Créer vos entreprises

La première étape dans la gestion de plusieurs entreprises indépendantes consiste à décider comment les structurer légalement. Ceci est important non seulement pour le respect de la réglementation suisse, mais également pour la protection en matière de responsabilité, les taxes et votre propre tranquillité d'esprit. Voici les principales options à considérer :

• Entreprise individuelle : La structure la plus simple dans laquelle vous et l'entreprise êtes légalement la même entité. Facile à mettre en place, mais n’offre aucune protection en matière de responsabilité personnelle.

• Société en nom collectif : Une entreprise non constituée en société avec deux propriétaires ou plus. Les partenaires partagent les bénéfices, les pertes et les tâches de gestion, ainsi qu'une responsabilité personnelle illimitée.

• Société en commandite : Se compose d'associés commandités qui gèrent l'entreprise et d'associés commanditaires qui investissent de l'argent mais ont une responsabilité et un contrôle limités.

• SARL ou société : entités constituées en société qui offrent une protection des actifs personnels et permettent un traitement fiscal spécial, mais nécessitent plus de formalités et de frais d'installation.

Le meilleur choix dépend de facteurs tels que la nature de votre entreprise, vos projets de croissance et votre tolérance au risque. De nombreux pigistes débutent en tant qu'entrepreneurs individuels pour des raisons de simplicité, puis passent à une SARL ou à une société à mesure que leur entreprise se développe et que leurs besoins évoluent. Vous pouvez également choisir de regrouper certaines entreprises sous une seule structure (par exemple, une SARL pour votre activité principale) et d'en exploiter d'autres en tant qu'entreprise individuelle.

Quelle que soit la structure que vous choisissez, vous devrez enregistrer chaque entreprise en conséquence. Cela implique généralement :

• Inscription au registre du commerce (pour certaines structures)
• Obtention de toutes les licences ou permis commerciaux nécessaires
• S'inscrire à la TVA si votre chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000
• Ouverture de comptes bancaires professionnels séparés

Vous devrez également décider si vous souhaitez exploiter vos entreprises sous une seule marque unifiée ou les conserver séparément. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise approche : cela dépend de votre stratégie et de vos marchés cibles. Certains indépendants trouvent avantageux de présenter une identité de marque cohérente dans l’ensemble de leurs entreprises, tandis que d’autres préfèrent les garder distinctes. La clé est d’être intentionnel concernant votre image de marque et d’assurer la cohérence au sein de chaque entreprise.

Comptabilité et impôts

Une fois votre entreprise créée, il est crucial de mettre en œuvre dès le départ de bonnes pratiques comptables. Non seulement cela est nécessaire pour la conformité fiscale, mais cela vous donne également des informations précieuses sur la santé financière de chaque entreprise. Voici quelques considérations comptables clés :

• Comptes séparés : utilisez des comptes bancaires et des cartes de crédit distincts pour chaque entreprise afin d'éviter de mélanger les fonds. Cela facilite le suivi des revenus et des dépenses et peut vous aider à profiter de déductions fiscales.

• Comptabilité : décidez si vous vous occuperez de la comptabilité vous-même ou si vous la sous-traitez à un professionnel. Si vous le faites vous-même, choisissez un logiciel de comptabilité adapté à vos besoins et apprenez les bases de la comptabilité en partie double. Les options populaires pour les entreprises suisses incluent Bexio, Banana Accounting et QuickBooks.

• Impôts : En tant qu'indépendant, vous devrez payer l'impôt sur le revenu, la TVA (le cas échéant) et les cotisations sociales. contributions de sécurité comme AVS/AI/APG. Gardez une trace des délais et mettez de l’argent de côté pour les impôts au fur et à mesure. Pensez à travailler avec un fiscaliste qui pourra vous aider à optimiser vos déductions et à assurer leur conformité.

