Magic Heidi Anleitungen (Schweiz): Rechnungen, MWST, QR‑Rechnung & Exporte

Diese Anleitungen sind für Schweizer Freelancer, Einzelunternehmer und Kleinst-KMU, die schnelle und zuverlässige «Wie mache ich X?»-Antworten in der Magic Heidi Rechnungs- und Buchhaltungssoftware suchen.

Sie finden klare Schritte (mit genauen Menüpfaden), schnelle Problemlösungen und Links zu verwandten Aufgaben – damit Sie sicher Rechnungen stellen, MWST-konform bleiben und Ihrer Treuhand saubere Daten liefern können.

Sie suchen eine bestimmte Aufgabe? Starten Sie hier:

• Rechnungseinstellungen: Logo, Sprache, Währung, zusätzlicher Rechnungstext
• MWST: MWST-Nummer aktivieren + Sätze anwenden
• Offerten/Angebote: Rechnung in Offerte umwandeln (und zurück)
• Buchhaltung/Export: Rechnungen und Ausgaben nach Excel exportieren
• QR‑Rechnung (Schweiz): Was Sie bei neuen Standards prüfen sollten

Tipp: Bezeichnungen können je nach Plattform (Web, Mac, Windows, iPhone, Android) leicht variieren, aber die Bereichsnamen und Abläufe sind konsistent.

Erste Schritte (2-Minuten-Checkliste)

Bevor Sie Ihre erste Rechnung mit Magic Heidi versenden, vermeiden diese Einstellungen die häufigsten Probleme:

1. Geschäftsdaten hinzufügen (Adresse, E-Mail/Telefon, Zahlungsdetails).
2. Logo hochladen, damit Ihre PDFs professionell aussehen.
3. MWST aktivieren (falls zutreffend), indem Sie Ihre MWST-Nummer eingeben.
4. Sprache + Währung pro Kunde prüfen (besonders bei internationalen Kunden).
5. Entscheiden, ob Sie zuerst eine Offerte brauchen (Angebot/devis/offerta) vor der Rechnung.
6. Wissen, wo Exporte sind, um Dateien später an Ihre Treuhand zu senden.

Anleitung 1: Logo zur Rechnung hinzufügen

Ergebnis: Ihre Rechnungs-PDFs zeigen Ihr Firmenlogo statt des Standardlogos.

Schritte

1. Öffnen Sie Einstellungen (oder den Einstellungsbereich in Ihrer App).
2. Finden Sie Logo ändern.
3. Klicken Sie auf Neues Logo hochladen.
4. Wählen Sie Ihre Logo-Datei (PNG oder JPG empfohlen).
5. Speichern/bestätigen Sie den Upload.
6. Erstellen Sie ein Rechnungs-PDF, um zu prüfen, ob es korrekt angezeigt wird.

Problemlösung

• Logo ist unscharf: Laden Sie ein hochauflösenderes Bild hoch (idealerweise ein breites, rechteckiges Logo).
• Logo wird abgeschnitten: Versuchen Sie eine Version mit mehr Rand um die Kanten.
• Sie finden «Logo ändern» nicht: Prüfen Sie, ob Sie im Einstellungen-Bereich sind (nicht in einer Rechnung).

Verwandte Anleitungen

• Zusätzliche Kontaktdaten zu Rechnungen hinzufügen
• Zusätzlichen Text auf der Rechnung hinzufügen

Anleitung 2: MWST-Rechnungen in der Schweiz aktivieren

Ergebnis: Sie können Rechnungen mit MWST erstellen, den korrekten MWST-Satz wählen und MWST-Beträge auf Ihrer Rechnung anzeigen.

Hinweis: Ihre MWST-Pflicht hängt von Ihrer Situation ab. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie MWST berechnen müssen, klären Sie dies mit Ihrer Treuhand oder den zuständigen Schweizer Stellen.

