Beste Rechnungs- & Buchhaltungssoftware fuer Schweizer Freelancer

Wenn du als Schweizer Freelancer arbeitest, weisst du es bereits: Das Leben ist schwer genug, ohne dass die Buchhaltungssoftware es noch schlimmer macht.

Zwischen dem Eintreiben spaeter Zahlungen, dem Verwalten der MWST-Abrechnungen und dem Erstellen von Schweizer QR-Rechnungen brauchst du eine Software, die wirklich hilft -- und nicht noch ein komplexes Tool, das fuer KMU mit eigenen Buchhaltungsabteilungen konzipiert wurde.

Ich habe persoenlich 15+ Rechnungs- und Buchhaltungstools speziell fuer Schweizer Freelancer getestet. Jedes Tool wurde in einem vollstaendigen Praxistest geprueft: Rechnungen erstellen, Belege scannen und Schweizer Spezialfunktionen wie QR-Rechnung und MWST-Verwaltung testen.

Was diesen Ratgeber besonders macht: Er ist ausschliesslich auf Schweizer Freelancer und Einzelunternehmer ausgerichtet. Nicht auf europaeische Freelancer. Nicht auf KMU. Nicht auf Startups. Nur auf dich -- den Selbstaendigen, der Schweizer Compliance braucht, ohne Kopfschmerzen.

Auch gesucht als: Rechnungsprogramm Schweiz, Rechnungssoftware Schweiz, Fakturierungsprogramm Schweiz, logiciel de facturation Suisse, programme de facturation Suisse.

Letzte inhaltliche Pruefung: Januar 2026. Preise anhand der Anbieterseiten verifiziert, sofern Quellen verfuegbar.

Deine Schweizer Pflichten verstehen

Deine Buchhaltungspflichten aendern sich je nach Umsatz:

Unter CHF 100'000 Jahresumsatz: Eine einfache Aufzeichnung genuegt. Erfasse Einnahmen und Ausgaben, aber eine formelle doppelte Buchhaltung ist gesetzlich nicht erforderlich.

CHF 100'000 -- CHF 500'000: Du musst eine ordentliche Buchhaltung fuehren und dich fuer die MWST registrieren. Die MWST-Abrechnung erfolgt vierteljaehrlich oder halbjaehrlich.

Ueber CHF 500'000: Die doppelte Buchhaltung wird obligatorisch. Auf dieser Stufe brauchst du professionelle Tools.

Aktuelle regulatorische Aenderungen (2025--2026)

QR-Rechnung-Update (November 2025): Seit dem 21. November 2025 werden nur noch strukturierte Adressen (Typ "S") in Schweizer QR-Codes akzeptiert. Kombinierte Adressen (Typ "K") sind nicht mehr erlaubt. Die Uebergangsfrist laeuft bis zum 30. September 2026. Alle Tools in diesem Ratgeber sind konform, aber pruefe dein aktuelles Tool, wenn es hier nicht aufgefuehrt ist.

MWST-Erinnerung: Obligatorische Registrierung ab CHF 100'000 Jahresumsatz. Aktuelle Saetze: 7.7% Normalsatz, 2.5% reduzierter Satz, 3.7% Beherbergung. Deine Software muss die CHE (UID)-Nummer auf allen Rechnungen anzeigen.

Wie ich jedes Tool bewertet habe

Ich habe nicht einfach Demos durchgeklickt. Ich habe jedes Tool mit realen Rechnungsszenarien getestet:

Funktionsumfang (40% Gewichtung)

• QR-Rechnung-Erstellung (strukturierte Adressen)
• Automatisches Scannen von Belegen
• Import von Kontoauszuegen (ISO 20022 camt.053/054)
• MWST-Verwaltung fuer Schweizer Saetze
• Mehrwaehrungsunterstuetzung (CHF/EUR)

Einfachheit & Benutzererfahrung (35% Gewichtung)

• Kannst du eine Rechnung in unter 2 Minuten erstellen?
• Ist die Oberflaeche uebersichtlich oder ueberladen?
• Brauchst du Buchhaltungskenntnisse, um das Tool zu nutzen?