• Attestations : Comprenez quelles dépenses professionnelles vous pouvez déduire à des fins fiscales. Les déductions courantes comprennent les frais de bureau à domicile, l'équipement, les logiciels, les déplacements et les dépenses de marketing. Conservez des dossiers détaillés et des reçus pour étayer vos réclamations.

• Déclarations fiscales : En fonction de la structure de votre entreprise et de votre chiffre d'affaires, vous devrez peut-être produire des déclarations fiscales trimestrielles ou annuelles. Si vous possédez plusieurs entreprises, vous devrez déclarer les revenus et les dépenses de chacune séparément. Cependant, s'ils relèvent tous de la même structure (par exemple une seule SARL), vous pourrez peut-être produire une déclaration consolidée.

Voici une comparaison de quelques considérations comptables et fiscales clés pour différentes structures d’entreprise :

Structure	Comptabilité séparée	Traitement fiscal	Déclarations fiscales
Entreprise individuelle	Recommandé	Taux d'imposition des particuliers	Déposé avec déclaration personnelle
Partenariat	Obligatoire	Fiscalité répercutée	Classé avec les déclarations personnelles de chaque associé
SARL	Obligatoire	Fiscalité des sociétés ou fiscalité répercutée	Déclaration d'entreprise séparée ou consolidée
Société	Obligatoire	Fiscalité des entreprises	Déclaration d'entreprise séparée

L’essentiel ? Restez maître de votre comptabilité et de vos impôts dès le début, et neayez peur de demander l’aide d’un professionnel en cas de besoin. Cela peut sembler compliqué, mais croyez-moi, à l'avenir, vous vous en remercierez.

Rationalisation de la gestion financière

En plus de rester en conformité fiscale, une gestion financière efficace est essentielle au succès de la gestion de plusieurs entreprises. Voici quelques stratégies pour rationaliser vos processus :

• Standardiser : Développez des modèles de facture, des catégories de dépenses et des systèmes de classement standardisés pour toutes vos entreprises. Cela permet de gagner du temps et garantit la cohérence, ce qui facilite l'organisation et la comparaison des performances entre les entreprises.

• Automatiser : utilisez la technologie pour automatiser les tâches financières répétitives. Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation comme Bexio ou Wave pour envoyer automatiquement des factures, suivre les paiements et vous synchroniser avec votre système comptable. Les applications de gestion des dépenses comme Expensify ou Receipt Bank peuvent vous aider à numériser et à classer les reçus lors de vos déplacements.

• Consolider : dans la mesure du possible, consolidez vos services bancaires et marchands dans toutes les entreprises. Cela peut vous aider à négocier de meilleurs tarifs, à réduire les frais et à simplifier votre suivi financier. Recherchez des banques qui proposent des comptes professionnels gratuits ou à faible coût et un traitement des paiements intégré.

• Examinez régulièrement : planifiez des examens financiers réguliers pour chaque entreprise. Cela peut être mensuel, trimestriel ou quelle que soit la cadence qui convient à votre entreprise. Profitez de ce temps pour rapprocher vos comptes, analyser vos profits et pertes, projeter vos flux de trésorerie et estimer votre obligation fiscale. Des examens réguliers vous aident à détecter les erreurs, à repérer les tendances et à prendre des décisions éclairées.

En mettant en œuvre ces pratiques de manière cohérente, vous créerez une machine financière bien huilée qui soutiendra la croissance et la rentabilité de votre empire indépendant.

Génération de rapports financiers

Examiner vos finances est une chose, mais pour vraiment comprendre les performances de chaque entreprise, vous devez générer des rapports financiers clés. Ces rapports vous aident non seulement à prendre des décisions stratégiques, mais sont également souvent nécessaires à des fins fiscales, pour les demandes de prêt et pour les communications avec les investisseurs.

Les trois principaux états financiers à générer pour chaque entreprise sont :

1. Profits et pertes (P&L) ou compte de résultat : affiche vos revenus, vos dépenses et votre bénéfice net sur une période spécifique. Cela vous aide à comprendre votre rentabilité et à identifier les domaines d’optimisation des coûts.

