Schweizer Buchhaltungsbelege:
Was Freelancer aufbewahren müssen
Eine fehlende Quittung kostete einen Zürcher Freelancer letztes Jahr CHF 2'800 zusätzliche Steuern. Erfahren Sie genau, welche Dokumente das Schweizer Recht verlangt, wie lange Sie diese aufbewahren müssen und wie Sie Papierkram in ein Gewinnschutz-System verwandeln.
Was gilt als Buchhaltungsbeleg
in der Schweiz?
Artikel 957 des Schweizerischen Obligationenrechts verlangt Nachweise für jede Transaktion. Wesentliche Dokumente umfassen Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Verträge, MWST-Abrechnungen und Jahresabschlüsse.
10 Jahre Aufbewahrung
Alle Dokumente müssen ein Jahrzehnt aufbewahrt werdenCHF 100K MWST-Grenze
Pflichtregistrierung bei ÜberschreitungDigitale Archivierung
Manipulationssichere Speicherung gesetzlich vorgeschriebenDas Schweizer Stufensystem erklärt
Nicht jeder Freelancer braucht dieselbe Buchhaltungstiefe. Die Schweiz verwendet ein Stufensystem basierend auf Rechtsform und Umsatz.
Stufe 1 — Unter CHF 100K
Vereinfachte Milchbüechli-Buchhaltung. Erfassen Sie Einnahmen, Ausgaben und Vermögen in einem einfachen Journal. Keine MWST oder Handelsregistereintrag erforderlich.
Stufe 2 — CHF 100K bis 500K
Weiterhin vereinfachte Buchhaltung, aber MWST-Registrierung (8.1% Normalsatz) und Handelsregistereintrag werden obligatorisch.
Stufe 3 — Über CHF 500K
Vollständige doppelte Buchhaltung gemäss Artikel 957 OR erforderlich. Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang zum Jahresabschluss notwendig.
Stufe 4 — GmbH, AG
Volle Buchhaltungspflicht gilt unabhängig vom Umsatz. Selbst eine GmbH mit CHF 50K Umsatz benötigt vollständige doppelte Buchführung.
Die 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht
Artikel 958f des Schweizerischen Obligationenrechts verlangt, dass Sie alle Buchhaltungsbelege 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahren. Dokumente von 2025 müssen bis 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden. Bei einer Revision werden nicht belegte Ausgaben abgelehnt—eine CHF 5'000 Forderung ohne Quittung kann Sie CHF 1'000-1'500 zusätzliche Steuern kosten, plus Zinsen und Bussen.
Digitale Archivierung:
Was das Schweizer Recht verlangt
Gute Nachricht—Sie brauchen keine Aktenschränke. Die GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) erlaubt digitale Speicherung unter bestimmten Bedingungen.
Speicheranforderungen
Ihr digitales Archiv muss drei Kriterien erfüllen, um dem Schweizer Recht zu genügen.
- Manipulationssicher — Dokumente können nach dem Upload nicht verändert werden
- Zugänglich — Lesbar während der gesamten Aufbewahrungsfrist
- Vollständig — Alle erforderlichen Informationen erhalten
- PDF/A-Format für Langzeitarchivierung empfohlen
Cloud-Speicher-Optionen
Cloud-Speicherung ist erlaubt, sofern sich die Server in der Schweiz oder der EU befinden.
- Buchhaltungssoftware mit integriertem Speicher
- Google Drive oder Dropbox mit organisierten Ordnern
- Dedizierte Schweizer Lösungen wie Tresorit
- Magic Heidi automatische Cloud-Archivierung
Dateibenennungs-Konvention
Einheitliche Benennung macht die Suche bei Revisionen mühelos.
- Datum im Format JJJJ-MM-TT einfügen
- Kunden- oder Lieferantenname hinzufügen
- Dokumenttyp angeben (Rechnung, Quittung)
- Betrag für schnelle Referenz einfügen
QR-Rechnung: Änderungen ab November 2025
Wenn Sie Rechnungen mit Schweizer QR-Rechnungen ausstellen, merken Sie sich dieses Datum: 21. November 2025.
Ab diesem Tag sind nur noch strukturierte Adressen (Typ "S") in QR-Codes erlaubt. Unstrukturierte Adressen (Typ "K") werden bis September 2026 auslaufen.
Was das für Sie bedeutet:
Ihre Rechnungssoftware muss vor der Frist aktualisiert werden. Falls Sie ältere Vorlagen oder manuelle QR-Generierung verwenden, prüfen Sie jetzt die Kompatibilität.
Magic Heidi handhabt diesen Übergang automatisch—keine Aktion von Nutzern erforderlich.
MWST-Anforderungen
für 2025
Wenn Ihr weltweiter steuerbarer Umsatz CHF 100'000 in einem rollierenden 12-Monats-Zeitraum überschreitet, wird die MWST-Registrierung obligatorisch. Setzen Sie eine Warnung bei CHF 90'000, um sich auf die Registrierung vorzubereiten.
Die meisten Dienstleistungen und Waren
Hotel- und Übernachtungsleistungen
Lebensmittel, Bücher, Medikamente, Zeitungen
Quartalsweise, monatlich oder jährlich
Warum gute Dokumentation Geld spart
Ordentliche Unterlagen dienen nicht nur der Compliance. Sie reduzieren Ihre Steuerlast direkt durch legitime Abzüge.
Büro & Ausstattung
Büromiete, Homeoffice-Anteil (10-20% der Miete), Computer, Software und Berufswerkzeuge.
Weiterbildung & Reisen
Fachkurse, Kundenbesuche, SBB-Tickets, Treibstoffkosten und Berufsverbandsbeiträge.
