Grundlagen zur Mehrwertsteuer für Schweizer Freiberufler

Die Mehrwertsteuer (MwSt.) ist eine Verbrauchssteuer, die auf Waren und Dienstleistungen auf jeder Produktions- und Vertriebsstufe erhoben wird. In der Schweiz wird die Mehrwertsteuer von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) verwaltet und unterliegt dem Mehrwertsteuergesetz (MwStG). .

Als Freiberufler müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer anmelden, wenn Ihr Jahresumsatz 100.000 CHF übersteigt. Diese Schwelle gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Rechtsform. Wenn Ihr Umsatz unter diesem Schwellenwert liegt, können Sie sich freiwillig registrieren lassen, was von Vorteil sein kann, wenn Sie umfangreiche Einkäufe bei umsatzsteuerpflichtigen Lieferanten tätigen.

Um sich für die Mehrwertsteuer registrieren zu lassen, müssen Sie einen Antrag bei der ESTV einreichen. Der Bewerbungsprozess kann online abgeschlossen werden und erfordert grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen, wie z. B. Ihre Kontaktdaten, Ihre Geschäftstätigkeit und Ihren geschätzten Umsatz. Nach der Registrierung erhalten Sie eine eindeutige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die auf Ihren Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten angegeben werden muss.

In der Schweiz gibt es drei Mehrwertsteuersätze:

1. Standardsatz (7,7 %, ab 1. Januar 2024 auf 8,1 % ansteigend): Gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen.
2. Sondertarif (3,7 %, ab 1. Januar 2024 ansteigend auf 3,8 %): Gilt für Beherbergungsleistungen (z. B. Hotels).
3. Reduzierter Satz (2,5 %, ab 1. Januar 2024 auf 2,6 % ansteigend): Gilt für lebenswichtige Güter und Dienstleistungen (z. B. Lebensmittel, Medikamente, Bücher, Zeitungen).

Für eine korrekte Rechnungsstellung und Berichterstattung ist es wichtig zu wissen, welcher Tarif für Ihre Dienstleistungen gilt.

Ermittlung des korrekten Mehrwertsteuersatzes

Die Anwendung des korrekten Mehrwertsteuersatzes auf Ihre Waren oder Dienstleistungen ist für die Einhaltung der Vorschriften und die Vermeidung von Fehlern in Ihren Mehrwertsteuererklärungen von entscheidender Bedeutung. Als Freiberufler fallen die meisten Ihrer Dienstleistungen wahrscheinlich unter den regulären Mehrwertsteuersatz von 7,7 % (8,1 % ab 2024). Es gibt jedoch einige Ausnahmen und Sonderfälle, die Sie beachten sollten.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind ein freiberuflicher Grafikdesigner, der Logos und Marketingmaterialien für Kunden erstellt. Für diese Dienstleistungen gilt in der Regel der normale Mehrwertsteuersatz. Wenn Sie jedoch für einen Kunden einen Buchumschlag entwerfen würden, würde der ermäßigte Satz von 2,5 % (2,6 % ab 2024) gelten, da Bücher in die Kategorie der lebensnotwendigen Güter fallen.

Ein weiteres häufiges Szenario ist, dass ein Freiberufler Dienstleistungen für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringt. In diesem Fall kommt der Reverse-Charge-Mechanismus ins Spiel. Anstatt die Mehrwertsteuer auf Ihrer Rechnung auszuweisen, geben Sie an, dass die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft gilt und der Kunde für die Abrechnung der Mehrwertsteuer in seinem eigenen Land verantwortlich ist. Dies wird in Abschnitt 3 ausführlicher behandelt.

Es ist wichtig zu beachten, dass einige Dienstleistungen möglicherweise vollständig von der Mehrwertsteuer befreit sind. Diese beinhalten:

• Gesundheits- und Sozialdienste
• Bildungsdienstleistungen
• Kulturelle Dienstleistungen (z. B. Theateraufführungen, Museen)
• Versicherungs- und Finanzdienstleistungen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Mehrwertsteuersatz für Ihre Dienstleistungen gilt, konsultieren Sie die detaillierten Leitlinien der ESTV oder lassen Sie sich von einem qualifizierten Steuerberater beraten.