2. Bilan : fournit un aperçu de vos actifs, passifs et capitaux propres à un moment donné. Cela vous aide à évaluer votre situation financière et à planifier vos futurs investissements ou besoins de financement.

3. État des flux de trésorerie : suit les entrées et sorties de trésorerie au cours d'une période. Cela vous aide à gérer vos liquidités et à garantir que vous disposez de suffisamment de liquidités pour faire face à vos obligations.

En plus de ces déclarations principales, vous souhaiterez peut-être également générer des rapports tels que :

• ** Âge des comptes clients ** : affiche les factures impayées et depuis combien de temps elles sont en retard. Cela vous aide à gérer les recouvrements et à identifier les problèmes potentiels de trésorerie.

• Accounts Payable Aging : affiche les factures impayées et la date à laquelle elles sont dues. Cela vous aide à gérer les paiements et à éviter les frais de retard ou les dommages à votre crédit.

• Ventes par produit/service : répartit vos revenus par offre. Cela vous aide à identifier vos produits ou services les plus rentables et à prendre des décisions éclairées en matière de prix et de promotion.

Pour rendre vos rapports aussi utiles que possible, envisagez de les personnaliser avec des mesures pertinentes, des références sectorielles et des objectifs de performance pour chaque entreprise. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de conseil indépendante, vous pouvez suivre le taux d'utilisation (heures facturables/heures totales) en tant qu'indicateur de performance clé (KPI). Si vous possédez une boutique de commerce électronique, vous pouvez comparer votre taux de conversion ou la valeur moyenne de vos commandes aux moyennes du secteur.

La clé est de générer régulièrement des rapports, de les examiner minutieusement et d'utiliser les informations pour éclairer vos stratégies commerciales. Les ventes ont-elles tendance à baisser dans une entreprise ? Il est peut-être temps d'intensifier vos efforts de marketing. Votre trésorerie est constamment négative ? Peut-être devez-vous renégocier les conditions de paiement avec les clients ou les fournisseurs. En restant maître de vos chiffres, vous pouvez prendre des décisions proactives pour optimiser les performances de chaque entreprise.

## Stratégies de gestion du temps

Bien entendu, diriger plusieurs entreprises ne consiste pas seulement à gérer de l’argent, il s’agit également de gérer votre ressource la plus précieuse : le temps. Lorsque vous changez constamment de chapeau et d'assiette, il est facile de se sentir dépassé, distrait ou épuisé. C'est pourquoi disposer de solides stratégies de gestion du temps est essentiel pour les indépendants multi-métiers.

Voici quelques conseils pour maximiser votre productivité dans toutes les entreprises :

• Établissez des priorités sans pitié : utilisez des outils tels que la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Concentrez-vous sur les activités à fort impact qui font bouger les choses pour chaque entreprise, et déléguez ou éliminez les tâches à faible valeur.

• Regroupez des tâches similaires : regroupez les tâches liées et effectuez-les dans des blocs de temps dédiés.Par exemple, regroupez toutes vos tâches de facturation le lundi matin ou planifiez tous les appels de vos clients le mardi après-midi. Cela minimise le changement de contexte et vous aide à créer une dynamique.

• Utilisez le blocage du temps : allouez des périodes de temps spécifiques à chaque entreprise ou projet de votre calendrier. Soyez réaliste quant à la durée des tâches et prévoyez du temps tampon pour les problèmes inattendus. Respectez autant que possible votre emploi du temps, tout en permettant une certaine flexibilité.

• Tirer parti des techniques de productivité : expérimentez des méthodes de productivité comme la technique Pomodoro (travailler à intervalles de 25 minutes avec de courtes pauses) ou la règle des 80/20 (en se concentrant sur les 20 % de tâches qui génèrent 80 % des résultats) . Trouvez ce qui convient le mieux à votre style de travail et à vos préférences.

