Dans cet article, nous allons aborder précisément la démarche pour s’affilier à la caisse de compensation de l’assurance vieillesse et survivants. Comme nous avons failli ne plus respirer après cet enchaînement de mots, on dira la caisse de compensation AVS ou la caisse de compensation pour les habitués !

Dans un premier temps, le formulaire à remplir et les mots de vocabulaire administratifs seront éclaircis. Puis, nous aborderons la question suivante : est-ce que c’est pareil dans chaque canton ?

C’est parti !

Nous avions abordé ce sujet dans l’article suivant : Combien peut-on facturer sans être indépendant en Suisse ? dans la partie « Quand devient-on indépendant ? ».

Nous préférons vous rassurer tout de suite : Il n'est pas forcément nécessaire d'avoir un "business plan » pour se déclarer. En réalité, quelques documents suffisent. 

Mais comme d’habitude, la partie pour briller avec un peu de définition et d’Histoire.

Sur le site du Centre d'information AVS/AI, on retrouve l’objectif de l’AVS :

L'AVS est le principal pilier de la prévoyance vieillesse et survivants en Suisse (1er pilier). L'AVS est obligatoire et a pour but de couvrir les besoins vitaux d'une personne assurée en cas de retraite ou de décès.

Et Wikipédia ajoute:

C’est un système de retraite par répartition qui est le plus important du système suisse des assurances sociales.

La loi fédérale date de 1946. Avant cela, c’étaient les familles, les organisations caritatives et les Eglises qui assuraient le bien-être de nos aînés.

Quand est-ce que je dois m’affilier à la caisse de compensation ?

Grande question. La zone des règles n’a pas une limite franche. Toutefois, il existe des « seuils » que vous indiquent votre obligation ou non à cotiser en tant qu’indépendant.

L’âge légal est dès le 1er janvier qui suit le 17ème anniversaire. C'est la première règle du jeu !

Vous travaillez avec plusieurs clients et vous éditez des documents professionnels à votre nom, vous faîtes de la publicité éventuellement, vous employez d’autres personnes...les critères sont nombreux et permettent de juger si vous exercez une activité indépendante totale ou partielle (si vous conservez un travail salarié dans une entreprise). La caisse décidera.

La cotisation commence à partir d’un seuil de CHF 2300.00 par an. C’est la 2^ème règle ! A partir de là, vous êtes clairement éligible.

Petit rappel : si vous êtes au-dessus de ce seuil, le 1^er pilier (la cotisation AVS) est obligatoire. Le reste ne l’est pas sauf cas particulier.

Ainsi, n’oubliez pas que les assurances accidents et la prévoyance professionnelle (LPP) sont totalement facultatives, mais parfois agréables à avoir pour un indépendant.

Comment procéder pour s’affilier à la caisse de compensation ?

Il existe plusieurs méthodes pour vous organiser. Nous avons pensé à vous donner une façon d’être rangé pour avoir plus de réactivité pour toutes démarches administratives et pas uniquement pour votre demande d’affiliation. Vous retrouverez cette méthode après l’étude du formulaire.

Ici, nous démarrons avec la recherche du formulaire au sein de la caisse de compensation du Canton de Vaud.

1 – Vous rendre sur le site de la caisse de compensation cantonale

L’ensemble des sites et coordonnées des caisses de compensation sont à retrouver sur la page du centre d’information AVS/AI.

2 – Trouver le parchemin…le formulaire en ligne

Voici un exemple sur le site du Canton de Vaud en novembre 2023.

Il faut se rendre dans l’onglet « Assurances ». Une colonne s’ouvre à gauche. Choisissez « AVS – Cotisations » et cliquez sur « Indépendants ».

Le formulaire est entièrement numérisé. Aussi, vous avez la possibilité de trouver un fichier sous format .pdf à télécharger et à remplir sur votre ordinateur.

Il se trouve sur la 1^ère page du formulaire en ligne. [Voir image ci-dessous].

3- Structure et vocabulaire du formulaire

Voici le formulaire disponible sur le site de la Caisse cantonale vaudoise de compensation AVS sous le format .pdf et un autre et directement à remplir sur le site.

