Ohne präzise Zeiterfassung verlieren Sie wahrscheinlich 15-20% Ihrer verrechenbaren Stunden jeden Monat. Erfahren Sie die gesetzlichen Anforderungen, besten Tools und Strategien für ein nachhaltiges Freelance-Business in der Schweiz.
Sie verrechnen einem Kunden «ungefähr 20 Stunden» Arbeit diesen Monat. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ohne präzise Zeiterfassung verlieren Sie wahrscheinlich CHF 1'200-1'600 monatlich bei einem Stundensatz von CHF 100. Neben entgangenen Einnahmen verursacht mangelhafte Zeiterfassung Steuerprobleme, Kundenstreitigkeiten und den perfekten Nährboden für Burnout.
Hier erfahren Sie, was Schweizer Freelancer wirklich über Arbeitszeitregelungen und Zeiterfassung wissen müssen – ohne juristisches Kauderwelsch, mit den richtigen Tools für ein nachhaltiges Business.
Klären wir zuerst die grösste Verwirrung.
Für Angestellte: Ja, absolut obligatorisch. Gemäss Artikel 46 des Schweizer Arbeitsgesetzes (ArG) und Artikel 73a/73b der Verordnung 1 (ArGV 1) müssen Arbeitgeber alle Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Dies wird seit dem 1. Januar 2016 strikt durchgesetzt, mit einer Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren.
Für Freelancer und Selbstständige: Keine gesetzliche Pflicht.
Als selbstständig Erwerbende arbeiten Sie ausserhalb des Schweizer Arbeitsrechts. Sie unterliegen nicht den obligatorischen Zeiterfassungsregeln, die für traditionelle Arbeitgeber gelten.
Auch ohne gesetzliche Verpflichtung ist Zeiterfassung für erfolgreiche Freelancer unverzichtbar. Darum sollten Sie trotzdem erfassen:
Das Schweizer Arbeitsrecht verpflichtet Sie nicht zur Zeiterfassung, aber Ihr Geschäftserfolg hängt davon ab.
Auch wenn Sie nicht an Angestelltenregelungen gebunden sind – das Verständnis des rechtlichen Rahmens hilft Ihnen, gesunde Grenzen zu setzen.
Das Schweizer Gesetz begrenzt Angestellte auf:
Diese Limits gelten zwar nicht rechtlich für Sie, bieten aber wissenschaftlich fundierte Richtwerte. Der Bundesrat hat diese Höchstgrenzen basierend auf Gesundheitsforschung festgelegt – konsequentes Überschreiten erhöht das Burnout-Risiko um 37%, laut einer 40-jährigen Langzeitstudie.
Schweizer Angestellte müssen erhalten:
Das sind nicht nur bürokratische Regeln – es sind Produktivitäts-Optimierungsrichtlinien. Ihr Gehirn braucht Erholungszeit. Pausen auslassen macht Sie nicht produktiver; es macht Sie langsamer, weniger kreativ und fehleranfälliger.
Als Freelancer haben Sie die Freiheit zu arbeiten, wann immer Sie wollen. Aber wenn Sie regelmässig nachts und an Wochenenden arbeiten, erleben Sie keine Freiheit – Sie steuern auf einen Burnout zu.
Über vermiedene Umsatzverluste hinaus liefert systematische Zeiterfassung messbare Geschäftsvorteile.
Sie denken, Sie verdienen CHF 100/Stunde. Aber wenn Sie alle Stunden erfassen – inklusive E-Mails, Korrekturen, Admin und Kundenkommunikation – ist Ihr tatsächlicher Satz vielleicht CHF 65/Stunde.
Die meisten Freelancer verlieren 30-40% ihrer Zeit an nicht-verrechenbare Aktivitäten, ohne es zu merken. Zeiterfassung zeigt, wo Stunden verschwinden.
Zeiterfassung wirkt als Frühwarnsystem. Eine 40-jährige Studie fand heraus, dass Teilnehmende mit weniger als 3 Wochen Jahresurlaub eine 37% höhere Chance auf vorzeitigen Tod hatten.
Schweizer Steuerbehörden erwarten von Freelancern genaue Aufzeichnungen. Zeiterfassung liefert die Dokumentation, die Sie bei Prüfungen brauchen.
