Schweizer Rechnungen einfach: Ihr Compliance-Guide 2026

Alles, was Schweizer Freelancer über rechtskonforme Rechnungen wissen müssen—von QR-Rechnungspflicht über aktuelle MwSt-Sätze bis zu den Pflichtangaben auf jeder Rechnung.

Magic Heidi Rechnungsverwaltung

Eine ernüchternde Tatsache: 30% der Rechnungen von Schweizer Freelancern enthalten Compliance-Fehler, die Zahlungen verzögern, Steuerbussen auslösen oder Kunden den Vorsteuerabzug verunmöglichen. Wenn Sie Kunden in der Schweiz fakturieren, geht es bei korrekten Rechnungen nicht nur um Professionalität—es geht um den Schutz Ihres Geschäfts.

Die Schweizer Rechnungsvorschriften haben sich stark verändert. QR-Rechnungen wurden 2022 obligatorisch. Die MwSt-Sätze änderten sich 2024. Online-Steuereinreichung gilt seit 2025. Und mit einer weiteren MwSt-Anpassung 2028 braucht Compliance mehr als Vermutungen.

Warum Schweizer Rechnungsregeln wichtig sind

Die Schweizer Rechnungsvorschriften dienen mehreren Zwecken: Sie schützen Unternehmen und Steuerbehörden, gewährleisten transparente Transaktionen und ermöglichen korrekte MwSt-Erhebung.

⚠️

Zahlungsverzögerungen

Kunden können die Zahlung verweigern, bis Sie eine korrigierte Rechnung liefern
💰

Steuerbussen

Die Eidgenössische Steuerverwaltung kann Bussen verhängen
📋

Abzugsprobleme

Kunden können mit falschen Rechnungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen
🔍

Prüfungsrisiko

Steuerprüfungen werden wahrscheinlicher bei fehlerhaften Unterlagen
Compliance-Anforderungen

Die 8 Pflichtangaben jeder Schweizer Rechnung

Gemäss Schweizer Recht (Obligationenrecht und Mehrwertsteuergesetz) muss jede Rechnung diese Elemente enthalten

Geschäftsangaben

Ihre vollständigen Geschäftsdaten

Geben Sie Ihren vollständigen rechtlichen Namen, Firmennamen (falls eingetragen), komplette Adresse und—besonders wichtig—Ihre MwSt-Nummer an, falls registriert. Ihre UID-Nummer hat dieses Format: CHE-XXX.XXX.XXX MWST.

  • Vollständiger rechtlicher Name und Firmenname
  • Komplette Adresse
  • MwSt-Identifikationsnummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST)
  • Handelsregister-Angaben falls zutreffend
Schweizer Geschäftsbüro
Kundeninformationen

Vollständige Kundenangaben

Sie müssen den vollständigen Namen und die Adresse Ihres Kunden angeben. Bei Quittungen unter CHF 400 gelten vereinfachte Regeln, aber es empfiehlt sich, diese Angaben trotzdem aufzuführen.

  • Vollständiger rechtlicher oder Firmenname des Kunden
  • Komplette Postadresse
  • Zusätzliche Kontaktinformationen
  • MwSt-Nummer bei B2B-Transaktionen
Kundenverwaltung
Rechnungsnummer

Eindeutige Rechnungsnummer und Datum

Jede Rechnung braucht eine fortlaufende, eindeutige Kennzeichnung. Ihr Nummernsystem sollte lückenlos sein—Rechnungsnummern wie RE-2024-001, RE-2024-002, RE-2024-003 funktionieren perfekt.

  • Fortlaufendes Nummernsystem
  • Keine Lücken in der Rechnungsfolge
  • Rechnungsdatum
  • Leistungs- oder Lieferdatum falls abweichend
Rechnungsnummernsystem
Leistungsbeschreibung

Detaillierte Leistungsbeschreibung

Pauschale Beschreibungen wie «Beratungsdienstleistungen» reichen nicht aus. Spezifizieren Sie, was Sie tatsächlich geliefert haben, mit klarer, aufgeschlüsselter Darstellung Ihrer Arbeit.

  • Spezifische Leistungsbeschreibungen
  • Aufgeschlüsselte Darstellung der Lieferungen
  • Menge und Einzelpreise
  • Allfällige Rabatte
Leistungsdokumentation
MwSt-Compliance

MwSt-Satz und -Betrag (Aktuelle Sätze 2026)

Falls Sie MwSt-pflichtig sind, müssen Sie den anwendbaren Satz und den MwSt-Betrag getrennt vom Nettopreis ausweisen. Diese Sätze gelten seit 1. Januar 2024.

