Was ist Mehrwertsteuer und warum muss man sich registrieren?

Lassen Sie uns zunächst aufschlüsseln, was die Mehrwertsteuer eigentlich ist.
Im Grunde handelt es sich um eine Konsumsteuer, die in der Schweiz auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Wenn Sie etwas kaufen, ist die Mehrwertsteuer bereits im Preis enthalten. Und wenn Sie als Freiberufler in St. Gallen mehr als 100.000 Schweizer Franken pro Jahr verdienen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer zu registrieren und diese Ihren Kunden in Rechnung zu stellen.

Aber warten Sie, es gibt noch mehr! Auch wenn Sie die 100.000-Marke noch nicht erreicht haben, gibt es dennoch einige gute Gründe, eine freiwillige Registrierung für die Umsatzsteuer in Betracht zu ziehen. Einerseits lässt es Sie in den Augen Ihrer St. Galler Kunden wie einen seriösen, professionellen Betrieb erscheinen. Es zeigt, dass Sie ein echtes Unternehmen führen und nicht nur nebenbei freiberuflich tätig sind.

Außerdem: Sobald Sie umsatzsteuerlich registriert sind, können Sie die Mehrwertsteuer, die Sie auf Ihre Geschäftsausgaben gezahlt haben, zurückfordern.
Das heißt, all diese Kundenessen, Büromaterialien und glänzenden neuen Laptops? Dafür wird Ihnen die Mehrwertsteuer erstattet, was ein ziemlich gutes Angebot ist.

Stellen Sie fest, ob Sie sich registrieren müssen

Okay, woher wissen Sie dann, ob Sie sich tatsächlich für die Umsatzsteuer registrieren müssen?

Der entscheidende Faktor ist Ihr Jahresumsatz. Wenn Ihr freiberufliches Unternehmen in St. Gallen über 100.000 Schweizer Franken pro Jahr einnimmt, dann herzlichen Glückwunsch – Sie sind offiziell dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen und mit der Erhebung dieser Steuer zu beginnen.
Aber was ist, wenn Sie nicht ganz auf diesem Niveau sind? Hier wird es etwas schwieriger.
Technisch gesehen ist die Registrierung optional, wenn Sie unter dem Schwellenwert liegen, aber es ist trotzdem eine Überlegung wert. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Umsatzprognosen für das kommende Jahr. Werden Sie der 100.000-Marke nahekommen? Wenn ja, könnte es sinnvoll sein, sich lieber früher als später anzumelden.

Vergessen Sie nicht, dass es bei der Umsatzsteuer-Registrierung nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften geht, sondern auch um die Glaubwürdigkeit Ihres freiberuflichen Unternehmens.
Kunden in St. Gallen und darüber hinaus werden sehen, dass Sie einen professionellen Betrieb führen, und das kann Ihnen die Tür zu größeren und besseren Projekten öffnen. Auch wenn Sie also noch nicht gesetzlich zur Registrierung verpflichtet sind, lohnt es sich auf jeden Fall, die Vor- und Nachteile abzuwägen.

Wählen Sie Ihre Methode zur Mehrwertsteuererklärung

Nachdem Sie sich nun entschieden haben, den Sprung in die Mehrwertsteuer zu wagen, müssen Sie sich für eine Einreichungsmethode entscheiden.
In St. Gallen und in der ganzen Schweiz müssen Freiberufler drei Optionen zur Mehrwertsteuer berücksichtigen

• Die eigentliche Methode
• Die Pauschalsteuersatzmethode
• Die Nettosteuersatzmethode.

Mit der Actual-Methode verfolgen Sie sorgfältig alle Mehrwertsteuerbelastungen für Kunden und Ausgabenzahlungen. Kommen Sie zur Steuerzeit und berechnen Sie die Differenz. Es ist präzise, erfordert aber eine sorgfältige Aufzeichnung.

