Entmystifizierung
der MWST-Nummer.
Ein Leitfaden zur Mehrwertsteuer für Schweizer Freiberufler

Das Wichtigste zuerst: MWST steht für Mehrwertsteuer. Die MWST-Nummer ist im Wesentlichen Ihre Schweizer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie ist wie der VIP-Pass, mit dem Sie an der großen Gala der steuerpflichtigen Wirtschaftsaktivitäten in der Schweiz teilnehmen können.

Aber warten Sie, es gibt noch mehr! Sie haben vielleicht auch schon von der UID gehört – der Unique Business Identification Number. Immer noch verwirrt? Das muss nicht sein. Die UID ist eine universelle Identifikationsnummer, die jedem Unternehmen in der Schweiz zugewiesen wird, und wenn Sie für die MWST registriert sind, erhält Ihre UID ein schickes Suffix: „MWST“. Ihre vollständige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sieht also ungefähr so ​​aus: CHE-123.456.789 MWST.

MWST-Nummer vs. UID: Was ist der Unterschied?

➾ UID (Unique Business Identification Number): Eine eindeutige Kennung für Unternehmen in der Schweiz, die von verschiedenen Regierungsbehörden verwendet wird.

➾ MWST-Nummer: Ihre UID plus das Suffix „MWST“, das anzeigt, dass Sie für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind.

Stellen Sie sich die UID als die Sozialversicherungsnummer Ihres Unternehmens und die MWST-Nummer als seinen Pass für Steuerzwecke vor.

➤ Obligatorische Registrierungsschwellen

In der Schweiz müssen Sie sich für die MWST registrieren, wenn:

• Ihr Umsatz aus steuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen CHF 100.000 pro Jahr übersteigt.
• Sie eine gemeinnützige Organisation oder ein Sportverein mit Einnahmen über CHF 150.000 sind.

Wenn Sie gerade erst anfangen und diese Zahlen noch nicht erreichen, denken Sie vielleicht, Sie wären aus dem Schneider. Aber warten Sie!

Freiwillige Registrierung: Ein strategischer Schachzug?

Sie können sich freiwillig für die MWST registrieren, auch wenn Sie die Schwellenwerte nicht erreichen.

Warum sollten Sie das tun?

✱ Vorteile:

• Vorsteuerabzug: Fordern Sie die MWST zurück, die Sie für Geschäftsausgaben zahlen.
• Professionelles Image: Größere Kunden erwarten möglicherweise, dass Sie für die MWST registriert sind.
• Zukunftssicher: Wenn Sie auf dem besten Weg sind, den Schwellenwert zu überschreiten, kann eine frühzeitige Registrierung die Dinge vereinfachen.

✱ Nachteile:

• Verwaltungsaufwand: Mehr Papierkram und Compliance-Anforderungen.
• Auswirkungen auf den Cashflow: Sie müssen die Erhebung und Zahlung der MWST verwalten.

Sollten Sie sich also registrieren?

Berücksichtigen Sie die Art Ihrer Kunden und die Wachstumskurve Ihres Unternehmens. Wenn Sie hauptsächlich mit anderen Unternehmen zu tun haben, die die MWST zurückfordern können, könnte eine Registrierung von Vorteil sein. Weitere Einzelheiten zur Mehrwertsteuerregistrierung finden Sie unter Registrierung in Zürich, St. Gallen oder Waadt.

Das Schweizer Mehrwertsteuersystem ist kein Einheitssystem. Unterschiedliche Waren und Dienstleistungen werden mit unterschiedlichen Steuersätzen besteuert. Eine Übersicht über die aktuellen Mehrwertsteuersätze finden Sie unter Mehrwertsteuersätze 2024.