Chez Magic Heidi, nous avons pensé à vous le donner sous forme de liste ci-dessous. Vous allez nous dire « A quoi bon, on le remplit directement sur le site de la caisse de compensation de l’assurance vieillesse… ». Vous n’avez plus d’air ? C’est normal. Patience est mère de toute vertu. On vous donne la petite astuce après.

Naturellement, nous avons enlevé des informations évidentes comme le nom, le prénom par exemple.

Vous trouverez des indications en gras qui donnent des précisions sur ce qu’il faut mettre comme information ou document dans

DONNÉES PERSONNELLES

   - Numéro d'identification personnel si vous êtes déjà affilié avec une autre société par exemple

   - Numéro AVS : il se trouve sur votre carte d’assurance maladie

ADRESSES

- Adresse du site internet lié à votre activité professionnelle (si existant) : 1^ère information déterminante car elle indique si vous faîtes la promotion de votre activité sur internet.

- Quelle est l'adresse de correspondance ? Choisir entre les adresses de domicile ou celle d’un tiers.

SITUATION AVS

- Date du début de l'activité : La date de votre première facture.

- Secteur d’activité : Le secteur ou l’intitulé de votre métier s’il est plus explicite.

- L'activité est-elle principale ou accessoire ? l’activité occupe-t-elle la plupart de votre temps de travail ? si oui, elle est principale. Dans le cas contraire, accessoire.

- Taux d'activité (en %) ?

- Description détaillée de l'activité :

Ici, il faut décrire votre en activité en plusieurs points. Si vous rencontrez des difficultés à définir votre activité alors posez des questions autour de vous ou cherchez sur internet une définition. Le tout est d’être clair et éviter de faire une description de poste de 2000 mots.

- Où exercez-vous votre activité lucrative indépendante ?

- Domicile privé /

- Propres locaux commerciaux /

- Locaux de mandants

Si vous intervenez chez les clients, il faut choisir la troisième réponse. Aussi, gardez en tête que c’est l’endroit de travail le plus fréquent que vous devez renseigner.

- Membre d'une association professionnelle ? Oui / Non : une association professionnelle représente les intérêts des travailleurs d’un domaine au niveau fédéral, ce n’est pas obligatoire pour s’affilier à la caisse. Certaines professions l’exigent.

- Déjà affilié à une autre Caisse AVS ? Oui / Non

- Avez-vous demandé le statut d'indépendant par le passé ? Oui / Non

- Inscrit au registre du commerce ? Oui / Non

- Forme juridique :

Raison individuelle /

Société simple (2 personnes et plus) /

Société en nom collectif (2 personnes et plus) + nom de l’associé-e /

Société en commendite (2 personnes et plus) et cette entité est une personne morale /

Communauté héréditaire (2 personnes et plus) en cas de succession

- Reprise de commerce ? Oui / Non

- Exercez-vous une autre activité ? Oui / Non

- Avec quel statut ?

- Nom de l'employeur

RELATIONS COMMERCIALES

- À qui proposez-vous vos services ? Il faut donner le nom de 2 clients minimum.

- Justificatifs des relations avec vos mandants : Joindre les fichiers .pdf comme des contrats ou des factures. Attention, ce sont des données confidentielles alors privilégiez les factures éventuellement.

- Êtes-vous salarié-e auprès de votre clientèle ? Oui/Non La réponse devrait être « non ».

- Recherchez-vous vous-même votre clientèle ? Si vous faîtes la promotion de votre activité à travers de la publicité, vous devez avoir des factures ou les supports.

- Justification de la recherche de clientèle : Joindre les offres, devis ou estimations.

 - Faites-vous de la publicité ? Oui / Non

 - Concluez-vous des contrats avec la clientèle ? Oui / Non :  Ce point est déterminant également.

 - Méthode de rémunération :

  - Revenu horaire (payé à l’heure) /

  - Revenu forfaitaire (payé selon des prestations tarifées) /

  - Commissions (payé au pourcentage)

  - Honoraires (rémunération des personnes en profession libérale) /

  - Autres (spécifier)

RESPONSABILITES ET RISQUES

- Obligation d'exécuter personnellement les travaux confiés ? Oui / Non : Il est possible que vous puissiez déléguer certaines tâches à d’autres personnes comme des entreprises sous-traitantes. On vous demande d’indiquer si vous êtes responsable du résultat de votre travail rendu. La réponse est ”oui”.

