Kostenlose Excel-Buchhaltungsvorlage für Schweizer Freelancer
Sie starten Ihre Freelancer-Karriere in der Schweiz? Holen Sie sich unsere kostenlose, Milchbüechli-konforme Excel-Vorlage. Erfassen Sie Einnahmen, Ausgaben und MWST – alles in einer einfachen Tabelle. Perfekt für Freelancer mit einem Umsatz unter CHF 500'000.
Die Selbstständigkeit in der Schweiz zu starten ist aufregend – bis Sie merken, dass Sie eine ordentliche Buchhaltung führen müssen. Selbst bei einem Jahreseinkommen von CHF 30'000 verlangt das Schweizer Steuerrecht eine systematische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben.
Die gute Nachricht? Bei einem Jahresumsatz unter CHF 500'000 können Sie die vereinfachte Buchführung nutzen (die sogenannte «Milchbüechli-Rechnung»). Und das geht alles in einer einfachen Excel-Tabelle.
Dieser Leitfaden enthält eine kostenlose, Schweiz-konforme Excel-Vorlage plus alles, was Sie über die rechtskonforme und effiziente Verwaltung Ihrer Freelancer-Finanzen wissen müssen.
Ideal für: Neue Freelancer, Einzelunternehmer unter CHF 500'000 Umsatz und alle, die noch keine vollwertige Buchhaltungssoftware benötigen.
Schweizer Freelancer-Anforderungen verstehen
Das Schweizer Buchführungsrecht ist überschaubar, wenn Sie diese wichtigen Schwellenwerte kennen. Hier erfahren Sie, was für Ihr Freelance-Business zählt.
Die CHF 500'000-Regel
Unter diesem Umsatz? Einfache Buchführung genügt. Darüber? Sie brauchen doppelte Buchhaltung.CHF 100'000 MWST-Grenze
Überschreiten Sie diese Grenze, wird die MWST-Registrierung obligatorisch. Darunter? Freiwillig.10 Jahre Aufbewahrung
Alle Geschäftsunterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Rechnungen, Belege, Kontoauszüge – alles.Die CHF 500'000-Regel
Wenn Ihr Jahresumsatz unter CHF 500'000 bleibt, dürfen Sie die vereinfachte Buchführung (einfache Buchhaltung) verwenden. Das bedeutet einfache Buchführung – im Wesentlichen erfassen Sie, was reinkommt und was rausgeht.
Sobald Sie CHF 500'000 überschreiten, müssen Sie zur doppelten Buchhaltung wechseln. Ab diesem Punkt engagieren die meisten Freelancer einen Treuhänder oder investieren in professionelle Buchhaltungssoftware.
Die CHF 100'000 MWST-Grenze
Erreichen Sie CHF 100'000 Jahresumsatz? Dann müssen Sie sich für die MWST registrieren. Seit dem 1. Januar 2024 beträgt der Normalsatz 8,1%.
Unter dieser Grenze ist die MWST-Registrierung freiwillig. Die meisten kleinen Freelancer verzichten darauf, um es einfach zu halten.
Was «Milchbüechli-Rechnung» wirklich bedeutet
Dieser charmante Schweizerdeutsche Begriff bedeutet wörtlich «Milchbüchlein-Buchhaltung» – benannt nach den einfachen Heften, die Milchbauern früher zur Erfassung ihrer Milchverkäufe nutzten.
Für moderne Freelancer bedeutet das:
- Alle Geschäftseinnahmen erfassen
- Alle Geschäftsausgaben verfolgen
- Belege und Rechnungen aufbewahren
- Geschäftliches von Privatem trennen
- Unterlagen 10 Jahre aufbewahren
Keine komplizierten Bilanzen nötig. Nur klare Aufzeichnungen über Geldeingang und Geldausgang.
Wann Excel-Buchhaltung perfekt passt
Excel ist nicht nur eine Übergangslösung – es ist für viele Schweizer Freelancer tatsächlich die richtige Wahl.