Schweizer MwSt-Sätze
Aktuelle MwSt-Sätze

Schweizer MwSt-Sätze 2026

Wichtiges Update: Die geplante Erhöhung auf 8,8% wurde von 2026 auf 2028 verschoben. Falls Sie noch mit dem alten Satz von 7,7% fakturieren, rechnen Sie falsch ab.

Zahlungsstandard

QR-Rechnung: Moderner Schweizer Zahlungsstandard

Seit dem 1. Oktober 2022 sind QR-Rechnungen obligatorisch für alle Rechnungen mit Schweizer oder Liechtensteiner Bankkonten. Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine sind nicht mehr gültig.

QR-Rechnung Beispiel

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist ein Zahlteil mit einem Swiss QR-Code, der alle Zahlungsinformationen enthält. Wenn Kunden ihn mit ihrer E-Banking-App scannen, werden alle Daten automatisch übernommen—kein manuelles Tippen, keine Fehler.

Der Zahlteil muss enthalten:

  • Swiss QR-Code mit Zahlungsdaten
  • Zahlungsinformationen in Textform
  • Perforierte Linie zur Abtrennung von der Rechnung

QR-IBAN vs. normale IBAN

Sie benötigen eine QR-IBAN (eine spezielle IBAN beginnend mit CH plus einer QID-Nummer zwischen 30000 und 31999), wenn Sie strukturierte Referenznummern verwenden möchten. Die meisten modernen Programme zur Rechnungsautomatisierung erledigen dies automatisch.

Aktuelle QR-Rechnung Updates

Seit dem 21. November 2025 müssen QR-Codes strukturierte Adressen enthalten (mit separaten Feldern für Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) anstelle von kombinierten Adresszeilen.

Warum das wichtig ist: Rechnungen ohne QR-Zahlteil erzeugen Zahlungsreibung. Kunden müssen Ihre Bankdaten manuell eingeben, was das Fehlerrisiko erhöht und die Zahlung verzögert. Professionelle Rechnungsstellung bedeutet QR-Rechnungen.

Aufbewahrung

Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht

Das Schweizer Recht verlangt, dass Sie alle Rechnungen—sowohl ausgestellte als auch erhaltene—10 Jahre aufbewahren. Dies gilt gleichermassen für Papier- und elektronische Rechnungen.

Sichere Archivierung

Ihre archivierten Rechnungen müssen bleiben:

  • Zugänglich: Sie können sie bei Bedarf abrufen
  • Lesbar: Das Format bleibt einsehbar
  • Unverändert: Keine Änderungen nach Erstellung
  • Sicher: Geschützt vor unbefugtem Zugriff oder Verlust

Für elektronische Rechnungen bedeutet dies regelmässige Datensicherung und sicherstellen, dass Ihre Speichermethode zehn Jahre nutzbar bleibt. Cloud-basierte Buchhaltungssoftware erledigt die Archivierung typischerweise automatisch und erfüllt die Schweizer Rechtsanforderungen ohne manuellen Aufwand.

Digitale Compliance

Elektronische Rechnungen: Anforderungen und Vorteile

Elektronische Rechnungen haben in der Schweiz volle Rechtsgültigkeit, sofern sie bestimmte Anforderungen erfüllen

10 häufige Schweizer Rechnungsfehler

Lernen Sie aus diesen verbreiteten Fehlern und setzen Sie Korrekturen um für Compliance und schnellere Zahlung

