Smallinvoice Test 2026: Ein ehrlicher Blick

Smallinvoice bedient den Schweizer Markt seit über einem Jahrzehnt, gewann 2017 den Swiss Fintech Award und betreibt das SmartBusiness-Angebot der PostFinance. Aber ist es das richtige Tool für Ihr Freelance-Business?

Dieser Test durchdringt das Marketing und gibt Ihnen eine ehrliche Einschätzung der Stärken, Schwächen und wer Smallinvoice tatsächlich nutzen sollte. Wir behandeln alles vom überraschend grosszügigen Gratis-Abo bis zu den berechtigten Komplexitätsbedenken, die einfachere Freelance-Betriebe zu Alternativen führen könnten.

Was ist Smallinvoice?

Smallinvoice ist eine Schweizer Rechnungs- und Business-Management-Plattform für Freelancer, Startups und Kleinunternehmen. Neben der Rechnungsstellung umfasst sie Zeiterfassung, Projektverwaltung, Spesenverwaltung und Integrationen mit Schweizer Banken und Buchhaltungssystemen.

Wichtige Fakten:

• Vor über 10 Jahren gegründet
• Daten ausschliesslich in der Schweiz gespeichert mit 256-Bit-Verschlüsselung
• Unterstützt Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Englisch
• Betreibt die White-Label-Lösung SmartBusiness der PostFinance
• Gratis-Abo verfügbar bis CHF 70'000 Dokumententotal

Die Plattform positioniert sich als All-in-One-Lösung für Schweizer Business-Management, was je nach Ihren Bedürfnissen sowohl grösste Stärke als auch grösste Herausforderung sein kann.

QR-Rechnungs-Funktionalität

Der Schweizer QR-Rechnungs-Standard wurde 2020 obligatorisch, und die Spezifikation entwickelt sich weiter. Seit November 2025 verlangt Version 2.3 strukturierte Adressen in QR-Codes.

Smallinvoices QR-Rechnungs-Implementierung:

• Generiert konforme QR-Rechnungen mit wenigen Klicks
• Unterstützt QR-IBAN und normale IBAN-Formate
• Ermöglicht Rechnungen mit oder ohne QR-Referenznummern
• Kann Rechnungen per E-Mail oder integrierter Post versenden (via Pingen)

Der Setup-Prozess erfordert einmalige Konfiguration Ihrer Bankdaten, danach generieren sich QR-Codes automatisch auf Rechnungen. Zwar nicht die absolut einfachste Implementierung am Markt, aber unkompliziert genug für die meisten Nutzer.

MWST-Verwaltung

Aktuelle Schweizer MWST-Sätze (Stand 2024):

• Normal: 8,1%
• Reduziert: 2,6%
• Beherbergung: 3,8%

Smallinvoice hat diese Sätze im System integriert und erlaubt die Zuweisung des korrekten Satzes für jede Rechnungsposition. Die Plattform berechnet die MWST automatisch und erstellt konforme Rechnungen.

Wichtige Überlegung: Sind Sie MWST-pflichtig (erforderlich bei Jahresumsatz über CHF 100'000), werden Sie die automatischen Berechnungen und Aufzeichnungen schätzen. Sind Sie noch nicht MWST-pflichtig, können Sie Rechnungen ohne MWST erstellen.

Mehrsprachige Rechnungserstellung

Smallinvoice unterstützt die Rechnungserstellung in fünf Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Englisch. Das ist wichtig, wenn Sie Kunden in verschiedenen Schweizer Sprachregionen bedienen oder mit internationalen Kunden arbeiten.

Sie können pro Kunde eine Standardsprache festlegen, und das System verwendet diese Sprache automatisch für alle Rechnungen an diesen Kunden. Dieses kleine Detail spart Zeit und verhindert die Peinlichkeit, eine deutsche Rechnung an einen französischsprachigen Kunden zu senden.

Preis-Kontext: Im Schweizer Markt startet bexio (Marktführer) bei CHF 45/Monat pro Benutzer, während Swiss21 eine komplett kostenlose Option für kleine Teams bietet (finanziert durch Partnerangebote). Smallinvoice liegt dazwischen—leistungsfähiger als Gratis-Alternativen, aber mit einem Gratis-Abo, das gründliches Testen vor der Verpflichtung ermöglicht.

Das ist bemerkenswert grosszügig. Ein Freelancer mit CHF 100/Stunde Honorar müsste 700 Stunden fakturieren, bevor er dieses Limit erreicht. Für viele startende Freelancer entspricht das 6-12 Monaten Umsatz und macht es zu einer echten Null-Kosten-Lösung für den Start.