Auf der anderen Seite gibt es die Flat Tax Rate Method, die Einfachheit bietet. Auf Ihren Gesamtumsatz wenden Sie einen Standard-Mehrwertsteuersatz an, der auf Ihre Branche zugeschnitten ist. Es ist unkompliziert, passt aber möglicherweise nicht perfekt zu Ihren Umsatzsteuer-Situationen.

Dann gibt es noch die Nettosteuersatzmethode, die niedrigere Steuersätze bietet, aber eine staatliche Genehmigung erfordert. Sie bewerten Ihr Unternehmen, um die Förderfähigkeit festzustellen. Es ähnelt der Flat Tax Rate-Methode, bietet jedoch potenziell bessere Steuersätze.

Sammeln Sie die erforderlichen Informationen

Okay, Sie haben sich für eine Einreichungsmethode entschieden und sind bereit, die Dinge offiziell zu machen.
Gib mir fünf!
Doch bevor Sie sich tatsächlich für die Mehrwertsteuer registrieren können, müssen Sie einige wichtige Informationen über Ihr St. Gallen-Freiberuflerunternehmen zusammentragen.

Zuerst: Ihre UID-Nummer
Dabei handelt es sich im Grunde um eine ID-Nummer für Ihr Unternehmen, die Sie für die Umsatzsteuerregistrierung benötigen. Wenn Sie in St. Gallen ein Einzelunternehmen betreiben, ist die Anschaffung einer UID optional, aber dennoch eine gute Idee. Es zeigt, dass Sie ein seriöses Unternehmen sind und kann Ihnen das Leben im Umgang mit Kunden oder der Regierung erleichtern.
Um Ihre UID zu erhalten, müssen Sie einige grundlegende Angaben zu Ihrem Unternehmen machen, etwa den Namen Ihres Unternehmens, die Adresse in St. Gallen und Ihre persönlichen Daten. Möglicherweise müssen Sie auch einen Nachweis vorlegen, dass Sie tatsächlich ein echtes Unternehmen betreiben, z. B. Verträge oder Rechnungen.

Als nächstes müssen Sie Ihren voraussichtlichen Umsatz für Ihr erstes Jahr der Umsatzsteuerregistrierung schätzen.
Dies ist im Grunde eine fundierte Schätzung darüber, wie viel Geld Sie Ihrer Meinung nach verdienen werden.
Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken darüber, dass es genau richtig ist – Sie können es später bei Bedarf jederzeit anpassen. Geben Sie einfach Ihr Bestes, um eine realistische Zahl zu ermitteln, die auf Ihren aktuellen Kunden und allen neuen Unternehmen basiert, die Sie im kommenden Jahr gewinnen möchten.

Stellen Sie abschließend sicher, dass Sie alle Ihre persönlichen Daten zur Hand haben, wie Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und Ihre Sozialversicherungsnummer.
Wenn Sie in St. Gallen ein Unternehmen und nicht ein Einzelunternehmen anmelden, müssen Sie auch Angaben zu etwaigen Partnern oder Mitarbeitern machen.

Registrieren Sie sich online oder per Post

Sie haben alle Informationen gesammelt und können loslegen – gute Arbeit!
Jetzt ist es an der Zeit, sich tatsächlich für die Mehrwertsteuer zu registrieren.
In St. Gallen und in der ganzen Schweiz können Sie dies online oder per Post tun, je nachdem, was Ihnen am Herzen liegt.
Wenn Sie ein Online-Typ sind, besuchen Sie einfach die Federal Tax Administration (FTA)-Website und suchen Sie nach dem Link zum Mehrwertsteuer-Registrierungsformular. Es ist ein ziemlich unkomplizierter Vorgang – füllen Sie einfach das Formular mit allen Informationen aus, die Sie zuvor gesammelt haben, wie Ihrer UID-Nummer, dem voraussichtlichen Umsatz und Ihren persönlichen Daten. Überprüfen Sie alles noch einmal auf Richtigkeit und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Senden“.

Wenn Sie den altmodischen Zeitungsweg bevorzugen, ist das kein Problem! Drucken Sie einfach das Registrierungsformular von der FTA-Website aus, füllen Sie es handschriftlich aus und schicken Sie es per Post an die angegebene Adresse.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Handschrift schön und ordentlich ist – niemand möchte Hühnerkratzer entziffern, wenn es um Steuern geht.