❌

Fehlende Kundenangaben

Vergessene Adressen oder falsch geschriebene Firmennamen verzögern Zahlungen
📊

Veraltete MwSt-Sätze

Noch mit 7,7% statt aktuellen 8,1% abrechnen verursacht Compliance-Probleme
🔢

Keine QR-Rechnung

Traditionelle Rechnungen ohne QR-Zahlteil versenden
📝

Nicht-fortlaufende Nummern

Zufällige oder doppelte Rechnungsnummern verstossen gegen Schweizer Vorgaben
❓

Vage Leistungsbeschreibungen

Pauschale Beschreibungen verhindern die Überprüfung durch Kunden
⏰

Verspätete Rechnungsstellung

Wochen nach Arbeitsabschluss warten reduziert den Cashflow
💳

Unklare Zahlungsbedingungen

Keine Zahlungsfrist schafft Verwirrung und Verzögerungen
🏦

Fehlende Bankangaben

Vergessene IBAN oder Bankinformationen verhindern die Zahlung
Lösungsvergleich

Die richtige Rechnungslösung wählen

Vergleichen Sie Ihre Optionen für Schweiz-konforme Rechnungen

FunktionRechnungssoftwareManuell (Excel/Word)Online-Generatoren
QR-Rechnung✓ Automatisch✗ Manuell⚠ Halbautomatisch
MwSt-Compliance✓ Immer aktuell✗ Manuelle Updates⚠ Vorlagenbasiert
Zahlungs-Tracking✓ Automatisch✗ Manuell✗ Keine
10-Jahre-Archiv✓ Automatisch✗ Manuell✗ Manuell
Zeitaufwand60 Sekunden15-30 Minuten5-10 Minuten
Ideal fürProfessionelle Freelancer1-2 Rechnungen/MonatGelegentliche Nutzung
Schweizer Lösung

Magic Heidi: Für Schweizer Freelancer gebaut

Rechnungssoftware speziell für Schweizer Freelancer entwickelt—nicht von internationalen Tools adaptiert oder für KMU überdimensioniert.

  • 🇨🇭
    Speziell für die Schweiz

    QR-Rechnungen, aktuelle MwSt-Sätze, Datenspeicherung in Zürich, mehrsprachig

  • ⚡
    60-Sekunden-Rechnungen

    Konforme Rechnungen schneller erstellen als mit jeder anderen Lösung

  • 🤖
    KI-Belegscan

    Quittungen fotografieren, Daten werden automatisch extrahiert

  • 💰
    Live-Gewinnrechner

    Kennen Sie Ihre finanzielle Situation in Echtzeit

  • 🏦
    Kontoauszug-Import

    Automatischer Transaktionsabgleich und Verbuchung

  • 📱
    Alle Plattformen

    iPhone, Android, Mac, Windows, Web—vollständige Synchronisation

Rechnungen
  • Rechnung #3

    Magic Heidi

    CHF 500

    Jan 29

  • Rechnung #2

    Webbiger LTD

    CHF 2000

    Jan 24

  • Rechnung #1

    John Doe

    CHF 600

    Jan 20

Compliance-Checkliste

Ihre 5-Schritte Schweizer Rechnungs-Checkliste

Nutzen Sie diese Checkliste für jede Rechnung, die Sie erstellen

Schritt 1

Pflichtangaben prüfen

Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden und korrekt sind

  • Ihr Name, Adresse und MwSt-Nummer (falls registriert)
  • Vollständiger Name und Adresse des Kunden
  • Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum und Leistungs-/Lieferdatum
  • Detaillierte Beschreibung der Leistungen oder Produkte
  • Aufgeschlüsselte Preise mit Mengen und Einzelpreisen
  • MwSt-Satz und -Betrag (8,1%, 2,6% oder 3,8%)
  • Gesamtbetrag
  • Zahlungsbedingungen und -frist
  • Bankverbindung oder Zahlungsanweisungen
Rechnungselemente prüfen
Schritt 2

QR-Zahlteil hinzufügen

Fügen Sie den obligatorischen Zahlteil für Schweizer Rechnungen hinzu

  • Swiss QR-Code vorhanden und scannbar
  • Zahlungsinformationen in Textform angezeigt
  • Perforierte Linie zur Abtrennung des Zahlteils
  • Strukturiertes Adressformat (seit Nov. 2025)
QR-Zahlteil
Schritt 3

Korrektheit prüfen

Überprüfen Sie alle Angaben vor dem Versand

  • Alle Namen und Adressen korrekt geschrieben
  • MwSt-Berechnungen stimmen
  • Rechnungstotal entspricht aufgeschlüsselten Positionen
  • Zahlungsfrist klar angegeben
Rechnungsprüfung
Schritt 4

Zeitnah versenden

Liefern Sie Rechnungen schnell nach Arbeitsabschluss

  • Rechnung innerhalb weniger Tage nach Arbeitsabschluss versandt
  • Versandart bestätigt (E-Mail, Portal, etc.)
  • Kopie für Ihr 10-Jahres-Archiv gespeichert
  • Empfang durch Kunden bestätigt
Rechnungsversand
Schritt 5

Nachverfolgen

Überwachen Sie den Zahlungsstatus und senden Sie bei Bedarf Mahnungen

  • Rechnung im Tracking-System markiert
  • Zahlungserinnerung bei Bedarf geplant
  • Eingang bei Zahlungserhalt vermerkt
  • Archiv mit Zahlungsstatus aktualisiert
Rechnungsverfolgung
FAQ

Häufig gestellte Fragen

Muss ich rechtlich einen QR-Code auf Rechnungen haben?

