UBS QR-Rechnung erstellen: QR-Code Rechnung
als PDF in wenigen Minuten

Schritt-für-Schritt: UBS QR-Portal, IBAN vs QR-IBAN, Referenzen (QRR/SCOR/NON) und strukturierte Adressen (Update seit Nov 2025).

QR-Rechnung erstellen – Übersicht

UBS QR-Rechnung erstellen: QR-Code Rechnung als PDF generieren (Schritt-für-Schritt)

Du möchtest aus deinem UBS-Konto schnell eine QR-Rechnung (Swiss QR-bill) erstellen und als PDF an Kund:innen senden – ohne komplizierte Buchhaltungssoftware? Diese Anleitung zeigt dir den schnellsten Weg über das UBS QR-Portal und erklärt dabei die wichtigsten Stolpersteine: IBAN vs QR-IBAN, Referenzen (QRR/SCOR) sowie die neuen Vorgaben zu strukturierten Adressen (seit den neueren Swiss-Payment-Standards relevant).

Letzte Aktualisierung: Januar 2026

Kurzanleitung

In 3 Schritten zur UBS QR-Rechnung

Wenn du es eilig hast: Diese 3 Schritte reichen meist aus, um eine offizielle QR-Rechnung als PDF zu generieren.

1) UBS QR-Portal öffnen

Öffne das UBS QR-Portal (oft auch „UBS QR Bill Portal" genannt). Je nach UBS-Setup ist das Portal in vielen Fällen auch ohne Login erreichbar, weil es primär ein Generator für QR-Rechnungen ist. (Falls du doch zur Anmeldung aufgefordert wirst: Das hängt von deinem UBS-Produkt/Profil ab.)

Tipp: Wenn du die Rechnung für eine Kund:in erstellst, halte folgende Daten bereit:

  • Name/Firma und Adresse (Rechnungssteller:in)
  • IBAN oder QR-IBAN (siehe weiter unten)
  • Betrag und Währung (CHF/EUR)
  • Optional: Referenz (QRR oder SCOR) und Rechnungsnummer

2) „Als vollständige Rechnung" wählen (Complete invoice)

Im Portal findest du typischerweise die Option „als vollständige Rechnung" (oder ähnlich, z. B. Complete invoice).

Das bedeutet in der Praxis:

  • Du erzeugst nicht nur den QR-Zahlteil, sondern eine komplette PDF-Rechnung, die du direkt verschicken kannst.
  • Du trägst die wichtigsten Rechnungsinformationen ein (Empfänger:in, Betrag, Zahlungszweck/Mitteilung usw.).

3) PDF herunterladen und versenden

Zum Schluss kannst du die QR-Rechnung als PDF herunterladen und per E-Mail, Kundenportal oder Ausdruck versenden.

Best Practice: Öffne die PDF kurz und prüfe:

  • Ist der Name korrekt?
  • Stimmt IBAN/QR-IBAN?
  • Passt Betrag/Währung?
  • Ist die Adresse vollständig und sauber formatiert?

QR-Rechnung als PDF – Beispiel auf Mobile

Was ist eine QR-Rechnung (Swiss QR-bill) in der Schweiz?

Die QR-Rechnung (auch QR-bill oder QR-Code Rechnung) ist der Schweizer Standard für Rechnungen mit maschinenlesbarem Zahlungs­teil. Sie ersetzt die alten ESR/Einzahlungsscheine.

Eine QR-Rechnung besteht typischerweise aus:

  • Zahlteil (Zahlungsteil / section de paiement) mit QR-Code
  • Empfangsschein (receipt / récépissé)

Im QR-Code sind die wichtigsten Zahlungsdaten codiert, z. B.:

  • Kontoverbindung (IBAN oder QR-IBAN)
  • Betrag und Währung (meist CHF oder EUR)
  • Referenz (falls verwendet)
  • Name/Adresse des Zahlungsempfängers

Vorteil: Kund:innen können den QR-Code in ihrer Banking-App scannen. Das reduziert Tippfehler und beschleunigt den Zahlungseingang.