Schweizer Compliance (15% Gewichtung)

• Datenspeicherung in der Schweiz
• Korrekte MWST-Saetze (aktualisiert fuer 2026)
• QR-Rechnung mit strukturierten Adressen
• Unterstuetzung fuer Schweizer Formate und Sprachen

Moderne Technologie (10% Gewichtung)

• KI-gestuetzte Funktionen (Belege scannen, Kategorisierung)
• Qualitaet der mobilen App
• Aktive Weiterentwicklung und Updates

Der vollstaendige Vergleich: Jedes Tool getestet

Hier findest du jedes getestete Tool mit einer ehrlichen Einschaetzung, fuer wen es wirklich geeignet ist:

1. Magic Heidi -- Der moderne Freelancer-Favorit

Preis: Kostenlos (3 Rechnungen/Monat) | CHF 30/Monat oder CHF 299/Jahr

Magic Heidi positioniert sich als die Freelancer-fokussierte Alternative zu schwergewichtigen KMU-Plattformen. Entwickelt von einem Schweizer Freelancer fuer Schweizer Freelancer, vereint es Benutzerfreundlichkeit mit vollem Funktionsumfang.

Herausragende Funktionen:

• KI-gestuetztes Belegscanning: Belege fotografieren, Daten werden automatisch extrahiert (Betrag, Datum, MWST, Kategorie, Lieferant)
• Schoene, moderne Oberflaeche fuer Web, iPhone, Android, Mac und Windows
• Automatische QR-Rechnung-Erstellung mit strukturierten Adressen
• Kontoauszug-Import mit intelligentem Abgleich
• Vollstaendige Schweizer MWST-Verwaltung mit korrekten Saetzen fuer 2026
• Verfuegbar auf Englisch, Deutsch, Franzoesisch, Italienisch

Der Kompromiss: Neuer am Markt als etablierte Anbieter, daher weniger Drittanbieter-Integrationen. Richtet sich bewusst an Freelancer und Kleinstunternehmen -- nicht geeignet fuer Teams ueber 5 Personen oder komplexe ERP-Anforderungen.

Perfekt fuer: Freelancer mit CHF 50K--500K Jahresumsatz, die moderne Software wollen, die einfach funktioniert, ohne Buchhaltungskenntnisse vorauszusetzen.

2. Bexio -- Der Schweizer Marktfuehrer

Preis: Starter CHF 45/Monat (CHF 35/Monat jaehrlich) | Pro CHF 75/Monat | Pro+ CHF 125/Monat Preise geprueft Januar 2026 ueber bexio.com

Mit ueber 80'000 Schweizer KMU-Nutzern dominiert Bexio den Markt. Es ist die umfassendste Plattform und deckt alles von Rechnungsstellung ueber Projektmanagement bis hin zur Lohnbuchhaltung ab.

Herausragende Funktionen:

• Tiefe Integration mit Schweizer Banken und E-Banking-Plattformen
• CRM-Funktionen fuer Kundenbeziehungsmanagement
• Projektzeiterfassung und Abrechnung
• Lagerverwaltung (wenn du Produkte verkaufst)
• Lohnbuchhaltung, wenn du bereit bist, Mitarbeitende einzustellen
• 100+ Drittanbieter-Integrationen
• ISO 27001 und ISAE 3402 zertifiziert

Der Kompromiss: Komplexer als noetig, wenn du ein einfacher Freelancer bist. Die Kosten summieren sich schnell -- Module und zusaetzliche Benutzer koennen leicht ueber CHF 200/Monat hinausgehen. Einige Nutzer berichten, dass die Innovationsgeschwindigkeit in den letzten Jahren nachgelassen hat.