Schritte (MWST aktivieren)

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Öffnen Sie Bankdaten.
3. Scrollen Sie nach unten und geben Sie Ihre MWST-Nummer ein.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.
5. Öffnen Sie eine Rechnung und klicken Sie auf Rechnung bearbeiten.
6. Wählen Sie in den MWST-Einstellungen (oder der Rechnungsbearbeitung) den passenden MWST-Satz für die Rechnungspositionen/den Kunden.
7. Erstellen Sie das PDF, um zu prüfen, ob die MWST korrekt angezeigt wird.

Problemlösung

• MWST-Sätze werden nicht angezeigt: Prüfen Sie, ob Ihre MWST-Nummer in Bankdaten gespeichert ist.
• MWST erscheint bei manchen Rechnungen, bei anderen nicht: Bestätigen Sie, dass Sie den MWST-Satz in Rechnung bearbeiten für diesen Kunden/diese Rechnung gewählt haben.
• Sie brauchen unterschiedliche MWST-Einstellungen für verschiedene Kunden: Prüfen Sie die Erweiterten Optionen der Rechnung und kundenspezifische Einstellungen.

Suchbegriffe (mehrsprachig)

• DE: MWST aktivieren Rechnung, MWST in Rechnung
• FR: activer la TVA sur une facture

Verwandte Anleitungen

• Buchhaltungsdaten exportieren
• Zusätzlichen Text auf der Rechnung hinzufügen

Anleitung 3: Rechnungssprache ändern

Ergebnis: Ihr Rechnungs-PDF wird in der Sprache erstellt, die Ihr Kunde erwartet (z.B. DE/EN/FR/IT) – für bessere Verständlichkeit und schnellere Zahlung.

Schritte

1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten.
3. Finden Sie Erweiterte Optionen.
4. Wählen Sie im Sprache-Dropdown Ihre gewünschte Rechnungssprache.
5. Speichern Sie die Änderungen.
6. Erstellen Sie das Rechnungs-PDF, um die Sprache zu prüfen.

Wichtig: Diese Spracheinstellung wird nur für diesen Kunden gespeichert. Das ist praktisch, wenn Sie verschiedene Kunden in verschiedenen Sprachen abrechnen.

Problemlösung

• Sprache-Dropdown nicht sichtbar: Stellen Sie sicher, dass Sie in Rechnung bearbeiten → Erweiterte Optionen sind.
• Nur ein Kunde wurde geändert (andere nicht): Das ist normal – die Sprache wird pro Kunde gespeichert.

Verwandte Anleitungen

• Rechnungswährung auf Euro ändern
• Offerte/Angebot erstellen

Anleitung 4: Rechnungswährung auf Euro ändern (CHF → EUR)

Ergebnis: Sie können internationale Kunden in EUR (oder anderen unterstützten Währungen) abrechnen und dabei Ihren Workflow einfach halten.

Schritte

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten.
3. Gehen Sie zu Erweiterte Optionen.
4. Öffnen Sie das Währung-Dropdown.
5. Wählen Sie EUR.
6. Speichern, dann das Rechnungs-PDF erstellen.

Problemlösung

• Währung springt immer zurück: Bestätigen Sie, dass Sie die Änderungen in Rechnung bearbeiten gespeichert haben und die richtige Rechnung/den richtigen Kunden bearbeiten.
• Sie brauchen CHF für manche und EUR für andere Kunden: Stellen Sie die Währung pro Kunde über die Rechnungsbearbeitung ein (kundenspezifisches Verhalten ist üblich).

Verwandte Anleitungen

• Rechnungssprache ändern
• Zusätzlichen Text auf der Rechnung hinzufügen

Anleitung 5: Zusätzlichen Text auf der Rechnung hinzufügen

Ergebnis: Ihre Rechnungen enthalten automatisch eine einheitliche Nachricht – wie Zahlungsfristen, Überweisungshinweise oder einen kurzen Dankestext.

Beispiele zum Hinzufügen:

• «Zahlbar innert 10 Tagen.»
• «Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz an.»
• «Vielen Dank für Ihr Vertrauen.»