➤ Normalsatz: 8,1 %

Gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen, darunter:

• Professionelle Dienstleistungen (das sind Sie, Freiberufler!)
• Elektronik
• Fahrzeuge

➤ Reduzierter Satz: 2,6 %

Für wichtige Waren:

• Lebensmittel und alkoholfreie Getränke
• Bücher und Zeitungen
• Medikamente

➤ Sondersatz: 3,8 %

• Beherbergungsdienstleistungen (Hotels, B&Bs)

➤ Nullsatz: 0 %

• Bestimmte Exporte
• Internationale Dienstleistungen

➤ Ausnahmen

Einige Dienstleistungen sind von der MWST befreit, wie z. B.:

• Gesundheitsdienstleistungen
• Bildungskurse
• Versicherungs- und Finanzdienstleistungen

Warum ist das für Sie wichtig?

Als Freiberufler müssen Sie wissen, welcher Satz für Ihre Dienstleistungen gilt. Das Berechnen eines falschen Preises kann zu Strafen und unzufriedenen Kunden führen.

➤ Rechnungsanforderungen

Ihre Rechnungen müssen Folgendes enthalten:

1. Ihren vollständigen Firmennamen und Ihre Adresse
2. Name und Adresse des Kunden
3. Rechnungsdatum
4. Eindeutige Rechnungsnummer
5. Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
6. Gesamtbetrag
7. Anwendbarer MWST-Satz und -Betrag
8. Ihre MWST-Nummer (z. B. CHE-123.456.789 MWST)

➤ Korrekte Anzeige Ihrer MWST-Nummer

Stellen Sie sicher, dass Ihre MWST-Nummer in einem der folgenden Formate angezeigt wird:

• CHE-123.456.789 MWST
• CHE-123.456.789 TVA (Französisch)
• CHE-123.456.789 IVA (Italienisch)

Hinweis: Verwenden Sie „MwSt.“ als das Suffix ist in der Schweiz nicht zulässig.

➤ Berechnung des MWST

• Exklusivpreis: Servicegebühr + MWST = Gesamtrechnungsbetrag
• Inklusivpreis: Gesamtbetrag beinhaltet MWST (weniger üblich im B2B-Umfeld)

➤ Beispiel:

Wenn Sie für Ihre Dienstleistungen zum Standardtarif 1.000 CHF berechnen:

• MWST-Betrag: 1.000 CHF x 8,1 % = 81 CHF
• Gesamtrechnungsbetrag: 1.081 CHF

➤ Zahlungsbedingungen

Seien Sie hinsichtlich Zahlungsfristen und -methoden klar. Verspätete Zahlungen können Ihre MWST-Berichterstattung erschweren.

Jetzt, da Sie MWST einziehen, erwartet der Fiskus, was ihm zusteht. So bleiben Sie auf der richtigen Seite der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

➤ Berichtszeiträume

Sie können Ihre MWST-Erklärungen wie folgt einreichen:

• Vierteljährlich
• Halbjährlich (für kleine Unternehmen mit einer jährlichen Steuerschuld unter CHF 4.000)

Bewahren Sie alle Rechnungen, Quittungen und relevanten Dokumente 10 Jahre lang auf. Die Steuerbehörden können sie jederzeit einsehen. Vereinfachen Sie Ihre Mehrwertsteuererklärungen mit Tools wie Magic Heidis MWST-konforme Rechnungsstellung.

➤ Einreichung Ihrer Steuererklärung

• Online: Nutzen Sie das ESTV SuisseTax-Portal
• Per Post: Senden Sie das ausgefüllte, Ihnen zugesandte MWST-Steuererklärungsformular ein

➤ Zahlungsfristen

• Die Zahlung ist innerhalb von 60 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums fällig.
• Bei verspäteter Zahlung fallen Zinsen und eventuelle Strafgebühren an.

➤ Aufbewahrung von Unterlagen

Bewahren Sie alle Rechnungen, Quittungen und relevanten Dokumente 10 Jahre lang auf. Die Steuerbehörden können diese jederzeit einfordern.

