Timing: Am Tag nach dem Fälligkeitsdatum
E-Mail-Vorlage – Erste Erinnerung:
Betreff: Freundliche Erinnerung: Rechnung #[Nummer] war gestern fällig
Guten Tag [Kundenname],
ich hoffe, es geht Ihnen gut! Ich wollte kurz nachfragen bezüglich
Rechnung #[Nummer] für [Projektname], die am [Datum] fällig war.
Ich weiss, wie hektisch es manchmal zugeht, daher ist dies nur eine
freundliche Erinnerung. Sie können direkt über den QR-Code auf der
angehängten Rechnung bezahlen oder an [IBAN] überweisen.
Lassen Sie mich wissen, falls Sie Fragen haben oder die Rechnung
nochmals benötigen.
Vielen Dank!
[Ihr Name]
Erfolgsquote: Dies löst 40-50% der «verspäteten» Zahlungen, die einfach Verarbeitungsverzögerungen waren.
Timing: Wenn keine Antwort nach 7 Tagen
E-Mail-Vorlage – Zweite Mahnung:
Betreff: Zweite Mahnung: Rechnung #[Nummer] jetzt 7 Tage überfällig
Sehr geehrte/r [Kundenname],
ich melde mich bezüglich Rechnung #[Nummer] (CHF [Betrag]), die nun
7 Tage überfällig ist. Gemäss unseren Vertragsbedingungen und
Schweizer Recht war die Zahlung am [Datum] fällig.
Ab heute fallen Verzugszinsen von 5% pro Jahr
(CHF [Tagesbetrag] pro Tag) auf den ausstehenden Betrag an.
Bitte veranlassen Sie die Zahlung innerhalb der nächsten 3 Werktage.
Falls es ein Problem mit der Rechnung gibt oder Sie
Zahlungsschwierigkeiten haben, lassen Sie uns eine Lösung besprechen.
Zahlungsdetails:
[IBAN]
Referenz: [Rechnungsnummer]
Mit freundlichen Grüssen,
[Ihr Name]
Erfolgsquote: Weitere 30% der Spätzahler begleichen nach Erhalt der formellen Zinsankündigung.
Timing: Aufhören zu mailen. Zum Telefon greifen.
Telefon-Script:
«Guten Tag, hier ist Name wegen Rechnung #Nummer von Firmenname. Sie ist jetzt zwei Wochen überfällig. Ich habe zwei E-Mail-Erinnerungen ohne Antwort gesendet. Können Sie mir helfen zu verstehen, was die Verzögerung verursacht?»
Dann zuhören. Wirklich. Es könnte ein legitimes Problem geben:
- Rechnung im System verloren → Sofort erneut senden
- Freigabe hängt bei jemandem im Urlaub → Alternative Freigabeperson finden
- Budgetprobleme → Ratenzahlung besprechen
- Streit über Lieferumfang → Klären, bevor es eskaliert
Wenn Zahlung versprochen wird: Konkret werden. «Wann genau kann ich mit der Überweisung rechnen?» Namen notieren, das zugesagte Datum, und sofort nach dem Gespräch Bestätigungs-E-Mail senden.
Timing: 7 Tage vor Betreibungsamt-Einreichung
E-Mail-Vorlage – Letzte Warnung:
Betreff: LETZTE MAHNUNG: Rechnung #[Nummer] - Betreibungsverfahren wird eingeleitet
Sehr geehrte/r [Kundenname],
trotz mehrfacher Mahnungen (E-Mails am [Daten] und Telefonat am [Datum])
bleibt Rechnung #[Nummer] über CHF [Betrag] nach [Anzahl] Tagen unbezahlt.
Ich gebe Ihnen 7 letzte Tage Zeit, diese Rechnung zu begleichen, bevor
ich ein formelles Betreibungsverfahren beim Betreibungsamt einleite.
Dies führt zu:
- Zusätzlichen Betreibungskosten (CHF 50-100)
- Einem Eintrag in Ihrem Betreibungsregister
- Möglichen Auswirkungen auf Ihre Bonität und Geschäftsreputation
Ich würde dies lieber gütlich lösen. Bitte kontaktieren Sie mich bis
[konkretes Datum], um sofortige Zahlung zu veranlassen oder einen
Zahlungsplan zu besprechen.
Zahlungsdetails:
Fälliger Betrag: CHF [Originalbetrag]
Aufgelaufene Zinsen: CHF [berechnete Zinsen]
Total: CHF [Gesamtbetrag]
IBAN: [Ihre IBAN]
Dies ist meine letzte Mahnung vor rechtlichen Schritten.
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]
Erfolgsquote: Die Aussicht auf einen Betreibungsregister-Eintrag motiviert 60% der verbleibenden Verweigerer zur Zahlung oder Verhandlung.