- Avez-vous des instructions ou des directives reçues ? Oui / Non : La réponse devrait être « non » car en tant qu’indépendant, vous gérez votre temps de travail. Il y a une différence avec l’estimation du temps de travail requis pour avoir un résultat.

- Devez-vous rendre compte de vos activités ? Oui / Non : La réponse devrait être « non ».

- Soumis à une clause de non-concurrence ? Oui / Non : La réponse devrait être « non ».

- Matériel à votre charge ? Oui / Non : Si vous répondez « oui » alors vous pourrez télécharger les factures d’achats de matériel après le démarrage de votre activité.

- Supportez-vous la perte liée au non-paiement d'une facture client ? Oui / Non

- Supportez-vous l’entier des frais généraux et des charges d'exploitation ? Oui / Non : Si vous répondez « oui », vous pourrez télécharger un exemple de frais.

- Répondez-vous aux défauts de fabrication ou de service ? Oui / Non

- Devez-vous supporter les pertes éventuelles ? Oui / Non : Si vous répondez « oui », vous pourrez donner un exemple de pertes autres que celui de non-paiement.

- Tenez-vous votre propre comptabilité ? Oui / Non : la réponse est « oui » car vous comptabilisez les charges et les ventes de votre activité et vous êtes responsable de vos finances.

CAPITAL INVESTI ET ESTIMATION DES REVENUS

- Avez-vous réalisé un apport en capital, des investissements ? Oui / Non : inscrire le montant des fonds propres uniquement, pas du crédit d’investissement que vous avez conclu avec un prêteur.

- Estimation du revenu annuel net en CHF : le revenu net est le résultat de la différence entre votre chiffre d'Affaires  et l’ensemble des charges que vous comptabilisez. Il faut faire la différence entre votre colonne « Produits » et colonne « Charge » dans votre tableau de comptabilité.

Voici quelques informations complémentaires : Le montant des cotisations AVS/AI/APG est calculé sur le revenu effectif de l'année de cotisation. Les acomptes sont basés sur vos estimations. Le revenu net inclut les revenus moins les frais généraux, amortissements, pertes commerciales, versements aux institutions de prévoyance et l'intérêt du capital.

DOMAINE D'ACTIVITE SPECIFIQUE

- Travaillez-vous dans la vente ? Oui / Non : en cliquant sur "oui", de nouveaux champs se dévoilent.

Achetez-vous et revendez-vous vous-même les produits ou services proposés ?
Vous rémunérez-vous sur la marge bénéficiaire des ventes ?
Fixez-vous vous-même les prix de vente ?
Etes-vous responsable des invendus ?
Constituez-vous et gérez-vous un stock de marchandise ?
Travaillez-vous dans le domaine de l'enseignement ?

- Travaillez-vous dans l'enseignement ? Oui / Non : en cliquant sur "oui", de nouveaux champs se dévoilent.

Dans quels endroits les cours se donnent-ils ?

S'ils ont lieu dans les locaux d'une école, payez-vous un loyer ?

En cas d'indisponibilité de votre part, êtes-vous chargé de trouver et rémunérer vous-même un remplaçant ?
Avez-vous votre propre clientèle ?
Auprès de qui les élèves s'inscrivent-ils ?
Qui encaisse les finances d'inscription aux cours ?
Qui fixe les tarifs ?
Etes-vous libre de la matière enseignée ?

EMPLOYÉ·E·S

Si une fiducière qui vous aide à la gestion des employés, ces informations peuvent être demandées auprès de votre agent.

Personnel

- Occupez-vous du personnel ? Oui / Non

- Nombre d'employé·e·s

Depuis le

- Numéro AVS, nom, prénom, date de naissance et date d'engagement de votre/vos employé·e·s

- Masse salariale mensuelle (y compris le 13ème salaire) en CHF

- Droit mensuel aux allocations familiales pour enfants en CHF

- Nom, adresse et n° du contrat de l'assurance-accidents : le 2^ème pilier est obligatoire pour les employés.

