On vous l’a dit : L’Administration fédérale des contributions est votre meilleure amie. 

Au moment fatidique, elle est là pour vous aider. Mais pas que…dans votre aventure, chez Magic Heidi, nous sommes là aussi pour vous donner la bonne direction et anticiper cette belle déclaration…d’impôts que vous lui ferez.

Parce que vous saurez le montant de vos revenus, de vos charges et surtout, où renseigner ces montants.

Les revenus, c’est vous qui gérez. Nous nous concentrerons sur les charges aujourd’hui.

Ensemble, nous avons vu que vous en avez de différentes natures selon votre activité et son intensité. Ses charges sont ponctuelles, variables, fixes, directes, indirectes. Et vous les comptabilisez régulièrement afin de compter le résultat de votre entreprise en temps réel.

Au moment de l’imposition, généralement en fin d’année, on effectue un arrêt sur image de votre entreprise. 

Dans votre gestion quotidienne, vous avez comptabilisé l’ensemble des frais relatifs à votre activité :

• Les achats de matières premières, de marchandises, de services.
• Le loyer, les frais de location de l’espace de coworking,
• Les frais de voyages, de transport
• Les cotisations sociales versées à la caisse de compensation AVS
• Les charges de marketing
• L’achat d’un ordinateur
• Et autres frais

Le hic, c’est que cette photo a besoin d’être retouchée car tout n’est pas à sa bonne place.

Nous vous proposons de zoomer sur ce que vous devez savoir pour déduire au mieux et optimiser votre revenu et, in fine, les bénéfices de votre entreprise.

Quelles déductions pouvez-vous faire ?

Nous vous proposons ces catégories qui reprennent la logique d’un plan comptable (sauf la catégorie 5) afin de vous donner un aperçu des frais de votre entreprise.

1) Les charges de matières premières, de marchandises, de services

Les factures d’achats de matières premières, de marchandises, de service

Achat de liège pour fabriquer un vêtement, achat de boissons pour la vente additionnelle, commande de flyers à un prestataire + frais annexes comme les frais de livraison

Les variations de vos stocks

Il vous faut dresser un inventaire au 1er janvier et un inventaire au 31 décembre. 

Variation de stocks = Stock final – stock initial

Les pertes de matières ou de marchandises

Une panne de réfrigérateur, un vol…

Les réductions qu’on vous a généreusement accordé parce que vous êtes sympathique.

• Rabais : réduction accordée par rapport à un défaut de qualité, de conformité du bien ou du service
• Remise : réduction accordée par rapport à la qualité du client
• Ristourne : réduction accordée par rapport au volume de vos achats
• Escompte : réduction accordée par rapport à la date de paiement. Pour les bons payeurs.

2) Les charges du personnel

Les salaires

Les salaires, traitements, allocations, primes, bonus de fidélité, cadeaux, prestations en nature

Les cotisations sociales

AVS, AI, APG, AC, AF et Amat à verser à votre Caisse de compensation.

La prévoyance professionnelle

Part patronale de la prévoyance professionnelle

3) Les amortissements, provisions et les intérêts de vos dettes

Pour cette 3ème catégorie, nous allons utiliser des gros mots : « amortissements » et « provisions ». En réalité, si la comptabilisation de ces charges doit être déléguée à une fiduciaire, vous devez comprendre ce que cela signifie car vous êtes l’initiateur de ce type d’opération.

Un amortissement naît d’un investissement important qui vous apporte de la valeur. A l’achat d’un ordinateur pour votre activité, celui-ci ne sera pas consommé dans l’année comme un repas. Ce n’est pas une charge « courte ».

C’est considéré comme un apport de fortune commercial, de richesse sur le long terme. Ainsi, la valeur de cet ordinateur sera divisée en plusieurs années :

1000.00 CHF / 5 années d’utilisation = 250.00 CHF / année

Dans vos charges, on inscrira 250.00 CHF dans les amortissements comme perte de valeur de votre ordinateur et les 750.00 CHF restant sont considérés comme un actif ou une richesse qui appartient à votre entreprise au moment de la photographie de fin d’année ! Souriez !

Une provision sur charge est une anticipation de la charge car vous savez qu’elle va arriver mais vous n’avez pas la facture et donc, vous n’avez pas pu payer.  Cela peut aller dans l’autre sens. 

Vous trouverez les différents types dans le tableau ci-dessous.

Les amortissements

Achat de mobilier, de matériel informatique, d’outillages, de machines, de voiture, de vélo si cela fait partie de votre activité.

Les provisions sur charges à payer

La facture sera payée l’année prochaine donc on créée une charge d’un montant exact ou similaire. 

Lorsque vous avez commandé des marchandises l’année passée et que vous recevrez la facture l’année suivante. La charge doit être sur la bonne année. C’est la raison pour laquelle on « constitue » une provision. 

L’année suivante, on enlève le montant de la charge.

Les provisions sur charges payées d’avance

La facture a été payée cette année mais la prestation aura lieu l’année prochaine. Le montant est alors déplacé l’année suivante.

Les provisions sur factures ouvertes

Un client n’a pas payé votre facture et ne donne aucun signe de vie. Le délai doit être supérieur à une année pour faire de telles provisions.

Les intérêts de dettes

Vous avez contracté un prêt à la banque pour financer un projet. Il y a des intérêts à payer qui sont une charge pour vous. Ils sont à comptabiliser.

4) Les frais généraux et autres charges

Loyer divers

Location d’espace de coworking, salle de réunion, votre bureau, la valeur locative.

La valeur locative est une taxation spéciale pour les propriétaires de biens immobiliers qui occupent leur bien. Si vous souhaitez payer un loyer au propriétaire, c’est-à-dire vous, il vous faudra faire l’estimation auprès de bien semblable. Vous pouvez vous rapprocher de l’administration fiscale de votre canton pour plus d’information.

Les frais d’entretien et de réparation du mobilier, du matériel

Ce sont les réparations de votre vélo, de votre ordinateur, du changement d’ampoule de votre lampe de bureau.

Les charges de véhicules et de transport

La taxe sur les plaques d’immatriculation, le carburant, les déplacements en transport.

Les primes d’assurance

Votre assurance Responsabilité Civile, incendie

Les charges d’énergie

Liées à vos locaux + frais d’évacuation des déchets

Les charges marketing

Toutes les charges liées à la publicité sur les réseaux sociaux ou autres plateformes, les frais de voyage, les cadeaux.

5) Les prélèvements en nature et les parts privées aux frais généraux

Pour cette 5ème catégorie, nous avons choisi de mettre en lumière la limite entre l’usage privé et l’usage commercial.

Les charges citées ci-dessous font partie des catégories précédentes. Toutefois, il est important de se concentrer dessus lorsque vous démarrez votre entreprise car leur montant dépend de votre usage.

Dans le milieu, on parle de fortune commerciale et de fortune privée pour distinguer ce qui appartient à votre entreprise ou à vous-même. 

Dans la vie réelle, prenons l’exemple de votre voiture que vous utilisez pour vos déplacements professionnels et personnels. Si la voiture vous appartient (et non à l’entreprise) alors cela signifie que vous utilisez un bien privé dans le cadre professionnel.

Théoriquement, l’entreprise vous doit l’utilisation de ce bien. 

Prenons un autre exemple : un caviste de bons vins qui souhaite prélever dans ses stocks de marchandises 10 bouteilles de champagne. Il s’agit d’un prélèvement en nature qui profite à la personne dans le cadre privé. Dans ce cas, c’est comme s’il percevait un revenu en nature (puisqu'il se paie en bouteilles de champagne, pas en francs).

Ces opérations doivent être comptabilisées à part selon les forfaits indiqués dans la Notice N1/2007 – Revenus en nature des indépendants

Vous allez nous dire : « pourquoi parlent-ils de revenus ? Alors que nous sommes en train de parler de charges. »

Nous sommes d’accord. Simplement, ces particularités dépendent de la nature de l’usage. Concrètement, si votre voiture vous appartient à titre privé et que vous l’utilisez dans le cadre professionnel, alors vous devez être compensé. C’est une charge pour l’entreprise.

Dans le cas contraire, vous devez compenser l’entreprise pour l’usage de son véhicule dans le cadre privé. Ce sera un « revenu » ou une diminution des charges qui se traduit par une augmentation des bénéfices.

Prélèvements de marchandises

Comptez le prix de la marchandise que vous auriez dû payer en dehors de votre entreprise. Cette opération est considérée comme un revenu pour votre entreprise ou un revenu en nature pour vous.

La valeur locative + charges d’énergie

Lorsque l’entreprise est propriétaire de locaux à usage commerciale et utilisés en partie pour y vivre : une valeur locative (loyer) peut-être versée en compensation et une part privée sur les charges d’énergie est calculée selon un forfait. Vous reversez une partie des frais à l’entreprise.

Ici, cette opération est considérée comme une diminution de charge pour votre entreprise puisque vous payez un loyer à votre entreprise.

Pour toute information relative à la valeur locative, contactez l’administration cantonale des contributions ou votre commune.

Utilisation du personnel à des fins privées

Si vous demandez à un employé de votre entreprise de réparation de vélo de réparer le vôtre, c’est considéré comme une utilisation privée de la main d’oeuvre. A ce titre, cette personne (votre entreprise) doit-être rémunérée.

Ici, cette opération est considérée comme un revenu pour votre entreprise.

Les frais automobiles

Que la voiture appartienne ou non à l’entreprise, il y a 2 méthodes : selon les frais réels ou selon un forfait.

• La 1ère méthode exige la tenue d’un livret de bord avec les trajets.

• La 2ème est un calcul forfaitaire.

Si la voiture vous appartient à titre privé, alors cette opération est une charge pour l’entreprise. Autrement, vous reversez une partie des frais à l’entreprise.

Il reste une catégorie de charges qui, elles, ne sont pas déductibles.

Elles concernent majoritairement les propres frais d’entretiens de vos biens qui ne concernent pas la société ou encore les impôts que vous payez sur vos revenus propres. 

Plus largement, tout ce qui n’a pas de lien avec l’usage commercial. 

Bonus: Les dépenses à ne pas oublier pour réduire vos revenus imposables

En fin de compte, on veut toujours réduire la somme imposable de son activité au maximum, pour payer moins d'impôts. Mais quand on est indépendant, la frontière entre privé et commercial n'est pas toujours évidentes. Pour vous aider à déduire toute ce que vous avez le droit de déduire, voici une liste de dépenses que vous avez probablement payées et qu'il ne faut pas oublier de déduire!

• Vous allez au restaurant avec un client potential et payez le repas.
• Vous partez trois jours en Finlande pour une conférence qui pourrait vous permettre de trouver de nouveaux clients.
• Vous achetez une caméra pour tourner des clips promotionnels pour votre activité.
• Vous achetez une formation de programmation Python.
• Vous faites une donation à une charité ou à un parti politique.

Récapitulatif

Est-ce que vous êtes encore là ?

Les charges que vous comptabilisez au cours de votre activité sont à déclarer une fois.

Il faut distinguer les catégories dans un tableau et entrer les dépenses dans un premier temps.

Au moment de la déclaration d’impôts, les cantons vous proposent des guides avec des explications sur chaque rubrique à renseigner. 

Par ailleurs, cet article a été rédigé grâce à ce guide de la Ville de Genève.

Dans un deuxième temps, certaines charges demandent une « révision » afin de refléter au mieux votre activité et vos dépenses. Nous vous renvoyons à la catégorie 5 notamment.

A travers une bonne gestion des dépenses, vous donnez de la valeur à votre entreprise aussi.

Que faire ensuite ? Il existe d’autres moyens de donner de la valeur à votre entreprise : les dons à des associations par exemple. Nous pourrons approfondir le sujet dans un prochain article.

Nous vous souhaitons tous nos vœux de réussite.