Säule 3a Beiträge
Selbstständige können bis zu 20% des Nettoeinkommens (max. CHF 36'288 in 2025) in die Säule 3a einzahlen.
Verlustvortrag
Geschäftsverluste können 7 Jahre vorgetragen werden und zukünftige Gewinne bei korrekter Dokumentation mindern.
Buchhaltungssoftware für Schweizer Freelancer
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| KI-Belegscan | ✓ Inklusive | ✗ Manuelle Eingabe | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Startpreis | CHF 0 Freemium | CHF 45/Monat | CHF 0 Gratis-Stufe | ~CHF 149/Jahr |
| Mobile Apps | iOS, Android | iOS, Android | Nur Web | Desktop |
| Ideal für | ✓ Freelancer | KMU | Alle Grössen | Buchhaltungsversierte |
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KI-Belegscan, der sich selbst erledigt
Fotografieren Sie Ihre Kaffeemeeting-Quittung, und Magic Heidi extrahiert automatisch Lieferant, Betrag, Datum und MWST—und kategorisiert die Ausgabe automatisch. Keine manuelle Dateneingabe oder Schuhkartons voller Quittungen mehr.
Ihre Dokumentenmanagement-Checkliste
Nutzen Sie diese Quartalsüberprüfung, um revisionssicher zu bleiben:
Banking & Zahlungen
- ☐ Geschäftskonto getrennt vom Privatkonto
- ☐ Alle Kontoauszüge heruntergeladen und gespeichert
- ☐ TWINT/Kartentransaktionen mit Belegen abgeglichen
Rechnungsstellung
- ☐ Alle ausgestellten Rechnungen fortlaufend nummeriert
- ☐ QR-Rechnungsformat kompatibel mit 2025-Regeln
- ☐ Offene Rechnungen nachverfolgt
Ausgaben
- ☐ Jeder Beleg innerhalb von 48 Stunden gescannt
- ☐ Dateien mit Datum-Lieferant-Betrag-Format benannt
- ☐ Kategorien für Steuererklärung zugewiesen
Compliance
- ☐ MWST-Umsatz gegen CHF 100'000 Grenze überwacht
- ☐ Jahresabschluss-Dokumente an zwei Orten gesichert
- ☐ Treuhänder-Zugang bei Bedarf eingerichtet
Organisiert bleiben in 30 Minuten pro Woche
Reservieren Sie jeden Freitag 30 Minuten für Finanzhygiene. Freelancer mit wöchentlichen Routinen berichten, dass sie 80% weniger Zeit für die Jahresabrechnung aufwenden.
- 📅Woche 1
Belege mit Banktransaktionen abgleichen
- 📧Woche 2
Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen senden
- 🏷️Woche 3
Ausgabenkategorien überprüfen
- 📊Woche 4
MWST-Grenze im Auge behalten
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Wann Sie einen Experten hinzuziehen
Wissen, was Sie selbst erledigen können und wann Sie Expertenrat benötigen.
Selbst erledigen
Tägliches Belegmanagement, Rechnungserstellung, einfache Spesenerfassung und quartalsweise MWST-Abrechnungen, sobald Sie vertraut sind.
Treuhänder hinzuziehen
GmbH/AG-Gründung, erste MWST-Registrierung, komplexe Immobilienkäufe, Jahresabschluss, Steueroptimierung und Revisionsvertretung.
Typische Kosten
Die meisten Schweizer Freelancer geben jährlich CHF 1'000-3'000 für professionelle Buchhaltungshilfe aus. Es ist abzugsfähig und zahlt sich meist selbst aus.
Erstberatung
Eine 30-minütige Beratung beim Treuhänder kostet CHF 100-200 und bringt Klarheit für Jahre.
Häufig gestellte Fragen
Was löst eine Schweizer Steuerprüfung aus?
Steuerbehörden markieren Konten mit überall runden Zahlen, fehlenden Lücken in Rechnungssequenzen, Ausgaben ohne entsprechende Einnahmen, Bartransaktionen ohne Dokumentation und privaten Ausgaben in Geschäftskonten. Saubere Dokumentation stellt sicher, dass Sie eine Revision ohne finanzielle Schäden überstehen.
Kann ich Dokumente vernichten, wenn ich mein Geschäft schliesse?
Nein. Bei Geschäftsaufgabe oder Firmenliquidation gilt die 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht weiterhin. Sie dürfen Unterlagen nicht vernichten, nur weil Sie das Geschäft aufgegeben haben.
Welches Format sollte ich für die digitale Archivierung verwenden?
PDF/A-Format wird für Langzeitarchivierung empfohlen. Normale PDFs und JPEGs funktionieren, wenn Ihr System Bearbeitung verhindert. Cloud-Speicherung ist erlaubt, sofern sich die Server in der Schweiz oder der EU befinden.
Wann sollte ich mich freiwillig für die MWST registrieren?
Freiwillige Registrierung unter der CHF 100'000-Grenze ermöglicht die Rückforderung der Vorsteuer auf Geschäftsausgaben—lohnenswert bei erheblichen Anschaffungen. Setzen Sie eine Warnung bei CHF 90'000, um sich auf die obligatorische Registrierung vorzubereiten.
Wie sollte ich meine Buchhaltungsdateien benennen?
Verwenden Sie ein einheitliches Format wie 2025-05-27KundennameRechnung_1200CHF.pdf. Fügen Sie Datum, Lieferanten- oder Kundenname, Dokumenttyp und Betrag ein, um bei Revisionen einfach suchen zu können.
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Jeder Beleg, den Sie heute erfassen, schützt morgen Ihr Geld. Die KI übernimmt Kategorisierung, QR-Rechnungs-Compliance und 10-Jahres-Archivierungsanforderungen automatisch.