Rechnung und Mehrwertsteuer

Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist für die Einhaltung der Umsatzsteuerpflicht unerlässlich. Ihre Rechnungen müssen spezifische Informationen enthalten, um für Mehrwertsteuerzwecke gültig zu sein. Das beinhaltet:

• Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Firmenname und Adresse des Kunden (und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls dieser umsatzsteuerlich registriert ist)
• Eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Ausstellungsdatum
• Eine Beschreibung der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen
• Der anwendbare Mehrwertsteuersatz und die Höhe der berechneten Mehrwertsteuer
• Der zu zahlende Gesamtbetrag

Bei der Rechnungsstellung an Kunden in anderen EU-Ländern müssen Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Ihres Kunden angeben und angeben, dass das Reverse-Charge-Verfahren gilt. Sie könnten beispielsweise eine Erklärung wie „Mehrwertsteuer verrechnet“ oder „MwSt. vom Empfänger fällig“ einfügen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Reverse-Charge-Rechnung aussehen könnte:

Rechnungsnummer: 001	Datum: 01.06.2024
Von:	An:
Ihr Firmenname	Firmenname des Kunden
Ihre Adresse	Adresse des Kunden
CHE-123.456.789 MwSt.	EU-987654321
Beschreibung	Betrag
Beratungsleistungen	CHF 5.000
Umsatzsteuer-Reverse-Charge (0 %)	CHF 0
Gesamt	CHF 5.000

Für Kunden in Nicht-EU-Ländern wie Großbritannien oder den USA wird auf Ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer berechnet. Sie sollten jedoch dennoch eine Erklärung beifügen, aus der hervorgeht, dass die Dienstleistung nicht der Schweizer Mehrwertsteuer unterliegt, z. B. „Dienstleistung in der Schweiz nicht steuerpflichtig“.

Erfassung und Meldung der Mehrwertsteuer

Als Mehrwertsteuerpflichtiger Freiberufler müssen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Verkäufe und Käufe führen, einschließlich der erhobenen und gezahlten Mehrwertsteuer. Sie benötigen diese Informationen, um Ihre Umsatzsteuererklärung zu erstellen und Vorsteuerabzüge geltend zu machen.

Es gibt zwei Hauptabrechnungsmethoden für die Mehrwertsteuer:

1. Periodenabgrenzungsbasis: Sie rechnen die Mehrwertsteuer ab, wenn eine Rechnung ausgestellt oder empfangen wird, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt.
2. Barzahlungsbasis: Sie rechnen die Mehrwertsteuer ab, wenn die Zahlung tatsächlich eingeht oder erfolgt.

Die meisten Freiberufler verwenden die periodengerechte Rechnungslegungsmethode, da sie den üblichen Buchhaltungspraktiken entspricht. Allerdings können sich Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 5 Millionen für die Cash-Basis-Methode entscheiden.

Umsatzsteuererklärungen werden in der Regel vierteljährlich mit folgenden Fristen eingereicht:

• Q1 (Januar-März): 30. April
• Q2 (April-Juni): 31. Juli
• Q3 (Juli-September): 31. Oktober
• Q4 (Oktober-Dezember): 31. Januar

Um Ihre Mehrwertsteuererklärung vorzubereiten, müssen Sie Folgendes tun:

1. Summieren Sie Ihre Verkäufe (Ausgangssteuer) und Einkäufe (Eingangssteuer) für den Zeitraum
2. Berechnen Sie die auf Ihre Verkäufe fällige Mehrwertsteuer und die auf Ihre Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer
3. Ziehen Sie die Vorsteuer von der Ausgangssteuer ab, um Ihre Mehrwertsteuerschuld oder -erstattung zu ermitteln

Hier ist ein vereinfachtes Beispiel:

Verkäufe (ohne MwSt.)	CHF 50.000
Mehrwertsteuer auf Verkäufe (7,7 %)	CHF 3.850
Käufe (ohne Mehrwertsteuer)	CHF 20.000
Mehrwertsteuer auf Einkäufe (7,7 %)	CHF 1.540
Mehrwertsteuer fällig (3.850 - 1.540)	CHF 2.310

In diesem Beispiel würden Sie für das Quartal CHF 2.310 an Mehrwertsteuer schulden.

Der Einsatz von Buchhaltungssoftware wie bexio oder Xero kann die Führung von Mehrwertsteuerunterlagen und die Vorbereitung von Steuererklärungen erheblich vereinfachen. Mit diesen Tools können Sie die Mehrwertsteuer auf Ihren Rechnungen und Ausgaben automatisch nachverfolgen, Mehrwertsteuerberichte erstellen und Ihre Steuererklärungen sogar elektronisch einreichen.