Ja, wenn Sie über ein Schweizer oder Liechtensteiner Bankkonto fakturieren. QR-Rechnungen sind seit Oktober 2022 obligatorisch. Ausnahmen gibt es für internationale Transaktionen, aber jede Rechnung für Leistungen, die auf eine Schweizer IBAN bezahlt werden, sollte einen QR-Zahlteil enthalten.

Kann ich in Euro statt Schweizer Franken fakturieren?

Ja, Sie können in EUR, USD oder anderen Währungen fakturieren. Für die MwSt-Abrechnung müssen Sie jedoch alle Transaktionen in CHF umrechnen, unter Verwendung der Wechselkurse zum Zeitpunkt der Leistungserbringung.

Wann muss ich mich für die MwSt registrieren?

Es gibt keine Mindestumsatzschwelle für Inlandsleistungen—technisch könnte jede steuerpflichtige Tätigkeit eine Registrierung erfordern. Eine freiwillige Registrierung ist jedoch üblich und vorteilhaft, sobald Ihr Umsatz jährlich CHF 100'000 erreicht. Bei grenzüberschreitenden digitalen Dienstleistungen ist die Registrierung ab CHF 100'000 weltweitem Umsatz obligatorisch.

Was passiert, wenn ich eine falsche Rechnung versende?

Kunden können die Zahlung verweigern, bis Sie eine korrigierte Rechnung liefern. Wenn der Fehler die MwSt betrifft, kann Ihr Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Bei wesentlichen Fehlern, die bei Steuerprüfungen entdeckt werden, drohen Bussen. Stellen Sie immer eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer aus, die auf das Original verweist.

Wie lange habe ich Zeit, nach Arbeitsabschluss eine Rechnung zu stellen?

Das Schweizer Recht verlangt die Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung. Best Practice ist jedoch die sofortige Rechnungsstellung nach Abschluss—das verbessert den Cashflow und verhindert Zahlungsverzögerungen.

Sind handgeschriebene Rechnungen in der Schweiz gültig?

Ja, handgeschriebene Rechnungen sind rechtsgültig, wenn sie alle Pflichtangaben enthalten. Sie sind jedoch unpraktisch: keine QR-Rechnung-Generierung, schwierig 10 Jahre zuverlässig zu archivieren, Lesbarkeits­probleme und unprofessionelles Erscheinungsbild.

Brauche ich spezielle Software für QR-Rechnungen?

Schweizer Banken bieten QR-Rechnung-Generatoren über ihre E-Banking-Portale an, aber dedizierte Rechnungssoftware ist effizienter. Software generiert QR-Rechnungen automatisch als Teil der Rechnungserstellung, verwaltet die Zahlungsverfolgung und erfüllt die Archivierungsanforderungen.

Einfache Preise. Keine Überraschungen.

Ein Angebot für Schweizer Freelancer. Alle Funktionen inklusive.

Gratis testen

CHF0/month
Für immer
  • 3 Rechnungen
  • 3 Ausgaben
  • Alle Funktionen freigeschaltet
  • Keine Kreditkarte erforderlich
Gratis starten
Beliebteste Wahl

Unbegrenzt

CHF30/month
pro Monat
  • Unbegrenzte Rechnungen mit QR-Zahlteil
  • Unbegrenzte Ausgaben
  • KI-Belegscan
  • Alle Plattformen inklusive
  • Kontoauszug-Import
  • Schweizer MwSt-Verwaltung (8,1%, 2,6%, 3,8%)
  • 10-Jahre automatische Archivierung
  • Priority Support
  • Live-Gewinnrechner
Jetzt starten
🛡️30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Risikofrei testen.

Schweizer Rechnungen meistern 2026

Erstellen Sie Ihre erste Schweiz-konforme Rechnung mit Magic Heidi mit automatischer QR-Generierung in unter 60 Sekunden. Testen Sie Magic Heidi gratis mit 3 Rechnungen und 3 Ausgaben. Keine Kreditkarte erforderlich.

Gratis testenMehr über Rechnungen erfahren
App Store Google Play Microsoft Store Web-App