Perfekt fuer: Freelancer mit CHF 200K+ Umsatz, die planen, ein richtiges Unternehmen aufzubauen, oder die CRM- und Projektfunktionen neben der Buchhaltung benoetigen.

3. CashCtrl -- Das kostenlose Kraftpaket

Preis: Kostenlos (Basis) | CHF 340/Jahr (PRO) Preise geprueft Januar 2026 ueber swissmadesoftware.org

CashCtrl beweist, dass "kostenlos" nicht "eingeschraenkt" bedeuten muss. Diese Basler Plattform bietet eine dauerhaft kostenlose Stufe mit echtem Funktionsumfang, nicht bloss eine Testversion, die ablaeuft.

Herausragende Funktionen:

• Kostenlose Version mit vollstaendiger doppelter Buchhaltung (anderswo undenkbar)
• Cloud-basiert, ueberall mit Internet zugaenglich
• Vollstaendige Schweizer MWST-Verwaltung
• Mehrwaehrungsunterstuetzung
• Anpassbare Rechnungsvorlagen
• API-Zugang fuer Entwickler

Der Kompromiss: Keine dedizierten mobilen Apps (nur Browser). Die Oberflaeche ist funktional, aber weniger elegant als Magic Heidi oder Bexio. Am besten fuer Nutzer geeignet, die mit Web-Applikationen vertraut sind. Erste Preissteigerung seit 10 Jahren (frueher CHF 295/Jahr).

Perfekt fuer: Neue Freelancer unter CHF 100K Umsatz oder erfahrene Nutzer, die kostenlose Software bevorzugen und browserbasierte Tools nicht stoeren.

4. KLARA -- Maximale Automatisierung

Preis: Ab CHF 39/Monat | 14 Tage kostenlose Testphase

Entwickelt von ePost (Schweizerische Post), verfolgt KLARA einen besonderen Ansatz: alles Moegliche automatisieren. Die Plattform beansprucht, bis zu 42% der typischen Bueroaufgaben zu automatisieren.

Herausragende Funktionen:

• Hervorragende Dokumentenautomatisierung und -weiterleitung
• KI-gestuetztes Scannen und Kategorisieren von Belegen
• Automatische Buchungen aus Rechnungen
• Automatischer Bankabgleich ohne manuelles Eingreifen
• Starke Integration mit Dienstleistungen der Schweizerischen Post
• Gut geeignet fuer Startups und Vereine
• Lagerverwaltungsmodul inklusive

Der Kompromiss: Kein echtes Gratisangebot (nur 14 Tage Testphase). Weniger Drittanbieter-Integrationen als Bexio. Kann ueberdimensioniert sein, wenn du nur einfache Rechnungsstellung brauchst.

Perfekt fuer: Freelancer und Kleinunternehmen, die Automatisierung und modernes Design schaetzen, insbesondere Startups und Vereine.

5. SWISS21 -- Das grosszuegige Freemium

Preis: Kostenlos (Starter) | CHF 21/Monat (Basic) | CHF 49/Monat (Pro, seit Januar 2025) Preisaenderung geprueft Januar 2026 ueber swiss21.org Help Center

SWISS21 ueberrascht mit einem wirklich funktionalen Gratis-Angebot -- keine abgespeckte Testversion. Ueber 60'000 Nutzer haben die Plattform adoptiert.

Herausragende Funktionen:

• Unbegrenzte QR-Rechnung-Erstellung im Gratis-Angebot
• Grundlegende Buchhaltung und Projektmanagement inklusive
• Helpdesk-Modul verfuegbar
• 70+ App-Integrationen
• Schweizer Datenhosting, DSGVO-konform

Der Kompromiss: Gratisnutzer sehen Drittanbieter-Angebote. Bankabgleich und Automatisierungsfunktionen sind in den unteren Stufen eingeschraenkt. Das Gratis-Angebot hat sich seit 2025 veraendert -- pruefe, was in deinem Abo enthalten ist.

