Welche Ausgaben sind grundsätzlich abzugsfähig?

Alle Aufwendungen, die durch Ihre berufliche oder gewerbliche Tätigkeit gerechtfertigt sind, sind abzugsfähig und können abgerechnet werden. Diese Gebühren können in fünf Kategorien unterteilt werden: fest, variabel, direkt, indirekt und gemischt.
Hier ist eine Tabelle mit einigen Beispielen:

Feste Gebühren fallen immer wieder an und müssen unabhängig von Ihrem Aktivitätsniveau bezahlt werden. Variable Gebühren hingegen schwanken je nach Ihrer Geschäftsaktivität.

Direkte Gebühren wirken sich direkt auf Ihre Produktionskosten aus, während indirekte Gebühren indirekt auf Ihre Produktionskosten wirken. Aus diesem Grund müssen Sie die Notwendigkeit indirekter Ausgaben wie Reisekosten nachweisen, da der Kauf eines Flugtickets nicht unbedingt an Ihre Aktivität gebunden ist.

Mischgebühren haben sowohl einen festen als auch einen variablen Anteil. Wenn beispielsweise ein Buchhalter einen Vertrag mit einem Hotel über die Erbringung von 8 Stunden Dienstleistungen pro Monat (Festpreis) hat, das Hotel jedoch in einem Monat eine hohe Aktivität aufweist und 12 Verträge benötigt, handelt es sich bei den zusätzlichen 4 Verträgen um variable Gebühren, da sie außerhalb des Tarifs liegen Vertragsbedingungen.

Was unterscheidet eine Geschäftsreise von einer Privatreise?

Die Akquise eines Kunden, eine Schulung oder der Besuch eines Stoffherstellers für Ihre Bekleidungsmarke im Ausland ist eindeutig etwas anderes als eine entspannte Woche in einem Strandhotel zu verbringen. Doch wie rechtfertigen Sie Ihre Reise, wenn Sie keinen Vertrag mit einem Kunden abschließen und daher im Laufe des Jahres keine Leistungen in Rechnung stellen?

Wie in diesem Artikel erklärt, Leitfaden: So führen Sie Buchhaltungsunterlagen für Selbstständige in der Schweiz, Sie Sie müssen Ihre Einnahmen und Ausgaben belegen können. In der Buchhaltung nennen wir dies einen Beleg. Dabei kann es sich um eine von Ihrem Unternehmen ausgestellte Rechnung, einen Kontoauszug, eine Stromrechnung für Ihr Büro oder eine Restaurantquittung nach einer Geschäftsreise handeln.

Betrachten wir ein einfaches Szenario

Sie sind ein handwerklicher Optiker. Eine große Brillenmarke interessiert sich für Ihre Arbeit und möchte mit Ihnen zusammenarbeiten. Dieser Austausch findet per E-Mail und Videokonferenz statt. Der Kunde lädt Sie in seine Büros in Paris ein, um den Grundstein für Ihre Zusammenarbeit zu legen.
Sie verbringen 4 Tage in Paris, von Dienstag bis Freitag, mit folgendem Zeitplan:

Dienstag

• Ankunft in Paris um 20:00 Uhr
• 1 Nacht im Hotel

Mittwoch

• Treffen mit dem Kunden um 10 Uhr
• Vom Kunden angebotenes Mittagessen
• Nachmittag im Büro des Kunden
• Abendessen mit den Mitarbeitern des Kunden
• 1 Nacht im Hotel

Donnerstag

• Schließen Sie die Partnerschaft ab
• Mittagessen mit dem Kunden, von Ihnen bezahlt
• Freier Nachmittag (an dem Sie beschließen, vergünstigte Kleidung und Schuhe zu kaufen)
• Abendessen
• 1 Nacht im Hotel

In diesem Szenario können Sie Folgendes abziehen:

Transportkosten nach Paris, zum Hotel und zu den Büros des Kunden
Verpflegungskosten (Mittagessen, Abendessen) und Kosten, die zur Besiegelung Ihrer Partnerschaft angeboten werden
Hotelkosten
Treibstoffkosten für die zurückgelegte Strecke und Parkgebühren für Ihr Auto

Sie können Folgendes nicht abziehen:

Die in Ihrer Freizeit im Sonderangebot gekauften Kleidungsstücke und Schuhe.

Dieses Beispiel verdeutlicht die Grenze zwischen Ihren beruflichen und privaten Aktivitäten, die wir weiter unten verdeutlichen.

Welchen Nachweis sollten Sie für eine Geschäftsreise aufbewahren?

Transport:

Rechnungen für Flugtickets, Bahntickets, Taxiquittungen, Auto- oder Fahrradmietrechnungen, Quittungen für ÖPNV-Tickets, Parktickets usw.

Unterkunft:

Rechnungen für die Anmietung einer Airbnb-Wohnung, eines Hotelzimmers etc.

