Was ist Mehrwertsteuer und warum muss man sich registrieren?

Hallo, liebe Freelancer-Kollegen in Zürich! Lassen Sie uns über etwas sprechen, das für Ihr Unternehmen sehr wichtig ist – Mehrwertsteuer. Mehrwertsteuer steht für Mehrwertsteuer und ist im Grunde eine Verbrauchssteuer, die hier in der Schweiz auf den Preis von Waren und Dienstleistungen aufgeschlagen wird.

Warum sollten Sie sich als Freiberufler also um die Mehrwertsteuer kümmern? Nun, sobald Ihr Unternehmen anfängt, ordentlich Geld zu verdienen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, sich für die Mehrwertsteuer zu registrieren und damit zu beginnen, diese Ihren Kunden in Rechnung zu stellen. Die magische Umsatzzahl beträgt CHF 100.000 pro Jahr. Sobald Sie dies erreicht haben, ist es an der Zeit, sich umsatzsteuerlich registrieren zu lassen.

Aber es sind nicht nur schlechte Nachrichten! Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten hat auch einige Vorteile. Sie können Ihren Rechnungen einen zusätzlichen Betrag in Form von Mehrwertsteuer hinzufügen. Und was noch besser ist: Sie können die Mehrwertsteuer, die Sie auf legitime Geschäftsausgaben gezahlt haben, zurückfordern. Also all diese schicken Kundenessen und glänzenden neuen Laptops? Dafür bekommt man die Mehrwertsteuer zurück, was ziemlich nett ist.

Um es noch einmal zusammenzufassen: Wenn Sie als Freiberufler in Zürich tätig sind und mehr als 100.000 CHF pro Jahr verdienen, müssen Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren. Es ist das Gesetz. Aber auch wenn Sie dieses Niveau noch nicht erreicht haben, lohnt es sich, über die frühzeitige Anschaffung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachzudenken, um von der beruflichen Anerkennung und den Steuervorteilen zu profitieren.

Nachdem wir uns nun mit den Grundlagen der Mehrwertsteuer befasst haben und warum Sie sich darum kümmern sollten, wollen wir uns mit der eigentlichen Registrierung befassen!

Stellen Sie fest, ob Sie sich registrieren müssen

Okay, Sie denken also darüber nach, die Umsatzsteuer wie ein Chef registrieren zu lassen. Aber bevor Sie mit dem Prozess beginnen, müssen Sie herausfinden, ob Sie sich tatsächlich registrieren müssen oder ob es sich an dieser Stelle nur um eine optionale Zusatzleistung handelt.

Der entscheidende Faktor hierbei ist, wie viel Geld Ihr Unternehmen einbringt. Wenn Sie ziemlich sicher sind, dass Ihr Umsatz dieses Jahr über CHF 100.000 liegen wird, dann herzlichen Glückwunsch – Sie haben es offiziell in die obersten Ligen geschafft! Und mit großen Ligen meine ich, dass Sie jetzt nach schweizerischem Recht dazu verpflichtet sind, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten und mit der Erhebung dieser Steuer zu beginnen. Es gibt kein Wenn und Aber.

Was aber, wenn die 100'000-Franken-Grenze noch nicht ganz erreicht ist? Vielleicht fangen Sie gerade erst an und arbeiten noch daran, Ihren Kundenstamm aufzubauen. Oder vielleicht erlebt Ihr Unternehmen einige Höhen und Tiefen und Sie sind sich nicht ganz sicher, ob Sie dieses Jahr einen sechsstelligen Betrag knacken werden. In diesem Fall ist die Registrierung für die Umsatzsteuer technisch optional.

Auch wenn Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten, kann dies dennoch ein kluger Schachzug für Ihr Unternehmen sein. Wie bereits erwähnt, wirken Sie mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf potenzielle Kunden professioneller und seriöser. Dadurch kann Ihr Ein-Mann-Freelancer-Unternehmen wie ein etabliertes, vertrauenswürdiges Unternehmen erscheinen. Und das kann Türen zu höher bezahlten Jobs und besseren Kunden öffnen.

Darüber hinaus bedeutet die Mehrwertsteuerregistrierung, dass Sie die Mehrwertsteuer auf Ihre Geschäftsausgaben zurückfordern können, was im Grunde so ist, als ob Sie einen Rabatt auf alle Ihre berufsbezogenen Einkäufe erhalten würden. Selbst wenn Sie also noch keine Mehrwertsteuer erheben, können Sie durch die Teilnahme am System dennoch etwas Geld sparen.

Wie stellen Sie also fest, ob Sie die magische Zahl von 100.000 CHF erreichen? Der beste Weg ist, sich hinzusetzen und einige Umsatzprognosen für das kommende Jahr zu erstellen. Schauen Sie sich Ihre aktuellen Kunden und Verträge an und schätzen Sie, wie viel Sie Ihrer Meinung nach mit jedem einzelnen verdienen werden. Berücksichtigen Sie dann alle neuen Geschäfte, die Sie im Laufe des Jahres an Land ziehen möchten.

Wenn es so aussieht, als würden Sie bequem über CHF 100.000 verfügen, dann beginnen Sie sofort mit der Mehrwertsteuerregistrierung. Es ist besser, es frühzeitig zu erledigen, als sich am Ende des Jahres noch in die Hose zu machen!

Aber wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, sollten Sie vielleicht ein paar Monate warten und abwarten, wie es weitergeht. Sie können sich später jederzeit für die Mehrwertsteuer registrieren, wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie den Schwellenwert überschreiten werden. Führen Sie einfach gute Aufzeichnungen über Ihre Einnahmen, damit Sie eine genaue Prognose erstellen können.

Fazit: Wenn Sie dieses Jahr definitiv mehr als CHF 100.000 verdienen wollen, müssen Sie sich schnellstmöglich für die Mehrwertsteuer registrieren. Aber auch wenn Sie noch nicht so weit sind, lohnt es sich, die Anschaffung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Betracht zu ziehen, da sie Ihrem freiberuflichen Unternehmen Vorteile und professionellen Schliff verleihen kann. Analysieren Sie die Zahlen, wägen Sie die Vor- und Nachteile ab und treffen Sie die Entscheidung, die zu Ihnen passt!

Wählen Sie Ihre Methode zur Mehrwertsteuererklärung

Sie haben sich also entschieden, den Schritt zu wagen und sich in Zürich für die Mehrwertsteuer zu registrieren. Herzlichen Glückwunsch, Sie sind jetzt offiziell ein steuerzahlender Unternehmer! Doch bevor Sie mit der Erhebung und Rückerstattung der Umsatzsteuer beginnen können, müssen Sie noch eine Entscheidung treffen: Wie möchten Sie Ihre Umsatzsteuererklärung abgeben?

In der Schweiz gibt es drei verschiedene Methoden zur Mehrwertsteuererklärung: die tatsächliche Methode, die Pauschalsteuersatzmethode und die Nettosteuersatzmethode. Jeder hat seine eigenen Vor- und Nachteile, also lasst uns sie einzeln aufschlüsseln.

Als Erstes haben wir die tatsächliche Methode. Dies ist die einfachste Vorgehensweise: Sie behalten lediglich den Überblick über die gesamte Mehrwertsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung gestellt haben, und die gesamte Mehrwertsteuer, die Sie auf Geschäftsausgaben gezahlt haben. Wenn es dann an der Zeit ist, Ihre Umsatzsteuererklärung einzureichen, ziehen Sie einfach Ihre Vorsteuer (das ist die von Ihnen gezahlte Mehrwertsteuer) von Ihrer Ausgangssteuer (die von Ihnen berechnete Mehrwertsteuer) ab. Wenn Sie mehr verlangt haben, als Sie bezahlt haben, schulden Sie der Regierung die Differenz. Wenn Sie mehr bezahlt haben, als Sie berechnet haben, erhalten Sie eine Rückerstattung. Kinderleicht!

Der Nachteil der tatsächlichen Methode besteht darin, dass sie etwas mehr Aufzeichnungen und Berechnungen erfordert als die anderen Methoden. Sie müssen alle Ihre Quittungen und Rechnungen organisiert halten und sicherstellen, dass Sie Ihre Ein- und Ausgangssteuer genau verfolgen. Wenn Sie jedoch ein detailorientierter Mensch sind, der gerne einen klaren Überblick über Ihre Finanzen hat, könnte die Actual-Methode die richtige Wahl sein.

Als nächstes haben wir die Flat-Tax-Rate-Methode. Damit müssen Sie sich nicht darum kümmern, Ihre Ein- und Ausgangssteuer separat zu erfassen. Stattdessen wenden Sie einfach einen Pauschalsteuersatz auf Ihren Gesamtumsatz an, basierend auf der Branche, in der Sie tätig sind. Die Schweizer Regierung verfügt über eine Liste genehmigter Pauschalsteuersätze für verschiedene Arten von Unternehmen, sodass Sie einfach denjenigen finden, der für Sie gilt und mach damit weiter.

Der Vorteil der Flat Tax RatDie Methode besteht darin, dass sie einfacher und weniger zeitaufwändig ist als die eigentliche Methode. Sie müssen nicht so detaillierte Aufzeichnungen führen oder so viel rechnen. Der Nachteil besteht darin, dass die Pauschalsteuersätze möglicherweise nicht genau Ihre tatsächliche Mehrwertsteuersituation widerspiegeln. Wenn Sie mit der Mehrwertsteuer viele Ausgaben tätigen, zahlen Sie am Ende möglicherweise mehr Steuern als mit der tatsächlichen Methode. Wenn Sie jedoch einen wartungsarmen Steueransatz bevorzugen, könnte die Flat Tax Rate-Methode eine gute Wahl sein.

Schließlich gibt es noch die Nettosteuersatzmethode. Dies ähnelt der Flat Tax Rate-Methode, jedoch mit niedrigeren Sätzen. Grundsätzlich ist es für Unternehmen mit hohen Ausgaben eine Möglichkeit, insgesamt weniger Mehrwertsteuer zu zahlen. Der Haken daran ist, dass Sie die Verwendung der Nettosteuersatzmethode bei der Regierung beantragen müssen, und diese entscheidet anhand Ihrer spezifischen Situation, ob Sie dafür in Frage kommen.

Sammeln Sie die erforderlichen Informationen

Okay, Sie haben herausgefunden, dass Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren müssen, und Sie haben Ihre Anmeldemethode ausgewählt. Jetzt ist es an der Zeit, alle Ihre Enten zusammenzubringen und die Informationen zusammenzutragen, die Sie für die tatsächliche Registrierung benötigen.

Das Wichtigste zuerst: Sie benötigen eine UID-Nummer. Das steht für „Unique Identification Number“ und ist im Grunde eine Art Sozialversicherungsnummer für Ihr Unternehmen. Sie erhalten eine UID-Nummer, indem Sie Ihr Unternehmen im Schweizer Handelsregister eintragen. Wenn Sie Einzelunternehmer sind (das heißt, Sie leiten die Show ganz alleine), ist dieser Schritt optional. Wenn Sie jedoch vorhaben, Ihr Unternehmen zu erweitern oder mit größeren Kunden zusammenzuarbeiten, ist es eine gute Idee, sich zu registrieren.

Um eine UID-Nummer zu erhalten, müssen Sie einige grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen angeben, z. B. Ihren Firmennamen, Ihre Adresse (vermutlich irgendwo in Zürich) und die Namen etwaiger Partner oder Geschäftsführer. Möglicherweise müssen Sie auch Nachweise über Ihre Geschäftstätigkeit vorlegen, beispielsweise Verträge oder Rechnungen. Der Prozess kann je nach Kanton etwas variieren. Es lohnt sich daher, bei Ihrem örtlichen Handelsregisteramt nachzufragen, was genau Sie benötigen.

Sobald Sie Ihre UID-Nummer sortiert haben, ist es an der Zeit, weitere Informationen für Ihre Umsatzsteuer-Registrierung zu sammeln. Die Steuerbehörden werden wissen wollen, wie viel Geld Sie in Ihrem ersten Geschäftsjahr voraussichtlich verdienen werden. Werfen Sie also einen Blick auf Ihre Umsatzprognosen und legen Sie eine grobe Schätzung fest. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ist es besser, den Wert zu überschätzen als zu unterschätzen – Sie können ihn später bei Bedarf jederzeit anpassen.

Sie müssen außerdem Ihre persönlichen Daten wie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Sozialversicherungsnummer zur Hand haben. Wenn Sie sich als Einzelunternehmer anmelden, sind das alle Informationen, die das Steueramt von Ihnen benötigt. Wenn Sie jedoch ein Unternehmen mit Partnern oder Mitarbeitern anmelden, müssen Sie auch deren Daten angeben.

Sobald Sie alle diese Informationen gesammelt haben, können Sie mit dem eigentlichen Registrierungsprozess beginnen. Aber bevor Sie loslegen, möchte ich Ihnen noch einen letzten Ratschlag geben: Organisieren Sie sich! Erstellen Sie einen Ordner (entweder physisch oder digital mit Magic Heidi), in dem Sie alle Ihre umsatzsteuerbezogenen Dokumente an einem Ort aufbewahren können. Auf diese Weise wissen Sie immer, wo Sie das finden, was Sie brauchen, sei es Ihre UID-Nummer, Ihre Umsatzprognosen oder Ihre Mehrwertsteuererklärungen.

Vertrauen Sie mir: Wenn Sie organisiert bleiben, ersparen Sie sich später eine Menge Kopfschmerzen. Und wenn die Steuerbehörden jemals zu einer Prüfung anstehen, können Sie ihnen alles zeigen, was sie brauchen, ohne ins Schwitzen zu geraten. Nehmen Sie sich also jetzt ein paar Minuten Zeit, um Ihren Papierkram zu ordnen, und danken Sie sich später dafür!

Registrieren Sie sich online oder per Post

Okay, Sie haben also alle Informationen zusammen und sind bereit, die Dinge offiziell zu machen. Es ist Zeit, sich tatsächlich für die Mehrwertsteuer zu registrieren! Die gute Nachricht ist, dass der Prozess ziemlich unkompliziert ist und Sie alles online oder per Post erledigen können. So funktioniert das:

Wenn Sie sich online anmelden möchten, gehen Sie zu Website der Federal Tax Administration (FTA). Suchen Sie nach dem Abschnitt zur Umsatzsteuerregistrierung und klicken Sie auf den Link, um auf das Online-Formular zuzugreifen. Das Formular fragt Sie nach allen Informationen, die Sie zuvor gesammelt haben, wie z. B. Ihrer UID-Nummer, Ihrem geschätzten Umsatz und Ihren persönlichen Daten. Füllen Sie alles so genau wie möglich aus, überprüfen Sie es noch einmal auf Tippfehler oder Fehler und senden Sie dann das Formular ab.

Wenn Sie es lieber auf die altmodische Art und Weise erledigen möchten, können Sie sich auch per Mail anmelden. Drucken Sie einfach das Umsatzsteuer-Registrierungsformular von der FTA-Website aus, füllen Sie es handschriftlich aus und senden Sie es dann an die angegebene Adresse. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen enthalten und dass Ihre Handschrift lesbar ist!

Wichtig zu beachten: Egal ob Sie sich online oder per Post anmelden, der Vorgang ist völlig kostenlos. Sie müssen keine Gebühren oder Steuern zahlen, um Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten. Das Einzige, was es Sie kosten wird, ist ein wenig Zeit und Mühe.

Apropos Zeit: Wie lange dauert der Registrierungsprozess normalerweise? Nun, es hängt von einigen Faktoren ab, etwa davon, wie beschäftigt die FTA ist und ob Sie alle notwendigen Informationen bereitgestellt haben. Im Allgemeinen können Sie jedoch davon ausgehen, dass Sie innerhalb weniger Wochen nach Einreichung Ihrer Registrierung eine Antwort von den Steuerbehörden erhalten.

Wenn alles gut aussieht, erhalten Sie per Post ein Bestätigungsschreiben mit Ihrer glänzenden neuen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Herzlichen Glückwunsch, Sie sind jetzt offiziell registriert! Sollten bei Ihrer Registrierung Probleme auftreten, wird sich die FTA mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen mitteilen, welche zusätzlichen Informationen sie von Ihnen benötigt.

Ein letzter Tipp: Wenn Sie sich online anmelden, drucken Sie unbedingt eine Kopie Ihrer Bestätigungsseite für Ihre Unterlagen aus. Auf diese Weise haben Sie den Nachweis, dass Sie Ihre Registrierung eingereicht haben, für den Fall, dass bei der Durchsuchung etwas verloren geht.

Und das ist wirklich alles! Registrierung foder die Mehrwertsteuer ist ein ziemlich schmerzloser Vorgang, solange Sie alle Ihre Enten hintereinander haben (wie am Zürichsee). Sammeln Sie einfach Ihre Daten, füllen Sie das Formular aus (entweder online oder auf Papier) und warten Sie auf Ihre Bestätigung. Kinderleicht!

Warten Sie auf die Bestätigung der Registrierung

Sie haben Ihre Umsatzsteuer-Registrierung entweder online oder per Post eingereicht. Jetzt kommt der schwierige Teil: Warten! Ich weiß, ich weiß, Geduld ist eine Tugend und so weiter. Aber wenn Sie Ihr Unternehmen unbedingt zum Laufen bringen möchten, können sich selbst ein paar Wochen wie eine Ewigkeit anfühlen.

Was passiert also genau, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Senden“ geklickt oder Ihr Registrierungsformular in den Briefkasten geworfen haben? Nun, Ihre Bewerbung landet in den kompetenten Händen der freundlichen Mitarbeiter der Federal Tax Administration (FTA). Ihre Aufgabe ist es, alle von Ihnen bereitgestellten Informationen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

Zunächst wird überprüft, ob Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, etwa Ihre UID-Nummer, Ihren geschätzten Umsatz und Ihre persönlichen Daten. Wenn etwas fehlt oder unklar ist, wenden sie sich möglicherweise an Sie, um eine Klarstellung oder zusätzliche Dokumentation zu erhalten. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie Ihre Bewerbung vor dem Absenden noch einmal überprüfen – je vollständiger und genauer sie ist, desto reibungsloser verläuft der Prozess.

Vorausgesetzt, dass alles in Ordnung ist, wird die ESTV Ihre Belege dann noch einmal genauer prüfen. Sie möchten sicherstellen, dass Sie tatsächlich ein legitimes Unternehmen betreiben und nicht nur versuchen, das System zu betrügen. Daher prüfen sie Dinge wie Ihre Verträge, Rechnungen und alle anderen Nachweise Ihrer Geschäftsaktivitäten.

Wenn die FTA davon überzeugt ist, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, genehmigt sie Ihre Registrierung und weist Ihnen eine glänzende neue Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu. Diese Nummer ist Ihr Schlüssel zur wunderbaren Welt der Mehrwertsteuer – Sie müssen sie von nun an auf allen Ihren Rechnungen und Mehrwertsteuererklärungen angeben.

Sobald Ihre Registrierung genehmigt wurde, sendet Ihnen die FTA ein Bestätigungsschreiben per Post. Dieses Schreiben enthält Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und einige wichtige Informationen über Ihre Rechte und Pflichten als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. Bewahren Sie dieses Schreiben unbedingt an einem sicheren Ort auf, da Sie später möglicherweise darauf zurückgreifen müssen. Glückwunsch! Sie sind jetzt ein Zürcher Freiberufler mit Mehrwertsteuerregistrierung!

Der gesamte Registrierungsprozess dauert von Anfang bis Ende in der Regel einige Wochen. Ich weiß, das kann sich wie eine lange Zeit anfühlen, wenn man es kaum erwarten kann, aber glauben Sie mir – das Warten lohnt sich. Sobald Sie diese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zur Hand haben, können Sie damit beginnen, Ihren Kunden Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen und die Mehrwertsteuer auf Ihre Geschäftsausgaben zurückzufordern. Es ist wie ein magisches Werkzeug zum Geldsparen (und Geldverdienen)!

Natürlich besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Registrierung auf dem Weg ins Stocken gerät. Vielleicht hat die ESTV Fragen zu Ihren Geschäftsaktivitäten oder benötigt zusätzliche Unterlagen von Ihnen.