System im Hintergrund arbeiten, während Sie sich wieder Ihrer Lieblingsarbeit widmen.

Mit einem zuverlässigen Erinnerungssystem können Sie sich ganz auf die Landung konzentrierent Kunden, erbringen herausragende Arbeit und bringen Ihr Schweizer Freiberuflergeschäft auf ein neues Niveau. Hier geht es darum, jedes Mal pünktlich bezahlt zu werden!