Schritte

1. Öffnen Sie die Rechnung, an der Sie arbeiten.
2. Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten.
3. Scrollen Sie zu Erweiterte Optionen.
4. Finden Sie das Nachricht-Textfeld.
5. Geben Sie Ihren zusätzlichen Text ein.
6. Speichern und das Rechnungs-PDF erstellen.

Hinweis: Was Sie hier eingeben, wird auf allen Rechnungen für diesen Kunden angezeigt.

Problemlösung

• Nachricht erscheint nicht im PDF: Bestätigen Sie, dass Sie die Rechnungsänderungen gespeichert und das PDF neu erstellt haben.
• Nachricht erscheint beim falschen Kunden: Die Nachricht ist kundenspezifisch – prüfen Sie, ob Sie die richtige Kundenrechnung bearbeitet haben.

Verwandte Anleitungen

• Offerte/Angebot erstellen
• Zusätzliche Kontaktdaten zu Rechnungen hinzufügen

Anleitung 6: Offerte/Angebot erstellen

Ergebnis: Sie können eine professionelle Offerte an einen Kunden senden und diese nach Annahme in eine Rechnung umwandeln – ohne alles neu zu erstellen.

Schritte

1. Öffnen Sie den Rechnungsentwurf, den Sie in eine Offerte umwandeln möchten.
2. Klicken Sie auf Rechnung bearbeiten.
3. Gehen Sie zu Erweiterte Optionen.
4. Wechseln Sie vom Rechnung-Modus in den Offerte-Modus.
5. Erstellen Sie das PDF und senden Sie es an Ihren Kunden.
6. Wenn der Kunde annimmt, gehen Sie zurück zu Rechnung bearbeiten → Erweiterte Optionen und wechseln Sie zurück in den Rechnung-Modus.
7. Erstellen Sie das Rechnungs-PDF zur Zahlung.

Problemlösung

• Sie finden den Offerte-Schalter nicht: Er befindet sich in Rechnung bearbeiten → Erweiterte Optionen.
• Sie haben eine Offerte gesendet und möchten mit denselben Positionen abrechnen: Wechseln Sie zurück in den Rechnung-Modus – kein Neuerstellen nötig.

Verwandte Anleitungen

• Rechnungssprache ändern
• Zusätzlichen Text auf der Rechnung hinzufügen

Anleitung 7: Zusätzliche Kontaktdaten zu Rechnungen hinzufügen

Ergebnis: Ihre Rechnungen zeigen zusätzliche Kontaktdaten unter Ihrer Adresse – damit Kunden Sie schnell erreichen können (und der Rechnung vertrauen).

Schritte

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Öffnen Sie Bankdaten.
3. Finden Sie das Textfeld Zusätzliche Kontaktdaten.
4. Geben Sie die gewünschten Details ein (z.B. Telefonnummer, E-Mail, Website).
5. Speichern Sie die Änderungen.
6. Erstellen Sie ein Rechnungs-PDF, um zu prüfen, ob es unter Ihrer Adresse erscheint.

Problemlösung

• Details werden nicht angezeigt: Erstellen Sie das Rechnungs-PDF nach dem Speichern neu.
• Zu viele Zeilen / sieht überladen aus: Halten Sie es kurz – 1–3 Zeilen sind ideal.

Verwandte Anleitungen

• Logo zur Rechnung hinzufügen
• Zusätzlichen Text auf der Rechnung hinzufügen

Anleitung 8: Buchhaltungsdaten exportieren (Excel-Export für Treuhand)

Ergebnis: Sie laden eine Excel-Datei mit Ihren Rechnungen und Ausgaben herunter – ideal für Buchhaltungsprüfungen, MWST-Vorbereitung oder die Übergabe an Ihre Treuhand.

Schritte

1. Öffnen Sie Analysen.
2. Suchen Sie den Export-Button (oben rechts).
3. Klicken Sie auf Export.
4. Laden Sie die Excel-Datei herunter.
5. Teilen Sie sie mit Ihrer Treuhand oder archivieren Sie sie.

Problemlösung

• Export-Button fehlt: Bestätigen Sie, dass Sie in Analysen sind (nicht in Rechnungen/Ausgaben).
• Excel öffnet sich nicht: Versuchen Sie Google Sheets oder eine neuere Excel-Version.
• Sie brauchen einen bestimmten Zeitraum: Falls Filter in Analysen vorhanden sind, wenden Sie diese vor dem Export an.

Verwandte Anleitungen

• MWST aktivieren
• QR‑Rechnung: Compliance-Hinweise

QR‑Rechnung in der Schweiz: Compliance-Hinweise (was Sie 2025/26 prüfen sollten)

Wenn Sie Schweizer Kunden Rechnungen stellen, ist QR‑Rechnung-Kompatibilität kein «Nice-to-have» – es ist der Standard-Zahlungsteil, den viele Kunden erwarten.

Zwei wichtige Termine sollten Sie kennen:

• QR-Rechnung Standard-Updates treten am 21. Nov. 2025 in Kraft.
• Eine Übergangsfrist ist für strukturierte Adressen vorgesehen, mit einem Umstellungsfenster bis 30. Sept. 2026.

Was Sie jetzt tun sollten (praktische Checkliste)

1. Adressdaten sauber und einheitlich halten in Ihrem Geschäftsprofil und den Kundenprofilen.
2. Vollständige Kundenadressfelder verwenden (nicht alles in eine Zeile packen, wenn separate Felder existieren).
3. Wenn Sie mit einer Treuhand arbeiten, fragen Sie, welches Export-/Adressformat sie für die Abstimmung bevorzugt.
4. Ihre Rechnungs-PDFs regelmässig prüfen, besonders nach App-Updates.

Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Vorbereitungs-Checkliste, keine Rechtsberatung. Für Ihre spezifische Rechnungs- und MWST-Situation konsultieren Sie Ihre Treuhand.

Häufige Schnelllösungen (Support-Anfragen vermeiden)

«Ich finde die genannte Einstellung nicht.»

Die meisten Einstellungen befinden sich an diesen Orten:

• Einstellungen → Bankdaten (MWST-Nummer, Kontaktdaten)
• Einstellungen → Logo ändern (Branding)
• Rechnung → Rechnung bearbeiten → Erweiterte Optionen (Sprache, Währung, Nachricht, Offerte-Schalter)
• Analysen → Export (Excel-Export)

«Meine Änderung erscheint nicht im PDF.»

In den meisten Fällen:

1. Änderung speichern.
2. Rechnung erneut öffnen.
3. PDF neu erstellen.

«Ich brauche unterschiedliche Einstellungen für verschiedene Kunden.»

Magic Heidi wendet Optionen häufig pro Kunde an (Sprache, Nachricht, manchmal Währung). Wenn sich etwas nur bei einem Kunden geändert hat, ist das oft beabsichtigt.

Nächste empfohlene Anleitungen (stark nachgefragt in der Schweiz)

Wenn Sie Ihren Magic Heidi Workflow erweitern möchten, sind dies die nächsten «Power User»-Themen, die viele Schweizer Freelancer nachfragen:

• QR-Rechnung einrichten (IBAN vs QR‑IBAN, Referenztypen)
• Gutschriften & Stornos (Storno / avoir)
• Zahlungsfristen & Mahnungen (Mahnwesen)
• Bankauszug-Import Problemlösung (Formate, Abweichungen)
• Exporte für Treuhänder (Spaltenbedeutungen, Best Practices)

Lieber persönliche Hilfe? Kontaktieren Sie den Support während der Bürozeiten:

• 7/7, 9 bis 17 Uhr
• +41 78 300 24 77
• hello@magicheidi.ch

Zuletzt aktualisiert: 26.01.2026