Mehrwertsteuerabzüge und -befreiungen

Als Freiberufler können Sie die Mehrwertsteuer, die Sie auf Käufe im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen zahlen (Vorsteuer), von der Mehrwertsteuer, die Sie auf Ihre Verkäufe berechnen (Ausgangssteuer), abziehen Steuer). Dies trägt dazu bei, dass die Mehrwertsteuer nur auf die Wertschöpfung in jeder Produktionsstufe gezahlt wird.

Zu den üblichen abzugsfähigen Ausgaben für Freiberufler gehören:

• Büromiete und Nebenkosten
• Geschäftsausstattung (z. B. Computer, Software)
• Professionelle Honorare (z. B. Buchhaltung, Rechtsberatung)
• Reisen und Unterkunft zu geschäftlichen Zwecken
• Marketing- und Werbekosten

Einige Einkäufe sind jedoch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, wie zum Beispiel:

• Waren und Dienstleistungen für den persönlichen Gebrauch
• Bewirtungskosten (z. B. Kundenessen)
• Käufe von nicht umsatzsteuerlich registrierten Lieferanten

Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über Ihre Ausgaben zu führen und Rechnungen und Quittungen aufzubewahren, um Ihre Mehrwertsteuerabzüge zu unterstützen. Im Falle einer Umsatzsteuerprüfung müssen Sie Ihre Vorsteueransprüche nachweisen.

Einige Waren und Dienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit, das heißt, dass keine Mehrwertsteuer erhoben wird, die Vorsteuer aber auch nicht abgezogen werden kann. Beispiele beinhalten:

• Gesundheits- und Sozialdienste
• Bildungsdienstleistungen
• Kulturelle Dienstleistungen (z. B. Theateraufführungen, Museen)
• Versicherungs- und Finanzdienstleistungen

Wenn Ihr Freiberufler sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Dienstleistungen erbringt, müssen Sie Teilbefreiungsregeln anwenden, um den Anteil der Vorsteuer zu bestimmen, den Sie abziehen können . Es gibt zwei Hauptaufteilungsmethoden:

1. Direkte Zuordnung: Die Vorsteuer wird direkt den steuerpflichtigen oder steuerfreien Lieferungen zugeordnet.
2. Pro-rata-Berechnung: Die Vorsteuer wird auf der Grundlage des Verhältnisses der steuerpflichtigen Leistungen zur Gesamtleistung aufgeteilt.

Konsultieren Sie die Leitlinien der FTA oder einen Steuerberater, um die geeignete Aufteilungsmethode für Ihr Unternehmen zu ermitteln.

Mehrwertsteuer für grenzüberschreitende Dienstleistungen

In der heutigen globalisierten Wirtschaft erbringen Freiberufler häufig Dienstleistungen für Kunden in anderen Ländern. Das Verständnis der umsatzsteuerlichen Auswirkungen grenzüberschreitender Dienstleistungen ist für die Einhaltung der Vorschriften und die Vermeidung von Doppelbesteuerung von entscheidender Bedeutung.

Die Ortsbestimmungen bestimmen, wo die Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen erhoben wird. Bei B2B-Dienstleistungen (Business-to-Business) gilt grundsätzlich, dass die Mehrwertsteuer in dem Land erhoben wird, in dem der Kunde seinen Sitz hat. Das heißt, wenn Sie Dienstleistungen für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringen, berechnen Sie keine Schweizer Mehrwertsteuer; Stattdessen bilanziert der Kunde die Mehrwertsteuer über den Reverse-Charge-Mechanismus (siehe Abschnitt 3).

Bei B2C-Dienstleistungen (Business-to-Consumer) ist der Ort der Leistungserbringung jedoch in der Regel der Ort, an dem der Anbieter seinen Sitz hat. Das heißt, wenn Sie Dienstleistungen für Privatpersonen im EU-Ausland erbringen, würden Sie die Schweizer Mehrwertsteuer berechnen.

Es gibt einige Ausnahmen von diesen allgemeinen Regeln, wie zum Beispiel:

• Dienstleistungen im Zusammenhang mit Immobilien (z. B. Architekturleistungen): Die Mehrwertsteuer wird dort erhoben, wo sich die Immobilie befindet.
• Eintritt zu Veranstaltungen (z. B. Konferenzen, Ausstellungen): Die Mehrwertsteuer wird am Ort der Veranstaltung erhoben.
• Elektronisch erbrachte Dienstleistungen (z. B. Software, E-Books): Bei B2C-Lieferungen wird die Mehrwertsteuer in dem Land erhoben, in dem der Verbraucher ansässig ist.