Die beste Zeiterfassungsmethode ist die, die Sie tatsächlich konsequent nutzen.
Verrechenbare Stunden:
Nicht-verrechenbar aber geschäftsrelevant:
Persönlich/Pausen:
Alles zu erfassen – nicht nur verrechenbare Zeit – gibt Ihnen das vollständige Produktivitätsbild.
Manuelle Eingabe funktioniert, wenn Sie:
Automatisierte Erfassung macht Sinn, wenn Sie:
Die meisten erfolgreichen Freelancer nutzen hybride Ansätze: automatisierte Erfassung mit manueller Kategorisierung und Notizen.
Diese Gewohnheit macht Zeiterfassung nachhaltig:
Ende jedes Arbeitstages (5 Minuten):
Diese Mikro-Gewohnheit verhindert die «Monatsende-Panik», wenn Sie merken, dass Sie zwei Wochen Arbeit vergessen haben zu erfassen.
Sie brauchen ein Tool, das Schweizer Geschäftsanforderungen erfüllt und gleichzeitig einfach genug für den täglichen Gebrauch ist.
| Tool | Magic Heidi | Toggl Track | Clockify | Harvest | bexio |
|---|---|---|---|---|---|
| Preis | Gratis testen | CHF 10/Mt. | Gratis | CHF 12/Mt. | CHF 30+/Mt. |
| Schweizer MwSt. | ✓ Automatisch | ✗ Manuell | ✗ Manuell | ⚠ Eingeschränkt | ✓ Vollständig |
| QR-Rechnungen | ✓ Integriert | ✗ Nein | ✗ Nein | ⚠ Basis | ✓ Ja |
| Bank-Import | ✓ CH-Banken | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein | ✓ Ja |
| All-in-One | ✓ Komplett | ✗ Nur Erfassung | ✗ Nur Erfassung | ⚠ Teilweise | ✓ Komplett |
| Einrichtungszeit | 2 Minuten | 10 Minuten | 5 Minuten | 15 Minuten | 30+ Minuten |
| Ideal für | Schweizer Freelancer | Teams & Analytics | Preisbewusste | Freelancer & Teams | Schweizer KMU |
Anders als generische internationale Tools wurde Magic Heidi speziell für den Schweizer Markt mit All-in-One-Funktionalität entwickelt.
Automatische MwSt., QR-Rechnungen, Bank-Imports und Mehrsprachigkeit für Schweizer Märkte
Zeiterfassung integriert mit Rechnungsstellung, Spesen und Buchhaltung – kein Export/Import nötig
Erfasste Stunden mit einem Klick direkt in Rechnungen umwandeln, automatische Zahlungserinnerungen
iPhone, Android, Mac, Windows und Web – erfassen Sie Zeit nahtlos auf all Ihren Geräten
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
John Doe
CHF 600
Jan 20
Zeiterfassung zeigt, wohin die Zeit geht. Diese Techniken helfen Ihnen, sie besser zu nutzen.
Wissenschaftlich fundierte Techniken, die erfolgreiche Schweizer Freelancer nutzen.
Arbeiten Sie in fokussierten 25-Minuten-Intervallen mit 5-Minuten-Pausen. Schafft künstliche Dringlichkeit, die abschweifende Gedanken zurückholt.
Weisen Sie bestimmte Zeitblöcke Aufgabentypen zu. Eliminiert Entscheidungsmüdigkeit und reduziert Kontext-Wechsel-Kosten (bis zu 40% Produktivitätsverlust).
Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben und erledigen Sie sie in einer Session. Jeder Aufgabentyp erfordert einen bestimmten mentalen Modus – Batching steigert die Effizienz.
Füllen Sie 70% des Zeitplans mit festen Aufgaben, lassen Sie 30% offen für unerwartete Anfragen und Pufferzeit. Überplanung garantiert Stress.
Blockieren Sie 4-Stunden-Fenster ohne jede Unterbrechung. Tiefe, fokussierte Arbeit produziert exponentiell bessere Ergebnisse als fragmentierte Aufmerksamkeit.
