Kostenlose Rechnungsvorlage Schweiz (Word, Excel & PDF) – Sofort herunterladen

Du hast gerade deinen ersten Auftrag in der Schweiz abgeschlossen. Jetzt kommt die Frage, die fast jeden frisch Selbständigen kurz ins Stocken bringt: Wie sieht eine korrekte Schweizer Rechnung eigentlich aus? Was muss drauf stehen? Und wie zum Teufel erstellt man eine QR-Rechnung?

Keine Panik. Du bist nicht der Erste, der das googelt, und es ist auch nicht so kompliziert, wie es manchmal klingt. Dieser Leitfaden gibt dir alles, was du brauchst: eine gratis Rechnungsvorlage Schweiz zum sofortigen Herunterladen, eine klare Übersicht, was deine Rechnung enthalten muss, und eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Rechnung schreiben in der Schweiz, wenn du es genauer wissen willst.

Die Excel-Variante rechnet Zwischentotal, MWST und Rechnungsbetrag automatisch. Du wählst den Satz aus einer Dropdown-Liste (0%, 2.6%, 3.8% oder 8.1%) und der Rest passiert von selbst. Wenn du komplett ohne MWST arbeitest, lässt du den Satz einfach auf 0%.

Was muss eine Schweizer Rechnung enthalten?

Das Schweizer Recht schreibt keine offizielle Rechnungsform vor. Aber für eine rechtlich einwandfreie Rechnung sollten diese 8 Angaben enthalten sein. Eine ausführliche Variante mit Beispielen pro Feld findest du in unserer Anleitung zum Rechnung schreiben Schweiz.

Zusätzliche Angaben für MWST-pflichtige Freelancer

Falls du MWST-pflichtig bist (also mehr als CHF 100'000 steuerpflichtigen Jahresumsatz hast), müssen folgende Angaben dazukommen:

• UID-Nummer mit dem Zusatz "MWST", zum Beispiel: CHE-123.456.789 MWST
• Angewendeter MWST-Satz: 8.1% Normalsatz, 2.6% reduzierter Satz für Lebensmittel, Bücher, Medikamente, oder 3.8% Sondersatz Beherbergung
• MWST-Betrag als separate Zeile

Als Freelancer unter CHF 100'000 lässt du diese Zeilen einfach weg. Du kannst optional einen kurzen Hinweis ergänzen wie "Kein MWST-Ausweis, da unter Umsatzgrenze". Mehr Detail dazu im MWST-Leitfaden für Freelancer.

Das war's. Kein Stempel, keine Unterschrift, keine besondere Formatierung nötig.

Brauchst du wirklich eine QR-Rechnung?

Seit 1. Oktober 2022 hat die QR-Rechnung den alten orangen Einzahlungsschein (ESR) vollständig ersetzt. Sie ist bequemer für deinen Kunden, aber nicht zwingend nötig. Zahlungen gehen schneller, weil der Kunde den Code mit seiner Bank-App scannt und alle Daten automatisch übernommen werden. IBAN und Referenznummer werden maschinell gelesen, Zahlendreher sind damit unmöglich. Und das Ganze folgt der SIX QR-Bill v2.3 Spezifikation, akzeptiert von allen Schweizer Banken.

QR-IBAN, IBAN und SCOR: was kommt auf deine Rechnung?

Drei Begriffe, die rund um die Schweizer QR-Rechnung gerne durcheinandergeraten. Die Tabelle unten zeigt, wie sie sich tatsächlich unterscheiden.

Für die meisten Freelancer reicht die normale IBAN. Wenn du Magic Heidi nutzt, erzeugt die App den QR-Code automatisch aus deiner Standard-IBAN. Falls dir deine Bank bereits eine QR-IBAN gegeben hat, trägst du sie einmal ein und das war's.

Kannst du eine echte QR-Rechnung mit einer Word- oder Excel-Vorlage erstellen?

Nicht wirklich. Eine echte QR-Rechnung braucht die korrekte SIX QR-Bill v2.3 Spezifikation, das exakte Format des QR-Codes und eine präzise Datenstruktur. Das macht man nicht zuverlässig von Hand, und Word oder Excel können den QR-Code nicht sauber erzeugen.

