Schweizer MWST für Freelancer: Ihr kompletter 2026 Leitfaden

Sie haben Ihren ersten grossen Kunden gewonnen. Das Geschäft wächst. Sie sind auf Kurs, dieses Jahr sechsstellig zu werden.

Dann kommt die Realität: MWST-Registrierung.

Wenn Sie als Freelancer in der Schweiz die jährliche Umsatzgrenze von CHF 100'000 erreichen oder überschreiten, müssen Sie das Schweizer Mehrwertsteuersystem verstehen – ob MWST, TVA oder IVA.

Dieser Leitfaden schafft Klarheit. Sie erfahren genau, wann Sie sich registrieren müssen, wie Sie die korrekten Sätze berechnen, was Sie abziehen können und wie Sie compliant bleiben – ohne im Papierkram zu versinken.

Die CHF 100'000-Grenze

Der Schwellenwert liegt bei CHF 100'000 Jahresumsatz. Sobald Sie diesen Betrag überschreiten, haben Sie 30 Tage Zeit, sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anzumelden.

Folgendes zählt zu den CHF 100'000:

• Alle Einnahmen aus Waren und Dienstleistungen
• Einnahmen von Schweizer und internationalen Kunden
• Einkommen auf rollierender 12-Monats-Basis (nicht nur das Kalenderjahr)

Wie die rollierende 12-Monats-Berechnung funktioniert

Sie warten nicht bis zum 31. Dezember, um Ihre Zahlen zu prüfen. Verfolgen Sie Ihren Umsatz kontinuierlich.

Beispiel: Sophie ist Grafikdesignerin. Ihre monatlichen Einnahmen 2025:

• Januar bis August: CHF 7'000/Monat = CHF 56'000
• September: CHF 15'000 (grosser Auftrag)
• Oktober bis November: CHF 8'000/Monat = CHF 16'000

Bis 30. November beträgt ihr rollierender 12-Monats-Umsatz CHF 103'000. Sie hat die Grenze im November überschritten und muss sich bis 30. Dezember registrieren.

Die 30-Tage-Frist ist strikt. Verpassen Sie diese, drohen Strafen.

Die CHF 250'000-Ausnahme

Gemeinnützige Sport- und Kulturorganisationen haben einen höheren Schwellenwert von CHF 250'000. Normale Unternehmen bleiben bei CHF 100'000.

Welcher Satz für Ihre Leistungen?

Die meisten Freelancer berechnen 8,1%. Ausser Sie sind im Verlagswesen, der Lebensmittelproduktion oder im Gastgewerbe tätig, verwenden Sie den Normalsatz.

Gemischte Leistungen erfordern Aufmerksamkeit. Wenn Sie als freiberuflicher Autor Inhalte für ein Buch (2,6%) versus Marketingtexte (8,1%) erstellen, erfassen Sie diese separat.

Häufiger Fehler: 2,6% auf E-Books anwenden, weil gedruckte Bücher qualifizieren. Digitale Publikationen fallen tatsächlich unter 8,1%, sofern nicht ausdrücklich befreit.

MWST-befreite Leistungen

Einige Leistungen sind komplett von der MWST befreit:

• Gesundheits- und medizinische Dienstleistungen
• Bildung und Schulungen (unter bestimmten Bedingungen)
• Versicherungs- und Finanzdienstleistungen
• Kulturelle Aktivitäten (teilweise)

Bei befreiten Leistungen berechnen Sie keine MWST. Der Nachteil? Sie können auch keine Vorsteuer auf Ihre Geschäftsausgaben abziehen.

Registrierungsschritte

1. Informationen zusammenstellen:

• UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer)
• Geschäftsdetails und Rechtsform
• Geschätzter Jahresumsatz
• Beginn der Steuerpflicht
• Bankkonto für MWST-Zahlungen

2. Online-Antrag einreichen: Besuchen Sie das ESTV ePortal und füllen Sie das Anmeldeformular aus. Das System führt Sie durch jeden Abschnitt.

3. Auf Genehmigung warten: Die Bearbeitung dauert typischerweise 3-4 Wochen. Sie erhalten Ihre MWST-Nummer (beginnt mit CHE, gefolgt von neun Ziffern und endet mit MWST/TVA/IVA).

4. Rechnungen aktualisieren: Nach der Registrierung müssen alle Rechnungen Ihre MWST-Nummer enthalten und die MWST separat ausweisen.

Die 30-Tage-Regel

Sie müssen sich innerhalb von 30 Tagen nach Überschreitung der Grenze registrieren. Das ist keine Empfehlung – es ist eine gesetzliche Pflicht.

Ihre Steuerpflicht beginnt, wenn Sie CHF 100'000 überschreiten, nicht wenn Sie die Registrierung abschliessen. Bei verspäteter Registrierung schulden Sie die MWST rückwirkend ab diesem Datum.

Muster-Rechnungslayout

Rechnung #2026-001
Datum: 15. Januar 2026

Von:
Marc Dupont Consulting
Hauptstrasse 123
8000 Zürich
CHE-123.456.789 MWST

An:
ABC Company AG
Bahnhofstrasse 45
8001 Zürich

Erbrachte Leistungen:
Marketingstrategie-Beratung         CHF 5'000.00

Nettobetrag:                        CHF 5'000.00
MWST 8,1%:                          CHF   405.00
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Gesamtbetrag:                       CHF 5'405.00

Zahlbar bis: 14. Februar 2026

Internationale Kunden fakturieren

Für ausländische Geschäftskunden (B2B):

• Keine Schweizer MWST berechnen (0%-Satz)
• Vermerk auf Rechnung: «Leistung im Ausland erbracht, 0% MWST»
• Nachweis des Unternehmensstatus und Standorts des Kunden aufbewahren

Für ausländische Privatkunden (B2C):

• Grundsätzlich 0%, wenn die Leistung ausserhalb der Schweiz genutzt wird
• Physischer Ort zählt – wo wird die Leistung konsumiert?