✦ Was Sie aufbewahren sollten

• Verkaufsrechnungen: Kopien aller ausgestellten Rechnungen
• Einkaufsrechnungen: Rechnungen für Geschäftsausgaben, für die Sie MWST bezahlt haben
• Verträge und Vereinbarungen: Alle Dokumente, die Ihre Transaktionen belegen
• Buchhaltungsunterlagen: Hauptbücher, Journale und Jahresabschlüsse

✦ Digitale vs. Papierunterlagen

Digitale Unterlagen sind akzeptabel, müssen aber leicht zugänglich und lesbar sein. Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig! Um dies zu erleichtern, sehen Sie sich Umfassende Lösungen für das Finanzmanagement für Schweizer Freiberufler an.

✦ Folgen der Nichteinhaltung

• Finanzielle Strafen: Geldbußen und Zinsen für nicht bezahlte MWST
• Rechtliche Schritte: In schweren Fällen Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung
• Rufschädigung: Vertrauen Sie uns; Sie möchten nicht auf der schwarzen Liste der FTA stehen

✦ Umgang mit EU-Kunden

• Die Schweiz ist nicht in der EU, daher gelten andere Regeln.
• Dienstleistungen für EU-Kunden:
• Generell Nullsatz für MWST, wenn der Lieferort im Ausland liegt.
• Sie berechnen keine Schweizer MWST, aber Ihr Kunde muss möglicherweise die Mehrwertsteuer in seinem Land abrechnen.

✦ Import von Dienstleistungen

• Reverse-Charge-Mechanismus: Wenn Sie Dienstleistungen aus dem Ausland erhalten, müssen Sie möglicherweise die MWST abrechnen, als ob Sie die Dienstleistung selbst erbracht hätten.

✦ Benötigen Sie eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

• Generell nein: Schweizer Unternehmen erhalten keine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, es sei denn, sie registrieren sich in einem EU-Land.
• Ausnahmen: Wenn Sie eine feste Niederlassung in der EU haben oder bestimmte Schwellenwerte für den Fernabsatz erreichen.

✦ Profi-Tipp:

Konsultieren Sie bei grenzüberschreitenden Transaktionen einen Steuerberater. Internationale Mehrwertsteuer kann ein Minenfeld sein.

✦ Nahtlose Rechnungsstellung mit MWST-Integration

• Automatische MWST-Berechnungen: Keine manuellen Rechenfehler mehr.

• Professionelle Vorlagen: Fügen Sie alle erforderlichen Rechnungsdetails ein, einschließlich Ihrer MWST-Nummer.

• QR-Code-Rechnungen: Spezielle Funktion für die Schweiz, die Zahlungen vereinfacht.

✦ Ausgabenverfolgung und Vorsteuerabzug

• KI-gestütztes Ausgabenscannen: Laden Sie Belege hoch und Magic Heidi extrahiert die erforderlichen Informationen.

• Vorsteuerberechnungen: Verfolgen Sie mühelos die für Ausgaben gezahlte MWST für Abzugszwecke.

✦ Finanzübersicht in Echtzeit

• Dashboard-Analysen: Überwachen Sie Ihre Einnahmen, Ausgaben und Steuerverbindlichkeiten.

• Steuerschätzungen: Erhalten Sie eine Live-Schätzung Ihrer bevorstehenden MWST-Zahlungen.

✦ Plattformübergreifende Synchronisierung

• Mobile und Desktop-Apps: Greifen Sie jederzeit und überall auf Ihre Daten zu.
• Sicherer Cloud-Speicher: Ihre Finanzdaten sind sicher und gesichert.

✦ Verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort!

„Mit dieser App ist das Rechnungsstellen ein Kinderspiel. Auch die Funktion zum Scannen von Ausgaben ist großartig! Sie erhalten außerdem immer eine schnelle Antwort, wenn Sie dem Support Kommentare oder Zweifel mitteilen.“
— Maduro, iPhone-Benutzer