Nom et adresse de l'institution de prévoyance professionnelle

- Joindre l'attestation

DERNIÈRE ÉTAPE

Dernière étape et contact

- Souhaitez-vous ajouter un commentaire ? Utilisez cette espace pour ajouter ce qui vous semble important pour définir votre activité et qui n’a pas été possible d’ajouter dans le formulaire.

Demande d'attestation : Dans le cas où mon statut d'indépendant est accordé, je vous remercie de m'envoyer une attestation d'affiliation en plus de votre décision.

En fin de formulaire, on vous demandera de confirmer votre demande et d’accepter la politique de protection des données.

Bravo ! Vous arrivez jusqu’ici ! En suivant la petite astuce.

Comment construire mon administration ?

Afin de vous aider au mieux et d’éviter toute répétition de paperasse qui n’est pas efficace pour votre productivité, nous vous encourageons à copier/coller cette liste ci-dessus dans un outil de rédaction (google, word, page). Ensuite, il vous suffira de remplir les champs que vous jugerez utiles.

Une fois la saisie faite, vous pourrez sauvegarder votre travail, le structurer et le réutiliser pour remplir toutes les informations que peuvent vous demander des assurances, des caisses et autres institutions qui demandent une inscription avec plein de questions. Notamment les numéros de contrats, les IBAN et toutes ces informations dont vous ne pouvez pas vous souvenir car il y en a beaucoup.

Centralisez vos données dès maintenant. Des clouds comme Google Drive, One Drive de Microsoft, Mega et bien d’autres sont des outils formidables pour faciliter votre administration.

Soyez imaginatif mais surtout structuré.

On parle de long terme car votre vie d’entrepreneur ne se limite à remplir un formulaire une seule fois.

Un jour peut-être, vous pourrez déléguer facilement ces tâches en quelques clics et la personne aura des réponses préparées.

Nous espérons vous avoir convaincu.

Comment est-ce que l’on procède dans les autres cantons ?

On entend déjà ceux qui vendent la peau de l’ours : « A Genève, c’est sûr, c’est différent. On sait que l’administration cantonale est plus compliquée. »

Nous pensons qu’elle est plus exigeante.

Cependant, nous allons vous surprendre : les démarches sont les mêmes dans tous les cantons.

Hormis le fait que les sites internet comportent quelques différences (Oui, nous avons regardé tous les sites internet), la démarche est similaire avec un formulaire en ligne ou un fichier .pdf intéractif qui posent les mêmes questions.

Voici quelques remarques de notre balade sur la Toile :

Genève : l’OCAS : Le site internet propose un formulaire en ligne.

Neuchâtel : Similaire au site du canton de Vaud

Jura : Similaire au site du canton de Vaud avec un formulaire en ligne plus brut.

Valais : le formulaire reprend celui du canton de Berne. En revanche le site internet est différent.

Tessin : à l’ancienne, un formulaire en pdf interactif est à remplir. Site unique ! un bonheur pour les yeux.

Obwald : sur le site du canton c’est un peu différent, il faut se rendre dans l’onglet « Entreprises », « Démarrez » et cherchez l’espace pour les indépendants.

Récapitulatif

Le formulaire d’affiliation mérite que l’on se penche dessus lorsque l’on réunit les critères suivants :

• Avoir plus de 1 client,
• Avoir un chiffre d’Affaires supérieur à CHF 2300.- par an
• Des documents qui témoignent de votre activité professionnelle

Vous devez avoir votre numéro AVS avec vous, vos coordonnées bancaires d’entreprise ou du compte personnel sur lequel il y a les mouvements financiers de votre entreprise, l’extrait du registre du commerce si vous êtes enregistrés, des factures de ventes et de charges éventuellement pour préparer le formulaire.

Après étude de votre dossier, la caisse déterminera si vous devez être affilié. Vous recevrez un numéro client et vous connaitrez le montant des acomptes à verser et la fréquence.

Il manquera que votre enthousiasme. Nous savons qu’il est par-là.

Nous vous remercions de votre lecture attentive.

A bientôt sur Magic Heidi.