Mahlzeiten:

Detaillierte Restaurantbelege, Lebensmittelbelege, Zahlungsbelege für Essenslieferungen

Notiz:

Wenn Sie bar bezahlen, fordern Sie detaillierte Belege an.
Während Ihrer Reise ist es wichtig, jedes Ticket, jeden Zahlungsbeleg und jede Rechnung mit den Angaben zu Ihrem Unternehmen aufzubewahren. Es wird empfohlen, Kreditkartenbelege mitzunehmen, wenn die Rechnung Ihre Zahlungsmethode nicht enthält.
Erwägen Sie, für die Aufbewahrung dieser Dokumente eine Brieftasche, einen Ordner oder einen anderen Gegenstand bereitzustellen. Die Originale sind wichtig.

Grauzone:

Teils geschäftliche, teils private Reisen – wo liegen die Grenzen?
Betrachten wir einen konkreten Fall, um diese Erklärung zu veranschaulichen:
Es war einmal ein professioneller und leidenschaftlicher Reiter, der an zahlreichen Reitwettbewerben teilnahm, die Teil seines Privatlebens waren. Seine Tätigkeit war nicht direkt mit der Teilnahme an Wettbewerben verbunden, sie ermöglichten ihm jedoch die Akquise von Kunden im Reitsportbereich.
Alle Ausgaben führte er auf seine berufliche Tätigkeit zurück, darunter Hotel- und Restaurantrechnungen sowie den Kauf von Reitsport- und Luxusartikeln für seine Kundschaft.

Hier gibt es mehrere Probleme: Die Begründung des Zusammenhangs aller Ausgaben mit der Geschäftstätigkeit bzw. der Auswirkung auf den Umsatz. Rechtfertigung solcher Geschenke an Kunden und Identifizierung der Kunden auf Rechnungen

Sehen Sie wieder die Grauzone?

Der Schlüssel liegt darin, verhältnismäßig zu sein und im besten Interesse Ihres Unternehmens zu handeln. Die Steuerbehörden stützen sich bei ihrer Beurteilung auf die Ausgaben ähnlicher Unternehmen wie Ihres, um die Norm festzulegen.
Bedenken Sie, dass die Hauptaufgabe der Steuerbehörde darin besteht, die Steuerzahler bei der Lösung dieser Situationen zu kontrollieren und zu unterstützen. Unser oben genannter Freund hatte mehrere Gelegenheiten, seine Ausgaben angemessen zu rechtfertigen.

Die Grenzen ergeben sich also zunächst aus Ihrer im Handelsregister eingetragenen gewerblichen Tätigkeit. Zweitens werden Ihre Grenzen durch Ihren tatsächlichen Reise- und Arbeitszeitraum bestimmt. Innerhalb dieses Rahmens können Sie ein Budget festlegen und festlegen, was Sie ausgeben möchten.
Aus diesem Grund ist es Ihnen als Webdesigner nicht gestattet, auf Kosten Ihres Unternehmens Weinkisten für den Eigenverbrauch zu kaufen. Ebenso können diese Kosten nicht abgezogen werden, wenn Sie zwischen zwei Arbeitswochen im Land eines Kunden ein Wochenende verbringen und für touristische Aktivitäten bezahlen.
Wenn Sie Ihrem Kunden ein Geschenk machen möchten, gibt es auch hierfür Grenzen. Ziel ist es, Missbrauch zu vermeiden.

Welche Risiken birgt der Missbrauch des Systems und der Abzug einer Privatreise?

Je nach Missbrauch riskieren Sie, dass Ihre Vorjahresabschlüsse mit Steuermahnungen korrigiert werden. Bußgelder oder andere Risiken drohen jedoch nicht.
Wenn die Steuerbehörden zur Vervollständigung Ihrer Akte Belege verlangen und Sie diese nicht innerhalb einer bestimmten Frist vorlegen, riskieren Sie ein Bußgeld. Die Beträge variieren je nach Situation.
Die Angabe einer privaten Ausgabe als Geschäftsausgabe kann als „Verwendung eines falschen Dokuments“ angesehen werden. Mit anderen Worten: Wenn die Ausgabe unrichtig oder ungerechtfertigt ist, riskieren Sie auch die Zahlung einer Geldstrafe.
Sie haben die Möglichkeit, „Ihre Hand zu heben“ und den Sachverhalt zu melden, bevor eine Entscheidung getroffen wird. In diesem Fall wird Ihnen vergeben. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie Nachsicht genießen, wenn Sie in gutem Glauben mit den Steuerbehörden zusammenarbeiten, um Ihre Aufrichtigkeit zu beweisen. Schließlich darf man am Anfang auch Fehler machen.
Zu den indirekten Folgen zählen natürlich auch Ihr Ansehen beim Finanzamt und der damit verbundene Stress.

Abschluss

Die Ausgaben während Ihrer Geschäftsreisen unterliegen, sagen wir mal, dem gesunden Menschenverstand. Die wesentlichen Kosten sind Transport, Unterkunft und Verpflegung. Darüber hinaus müssen Sie sich fragen, wie sich die Ausgabe tatsächlich auf Ihren Umsatz auswirkt.

Darüber hinaus müssen die Ausgaben angemessen und verhältnismäßig sein und sich an der finanziellen Lage Ihres Unternehmens orientieren. Sie müssen Originaldokumente aufbewahren und Ihren Aufenthalt begründen können.

Liebe Selbstständige, es ist Zeit für Sie zu reisen!