Arbeiten Sie in präzisen Intervallen wie SBB-Züge. Stellen Sie Pomodoro-Timer auf Zugfahrpläne ein – leben Sie Schweizer Präzision in Ihrem Arbeitsablauf.
Burnout ist nicht nur Müdigkeit. Es ist ein Zustand physischer, mentaler und emotionaler Erschöpfung, der Ihr Business und Ihre Gesundheit sabotiert. Zeiterfassung liefert Frühwarnsignale.
Konstant 50+ Stunden wöchentlich, unter 60% verrechenbare Zeit
Tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Erholungszeit – nicht verhandelbar
Evidenzbasierte Limits, gestützt durch Ihre Zeiterfassungsdaten
Erfassen Sie Schlaf, Bewegung, Mahlzeiten, Sozialzeit neben Arbeitsstunden
Zeiterfassung gibt Ihnen die Daten, um evidenzbasierte Grenzen zu setzen:
«Ich bin für Calls Dienstags und Donnerstags, 14-17 Uhr erreichbar.» (Time Blocking schützt Deep-Work-Vormittage)
«Ich antworte auf E-Mails innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.» (Nicht innerhalb von 24 Minuten)
«Mein Tarif beinhaltet zwei Korrekturschleifen.» (Verhindert endlosen Scope Creep)
«Ich arbeite nicht an Wochenenden oder abends.» (Das Schweizer Arbeitsrecht validiert dies – auch für Freelancer)
Professionelle Grenzen schrecken gute Kunden nicht ab – sie ziehen sie an. Kunden respektieren Freelancer, die organisierte, nachhaltige Businesses führen.
Erfassen Sie diese Metriken neben Arbeitsstunden:
Wenn Ihre Zeiterfassung zeigt, dass diese Bereiche konstant vernachlässigt werden, ist Ihr Geschäftsmodell nicht nachhaltig. Passen Sie an, bevor Burnout Sie dazu zwingt.
Zeiterfassungsdaten werden wertvoll, wenn sie sich in akkurate Rechnungen und Steueroptimierung übersetzen.
Als selbstständig Erwerbende in der Schweiz müssen Sie:
Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufbewahren inklusive:
AHV/IV/EO-Beiträge zahlen auf selbstständiges Einkommen (derzeit 9,65% auf Nettoeinkommen)
Sich für MwSt. registrieren wenn der Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt
Abzugsfähige Ausgaben erfassen:
Zeiterfassung stärkt Ihre Spesenansprüche. Wenn Sie 40 Stunden wöchentliche Home-Office-Arbeit erfassen, wird Ihr Home-Office-Abzug bei Prüfungen verteidigbar.
Für Stundenabrechnung:
Für Projektabrechnung: Nutzen Sie erfasste Zeit, um:
Für Retainer-Kunden: Erfassen Sie Stunden, um sicherzustellen, dass:
Statt separate Zeiterfassungs- und Rechnungstools zu jonglieren, optimiert Magic Heidi den gesamten Workflow:
Diese Integration eliminiert den grössten Schmerzpunkt der Zeiterfassung: manueller Datentransfer zwischen Systemen.
Bereit zu starten? Folgen Sie diesem bewährten Implementierungsplan.
Tag 1-2: Tool wählen
Tag 3-4: Erfassung strukturieren
Tag 5-7: Baseline-Woche
Tägliche Routine:
Häufige Stolperfallen:
Jetzt haben Sie 3 Wochen Daten. Analysieren Sie:
Wohin geht die Zeit wirklich?
Was muss sich ändern?
Neue Grenzen setzen:
Sehen Sie, wie Zeiterfassung ihre Businesses transformiert und Burnout verhindert hat.
Ich dachte, ich arbeite 40 Stunden wöchentlich. Zeiterfassung enthüllte 52-Stunden-Wochen mit nur 45% verrechenbarer Zeit. Die Daten schockierten mich zum Handeln. Ich erhöhte meinen Stundensatz um 30%, kündigte meine zwei unprofitabelsten Kunden und arbeite jetzt 38 Stunden wöchentlich bei 20% mehr Einkommen.