Wenn du QR-Rechnungen brauchst, gibt es zwei Wege:

1. Einen kostenlosen Online-Generator (zum Beispiel swiss-qr-invoice.org)
2. Eine Invoicing-App wie Magic Heidi, die die QR-Rechnung automatisch für dich erstellt

Für gelegentliche Rechnungen reicht die IBAN-Angabe vollkommen. Wenn du regelmässig rechnest, ist Magic Heidi der schnellste Weg zur korrekten QR-Rechnung. Die App erstellt sie automatisch, sobald du deine IBAN einmal eingetragen hast.

Die Vorlage Schritt für Schritt ausfüllen

Hier ist ein ausgefülltes Beispiel, das du direkt abschauen kannst:

Mia Bernasconi
Seestrasse 22
8002 Zürich
mia@bernasconi.ch  |  +41 79 123 45 67

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Rechnung Nr. 2026-007
Ausstellungsdatum:  7. Mai 2026
Leistungszeitraum:  1.–30. April 2026

Rechnungsempfänger:
Müller Consulting GmbH
Hauptstrasse 10
3000 Bern

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Beschreibung                  Menge   Preis        Betrag
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UX-Beratung und Konzeption   12 Std. CHF 140.00   CHF 1'680.00
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                                       Total     CHF 1'680.00

Zahlungsfrist:        30 Tage (fällig bis 6. Juni 2026)
Zahlungsempfänger:    Mia Bernasconi
IBAN:                 CH56 0483 5012 3456 7800 9

Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Wenn du detaillierte Beispiele pro Pflichtangabe willst, findest du sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung Rechnung schreiben Schweiz.

Häufige Fehler beim Ausfüllen:

• Rechnungsnummer vergessen: Ohne fortlaufende Nummerierung wird deine Buchhaltung schnell unübersichtlich, und das Steueramt mag das gar nicht.
• Kein Leistungsdatum: Das Ausstellungsdatum allein reicht nicht. Wann wurde die Arbeit tatsächlich gemacht? Das ist steuerlich relevant.
• Ungenaue Leistungsbeschreibung: "Beratung April" ist zu vage. Besser: "UX-Beratung Projekt XY, 12 Stunden à CHF 140".
• Falsche IBAN: Überprüfe sie einmal extra. Ein falscher Buchstabe, und die Zahlung des Kunden kommt zurück.
• MWST falsch deklariert oder vergessen: Falls du MWST-pflichtig bist, muss der Satz auf der Rechnung stehen. Falls nicht, schreib nichts oder ergänze den Hinweis "Kein MWST-Ausweis".

Rechnungsvorlage Schweiz ohne MWST (für Freelancer unter CHF 100'000)

Die meisten Schweizer Freelancer brauchen keine MWST auf der Rechnung. Die Pflicht greift erst, wenn dein weltweiter Jahresumsatz aus steuerpflichtigen Leistungen CHF 100'000 übersteigt. Darunter ist eine Rechnung ohne MWST komplett legal.

So nutzt du die Vorlage ohne MWST:

1. In Word: Lösche die Zeile "MWST" und die UID-Nummer aus dem Kopfbereich. Der Rechnungsbetrag besteht dann nur aus der Zwischensumme.
2. In Excel: Wähle in der Dropdown-Liste "MWST-Satz" einfach 0% aus. Die MWST-Zeile bleibt sichtbar mit CHF 0.00, was für deine eigene Buchhaltung sogar sauberer ist.
3. Optional: Füge eine kleine Zeile unter dem Total ein: "Kein MWST-Ausweis gemäss Art. 10 MWSTG (Umsatz unter CHF 100'000)." Nicht Pflicht, beantwortet aber die häufigste Rückfrage deiner Kunden, bevor sie überhaupt kommt.

Eine Rechnungsvorlage Schweiz ohne MWST ist exakt dieselbe Vorlage. Du füllst sie einfach ohne MWST-Zeile aus. Wenn du nahe an der Umsatzgrenze bist und überlegst, dich freiwillig zu registrieren, lies vorher den MWST-Leitfaden für Freelancer. Eine freiwillige Anmeldung kann sich lohnen, wenn du viele MWST-pflichtige Vorleistungen hast.

Welche Lösung passt zu dir?