• Automatiser et externaliser : recherchez des opportunités d'automatiser les tâches répétitives à l'aide d'outils comme Zapier ou IFTTT. Envisagez d'externaliser des tâches qui sortent de votre zone de génie ou qui ne nécessitent pas votre touche personnelle. Cela peut inclure des éléments tels que la comptabilité, la gestion des réseaux sociaux ou le service client.

• Fixez des limites : établissez des limites claires entre le travail et le temps personnel, ainsi qu'entre vos différentes entreprises. Cela peut impliquer de définir des horaires de travail spécifiques, de créer des espaces de travail séparés ou d'utiliser des appareils différents pour chaque entreprise. Communiquez vos limites à vos clients et collègues et respectez-les pour éviter l'épuisement professionnel.

• Prenez des pauses : cela peut sembler contre-intuitif, mais prendre des pauses régulières peut en réalité augmenter votre productivité. Utilisez des techniques telles que la méthode Pomodoro pour prévoir de courtes pauses tout au long de votre journée de travail et planifiez des pauses ou des vacances plus longues pour recharger vos batteries. S'éloigner du travail peut vous donner une nouvelle perspective et une énergie créative.

Gérer efficacement votre temps dans plusieurs entreprises est un processus continu d'expérimentation, d'itération et d'optimisation. Gardez une trace de la façon dont vous passez votre temps, évaluez régulièrement vos progrès et ajustez vos stratégies si nécessaire. Et n'oubliez pas de célébrer vos victoires en cours de route : gérer plusieurs entreprises réussies n'est pas une mince affaire !

Conclusion

Gérer plusieurs entreprises en tant que indépendant suisse est à la fois un art et une science. Cela nécessite de la créativité, une réflexion stratégique et une volonté de s’adapter et de s’améliorer constamment. En mettant en œuvre les stratégies et les meilleures pratiques décrites dans ce guide, vous serez sur la bonne voie pour créer un portefeuille indépendant florissant.

N’oubliez pas qu’il n’existe pas d’approche universelle pour gérer plusieurs entreprises. Ce qui fonctionne pour un freelance peut ne pas fonctionner pour un autre. La clé est d’expérimenter différents outils, techniques et routines jusqu’à ce que vous trouviez un système qui correspond à votre style de travail unique et aux besoins de votre entreprise.

Alors que vous affrontez les défis et les récompenses de la vie d’indépendant multi-entreprises, voici quelques derniers conseils à garder à l’esprit :

• Révisez et ajustez régulièrement vos stratégies en fonction des performances de votre entreprise et de vos propres capacités. Ce qui a bien fonctionné l’année dernière n’est peut-être pas la meilleure approche cette année.

• Restez ouvert aux nouveaux outils et technologies qui peuvent vous aider à travailler plus intelligemment, pas plus dur. Le monde des applications de productivité et des plateformes d'automatisation est en constante évolution, alors gardez un œil sur les solutions qui peuvent rationaliser vos processus.

• N'ayez pas peur de demander de l'aide lorsque vous en avez besoin. Connectez-vous avec d'autres pigistes multi-entreprises de votre réseau, rejoignez des communautés en ligne pertinentes et envisagez de travailler avec des mentors ou des coachs qui peuvent vous fournir des conseils et des responsabilités.

• Surtout, rappelez-vous la raison pour laquelle vous vous êtes engagé dans cette voie : la liberté, la flexibilité et l'épanouissement que procure la gestion de votre propre entreprise. Considérez les défis comme des opportunités de croissance et célébrez le style de vie unique et l'impact que vous créez.

Avec le bon état d'esprit, les bonnes stratégies et les bons outils, vous pouvez transformer vos activités indépendantes en un écosystème entrepreneurial florissant. À vous de réussir en tant qu'expert multi-entreprises !