UX Designerin, Zürich
Ich wehrte mich jahrelang gegen Zeiterfassung – fühlte sich zu starr an. Schliesslich probierte ich Magic Heidi, als die Steuersaison zum Albtraum wurde. Innerhalb eines Monats entdeckte ich, dass ich monatlich CHF 1'200 durch nicht-verrechneten Scope Creep verlor. Streitigkeiten verschwanden, und ich habe zwei Preiserhöhungen mit konkreten Daten begründet.
IT-Berater, Genf
Die Burnout-Warnsignale in meiner Zeiterfassung retteten mein Business. Drei Monate mit 55+ Stunden-Wochen zeigten, dass ich mehr Admin und weniger bezahlte Arbeit machte. Ich stellte eine VA für CHF 35/Stunde für Admin ein und gewann 10 Stunden wöchentlich für CHF 120/Stunde Kundenarbeit. Ich nehme endlich Wochenenden frei.
Marketing Freelancerin, Lausanne
Nein. Obligatorische Zeiterfassung gemäss ArG Artikel 46, 73a und 73b gilt nur für Angestellte, nicht für Selbstständige. Erfassung bleibt jedoch essentiell für akkurate Abrechnung, Steuerkonformität und Business-Gesundheit.
Mindestens verrechenbare Kundenstunden nach Projekt erfassen. Idealerweise auch nicht-verrechenbare Arbeit (Admin, Business Development, Pausen) für vollständiges Produktivitätsbild.
Erfassen Sie Zeit auch bei Festpreisarbeit. Diese Daten zeigen, ob Ihre Preisgestaltung profitabel ist und helfen, ähnliche zukünftige Projekte akkurat zu schätzen.
Ja. Software-Abonnements für Geschäftsführung (inklusive Zeiterfassungs-Tools wie Magic Heidi) sind in der Schweiz voll abzugsfähige Betriebsausgaben.
Starten Sie einfach mit 5-10 Kategorien. Sie können später immer Details hinzufügen. Über-Kategorisieren schafft Reibung, die Konsistenz killt.
Rekonstruieren Sie so gut wie möglich mit Kalender, E-Mails und Projektdateien. Dann richten Sie tägliche Erinnerungen ein, um zukünftige Lücken zu verhindern.
Für Stundenkunden ja – detaillierte Rechnungen bauen Vertrauen auf. Für Projektkunden intern nutzen, aber High-Level-Zusammenfassungen teilen, wenn es Mehrwert demonstriert.
Nutzen Sie ein Tool mit schnellem Aufgabenwechsel (Magic Heidi und Toggl sind hier exzellent) oder runden Sie auf 15-Minuten-Blöcke, um Über-Präzision zu vermeiden.
Absolut. Viele kreative Freelancer finden, dass Erfassung Muster in ihrer Produktivität enthüllt – wie welche Stunden die beste Arbeit produzieren – was ihnen erlaubt, kreative Sessions zu optimieren.
Grösste Fehler: zu komplex machen, Daten nicht regelmässig überprüfen, Erfassung um der Erfassung willen ohne Erkenntnisse zur Verbesserung Ihres Business zu nutzen.
Zeit ist die einzige Ressource, von der Sie nicht mehr schaffen können. Als Schweizer Freelancer bestimmt, wie Sie Ihre Stunden erfassen und managen, direkt Ihr Einkommen, Ihre Work-Life-Balance und langfristige Nachhaltigkeit.
Die Daten sind eindeutig:
Sie brauchen keine komplexen Systeme oder teure Berater. Sie brauchen ein zuverlässiges Tool und konsequente tägliche Gewohnheiten.
Starten Sie mit korrekter Zeiterfassung mit Magic Heidi:
✓ Gratistest ohne Kreditkarte
✓ Schweiz-spezifische Funktionen (MwSt., QR-Rechnungen, Bank-Imports)
✓ All-in-One-Plattform (Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Spesen, Buchhaltung)
✓ Verfügbar auf all Ihren Geräten (iPhone, Android, Mac, Windows, Web)
✓ Mehrsprachige Unterstützung für Schweizer Märkte
Denken Sie daran: Jeder Schweizer Franken, den Sie verdienen, beginnt mit der Erfassung der Zeit, die Sie investieren. Machen Sie diese Zeit wertvoll.