Faustregel nach Anzahl Rechnungen und Komplexität deiner Buchhaltung.

Thomas, ein IT-Freelancer aus Basel, hat zwei Jahre mit einer Excel-Vorlage gearbeitet. "Am Anfang war es okay. Aber als ich vier Kunden hatte, wusste ich irgendwann nicht mehr, wer gezahlt hat und wer nicht. Ich habe zweimal Zahlungserinnerungen an Kunden verschickt, die schon bezahlt hatten. Das war peinlich." Heute nutzt er Magic Heidi mit Kundenverwaltung, und das Einzige, was er noch tut, ist die Leistung eintragen und auf Senden klicken.

Wenn dir bexio zu schwer ist und du etwas Schlankeres suchst: Magic Heidi läuft auf iPhone, Android, Mac, Windows und im Browser. Bis 3 Rechnungen ist es gratis, danach CHF 25/Monat. Mehr Detail auf der Preisseite und der bexio-Alternative.

Die Vorlage an deine Branche anpassen

Die Grundstruktur bleibt immer gleich. Was sich unterscheidet, ist die Leistungsbeschreibung und manchmal die Währung.

Rechnung als Privatperson schreiben (Schweiz)

Du musst nicht selbständig sein, um eine Rechnung zu stellen. Privatpersonen dürfen ebenfalls Rechnungen ausstellen, für einmalige Leistungen, den Verkauf gebrauchter Gegenstände oder kurze Aushilfsjobs. Drei typische Fälle:

• Verkauf eines gebrauchten Velos an eine andere Privatperson
• Einmaliger Babysitting-Auftrag oder Nachhilfeunterricht
• Untermiete deiner Wohnung für zwei Monate

Die Vorlage funktioniert genau gleich. Du lässt einfach folgende Felder leer oder weg:

• UID-Nummer (hast du als Privatperson nicht)
• MWST-Zeile (gilt nur für MWST-pflichtige Unternehmen)
• Firmenname (dein eigener Name reicht)

Wichtig: Wenn du regelmässig Rechnungen "als Privatperson" ausstellst, schauen sich die Steuerbehörden irgendwann an, ob du nicht eigentlich selbständig erwerbend bist. Die Faustregel: mehr als zwei oder drei Aufträge pro Jahr für verschiedene Auftraggeber, und du solltest dich mit der Anmeldung als Selbständige/r befassen.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Die Rechnung ist raus, die Frist ist verstrichen, und nichts kommt. Das passiert den meisten Selbständigen früher oder später. So gehst du Schritt für Schritt vor.

Eine Zahlungserinnerung musst du nie von Hand schreiben. In Magic Heidi verschickst du sie mit einem Klick aus der offenen Rechnung heraus. Die App zeigt dir auf der Startseite alle überfälligen Rechnungen, sortiert nach Fälligkeitsdatum.

Rechnungsvorlage Schweiz herunterladen und loslegen

Eine korrekte Schweizer Rechnung ist kein Hexenwerk. Acht Pflichtangaben, eine klare Leistungsbeschreibung, IBAN oder QR-Code, und du bist fertig. Die Rechnungsvorlage Schweiz oben deckt alles ab, in Word, Excel und PDF, mit oder ohne MWST.

Wenn du regelmässig rechnest, ist Magic Heidi der schnellste Weg. Kostenlos bis zu 3 Rechnungen, ohne Kreditkarte. Lade die Vorlage jetzt herunter oder probiere Magic Heidi auf iPhone, Mac oder im Browser aus.

Alle Angaben in diesem Artikel basieren auf dem Schweizer Obligationenrecht, dem MWST-Gesetz und den aktuellen ESTV-Richtlinien (Stand Juni 2026). Aktuelle MWST-Sätze und Schwellenwerte findest du auf estv.admin.ch. Ein offizielles QR-Rechnung-Musterbeispiel liegt auf kmu.admin.ch. Die technische QR-Rechnung-Spezifikation pflegt die SIX Group. Bei spezifischen Fragen zu deiner steuerlichen Situation wende dich an einen Treuhänder oder direkt an das Steueramt deines Kantons.

Verfasst von Nathan Ganser, Mitgründer von Magic Heidi. Zuletzt aktualisiert am 5. Juni 2026.