Excel funktioniert ideal wenn
Perfekt für neue Freelancer und solche mit überschaubaren Finanzen.
- Gerade erst gestartet (erste 6-12 Monate)
- Unter CHF 100'000 Jahresumsatz
- Weniger als 20 Rechnungen pro Monat
- Allein ohne Angestellte
Upgrade erwägen wenn
Zeit, Ihre Buchhaltung aufzurüsten.
- CHF 100'000 nähern (MWST-Registrierung steht an)
- 50+ Transaktionen monatlich werden unübersichtlich
- Steuervorbereitung dauert Tage statt Stunden
- Mehr Zeit für Buchhaltung als für Kundenarbeit
Der Realitätscheck
Rund 16,6% der Schweizer Erwerbstätigen sind selbstständig. Die meisten starten mit Tabellen.
- Einfach anfangen ist völlig normal
- Upgraden wenn die Komplexität es erfordert
- Ihre Geschäftsanforderungen entwickeln sich
- Excel lehrt Sie Buchhaltungs-Grundlagen
Laden Sie Ihre kostenlose Schweizer Freelancer-Vorlage herunter
Alles, was Sie brauchen, um noch heute Ihre Freelancer-Finanzen zu verfolgen. Milchbüechli-konform, MWST-bereit und speziell für Schweizer Anforderungen entwickelt.
Einnahmen-Tracking
Alle Rechnungen mit Kundenaufschlüsselung und Zahlungsstatus erfassen
Ausgabenkategorien
Schweizer steuerrechtskonforme Ausgabenkategorisierung integriert
MWST-Verwaltung
Spalten bereit für Ihre MWST-Registrierung
Automatische Berechnungen
Automatischer Gewinn, Zusammenfassungen und CHF-Formatierung
Jetzt starten
Kompatibel mit Excel 2016+, Google Sheets und Numbers. Keine Makros, keine Komplexität – nur saubere, funktionale Buchhaltung.
So nutzen Sie Ihre Vorlage
Die Einrichtung dauert nur 15 Minuten. Folgen Sie dieser einfachen Anleitung, um Ihre Freelancer-Finanzen richtig zu erfassen.
Einrichtung (Erste 15 Minuten)
- Erstellen Sie eine Kopie der Vorlage in Ihrem Google Drive oder laden Sie sie auf Ihren Computer
- Speichern Sie sie sicher mit einem klaren Namen: «Freelance_Buchhaltung_2025»
- Aktivieren Sie Auto-Speichern bei Cloud-Speicherung
- Erstellen Sie monatliche Backups auf einem separaten Laufwerk
Ihre Einnahmen erfassen
Fügen Sie bei jeder Kundenrechnung eine neue Zeile hinzu:
Rechnungsdatum: Das Datum, an dem Sie die Rechnung gestellt haben (wichtig für die Steuerjahr-Zuordnung)
Rechnungsnummer: Verwenden Sie ein konsistentes Nummerierungssystem (2025-001, 2025-002, etc.)
Kundenname: Hilft zu sehen, welche Kunden den meisten Umsatz bringen
Beschreibung: Kurze Leistungsbeschreibung («Webdesign - ABC GmbH»)
Betrag (CHF): Der volle Rechnungsbetrag inklusive MWST falls berechnet
Zahlungsdatum: Wann Sie das Geld tatsächlich erhalten haben (leer lassen bis bezahlt)
Status: Bezahlt/Offen/Überfällig
Diese einfache Erfassung hilft Ihnen, säumige Zahler zu erkennen und den Cashflow zu prognostizieren.
Ihre Ausgaben erfassen
Erfassen Sie jede Geschäftsausgabe sofort – warten Sie nicht bis Monatsende:
Datum: Wann Sie den Kauf getätigt haben
Kategorie: Wählen Sie aus Schweiz-relevanten Kategorien (siehe nächster Abschnitt)
Beschreibung: Spezifisch genug zum Erinnern («MacBook Pro für Kundenarbeit» nicht nur «Computer»)
Betrag (CHF): Voller bezahlter Betrag inklusive MWST
MWST-Betrag: Extrahieren Sie diesen bei MWST-Registrierung (sonst leer lassen)
Beleg: Notieren Sie, wo Sie den physischen oder digitalen Beleg abgelegt haben («Dropbox/Belege/2025-03»)
Profi-Tipp: Fotografieren Sie Papierbelege sofort und speichern Sie sie in Cloud-Ordnern nach Monat sortiert.
Schweizer steuerabzugsfähige Ausgabenkategorien
Zu verstehen, was Sie abziehen können, spart Tausende an Steuern. Hier sind die wichtigsten Kategorien für Schweizer Freelancer, klar erklärt.
20-30% von Miete, Strom, Heizung, Internet wenn Sie von zuhause arbeiten
Computer, Schreibtische, Stühle, Kameras, Software-Abos – voll abzugsfähig
Kurse, Konferenzen, Bücher, Schulungen mit Bezug zu Ihrer Arbeit
CHF 0.70/km für Autos, CHF 0.50/km für Velos, volle ÖV-Kosten
Home-Office-Kosten
Wenn Sie von zuhause arbeiten, ziehen Sie einen anteiligen Betrag von Miete, Strom, Heizung und Internet ab. Die meisten Kantone akzeptieren 20-30% der Wohnkosten, wenn Sie einen Raum hauptsächlich geschäftlich nutzen.
Beispiel: Sie zahlen CHF 2'000 Monatsmiete. Ihr Büro ist eines von fünf Zimmern. Ziehen Sie etwa CHF 400/Monat ab (CHF 4'800/Jahr).
Professionelle Dienstleistungen
Treuhänder-Honorare, Rechtsberatung, Geschäftsversicherungen, Bankgebühren – alles voll abzugsfähig.
Marketing und Werbung
Website-Hosting, Visitenkarten, Online-Werbung, Networking-Event-Gebühren – alles, was Ihr Geschäft fördert.
Säule 3a Vorsorgebeiträge
Freelancer ohne zweite Säule können 2025 bis zu CHF 36'288 abziehen (20% des Nettoeinkommens). Das ist Ihr grösstes Steuerspar-Potenzial.
Vorbereitung auf die Steuersaison mit Excel
Im Januar wird Ihre Excel-Vorlage zur Grundlage Ihrer Steuervorbereitung. Folgen Sie dieser Checkliste für eine reibungslose und stressfreie Steuererklärung.
Jahresend-Checkliste
Acht Wochen vor Abgabetermin:
- ✓ Bücher für das Vorjahr abschliessen
- ✓ Prüfen, ob alle als «bezahlt» markierten Rechnungen tatsächlich eingegangen sind
- ✓ Ausgabensummen mit Kontoauszügen abgleichen
- ✓ Gesamteinnahmen nach Kategorie berechnen
- ✓ Alle abzugsfähigen Ausgaben nach Kategorie summieren
- ✓ Nettogewinn berechnen (Einnahmen minus Ausgaben)
- ✓ Geschätzte AHV-Beiträge berechnen
- ✓ Säule 3a-Beitrag ermitteln (falls zutreffend)
- ✓ Zusammenfassungsbericht für Treuhänder erstellen
Wo Ihre Zahlen hinkommen
Die meisten kantonalen Steuerformulare fragen nach:
Gesamtbruttoeinnahmen: Summe aller gestellten Rechnungen (auch wenn noch nicht alle bezahlt)
Geschäftsausgaben: Summe aller abzugsfähigen Ausgaben
Nettogewinn: Die Differenz – das wird besteuert
Bezahlte Sozialversicherungen: Ihre AHV-Beiträge
Vorsorgbeiträge: Säule 3a-Abzüge
Ihre Excel-Vorlage berechnet diese automatisch im Zusammenfassungs-Bereich.
Mit einem Treuhänder arbeiten
Selbst mit perfekten Excel-Aufzeichnungen beauftragen viele Freelancer Treuhänder für die finale Steuererklärung. Ihre organisierte Tabelle macht das:
- Schneller: Treuhänder rechnen nach Stunden ab – gute Aufzeichnungen sparen Geld
- Günstiger: Weniger Zeit = tiefere Rechnungen
- Genauer: Klare Daten bedeuten weniger Fehler
- Weniger stressig: Kein Hetzen nach Belegen im März
Rechnen Sie als Einzelunternehmer mit CHF 500-1'500 für die grundlegende Steuervorbereitung.
Excel vs. Buchhaltungssoftware: Der ehrliche Vergleich
Sprechen wir über den Elefanten im Raum. Wann Excel gewinnt und wann es Zeit für ein Upgrade ist.
| Faktor | Excel | Buchhaltungssoftware |
|---|---|---|
| Monatliche Kosten | CHF 0 | CHF 15-40 |
| Einrichtungszeit | 15 Minuten | 30 Minuten |
| Monatlicher Zeitaufwand | 8-12 Stunden | 2-3 Stunden |
| Fehlerquote | ✗ 60%+ haben Fehler | ✓ Automatische Genauigkeit |
| Mobiler Zugriff | ✗ Nein | ✓ Volle iOS & Android Apps |
| Bank-Integration | ✗ Manuelle Eingabe | ✓ Auto-Import |
| MWST-Konformität | ✗ Manuelle Updates | ✓ Auto-aktualisiert |
| Ideal für | Erste 6-12 Monate | Wachsende Freelancer |
Die wahre Kostenrechnung
Excel: CHF 0/Monat + 10 Stunden/Monat = CHF 500/Monat an Zeit (bei CHF 50/Stunde)
Buchhaltungssoftware: CHF 25/Monat + 2 Stunden/Monat = CHF 125/Monat total
Wenn Ihr Stundensatz CHF 75 oder höher ist, rechnet sich Software sofort.
Warum Schweizer Freelancer Magic Heidi wählen
Wenn Sie bereit sind, von Tabellen aufzusteigen, ist Magic Heidi speziell für den Schweizer Markt entwickelt. Sparen Sie 8+ Stunden jeden Monat.
- 🧾QR-Rechnungsgenerator
Erstellen Sie konforme QR-IBAN-Rechnungen in 30 Sekunden – obligatorischer Schweizer Standard
- 🤖KI-Beleg-Scanning
Beleg fotografieren – KI extrahiert automatisch Datum, Betrag, MWST und Kategorie
- 📊Schweizer MWST-Verwaltung
Automatische 8,1%, 3,8% oder 2,6% Berechnungen mit kantonsspezifischen Berichten
- 🌍Multi-Währungs-Support
Internationale Kunden in EUR oder USD fakturieren und in CHF verfolgen
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Entwickelt für Schweizer Anforderungen
Magic Heidi versteht Schweizer Buchhaltung, Schweizer Banken und Schweizer Steuervorschriften. Alles funktioniert einfach.
Schweizer Bank-Integration
Direkte Verbindung zu PostFinance, UBS, Raiffeisen und anderen Schweizer Banken. Transaktionen importieren automatisch – keine manuelle Eingabe.
- PostFinance, UBS, Raiffeisen Support
- Automatisches Transaktions-Matching
- Echtzeit-Saldo-Updates
- Kontoauszug-Abstimmung
Mobile Freiheit
Volle iOS- und Android-Apps bedeuten: Ihre Buchhaltung passt sich Ihrem Zeitplan an.
- Rechnungen aus Kundenmeetings senden
- Ausgaben unterwegs erfassen
- Cashflow in der Mittagspause prüfen
- Zeiteinträge am Wochenende freigeben
Zeitsparende Automatisierung
Verschwenden Sie keine Stunden mehr mit repetitiven Buchhaltungsaufgaben. Magic Heidi erledigt die Routinearbeit.
- Wiederkehrende Rechnungen einmal einrichten, laufen für immer
- OCR-Beleg-Scanning
- Automatische MWST-Berechnungen
- Kunden-Zahlungsportale
Preise, die Sinn machen
Kostenlos starten. Upgraden wenn bereit. Entwickelt für Schweizer Freelancer, die ihre Zeit schätzen.