Integrationen und Automatisierung

Hier zeigt Smallinvoice seinen Schweizer Markt-Fokus:

Banking-Integrationen:

• PostFinance e-finance für automatisierten Kontoabgleich
• Automatische Zuordnung eingehender Zahlungen zu offenen Rechnungen
• Multi-Währungs-Support

Buchhaltungssoftware-Exporte:

• Banana
• INFONIQA ONE 50
• Topal

Weitere Integrationen:

• Pingen für automatisierten Postversand
• e-Salär für Lohnverarbeitung
• REST API für Custom-Integrationen

Der automatisierte Bankabgleich verdient besondere Erwähnung. Verbinden Sie Ihr PostFinance-Konto, und Smallinvoice ordnet eingehende Zahlungen automatisch Rechnungen zu, markiert sie als bezahlt und reduziert Ihre manuelle Buchhaltung. Das allein kann monatlich Stunden sparen.

User Experience: Der Feature-Dichte-Kompromiss

Hier gehen die Meinungen erheblich auseinander. Einige Langzeit-Nutzer (darunter einer, der über CHF 1 Million durch die Plattform verarbeitet hat) bewerten sie als "völlig zufrieden" mit "unschlagbarer" Preisgestaltung. Andere finden das Interface überwältigend.

Vorteile:

• Eine Plattform für alle Business-Management-Aufgaben
• Daten bleiben verbunden (Kunden, Projekte, Rechnungen)
• Keine Notwendigkeit, mehrere Tools zu jonglieren
• Professionelles Erscheinungsbild und Fähigkeiten

Nachteile:

• Mehr Menüs zum Navigieren
• Steilere Lernkurve
• Features, die Sie vielleicht nie nutzen, beanspruchen Interface-Platz
• Längere Zeit bis zur Beherrschung

Die ehrliche Einschätzung: Wenn Sie ein Freelancer sind, der sich einloggen, eine Rechnung erstellen und sich in unter zwei Minuten wieder ausloggen möchte, könnte Smallinvoice schwerfällig wirken. Wenn Sie einen komplexeren Betrieb mit mehreren Projekten, erfasster Zeit, Spesen und Kunden führen, spart der integrierte Ansatz insgesamt Zeit.

Mobile Experience

Kostenlose iOS- und Android-Apps sind verfügbar und ermöglichen Ihnen:

• Rechnungen unterwegs erstellen und versenden
• Zeit vom Handy erfassen
• Zahlungsstatus prüfen
• Auf Kundeninformationen zugreifen

Die Mobile Apps handhaben Basis-Aufgaben gut, sind aber nicht so feature-komplett wie die Web-Version. Für eine schnelle Rechnung beim Kunden vor Ort oder das Starten eines Timers funktionieren sie einwandfrei.

Berechtigte Bedenken

Eine ausgewogene Beurteilung erfordert die Anerkennung echter Probleme:

1. Lernkurve

Der umfassende Feature-Set bedeutet mehr Zeitinvestment zu Beginn. Planen Sie 2-4 Stunden für Setup und Einarbeitung ein, nicht 20 Minuten.

2. Komplexität für einfache Bedürfnisse

Wenn Sie 2-3 Kunden haben, monatlich eine Rechnung versenden und keine Zeit erfassen, könnte Smallinvoice übertrieben sein. Einfachere Tools existieren.

3. Problem mit rückwirkenden Änderungen

Ein dokumentiertes Anliegen aus Nutzerbewertungen: Die Änderung einer Kundenadresse in den Stammdaten ändert rückwirkend ALLE früheren Rechnungen, einschliesslich versendeter und bezahlter. Das schafft potenzielle Steuer-Compliance-Probleme. Die Umgehungslösung erfordert ein Upgrade auf ein höherpreisiges Abo.

Das ist ein echtes Problem, das Smallinvoice mit besserer Datenversionierung beheben sollte.

4. Inkonsistenter Support

Nutzerbewertungen zeigen gemischte Support-Erfahrungen. Einige loben responsive Hilfe; andere berichten von unzureichenden Antworten auf technische Probleme. Für ein bezahltes Business-Tool sollte die Support-Qualität konsistent hoch sein.

vs. bexio (Marktführer)

bexio-Vorteile:

• Umfassenderes Business-Management
• Stärkere Buchhaltungs-Features
• Grössere User-Community
• Mehr Integrationen

Smallinvoice-Vorteile:

• Tiefere Kosten (besonders Gratis-Abo)
• Einfacheres Interface
• Ausreichend für meiste Freelance-Bedürfnisse
• Keine Pro-User-Preise bis zu höheren Stufen

Fazit: bexio ist übertrieben (und über Budget) für viele Solo-Freelancer. Smallinvoice trifft einen Sweet Spot für unabhängige Professionals.

vs. Swiss21 (Gratis-Alternative)

Swiss21-Vorteile:

• Komplett gratis für kleine Teams
• Sehr einfaches Interface
• Schnelles Setup

Smallinvoice-Vorteile:

• Mehr Features und Flexibilität
• Bessere Zeiterfassung
• Mehr Integrationen
• Keine Drittanbieter-Angebote zur Finanzierung des Gratis-Modells

Fazit: Swiss21 ist einfacher; Smallinvoice ist leistungsfähiger. Wählen Sie basierend auf Ihren Feature-Bedürfnissen.

vs. Magic Heidi (Moderne Alternative)

Magic Heidi-Vorteile:

• KI-gestützte Features
• Modernes Interface
• Speziell für Freelancer konzipiert
• Extrem einfache Workflows

Smallinvoice-Vorteile:

• Etablierter (10+ Jahre)
• Breiteres Feature-Set
• PostFinance-Partnerschafts-Glaubwürdigkeit
• Mehr Integrationen mit Schweizer Systemen

Fazit: Magic Heidi optimiert für Geschwindigkeit und Einfachheit; Smallinvoice bietet umfassenderes Business-Management. Beide dienen Schweizer Freelancern gut, sprechen aber unterschiedliche Arbeitsstile an.

Ideale Nutzer

Wachsende Freelancer und kleine Agenturen:

• 5-10 aktive Kunden
• Mehrere parallel laufende Projekte
• Mix aus Stunden- und projektbasierter Abrechnung
• Bedarf an Zeiterfassungs-Integration
• Gelegentliche Spesen zum Erfassen und Erstatten
• Wünschen professionellen Auftritt
• Schätzen Schweizer Daten-Hosting und Compliance

Beispiel-Profil: Ein freiberuflicher Consultant mit 6 Retainer-Kunden, 3 projektbasierten Kunden, der stundenweise für manche Arbeiten und zum Fixpreis für andere abrechnet, Zeit über Projekte erfassen muss und automatisiertes Zahlungs-Tracking möchte.

Alternativen erwägen wenn...

Sie gerade starten: Wenn Sie Ihre ersten Rechnungen versenden und nicht sicher sind, ob Freelancing hält, starten Sie mit dem Gratis-Abo und schauen Sie, ob es zu Ihrem Workflow passt. Das CHF 70'000-Limit gibt Ihnen genug Spielraum.

Sie maximale Einfachheit brauchen: Solo-Freelancer mit 1-3 Kunden, die monatlich fakturieren und keine Zeiterfassung brauchen, könnten einfachere Tools weniger überwältigend finden. Swiss21 oder sogar ein gut gestaltetes Spreadsheet könnten besser dienen.

Sie eine wachsende Agentur führen: Wenn Sie 5+ Mitarbeiter haben, komplexe Ressourcenzuteilung und detaillierte Projekt-Profitabilitäts-Analyse brauchen, könnten bexio oder internationale Plattformen wie Harvest die Tiefe bieten, die Sie benötigen.

Sie modernste Automatisierung wünschen: Wenn KI-gestützte Spesen-Kategorisierung, prädiktiver Cashflow oder fortgeschrittene Automatisierung Prioritäten sind, könnten neuere Plattformen modernere Features bieten.

Ihre Entscheidung treffen

Wählen Sie Smallinvoice wenn:

• ✅ Sie mehrere Projekte und Kunden gleichzeitig verwalten
• ✅ Sie integrierte Zeiterfassung mit Rechnungsstellung brauchen
• ✅ Sie Schweizer Daten-Hosting und etablierte Glaubwürdigkeit schätzen
• ✅ Sie Wachstumsraum ohne Plattformwechsel wünschen
• ✅ Sie es schätzen, mehrere Features in einem Tool zu haben

Schauen Sie anderswo wenn:

• ❌ Sie die absolut einfachste Rechnungsstellung wünschen
• ❌ Sie sehr basische Bedürfnisse haben (1-2 Rechnungen monatlich)
• ❌ Sie modernste UI/UX über Features priorisieren
• ❌ Sie umfassende Buchhaltungs-Features brauchen
• ❌ Sie KI-gestützte Automatisierung wünschen

Das grosszügige Gratis-Abo (CHF 70'000-Limit) entfernt finanzielles Risiko vom Ausprobieren. Starten Sie dort, testen Sie Ihren Workflow und sehen Sie, ob die Feature-Dichte Ihre tägliche Arbeit hilft oder hindert.

Die Schweizer Compliance, Banking-Integrationen und mehrsprachige Unterstützung der Plattform zeigen echtes Verständnis des lokalen Markts. Kombiniert mit 10+ Jahren Verfeinerung und der PostFinance-Partnerschaft ist es eine stabile, vertrauenswürdige Wahl.

Die berechtigten Komplexitätsbedenken sind real—dies ist nicht der schnellste Weg, eine einfache Rechnung zu versenden. Aber für Freelancer, die mehrere Projekte verwalten und verbundene Zeiterfassung, Kundenverwaltung und Rechnungsstellung brauchen, spart der integrierte Ansatz insgesamt Zeit.

Nicht sicher, ob Smallinvoice zu Ihrem Workflow passt? Der beste Weg zu entscheiden ist, es mit Ihrem tatsächlichen Business zu testen. Das Gratis-Abo gibt Ihnen Monate realer Nutzung, um zu evaluieren, ob die Features die Lernkurve rechtfertigen.

Wenn Sie eine einfachere Alternative suchen, die speziell für moderne Freelance-Workflows konzipiert ist, testen Sie Magic Heidi 7 Tage gratis—keine Kreditkarte erforderlich. Beide Tools dienen Schweizer Freelancern gut; die richtige Wahl hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Ihrem Arbeitsstil ab.