Perfekt fuer: Freelancer am Anfang mit unter CHF 50'000 Umsatz, die kostenlose, aber funktionale Software brauchen und mit Abo-Grenzen leben koennen.

6. Crésus -- Der vertrauenswuerdige Veteran

Preis: Ab CHF 20/Monat (Miete) oder CHF 600+ (Kauf)

Mit ueber 30 Jahren auf dem Schweizer Markt bedient Crésus seit den fruehen Tagen der computergestuetzten Buchhaltung Unternehmen und Treuhaender. Stabil, zuverlaessig und tief im Schweizer Treuhaender-Netzwerk verankert.

Herausragende Funktionen:

• Plattformuebergreifend: PC, Mac, Linux
• Hunderte von Treuhaendern nutzen und empfehlen Crésus
• Ausserordentlich intuitive Oberflaeche (niedrigste Lernkurve in der Kategorie)
• Exzellente Schweizer Compliance: MWST, QR-Rechnung, CHE-Nummer
• Native mehrsprachige Rechnungsstellung (DE/FR/IT/EN)
• Anpassbare Module (Mehrwaehrung, Konsolidierung)

Der Kompromiss: Die Oberflaeche wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Tools etwas in die Jahre gekommen. Oft mit dem Buchhaltungsmodul gebundelt, ob du es brauchst oder nicht. Desktop-orientierte Denkweise.

Perfekt fuer: Nicht-technische Freelancer, die einfaches Erlernen priorisieren, oder solche, die eng mit einem Treuhänder zusammenarbeiten, der bereits Crésus nutzt.

7. Infinity.swiss -- KI-gestuetzter Neuling

Preis: CHF 25/Monat (Standard) | CHF 40/Monat (Team) | Jahresrabatt verfuegbar

Infinity positioniert sich als die modernste, KI-orientierteste Option auf dem Schweizer Markt. Ueber 50 neue Funktionen wurden allein 2024 ausgeliefert.

Herausragende Funktionen:

• Live Accounting mit KI-gestuetzten Buchungsvorschlaegen
• Ausgefeilte Dokumentenerkennung
• Moderne Oberflaeche, konzipiert fuer 2026
• Mehrsprachige Oberflaeche (DE/FR/EN)

Der Kompromiss: Fokus auf den deutschsprachigen Markt. Nur Web (keine nativen mobilen Apps). Neuerer Anbieter, daher kleinere Nutzerbasis und Community.

Perfekt fuer: Technikaffine Freelancer, die modernste KI-Automatisierung wollen und mit einer reinen Web-Erfahrung zurechtkommen.

8. Smallinvoice -- Strukturierte Rechnungsabos

Preis: Gratis-Angebot | CHF 15/Monat (Starter) | CHF 30/Monat (Professional, 3 Benutzer) | CHF 45/Monat (5 Benutzer) Preise geprueft Januar 2026 ueber smallinvoice.ch

Ein Schweizer Rechnungstool mit klarer Abo-Struktur, positioniert fuer Freelancer, Startups und KMU.

Herausragende Funktionen:

• QR-Rechnungen mit Vorlagen
• CRM-Grundfunktionen und Projektverfolgung
• Benutzerbasierte Stufen, geeignet fuer kleine Teams
• Exporte fuer die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder
• Verfuegbar auf Englisch, Franzoesisch, Deutsch

Der Kompromiss: Die Oberflaeche wirkt komplex. Das Einrichten von QR-Rechnungen erfordert zusaetzliche Schritte. KI-Funktionen sind im Vergleich zu Magic Heidi oder KLARA eingeschraenkt.

Perfekt fuer: Freelancer, die Projektmanagement mit Rechnungsstellung verbinden moechten und transparente Preisstufen wuenschen.