UBS QR-Code Rechnung: Welche Daten du wirklich brauchst (Checkliste)

Bevor du startest, spart dir diese Mini-Checkliste Zeit:

Pflichtangaben (typisch)

  • Empfänger:in (Creditor): Name/Firma + Adresse
  • Kontodaten: IBAN oder QR-IBAN
  • Währung & Betrag: CHF oder EUR (Betrag kann oft auch „offen" bleiben)
  • Zahlungszweck/Mitteilung: z. B. „Rechnung 2026-001, Webdesign Januar"

Optional (aber oft sinnvoll)

  • Rechnungsnummer (für dich und deine Kund:innen)
  • Referenz (QRR oder SCOR) für automatisches Matching bei vielen Zahlungen
  • Debitor-Adresse (Zahler:in) – je nach Use Case empfehlenswert

Praktischer Tipp: Wenn du nicht sicher bist, starte mit IBAN + NON (ohne Referenz). Das ist am unkompliziertesten und funktioniert für die meisten Freelancer-Rechnungen.

Referenzen verstehen: QRR vs SCOR vs keine Referenz (NON)

Wenn du Zahlungen effizient zuordnen willst, ist der Referenztyp entscheidend.

NON (keine Referenz)

  • Einfachste Variante
  • Du nutzt die Mitteilung (unstrukturierter Text) als Verwendungszweck
  • Gut für: wenige Rechnungen pro Monat, manuelle Kontrolle

SCOR (Creditor Reference)

  • Standardisierte Referenz (ISO 11649)
  • Funktioniert häufig mit IBAN
  • Gut für: strukturierte Rechnungsnummern/Projekte, bessere Automatisierung als „nur Text"

QRR (QR-Referenz)

  • Schweizer QR-Referenz (ESR-nah)
  • Benötigt QR-IBAN
  • Gut für: hohes Volumen, konsequentes Matching, klassische Schweizer Workflows
Update seit Nov 2025

Strukturierte Adressen (Type S): so vermeidest du Fehler

Viele QR-Generatoren verlangen zunehmend getrennte Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Das reduziert Ablehnungen und Validierungsfehler.

Papierkram und strukturierte Adressdaten

Wichtig seit November 2025: strukturierte Adressen (Type S) – so vermeidest du Fehler

Rund um Ende 2025 wurden die Swiss Payment Standards / QR-bill Implementation Guidelines weiterentwickelt. Ein zentraler Punkt: strukturierte Adressen (statt „frei formatiert").

Was bedeutet das für dich im Alltag?
Viele Portale (auch QR-Rechnungs-Generatoren) verlangen zunehmend:

  • Strasse und Hausnummer in separaten Feldern
  • PLZ und Ort sauber getrennt
  • Land als Code (z. B. CH)

Beispiel: strukturierte Adresse (Type S)

Richtig (strukturiert):

  • Strasse: Bahnhofstrasse
  • Nr.: 10
  • PLZ: 8001
  • Ort: Zürich
  • Land: CH

Typische Fehlerquelle (unstrukturiert):

  • „Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich" in einem einzigen Feld

Häufige Fehlermeldungen (und schnelle Fixes)

„Address invalid" / „Adresse nicht zulässig"

Ursache: Strasse und Hausnummer sind nicht getrennt oder PLZ/Ort fehlen.
Fix: Trenne konsequent:

  • Strasse ohne Nummer
  • Hausnummer nur die Nummer (inkl. Zusatz wie „10a")

„Country missing"

Ursache: Land fehlt oder falsches Format.
Fix: Nutze den Länder-Code, meist CH (Schweiz), DE, FR, IT etc.

Sonderzeichen / „unsupported characters"

Ursache: Nicht unterstützte Zeichen im Feld (je nach Portal/Validator).
Fix: Verwende Standard-Schreibweise, vermeide exotische Symbole, teste ggf. mit einem QR-Validator.

Warum das wichtig ist (auch 2026)

Der Trend geht klar zu mehr Standardisierung. Banken und Zahlungsprozessoren verbessern laufend Validierungen, und viele Unternehmen wollen QR-Rechnungen langfristig sauber automatisieren. Eine korrekt strukturierte Adresse reduziert Rückfragen und Ablehnungen.

Hinweis: Detail-Timelines und technische Spezifikationen kommen aus den Swiss-Payment-Standard-Dokumenten (SIX). In der Praxis lohnt sich: Wenn das Portal strukturierte Felder anbietet, nutze sie konsequent.

UBS QR-Rechnung PDF herunterladen: Best Practices für ein professionelles Ergebnis

Damit deine QR-Rechnung nicht „bank-okay, aber kunden-unprofessionell" wirkt:

1) Verwende eine klare Rechnungsnummer

Auch wenn du keine QRR/SCOR-Referenz nutzt:
Eine sichtbare Rechnungsnummer (z. B. 2026-001) hilft dir und deinen Kund:innen.

2) Nutze eine verständliche Zahlungsmitteilung

Beispiel:

  • „Rechnung 2026-001 – Beratung Januar 2026"

So finden Kund:innen und du die Zahlung später schneller wieder.

3) Prüfe Betrag/Währung und „Betrag offen"

Viele Generatoren erlauben:

  • Fixbetrag (empfohlen)
  • oder Betrag offen (Kund:in kann Betrag eingeben)

Für Freelancer ist Fixbetrag fast immer die bessere Wahl.

4) QR-Code vor dem Versand kurz testen

Wenn möglich:

  • QR-Code mit deiner Banking-App scannen
  • prüfen, ob Empfänger, IBAN/QR-IBAN und Betrag korrekt übernommen werden
FAQ

UBS QR-Rechnung (QR-Code Rechnung) – die wichtigsten Fragen

Muss ich mich bei UBS einloggen, um eine QR-Rechnung zu erstellen?

Oft kannst du das UBS QR-Portal auch ohne Login nutzen, um eine QR-Rechnung zu generieren. Je nach UBS-Produkt, Sicherheitseinstellungen oder Portal-Version kann ein Login dennoch erforderlich sein. Wenn du zur Anmeldung weitergeleitet wirst, ist das kein Fehler—sondern eine Konto-/Profilabhängigkeit.

Ist eine QR-Rechnung aus dem UBS QR-Portal „offiziell"?

Ja: Wenn die QR-Rechnung dem Swiss QR-bill Standard entspricht (korrekte Daten, Format, Referenzlogik), ist sie im Zahlungsverkehr verwendbar. Achte besonders auf korrekte IBAN/QR-IBAN, Referenztyp und Adressformat.

{ "IBAN oder QR-IBAN": "Woher weiss ich, was ich habe?", "answer": "IBAN hast du bei jedem Standardkonto. QR-IBAN ist eine spezielle IBAN-Variante, die für QRR (QR-Referenz) genutzt wird. Wenn du QRR verwenden willst und keine QR-IBAN hast, frage bei UBS nach oder nutze stattdessen IBAN + NON/SCOR." }

Was ist der Unterschied zwischen QRR und SCOR?

QRR ist die Schweizer QR-Referenz und benötigt QR-IBAN. SCOR ist die ISO-Creditor-Reference und ist häufig mit IBAN nutzbar. Für viele Freelancer ist SCOR oder keine Referenz ausreichend—QRR lohnt sich vor allem bei höherem Zahlungsvolumen und konsequenter Automatisierung.

Kann ich eine QR-Rechnung in EUR erstellen?

Swiss QR-bills sind typischerweise für CHF und EUR vorgesehen (abhängig von Konto/Setup). Wichtig: Währung muss korrekt gesetzt sein und zur Kontoverbindung passen. Wenn du regelmässig in EUR fakturierst, lohnt sich ein sauberer Prozess (und ggf. ein Tool, das Währungsfälle konsistent abbildet).

Muss die Adresse der zahlenden Person (Debitor) auf die QR-Rechnung?

Nicht immer zwingend für jede digitale Zahlung, aber oft empfehlenswert—und in bestimmten Konstellationen (z. B. wenn am Postschalter bezahlt wird oder für saubere Belegführung) hilfreich. Wenn du sie kennst, trage sie ein.

Was hat sich seit 2025 geändert (strukturierte Adressen)?

Die Standards haben den Fokus auf strukturierte Adressen verstärkt (Strasse/Hausnummer getrennt, PLZ/Ort sauber, Länder-Code). Dadurch werden QR-Rechnungen maschinenlesbarer und stabiler im Processing. Wenn dein Generator dich zwingt, strukturiert einzugeben: Folge dem Format, um Ablehnungen zu vermeiden.

Wie kann ich prüfen, ob meine QR-Rechnung korrekt ist?

Scanne den QR-Code mit einer Banking-App (Plausibilitätscheck). Optional: nutze einen QR-bill Validator, bevor du an Kund:innen sendest.

Mini-Sektion Romandie (FR): facture QR UBS – questions rapides

Tu cherches "facture QR UBS" ou "générer une facture QR UBS" ?

  • Le plus simple: utiliser le portail QR UBS pour créer une facture PDF avec QR-bill.
  • IBAN vs QR-IBAN: le QR-IBAN est surtout nécessaire si tu utilises une référence QR (QRR). Sinon, un IBAN standard suffit souvent.
  • Depuis les mises à jour des standards (fin 2025): privilégie une adresse structurée (rue, numéro, NPA, ville, pays).
Alternative

Wann ein Rechnungstool besser ist als das UBS QR-Portal

Das UBS QR-Portal ist super für einzelne Rechnungen. Wenn du regelmässig fakturierst, spart ein Tool Zeit, reduziert Fehler und verbessert deinen Workflow.

Das UBS QR-Portal ist ideal, wenn du:

  • nur gelegentlich Rechnungen schreibst,
  • schnell ein PDF mit QR-Zahlteil brauchst,
  • keine Automatisierung benötigst.

Sobald du aber regelmässig Rechnungen schreibst, wird manuelles Erstellen schnell teuer—nicht in CHF, sondern in Zeit und Fehlern.

Ein Tool lohnt sich besonders, wenn du …

  • wiederkehrende Rechnungen hast (Retainer, Abos, Monatsservice)
  • Mahnungen/Reminder senden willst
  • Ausgaben/Belege erfassen und kategorisieren möchtest
  • Mehrwertsteuer (MWST/VAT) korrekt führen willst
  • deine Buchhaltung für den Abschluss vorbereiten möchtest
  • Zahlungseingänge einfacher mit Rechnungen matchen willst
Magic Heidi

Moderne QR-Rechnungen + Buchhaltung
für Schweizer Freelancer

Erstelle QR-Rechnungen, behalte Zahlungsstatus im Blick und erfasse Ausgaben mit einem sauberen Workflow – alles an einem Ort.

Magic Heidi – Analytics und Überblick

Magic Heidi: Moderne QR-Rechnungen + Buchhaltung für Schweizer Freelancer

Wenn du eine professionelle Lösung suchst, die QR-Rechnungen nicht nur generiert, sondern deinen ganzen Workflow vereinfacht, ist Magic Heidi gemacht für Schweizer Selbstständige und Micro-Businesses.

Was du bekommst (typische Freelancer-Needs):

  • QR-Rechnungen erstellen & versenden
  • Kundenverwaltung, Rechnungsnummern, Zahlungsstatus
  • Ausgaben erfassen (inkl. Beleg-Workflow je nach Setup)
  • Buchhaltung & VAT/MWST-Features für die Schweiz
  • Plattformen: Web, Mac, Windows, iPhone, Android

Preise (Stand: öffentlich kommuniziert):

  • Free: CHF 0 (limitiert, z. B. bis 3 Rechnungen/Ausgaben)
  • Monthly: CHF 30/Monat
  • Annual: CHF 299/Jahr (≈ CHF 25/Monat)

CTA: Wenn du heute noch Rechnungen verschicken willst

Wenn du jetzt schnell starten möchtest und gleichzeitig sauberer abrechnen willst:

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Zusammenfassung (für schnelles Nachschlagen)

  • UBS QR-Rechnung erstellen: UBS QR-Portal öffnen → „vollständige Rechnung" wählen → PDF herunterladen
  • IBAN vs QR-IBAN:
    • IBAN für NON/SCOR (meist genug)
    • QR-IBAN für QRR
  • Wichtig seit 2025: nutze strukturierte Adressen (Strasse/Hausnummer getrennt, PLZ/Ort, Land)
  • Für regelmässige Rechnungen lohnt sich ein Tool wie Magic Heidi (QR-Rechnungen + Buchhaltung in einem)