Kostenloser Test
- Voller Zugang zu allen Funktionen
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Schweizer Bank-Integration
- QR-Rechnungserstellung
- KI-Beleg-Scanning
Solo Freelancer
- Unbegrenzte Rechnungen & Ausgaben
- Schweizer Bank-Integration
- KI-Beleg-Scanning
- QR-Rechnungserstellung
- Multi-Währungs-Support
- Mobile Apps (iOS & Android)
- Prioritäts-Support
- Kantonsspezifische Steuerberichte
Enterprise
- Alles aus Solo
- Mehrere Teammitglieder
- Individuelle Integrationen
- Dedizierter Support
- Schulungen
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich eine Buchhaltung bei unter CHF 100'000 Einkommen?
Ja. Das Schweizer Steuerrecht verlangt von allen Selbstständigen ordentliche Aufzeichnungen unabhängig von der Einkommenshöhe. Vereinfachte Buchführung genügt, aber Sie können die Zahlen bei der Steuererklärung nicht einfach schätzen.
Was genau ist Milchbüechli-Buchhaltung?
Das ist der Schweizer Begriff für vereinfachte, einfache Buchführung. Erfassen Sie Einnahmen wenn Sie sie verdienen, Ausgaben wenn Sie sie bezahlen, und berechnen Sie die Differenz. Keine Bilanzen oder komplexen Journaleinträge erforderlich für Unternehmen unter CHF 500'000 Umsatz.
Kann ich Excel für die MWST-Buchhaltung verwenden?
Technisch ja, aber riskant. MWST-Berechnungen sind komplex, und Fehler können Prüfungen auslösen. Bei MWST-Registrierung reduziert eine Investition in richtige Software (wie Magic Heidi) das Compliance-Risiko erheblich und spart Zeit bei Quartalsabrechnungen.
Wie lange muss ich meine Unterlagen aufbewahren?
Mindestens 10 Jahre für alle Geschäftsunterlagen – Rechnungen, Belege, Verträge, Kontoauszüge und Buchhaltungsunterlagen. Bewahren Sie sowohl digitale als auch physische Kopien sicher auf.
Wann sollte ich einen Treuhänder engagieren?
Erwägen Sie es, wenn Sie sich CHF 100'000 Umsatz nähern (MWST-Registrierungskomplexität), wenn Sie mit Zahlen nicht gut sind, oder wenn Buchhaltung mehr als 15% Ihrer Arbeitszeit beansprucht. Viele Freelancer nutzen Treuhänder nur für die jährliche Steuererklärung und führen die tägliche Buchhaltung selbst.
Ist Excel rechtlich konform für Schweizer Steuern?
Ja, wenn ordnungsgemäss geführt. Steuerbehörden akzeptieren jede systematische Aufzeichnungsmethode, die Einnahmen und Ausgaben klar zeigt. Excel qualifiziert sich, solange Sie es organisiert halten und unterstützende Dokumentation aufbewahren.
Was passiert wenn ich CHF 500'000 Umsatz überschreite?
Sie müssen zur doppelten Buchhaltung wechseln. Das bedeutet, einen Treuhänder zu engagieren oder professionelle Buchhaltungssoftware mit voller Periodenrechnung zu nutzen. Es ist auch ein toller Meilenstein – herzliche Gratulation!
Kann ich mitten im Jahr von Excel zu Software wechseln?
Absolut. Die meisten Buchhaltungsprogramme ermöglichen den Import Ihrer Excel-Daten. Sie müssen nicht bis zum 1. Januar warten, um upzugraden.
Starten Sie heute mit der Verwaltung Ihrer Freelancer-Finanzen
Sie brauchen keinen Buchhaltungsabschluss, um ein erfolgreiches Freelance-Business in der Schweiz zu führen. Starten Sie mit unserer kostenlosen Vorlage oder wechseln Sie direkt zu smarter Buchhaltung mit Magic Heidi.