9. Banana Accounting -- Die Tabellenkalkulations-Alternative

Preis: Kostenlos (bis 70 Buchungen) | CHF 69/Jahr (Professional) | CHF 149/Jahr (Advanced)

Seit 1990 bedient Banana Schweizer Unternehmen mit zuverlaessiger, erschwinglicher Buchhaltung. Wenn du dich mit Tabellenkalkulationen wohlfuehlst, wirkt Bananas Oberflaeche sofort vertraut.

Herausragende Funktionen:

• Desktop-Anwendung (Windows, Mac, Linux) -- Daten bleiben auf deinem Computer
• Tabellenkalkulations-aehnliche Oberflaeche (Excel-Nutzer passen sich sofort an)
• Vollstaendige doppelte Buchhaltung
• Budget- und Prognoseplanungstools
• Verfuegbar auf Deutsch, Franzoesisch, Italienisch, Englisch

Der Kompromiss: Keine mobilen Apps oder Cloud-Synchronisierung. Manuelle Dateneingabe (keine automatischen Bank-Feeds). Erfordert Buchhaltungskenntnisse. Die Oberflaeche wirkt veraltet.

Perfekt fuer: Preisbewusste Freelancer, die Desktop-Software bevorzugen, ihre Buecher selbst fuehren und manuelle Buchungseingabe nicht stoert.

10. AbaNinja (von Abacus) -- Vereinfachtes Enterprise-Erbe

Preis: Gratis-Angebot | Ca. CHF 21/Monat (Advanced)

AbaNinja bringt Jahrzehnte Schweizer Buchhaltungsexpertise (Abacus, gegruendet in den 1980er-Jahren) in ein vereinfachtes, cloud-basiertes Paket.

Herausragende Funktionen:

• Unterstuetzt von Abacus, einem vertrauenswuerdigen Namen in der Schweizer Buchhaltung
• Saubere, moderne Oberflaeche fuer Nicht-Buchhalter konzipiert
• Solide Schweizer MWST- und QR-Rechnung-Unterstuetzung
• Gute Bankintegrations-Optionen

Der Kompromiss: Weniger funktionsreich als Bexio, weniger modern als Magic Heidi. In den meisten Kategorien im Mittelfeld -- was fuer manche Freelancer genau das Richtige sein kann.

Perfekt fuer: Freelancer, die zuverlaessige Software ohne Ueberraschungen von einem etablierten Schweizer Unternehmen wollen, ohne Bexio-Preise zu zahlen.

11. PebeLive -- Einfach und nur auf Deutsch

Preis: Gratis-Angebot verfuegbar | CHF 15--30/Monat fuer bezahlte Abos

Ein kleinerer Schweizer Anbieter, der sich auf den deutschsprachigen Markt konzentriert, mit einem Einfachheit-zuerst-Ansatz.

Herausragende Funktionen:

• Einfaches Onboarding und sauberes Design
• Rechnungsstellung und Workflows fuer Kleinunternehmen
• Guenstige Option fuer Grundbeduerfnisse

Der Kompromiss: Nur deutsche Oberflaeche. Eingeschraenkte QR-Rechnung und MWST-Berichtstiefe im Vergleich zu groesseren Wettbewerbern. Kleineres Oekosystem.

Perfekt fuer: Deutschsprachige Freelancer, die Einfachheit und niedrige Kosten ueber alles andere stellen.

12. Milchbüechli -- Extremer Minimalismus

Preis: CHF 9/Monat oder CHF 96/Jahr

Inspiriert vom traditionellen Schweizer "Milchbüechli" bietet Milchbüechli ausschliesslich Einnahmen- und Ausgabenerfassung. Nichts weiter.

Wichtig: Dies ist kein Rechnungstool. Es erstellt weder Rechnungen noch QR-Rechnungen. Es ist reine Buchhaltung.

Perfekt fuer: Freelancer, die ein separates Rechnungstool verwenden und nur eine einfache Ausgabenerfassung auf Deutsch brauchen.

