Comment s’inscrire au registre du commerce ?

Dans cet article, nous allons voir comment vous enregistrer au registre du commerce en tant qu'indépendant.

Il était une fois...

Avec l'entrée en vigueur du Code des obligations en 1883, les raisons de commerce furent inscrites sur les registres cantonaux au départ et sous contrôle de l'Office fédéral du registre du commerce. Il permettait de fixer les responsabilités et les droits de représentation, mais ne concernait pas la situation économique de l'entreprise. Les mutations et autres informations importantes étaient publiées dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC). Mais ça, c'était avant...

Qu'est-ce que le registre du commerce aujourd'hui ?

Le registre du commerce contient les principales informations sur les entreprises commerciales. Les cantons sont les gestionnaires de ces données. Et on y retrouve :

• Les raisons individuelles à partir de CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel
• Les sociétés en nom collectif
• Les sociétés en commandite
• Les sociétés anonymes
• Les sociétés en commandite par actions
• Les sociétés à responsabilité limitée
• Les coopératives
• Les associations qui gèrent une entreprise de manière commerciale
• Les fondations (sauf les fondations familiales et ecclésiastiques)
• Les succursales des entreprises étrangères et suisses

A quoi ca sert ?

Le registre du commerce publie les rapports juridiques de l'entreprise et les rend transparents. Dans la loi, il est régi par l'Ordonnance sur le registre du commerce (ORC).

Dans notre récapitulatif en fin d'article, vous verrez comment des journalistes l'ont utilisé au Luxembourg.

En attendant, pour aller trouver une entreprise dans ce commerce, vous pouvez vous rendre sur l'index central des raisons de commerce ou "Zefix". Ci-dessous vous trouverez une fiche d'entreprise extraite du registre. On a pris Alloboisson SA car on est en plein apéro...

Mais concrétement, voici l'extrait de l'article 1 de l'Ordonnance sur le registre du commerce (ORC) qui est clair sur le but :

"Le registre du commerce sert à la constitution et à l’identification des entités juridiques. Il a pour but d’enregistrer et de publier les faits juridiquement pertinents et de garantir la sécurité du droit ainsi que la protection de tiers dans le cadre des dispositions impératives du droit privé."

Ensuite où s'inscrire ?

Vous pouvez vous inscrire via les sites internets cantonaux ou sur l'Office cantonale du registre du commerce via la platreforme Esaygov (c'est traduit de l'allemand, il y quelques petits couacs de traduction alors ne pensez pas que c'est une arnaque “tabarnak” !). L'option par courrier est possible mais vous serez renvoyé vers le formulaire en ligne pour effectuer votre courrier...

Mieux vaut créer un compte utilisateur pour les sites de l'administration fédéral si vous n'en avez pas un déjà. Sans cela, impossible d'accéder à la plateforme en ligne. 

Concrètement, comment ça se passe ?

Nous avons testé la démarche sur la plateforme Easygov. Voici comment ça se déroule.

Il y a 2 grandes étapes :

• Les informations qui concernent votre société,
• Les informations qui VOUS concernent (la personne physique).

Ci-dessous, quelques images qui vous présentent la plateforme.

Des informations sont dispensées pour vous aider à effectuer votre demande. Un récapitulatif des informations est donnée par deux fois entre chaque grande étape. Il faut être attentif à bien relire avant de valider et notamment :

Attention !

Le choix de la forme juridique est important et ne pourra pas être modifiée !

Ensuite, on vous demandera la nature de votre commerce : si vous vendez des produits ou vendez des services.

A la fin de la première partie, on vous suggérera des renvois vers des inscriptions avec leur caractère obligatoire ou facultatif. Typiquement, l'inscription à l'AVS dont vous pouvez retrouver les informations dans cet article. Cela permet de faire lien et un point sur votre situation administrative.

Ensuite, 2ème étape : on vous demandera vos coordonnées personnelles avec numéro AVS, carte d'identié/permis de séjour et autres et... l'adresse de la société.

La question du nom

La constitution du nom de votre entreprise individuelle comporte quelques règles à suivre. Cela permet d'éviter le tracas du nom déjà pris !

Le nom de l'entreprise doit inclure le nom de famille (avec ou sans le prénom) du fondateur (si vous créez une entreprise de raison individuelle).

Vous pourrez ajouter des compléments comme le champ d'activité ou des désignations créatives. Cependant, faîtes attention que "la raison sociale doit être conforme à la vérité, ne doit pas induire en erreur, ni léser aucun intérêt public."

Dans le choix du nom, Easygov vous met à disposition 4 outils. Ce sont des "vérificateurs". N'hésitez pas à les consulter pour éviter tout conflit avec une autre entreprise.

• Vérification de la dénomination
• Conflit avec les entreprises existantes
• Conflit avec les marques existantes
• Disponibilité du nom de domaine web -> création du site internet

Le but de la société et la date de l'exercice comptable

- Le but de la société est un texte court qui explique son activité, les biens ou services qu'elle vend et à qui.