Die Schweiz ist nicht in der EU. Das ist entscheidend. Sie folgen nicht den EU-MWST-Regeln, trotz geografischer Nähe. Keine MOSS-Registrierung. Keine Reverse-Charge-Mechanismen mit EU-Kunden.

So berechnen Sie Ihre Steuerschuld

Die effektive Methode (Standardansatz):

1. Umsatzsteuer berechnen: Gesamte MWST von Kunden eingezogen
2. Vorsteuer berechnen: Gesamte MWST auf Geschäftsausgaben bezahlt
3. Vorsteuer von Umsatzsteuer abziehen: Die Differenz ist Ihre Schuld (oder Ihr Guthaben)

Beispiel: Laura betreibt ein Beratungsunternehmen.

Q1 2026:

• Kunden fakturiert: CHF 32'400 (inkl. CHF 2'430 MWST bei 8,1%)
• Geschäftsausgaben: CHF 5'405 (inkl. CHF 405 MWST bei 8,1%)

Umsatzsteuer: CHF 2'430
Vorsteuer: CHF 405
Fälliger Betrag: CHF 2'025

Laura reicht ihre Abrechnung ein und zahlt CHF 2'025 bis 31. Mai an die ESTV.

Die Saldosteuersatz-Methode

Berechtigte Unternehmen (Umsatz unter CHF 5'005'000) können vereinfachte Pauschalsteuersätze statt Einzelerfassung verwenden.

Sie wenden einen fixen Prozentsatz auf Ihren Gesamtumsatz an, basierend auf Ihrer Branche. Für die meisten Dienstleistungsunternehmen liegt der Satz zwischen 0,1% und 6,5%.

Vorteil: Viel weniger Buchhaltungsaufwand.
Nachteil: Führt oft zu höherer MWST-Zahlung als die effektive Methode.

Der mentale Wandel

Vor der MWST-Registrierung:
Sie fakturieren CHF 5'000. Sie behalten CHF 5'000.

Nach der MWST-Registrierung:
Sie fakturieren CHF 5'405 (CHF 5'000 + 8,1% MWST). Sie behalten CHF 5'000. Die CHF 405 gehören der ESTV.

Ihr effektiver Umsatz ändert sich nicht, aber Ihre Rechnungen steigen um 8,1%. Ihre Kunden zahlen mehr, aber Sie behalten es nicht.

Quartalszahlungen managen

Viele Freelancer haben Probleme mit MWST-Zahlungen, weil das Geld sich wie «ihres» anfühlt, bis die Abrechnung fällig ist.

Lösung: MWST sofort bei Rechnungsstellung beiseitelegen. Eröffnen Sie ein separates Bankkonto oder nutzen Sie Buchhaltungssoftware, die MWST-Schulden in Echtzeit verfolgt.

Beispiel-Szenario:

Sie fakturieren CHF 10'810 im Januar (CHF 10'000 + CHF 810 MWST). Überweisen Sie sofort CHF 810 auf Ihr MWST-Konto. Bei der Einreichung im Mai liegt das Geld bereit.

Vorsteuer verbessert Ihren Cashflow

Der Vorsteuerabzug reduziert Ihre MWST-Belastung erheblich.

Wenn Sie CHF 10'000 fakturieren (CHF 810 MWST), aber CHF 2'000 für Geschäftsausgaben aufwenden (CHF 162 MWST), schulden Sie der ESTV nur CHF 648.

Hohe Geschäftsausgaben verbessern tatsächlich Ihre MWST-Position. Deshalb macht freiwillige Registrierung für Freelancer mit erheblichen Kosten Sinn.

Ziehen Sie einen Steuerberater hinzu, wenn:

Sie sich der Registrierungsgrenze nähern. Eine einstündige Beratung vor Erreichen der CHF 100'000 verhindert kostspielige Fehler.

Sie gemischte Schweizer und internationale Kunden haben. Leistungsort-Regeln werden bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen kompliziert.

Sie geprüft werden. Stellen Sie sich der ESTV nicht allein. Professionelle Vertretung zahlt sich aus.

Sich Ihre Unternehmensstruktur ändert. Der Wechsel vom Einzelunternehmen zur GmbH beeinflusst die MWST-Pflichten.

Sie regelmässig MWST-Guthaben haben. Ein Berater kann die Abrechnungsfrequenz optimieren und den Cashflow verbessern.

Selbstmachen ist sinnvoll, wenn:

Ihr Geschäft unkompliziert ist: Schweizer Kunden, ein MWST-Satz, Standarddienstleistungen. Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt Berechnungen und Abrechnungsvorbereitung automatisch.

Das Fazit

Die MWST-Registrierung verändert Ihre Rechnungsstellung und Ihr Cashflow-Management. Aber es ist keine Last, sobald Sie die Regeln verstehen:

• Innerhalb von 30 Tagen nach Überschreitung von CHF 100'000 registrieren
• 8,1% auf die meisten Dienstleistungen berechnen
• Quartalsabrechnungen innerhalb von 60 Tagen einreichen
• MWST auf Geschäftsausgaben abziehen
• Belege 10 Jahre aufbewahren
• Software zur Prozessautomatisierung nutzen

Tausende Schweizer Freelancer managen die MWST erfolgreich. Mit dem richtigen System verbringen Sie 30 Minuten pro Quartal mit Compliance statt Tage.