Weitere erwaehnenswerte Optionen

Winbiz -- Erschwingliche KMU-Funktionen inklusive Schweizer QR-Rechnung, MWST und Lohnbuchhaltung. Eher KMU-orientiert, aber auch fuer groessere Freelance-Taetigkeiten zugaenglich.

Atlanto (CHF 43/Monat) -- Robuste Tools, aber fuer Unternehmen konzipiert, nicht fuer Solo-Freelancer. Mehrbenutzer-Preise, die du wahrscheinlich nicht brauchst.

Zoho Books + Schweizer QR-Rechnung-Erweiterung -- Wenn du das Zoho-Oekosystem bereits international nutzt, kann eine Schweizer QR-Rechnung-Erweiterung es CH-tauglich machen. Achte auf die Besonderheiten der MWST-Berichterstattung und die Lokalisierungstiefe.

Einfache QR-Rechnung-Generatoren (mobil) -- Manche Freelancer brauchen einfach den simpelsten Workflow: schnell eine Schweizer QR-Rechnung erstellen. Diese mobilen Apps existieren, bieten aber eingeschraenkte MWST-Handhabung und keine Treuhänder-Zusammenarbeit.

Wann du trotzdem einen Treuhänder engagieren solltest

Gute Software erledigt die taegliche Buchhaltung, aber fuer Folgendes koenntest du trotzdem professionelle Hilfe brauchen:

• Ersteinrichtung: Die Konten von Anfang an korrekt strukturieren
• Jahresabschluss: Sicherstellen, dass alles fuer die Steuern korrekt kategorisiert ist
• Steueroptimierung: Wissen, welche Ausgaben voll abzugsfaehig sind und wie der Umsatz strukturiert werden sollte
• Wachstumsubergaenge: Ueberschreiten der CHF 100K oder CHF 500K Schwellen
• Komplexe Situationen: Mehrere Einkommensquellen, internationale Kunden, Beteiligungsverguetung

Die meisten Schweizer Freelancer entscheiden sich fuer einen Hybridansatz: Taegliche Buchungen selbst in der Software erledigen, vierteljaehrlich einen Treuhänder konsultieren und professionelle Hilfe fuer die Jahresabrechnung in Anspruch nehmen.

Das Fazit

Nach dem Testen von 15+ Tools mit echter Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und MWST-Verwaltung:

Waehle Magic Heidi, wenn du ein typischer Schweizer Freelancer bist (unter CHF 500'000 Umsatz), der Einfachheit und Schweiz-spezifische Funktionen schaetzt. Das Gratis-Angebot laesst dich ohne Risiko testen.

Waehle Bexio, wenn du planst, ueber das Solo-Freelancing hinauszuwachsen, und KMU-Funktionen wie Lohnbuchhaltung, CRM und Lagerverwaltung brauchst.

Waehle CashCtrl, wenn du ein begrenztes Budget hast oder gerade erst anfaengst -- die kostenlose Stufe bietet bemerkenswerten Wert.

Waehle KLARA, wenn Automatisierung deine Prioritaet ist und du moechtest, dass die KI so viel Verwaltungsarbeit wie moeglich uebernimmt.

Waehle Crésus, wenn Benutzerfreundlichkeit ueber allem steht und du die sanfteste Lernkurve mit starker Treuhänder-Unterstuetzung suchst.

Ueberleg nicht zu lange. Jedes hier genannte Tool beherrscht die Schweizer Kernbuchhaltung korrekt. Waehle eines, das zu deinem Budget und Komfortniveau passt, starte die kostenlose Testphase und nimm dir 30 Minuten Zeit, um es mit echter Arbeit zu testen.

Die Software, die konsequent genutzt wird, schlaegt das "perfekte" Tool, das dich ueberfordert.

Letzte Aktualisierung: Januar 2026. Preise und Funktionen durch Praxistests und Pruefung der Anbieterseiten verifiziert.