Wenn Sie Kunden in anderen EU-Ländern regelmäßig digitale B2C-Dienste anbieten, müssen Sie sich möglicherweise in diesen Ländern für die Mehrwertsteuer registrieren oder das Mini One Stop Shop (MOSS)-System nutzen. Mit dem MOSS können Sie die Mehrwertsteuer auf digitale Dienstleistungen in einem einzigen EU-Land abrechnen, anstatt sich in mehreren Ländern zu registrieren.

Die Erbringung von Dienstleistungen für Kunden außerhalb der EU unterliegt grundsätzlich nicht der Schweizer MehrwertsteuerSie sollten Ihren Rechnungen dennoch einen Vermerk beifügen, aus dem hervorgeht, dass die Dienstleistung in der Schweiz nicht steuerpflichtig ist.

Audits, Strafen und Korrekturen

Die Führung genauer Umsatzsteueraufzeichnungen ist nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften, sondern auch für die Vorbereitung auf mögliche Umsatzsteuerprüfungen von entscheidender Bedeutung. Die FTA kann Prüfungen durchführen, um zu überprüfen, ob Unternehmen die Mehrwertsteuer korrekt berechnen, einziehen und melden.

Während einer Mehrwertsteuerprüfung müssen Sie möglicherweise Folgendes angeben:

• Rechnungen und Quittungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer
• Kontoauszüge und Zahlungsunterlagen
• Verträge und Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten
• Buchhaltungsunterlagen und Finanzberichte

Um das Risiko von Fehlern und möglichen Strafen zu minimieren, ist es wichtig:

• Führen Sie detaillierte und organisierte Aufzeichnungen
• Stellen Sie sicher, dass Rechnungen und Quittungen den Mehrwertsteueranforderungen entsprechen
• Gleichen Sie Ihre Umsatzsteuerkonten regelmäßig mit Ihren Finanzberichten ab
• Reichen Sie Ihre Umsatzsteuererklärungen ein und leisten Sie Zahlungen pünktlich

Zu den häufigsten zu vermeidenden Fehlern gehören:

• Anwendung des falschen Mehrwertsteuersatzes
• Versäumnis, konforme Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer auszustellen
• Geltendmachung der Vorsteuer auf nicht abzugsfähige Ausgaben
• Steuerpflichtige Verkäufe auslassen oder nicht ausreichend melden

Wenn Sie Fehler in Ihren Mehrwertsteuererklärungen entdecken, ist es wichtig, umgehend Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Sie können der ESTV Fehler freiwillig melden und korrigierte Meldungen einreichen. In einigen Fällen können Sie möglicherweise eine Rückerstattung der zu viel gezahlten Mehrwertsteuer verlangen.

Die Strafen für die Nichteinhaltung der Mehrwertsteuer können schwerwiegend sein, einschließlich Bußgeldern und Zinsen auf überfällige Mehrwertsteuer. Im Falle von Betrug oder vorsätzlicher Nichteinhaltung können auch strafrechtliche Schritte eingeleitet werden. Der Rat eines Steuerberaters kann Ihnen dabei helfen, den Prüfungsprozess zu steuern und mögliche Strafen zu minimieren.

Tipps und Best Practices zur Mehrwertsteuer

Eine effektive Mehrwertsteuerverwaltung ist ein fortlaufender Prozess, der es erfordert, informiert, organisiert und proaktiv zu bleiben. Hier finden Sie einige Tipps und Best Practices, die Ihnen dabei helfen, Ihren Umsatzsteuerpflichten nachzukommen:

1. Bleiben Sie über Änderungen und Richtlinien zur Mehrwertsteuer auf dem Laufenden: Mehrwertsteuersätze, -regeln und Meldepflichten können sich im Laufe der Zeit ändern. Besuchen Sie regelmäßig die Website der FTA und abonnieren Sie deren Newsletter, um über alle Aktualisierungen auf dem Laufenden zu bleiben.

2. Wählen Sie die richtige Buchhaltungs- und Rechnungssoftware: Durch die Investition in zuverlässige Buchhaltungs- und Rechnungssoftware können Sie Ihre Mehrwertsteueraufzeichnungen und -berichte optimieren. Suchen Sie nach Tools, die Funktionen zur Verfolgung, Berichterstattung und Einreichung der Mehrwertsteuer bieten.

3. Arbeiten Sie mit einem professionellen Buchhalter oder Steuerberater zusammen: Die Zusammenarbeit mit einem qualifizierten Buchhalter oder Steuerberater, der auf Mehrwertsteuer spezialisiert ist, kann wertvolle Beratung und Unterstützung bieten, insbesondere wenn Sie komplexe Mehrwertsteuerprobleme haben oder in mehreren Ländern tätig sind.

4. Verwalten Sie den Cashflow und planen Sie Mehrwertsteuerzahlungen: Die Mehrwertsteuer kann einen erheblichen Einfluss auf Ihren Cashflow haben, da Sie möglicherweise die Mehrwertsteuer zahlen müssen, bevor Sie Zahlungen von Ihren Kunden erhalten. Berücksichtigen Sie die Mehrwertsteuer in Ihren Cashflow-Prognosen und legen Sie Mittel zur Seite, um Ihren Mehrwertsteuerpflichten nachzukommen.

5. Überprüfen und gleichen Sie Ihre Umsatzsteuerkonten regelmäßig ab: Nehmen Sie sich jeden Monat Zeit, um Ihre Umsatzsteuerunterlagen zu überprüfen, Ihre Konten abzugleichen und etwaige Unstimmigkeiten oder Fehler zu identifizieren. Dies hilft Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, wodurch das Risiko von Strafen und Zinsaufwendungen verringert wird.

6. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über grenzüberschreitende Dienstleistungen: Wenn Sie Dienstleistungen für Kunden in anderen Ländern erbringen, führen Sie klare Aufzeichnungen über den Ort der Lieferung, den Standort des Kunden und die geltende Mehrwertsteuerbehandlung. Dies wird Ihnen helfen, die Einhaltung im Falle eines Audits nachzuweisen.

7. Informieren Sie Ihre Kunden über die Mehrwertsteuer: Einige Kunden, insbesondere solche außerhalb der Schweiz, sind möglicherweise nicht mit den Schweizer Mehrwertsteueranforderungen vertraut. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten und die daraus benötigten Informationen (z. B. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) zu erläutern, um reibungslose Transaktionen zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.

8. Planen Sie die Änderungen des Mehrwertsteuersatzes im Jahr 2024 ein: Da der Standard-Mehrwertsteuersatz am 1. Januar 2024 von 7,7 % auf 8,1 % ansteigt, ist es wichtig, Ihre Rechnungs- und Buchhaltungssysteme im Voraus zu aktualisieren. Teilen Sie Ihren Kunden die Änderungen mit und stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre Dienstleistungen die korrekten Tarife anwenden.

Indem Sie diese Best Practices umsetzen und bei der Mehrwertsteuerverwaltung proaktiv bleiben, sind Sie bestens gerüstet, um die Komplexität der Schweizer Mehrwertsteuer zu bewältigen und sich auf das Wachstum Ihres freiberuflichen Unternehmens zu konzentrieren.

Abschluss

Das Verständnis und die Verwaltung der Mehrwertsteuer sind ein entscheidender Aspekt für die Führung eines erfolgreichen freiberuflichen Unternehmens in der Schweiz. Indem Sie sich mit den Umsatzsteuer-Registrierungsanforderungen, Sätzen, Rechnungsstellungsregeln, Meldepflichten und Best Practices vertraut machen, können Sie die Einhaltung gewährleisten, das Risiko von Fehlern und Strafen minimieren und einen gesunden Cashflow aufrechterhalten.

Denken Sie daran, dass die Mehrwertsteuer ein komplexer und sich ständig weiterentwickelnder Steuerbereich ist und es immer empfehlenswert ist, bei Bedarf professionellen Rat einzuholen. Bleiben Sie informiert, organisiert und proaktiv und Sie sind auf dem besten Weg, die Schweizer Mehrwertsteuer als Freiberufler zu meistern.

Weitere Informationen und Unterstützung finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• Website der Federal Tax Administration (FTA): www.estv.admin.ch

• Schweizerisches Mehrwertsteuergesetz (MWStG): [www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20081110/index.html](http://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20081110/ index.html)

• Berufsverbände für Freiberufler (z. B. Swiss Freelance Association): www.swiss-freelance.ch

Durch die Nutzung dieser Ressourcen und die Umsetzung der in diesem Leitfaden beschriebenen Strategien werden Sie in die Lage versetzt, sich sicher in der Schweizer Mehrwertsteuerlandschaft zurechtzufinden und sich auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können: Ihren Kunden außergewöhnliche Dienstleistungen zu bieten.