Eine kurze Anmerkung: Ganz gleich, ob Sie sich online oder per E-Mail registrieren, es ist völlig kostenlos. Sie müssen kein Bargeld ausgeben oder seltsame versteckte Gebühren zahlen, um Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten. Bonus!

Der Registrierungsprozess dauert in der Regel einige Wochen von Anfang bis Ende, kann jedoch variieren, je nachdem, wie ausgelastet die FTA ist und ob Sie alle erforderlichen Informationen bereitgestellt haben. Wenn alles gut aussieht, erhalten Sie per Post eine glänzende neue Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wenn es irgendwelche Probleme oder Fragen gibt, wird sich die FTA mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen mitteilen, welche zusätzlichen Details sie benötigt.

Warten Sie auf die Bestätigung der Registrierung

Sie haben Ihre MWST-Registrierung für Ihr Freelance-Unternehmen in St. Gallen abgeschickt und jetzt beginnt das Warten.
Ich weiß, Geduld ist nicht immer einfach, wenn man voller Vorfreude loslegt, aber bleiben Sie dran!

Was passiert also hinter den Kulissen, während Sie warten?
Nun, Ihr Antrag ist in den kompetenten Händen der FTA, und sie geht alle von Ihnen bereitgestellten Informationen sorgfältig durch. Sie möchten sicherstellen, dass alles korrekt und korrekt ist, bevor sie Ihnen grünes Licht geben.
Zunächst prüfen sie, ob Sie bei den erforderlichen Informationen alle Punkte und Punkte gesetzt haben. Wenn etwas fehlt oder unklar ist, können sie Kontakt aufnehmen und um Klarstellung oder zusätzliche Dokumente bitten. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihre Bewerbung vor dem Absenden noch einmal prüfen.

Vorausgesetzt, dass alles gut aussieht, prüft die ESTV dann Ihre Belege, um zu bestätigen, dass Sie ein seriöses Unternehmen in St. Gallen betreiben. Sie werfen einen Blick auf Ihre Verträge, Rechnungen und alle anderen von Ihnen vorgelegten Nachweise.

Wenn Ihnen die FTA die Daumen hoch gibt, herzlichen Glückwunsch! Sie erhalten per Post ein offizielles Bestätigungsschreiben mit Ihrer glänzenden neuen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies ist Ihre goldene Eintrittskarte in die Welt der Mehrwertsteuer. Sie müssen diese Nummer von nun an auf allen Ihren Rechnungen und Umsatzsteuererklärungen angeben.

Der gesamte Prozess dauert in der Regel ein paar Wochen, mehr oder weniger. Ich weiß, es kann sich wie eine Ewigkeit anfühlen, wenn man sich darauf konzentriert, loszulegen, aber glauben Sie mir – das Warten lohnt sich. Sobald Sie diese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zur Hand haben, können Sie damit beginnen, Ihren Kunden in St. Gallen die Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen und diese auf Ihre Geschäftsausgaben zurückzufordern. Es ist wie ein magischer Schlüssel, der alle möglichen finanziellen Vorteile freischaltet.

Natürlich besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Registrierung ins Stocken gerät. Vielleicht hat die FTA einige Fragen zu Ihrem UnternehmenEss-Aktivitäten oder sie benötigen ein oder zwei zusätzliche Dokumente. Wenn das passiert, keine Panik! Sie werden Ihnen mitteilen, was sie brauchen, und Sie können mit ihnen zusammenarbeiten, um alles zu regeln.

Atmen Sie in der Zwischenzeit tief durch und konzentrieren Sie sich darauf, Ihr Freelance-Spiel in St. Gallen zu meistern. Nutzen Sie diese Wartezeit, um Ihre Enten in Ordnung zu bringen, Ihr Rechnungssystem zu organisieren und sicherzustellen, dass Sie startbereit sind, sobald die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorliegt.