Démystifier le numéro de TVA.
Guide de la TVA pour les freelances suisses

Tout d'abord, MWST signifie "Mehrwertsteuer", qui signifie Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en allemand. Le MWST Nummer est en fait votre numéro d'identification de TVA suisse. C'est comme le pass VIP qui vous permet de participer au grand gala des activités économiques imposables en Suisse.

Mais attendez, ce n'est pas tout ! Vous avez peut-être aussi entendu parler du UID, le Unique Business Identification Number. Vous êtes confus ? Ne le soyez pas. L'UID est un numéro d'identification universel attribué à chaque entité commerciale en Suisse, et lorsque vous êtes enregistré à la MWST, votre UID reçoit un suffixe fantaisiste : "MWST". Votre numéro de TVA complet ressemble donc à ceci : CHE-123.456.789 MWST.

Numéro MWST vs. UID : quelle est la différence ?

➾ UID (Unique Business Identification Number) : identifiant unique pour les entreprises en Suisse, utilisé par diverses agences gouvernementales.

➾ MWST Nummer : votre UID plus le suffixe « MWST », signifiant que vous êtes enregistré à la TVA.

Considérez l'UID comme le numéro de sécurité sociale de votre entreprise et le numéro MWST comme son passeport à des fins fiscales.

➤ Seuils d'inscription obligatoires

En Suisse, vous devez vous inscrire à la MWST si :

• Votre chiffre d'affaires dépasse 100 000 CHF par an provenant de biens et services taxables.
• Vous êtes une organisation à but non lucratif ou un club sportif dont les revenus dépassent 150 000 CHF.

Si vous débutez et que vous n'atteignez pas encore ces chiffres, vous pourriez penser que vous êtes tiré d'affaire. Mais attendez !

Enregistrement volontaire : une décision stratégique ?

Vous pouvez vous inscrire volontairement à la MWST même si vous n'atteignez pas les seuils.

Pourquoi voudriez-vous faire cela ?

✱ Avantages :

• Déduction de la taxe préalable : Récupérez la MWST que vous payez sur les dépenses professionnelles.
• Image professionnelle : Les clients plus importants peuvent s'attendre à ce que vous soyez inscrit à la MWST.
• Préparation à l'avenir : si vous êtes sur le point de dépasser le seuil, une inscription anticipée peut simplifier les choses.

✱ Inconvénients :

• Fardeau administratif : davantage de paperasse et d'exigences de conformité.
• Conséquences sur les flux de trésorerie : vous devrez gérer la collecte et le paiement de la TVQ.

Alors, devriez-vous vous inscrire ?

Tenez compte de la nature de vos clients et de la trajectoire de croissance de votre entreprise. Si vous traitez principalement avec d'autres entreprises qui peuvent récupérer la TVQ, l'inscription peut être bénéfique. Pour plus de détails sur l'inscription à la TVA, consultez comment s'inscrire à Zurich, Saint-Gall ou Vaud.

Le système de TVA suisse n'est pas universel. Différents biens et services sont taxés à des taux différents. Pour un aperçu des taux de TVA actuels, consultez Taux de TVA 2024.

➤ Taux standard : 8,1 %

S'applique à la plupart des biens et services, notamment :

• Services professionnels (c'est-à-dire vous, les freelances !)
• Électronique
• Véhicules

➤ Taux réduit : 2,6 %

Pour les biens essentiels :

• Aliments et boissons non alcoolisées
• Livres et journaux
• Médicaments

➤ Taux spécial : 3,8 %

• Services d'hébergement (hôtels, chambres d'hôtes)

➤ Taux zéro : 0 %

• Certaines exportations
• Services internationaux

➤ Exemptions

Certains services sont exonérés de la TVQ, tels que :

• Services de santé
• Cours d'enseignement
• Assurances et services financiers

Pourquoi cela vous concerne-t-il ?

En tant que freelance, vous devez savoir quel taux s'applique à vos services. Le fait de facturer un taux erroné peut entraîner des pénalités et des clients mécontents.

➤ Exigences relatives aux factures

Vos factures doivent inclure :

1. Votre nom commercial complet et votre adresse
2. Nom et adresse du client
3. Date de la facture
4. Numéro de facture unique
5. Description des biens ou services fournis
6. Montant total facturé
7. Taux et montant de la TVA applicables
8. Votre numéro de TVA (par exemple, CHE-123.456.789 TVA)

➤ Affichage correct de votre numéro de TVA

Assurez-vous que votre numéro de TVA est affiché dans l'un des formats suivants :

• CHE-123.456.789 MWST
• CHE-123.456.789 TVA (français)
• CHE-123.456.789 IVA (italien)

Remarque : Utilisation Le suffixe « TVA » n'est pas autorisé en Suisse.

➤ Calcul de la TVA

• Prix exclusifs : Frais de service + TVA = Montant total de la facture
• Prix tout compris : Le montant total inclut la TVA (moins courant dans les contextes B2B)

➤ Exemple :

Si vous facturez 1 000 CHF pour vos services au tarif standard :

• Montant de la TVA : 1 000 CHF x 8,1 % = 81 CHF
• Montant total de la facture : 1 081 CHF

➤ Conditions de paiement

Soyez clair sur les délais et les méthodes de paiement. Les retards de paiement peuvent compliquer votre déclaration de TVA.

Maintenant que vous collectez la MWST, le fisc attend son dû. Voici comment rester du bon côté de l'Administration fédérale des contributions.

➤ Périodes de déclaration

Vous pouvez choisir de déposer vos déclarations MWST :

• Trimestriellement
• Semestrielles (pour les petites entreprises dont l'impôt annuel est inférieur à 4 000 CHF)

Conservez toutes les factures, reçus et documents pertinents pendant 10 ans. Les autorités fiscales peuvent demander à les consulter à tout moment. Simplifiez vos déclarations de TVA avec des outils comme la Facturation conforme TVA Magic Heidi.

➤ Déclaration

• En ligne : utilisez le portail ESTV SuisseTax
• Par courrier : envoyez le formulaire de déclaration de la TVA complété qui vous a été envoyé

➤ Délais de paiement

• Le paiement doit être effectué dans les 60 jours suivant la fin de la période de déclaration.
• Les paiements tardifs entraînent des intérêts et d'éventuelles pénalités.

➤ Conservation des documents

Conservez toutes les factures, reçus et documents pertinents pendant 10 ans. Les autorités fiscales peuvent les demander à tout moment.

✦ Ce qu'il faut conserver

• Factures de vente : Copies de toutes les factures émises
• Factures d'achat : Factures de dépenses professionnelles pour lesquelles vous avez payé la TVA
• Contrats et accords : Tout document justifiant vos transactions
• Dossiers comptables : Grands livres, journaux et états financiers

✦ Dossiers numériques ou papier

Les dossiers numériques sont acceptables, mais doivent être facilement accessibles et lisibles. Sauvegardez régulièrement vos données ! Pour faciliter cette tâche, consultez les Solutions complètes de gestion financière pour les freelances suisses.

✦ Conséquences du non-respect

• Sanctions financières : Amendes et intérêts sur la TVA impayée
• Action en justice : Dans les cas graves, poursuites pénales pour fraude fiscale
• Atteinte à la réputation : Faites-nous confiance ; vous ne voulez pas être sur la liste des vilains de la FTA

✦ Traiter avec des clients de l'UE

• La Suisse ne fait pas partie de l'UE, des règles différentes s'appliquent donc.
• Services fournis aux clients de l'UE :
• Généralement taux zéro pour la TVQ si le lieu de livraison est à l'étranger.
• Vous ne facturez pas la TVQ suisse, mais votre client devra peut-être comptabiliser la TVA dans son pays.

✦ Importation de services

• Mécanisme de facturation inversée : si vous recevez des services de l'étranger, vous devrez peut-être comptabiliser la TVQ comme si vous fournissiez le service vous-même.

✦ Avez-vous besoin d'un numéro de TVA de l'UE ?

• En général, non : les entreprises suisses n'obtiennent pas de numéro de TVA de l'UE à moins qu'elles ne s'enregistrent dans un pays de l'UE.
• Exceptions : si vous avez un établissement stable dans l'UE ou si vous atteignez certains seuils pour la vente à distance.

✦ Conseil de pro :

Consultez un conseiller fiscal pour les transactions transfrontalières. La TVA internationale peut être un champ de mines.

✦ Facturation transparente avec intégration MWST

• Calculs TVA automatiques : plus d'erreurs mathématiques manuelles.
• Modèles professionnels : incluez tous les détails de facture nécessaires, y compris votre numéro MWST.
• Factures par code QR : fonctionnalité spécifique à la Suisse qui simplifie les paiements.

✦ Suivi des dépenses et déduction de la taxe sur les intrants

• Numérisation des dépenses alimentée par l'IA : téléchargez les reçus et Magic Heidi extrait les informations nécessaires.
• Calculs de la taxe sur les intrants : suivez facilement la TVA payée sur les dépenses à des fins de déduction.

✦ Aperçu financier en temps réel

• Analyse du tableau de bord : surveillez vos revenus, vos dépenses et vos obligations fiscales.
• Estimations fiscales : obtenez une estimation en direct de vos prochains paiements MWST.

✦ Synchronisation multiplateforme

• Applications mobiles et de bureau : accédez à vos données partout et à tout moment.
• Stockage sécurisé dans le cloud : vos données financières sont sécurisées et sauvegardées.

✦ Ne nous croyez pas sur parole !

« La facturation est un jeu d'enfant avec cette application. La fonction de numérisation des dépenses est également très utile ! Vous recevez également une réponse rapide à chaque fois que vous écrivez au support avec des commentaires ou des doutes. »
— Maduro, utilisateur d'iPhone