Par exemple, pour un société de plomberie, ce serait : "A pour activité la plomberie dont les services seront proposés aux entreprises et aux particuliers afin de planifier de concevoir et réparer des installations de plomberie."

- La date de l'exercice commerciale est la date à laquelle vous clôturer vos comptes au niveau de la comptabilité. Par défaut, la date est au "31.12". Voici une petite astuce sur la durée du premier exercice financier de votre société :

Vous avez le choix entre un exercice court, qui se termine au 31.12, ou un exercice long, qui se termine à la fin de l'année fiscale suivante.

Il est possible de choisir entre un exercice de 6 mois et un exercice de 18 mois. Il existe des seuils de durée selon les cantons allant jusqu'à 24 mois. L'intérêt est fiscal car la création d'une entreprise demande de l'argent au départ les frais peuvent être importants. Cette façon de procéder vous permet de travailler plus longtemps sans clôturer votre exercice et ainsi, utiliser votre trésorerie constituée lors d'une "presque" année suppleméntaire pour payer les frais de démarrage.

N'hésitez pas à vous rapprocher d'une fiduciaire si vous souhaitez avoir un conseil avisé à ce sujet.

Quand est-ce que c'est fini ? Il restera quelques détails à renseigner et un récapitulatif avant la soumission de votre dossier.

A partir de quand l'activité permet de s'inscrire ?

L'inscription n'est obligatoire que si le chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000.-. 

L’inscription au registre du commerce ne dépend pas d'autres organismes ou institutions. Autrement dit, ce n'est pas votre affiliation à l'AVS qui va automatiquement vous enregistrer ou vous contraindre. 

Voici ce que dit la loi :

Art. 931 du CO
"1 Toute personne physique qui exploite une entreprise et qui, au cours du précédent exercice, a réalisé un chiffre d’affaires d’au moins 100 000 francs doit requérir l’inscription de son entreprise individuelle au registre du commerce au lieu de l’établissement. Sont libérés de cette obligation les membres des professions libérales et les agriculteurs lorsqu’ils n’exploitent pas une entreprise en la forme commerciale.
2 Les succursales sont inscrites au registre du commerce du lieu où elles se trouvent.
3 Les entreprises individuelles et les succursales qui ne sont pas sou-mises à l’obligation de s’inscrire peuvent requérir leur inscription au registre du commerce."

Cependant, vous pouvez vous inscrire quand même. Et c'est conseillé.

Quel impact sur votre activité ?  

Premièrement, le nom est protégé même si celle-ci est limitée.

Dans le cas où vous n'avez de vitrine et que vous êtes disponible uniquement sur internet, le fait d'être enregistré sur le registre du commerce peut être rassurant pour vos clients. Car tout le monde ne met pas ces identifiants sur le site internet. Simplement, c'est une question de transparence. Pensez-y !

La carte de visite "certifiée" vaut sûrement la peine.

Combien ça coûte ?

Il est difficile de vous donner un prix arrêté de l'inscription. Pour information, les émoluments sont les honoraires de l'office qui traite votre dossier. Aujourd'hui, le coût d'une nouvelle inscription pour une entreprise individuelle commence à CHF 80.-. Sous réserve que d'autres émoluments s'appliquent.

Prévoyez CHF 150.- pour éviter la surprise.

A quoi je dois faire attention ? #Spreadtheword (Dis-le autour de toi)

Les nouveaux entrepreneurs sont souvent contactés par des registres privés. Ce genre d'inscription entraîne souvent plus de dépenses qu'autre chose. 

Pour rappel, le registre existe pour limiter les conflits d'intérêts notamment dans le cas de nom identique et/ou de confusion possible. Ainsi, on peut vérifier sur demande auprès de l'Office du registre du commerce.

Vous pouvez démarrer votre activité ou la continuer avant et pendant la demande d'enregistrement.

Récapitulatif

L'inscription n'est pas obligatoire jusqu'à atteindre 100 000 CHF de chiffre d'affaires.

Assurez-vous de passer par la plateforme Easygov ou demander des conseils à l'Office cantonale pour être correctement dirigé pour éviter les arnaques.

L'inscription au registre du commerce est étroitement lié à l'affiliation à l'AVS. Si ce n'est pas fait, il faut vous renseigner car le seuil obligatoire est bien plus bas que CHF 100 000.-. Mais la démarche vous appartient entièrement. 

Si comme nous, le traitement administratif est votre passion mais que vous le savez important alors vous trouverez notre conseil dans la partie "Comment construire mon administration ?" dans l'article sur l'AVS. Vous pourrez utiliser le fichier qui réunit toutes vos informations d'entrepreneurs pour compléter aisément le formulaire d'inscription.

En cadeau, voici un article du Monde qui explique comment ce registre a été utilisé au Luxembourg pour mettre en lumière les actuels dirigeants des sociétés et comprendre les flux financiers de cette place fiscale.

Nous espérons que cert article a éclairci votre chemin. 

Nous vous souhaitons tous nos voeux de réussite !