Sans un suivi précis du temps, vous perdez probablement 15-20% de vos heures facturables chaque mois. Découvrez les obligations légales, les meilleurs outils et les stratégies pour bâtir une activité freelance durable en Suisse.
Vous facturez un client pour « environ 20 heures » de travail ce mois-ci. Ça vous dit quelque chose ?
Sans un suivi précis du temps, vous perdez probablement CHF 1'200 à 1'600 par mois pour un freelance facturant CHF 100/heure. Au-delà du manque à gagner, un mauvais suivi du temps crée des complications fiscales, des litiges clients et la recette parfaite pour le burnout.
Voici ce que les freelances suisses doivent vraiment savoir sur la réglementation du temps de travail et le suivi du temps — clarifiez la confusion juridique, choisissez les bons outils et construisez une activité durable.
Clarifions d'abord la plus grande confusion.
Pour les employés : Oui, absolument obligatoire. Selon l'article 46 de la Loi sur le travail (LTr) et les articles 73a/73b de l'Ordonnance 1 (OLT 1), les employeurs doivent enregistrer tout le temps de travail des employés. Cette règle est strictement appliquée depuis le 1er janvier 2016, avec conservation des documents pendant 5 ans.
Pour les freelances et indépendants : Aucune obligation légale.
En tant que professionnel indépendant, vous exercez en dehors du cadre du droit du travail suisse. Vous n'êtes pas soumis aux règles obligatoires de suivi du temps qui régissent les employeurs traditionnels.
Même sans obligation légale, le suivi du temps n'est pas optionnel pour réussir en freelance. Voici pourquoi vous devriez quand même le faire :
La loi suisse sur le travail ne vous oblige pas à suivre votre temps, mais votre succès en dépend.
Même si vous n'êtes pas soumis aux réglementations des employés, comprendre le cadre légal vous aide à fixer des limites saines.
La loi suisse limite les employés à :
Bien que ces limites ne s'appliquent pas légalement à vous, elles fournissent des repères validés par la science. Le Conseil fédéral a établi ces maximums sur la base de recherches en santé — les dépasser régulièrement augmente le risque de burnout de 37%, selon une étude longitudinale de 40 ans.
Les employés suisses doivent bénéficier de :
Ce ne sont pas que des règles bureaucratiques — ce sont des recommandations d'optimisation de la productivité. Votre cerveau a besoin de temps de récupération. Sauter les pauses ne vous rend pas plus productif ; cela vous rend plus lent, moins créatif et plus sujet aux erreurs.
En tant que freelance, vous avez la liberté de travailler quand vous voulez. Mais si vous travaillez régulièrement les nuits et les week-ends, vous ne vivez pas la liberté — vous vous dirigez vers le burnout.
Au-delà d'éviter les pertes de revenus, un suivi du temps systématique apporte des avantages mesurables.
Vous pensez gagner CHF 100/heure. Mais quand vous comptez toutes les heures — emails, révisions, admin et communication client — votre taux réel est peut-être de CHF 65/heure.
La plupart des freelances perdent 30-40% de leur temps en activités non facturables sans s'en rendre compte. Le suivi révèle où passent les heures.
Le suivi du temps agit comme un système d'alerte précoce. Une étude de 40 ans a montré que les participants prenant moins de 3 semaines de vacances annuelles avaient 37% plus de risques de décès prématuré.
Les autorités fiscales suisses attendent des freelances qu'ils tiennent des registres précis. Le suivi du temps fournit les justificatifs nécessaires en cas de contrôle.
La meilleure méthode de suivi du temps est celle que vous utiliserez vraiment au quotidien.
Heures facturables :
Non facturable mais lié à l'activité :
Personnel/pauses :
Suivre tout — pas seulement le temps facturable — vous donne une vision complète de votre productivité.
La saisie manuelle fonctionne si vous :
Le suivi automatique est pertinent si vous :
La plupart des freelances qui réussissent utilisent des approches hybrides : suivi automatique avec catégorisation et notes manuelles.
Voici l'habitude qui ancre le suivi du temps :
Fin de chaque journée de travail (5 minutes) :
Cette micro-habitude évite la « panique de fin de mois » quand vous réalisez avoir oublié de suivre deux semaines de travail.
Vous avez besoin d'un outil qui gère les spécificités suisses tout en restant simple à utiliser au quotidien.
| Outil | Magic Heidi | Toggl Track | Clockify | Harvest | bexio |
|---|---|---|---|---|---|
| Prix | Essai gratuit | CHF 10/mois | Gratuit | CHF 12/mois | CHF 30+/mois |
| TVA suisse | ✓ Automatique | ✗ Manuel | ✗ Manuel | ⚠ Limité | ✓ Complet |
| Factures QR | ✓ Intégré | ✗ Non | ✗ Non | ⚠ Basique | ✓ Oui |
| Import bancaire | ✓ Banques suisses | ✗ Non | ✗ Non | ✗ Non | ✓ Oui |
| Tout-en-un | ✓ Complet | ✗ Suivi seul | ✗ Suivi seul | ⚠ Partiel | ✓ Complet |
| Temps de config | 2 minutes | 10 minutes | 5 minutes | 15 minutes | 30+ minutes |
| Idéal pour | Freelances suisses | Équipes & analytics | Petits budgets | Freelances & équipes | PME suisses |
Contrairement aux outils internationaux génériques, Magic Heidi a été conçu spécifiquement pour le marché suisse avec des fonctionnalités tout-en-un.
TVA automatique, factures QR, imports bancaires et support multilingue pour le marché suisse
Suivi du temps intégré à la facturation, aux dépenses et à la comptabilité — sans export/import
Convertissez les heures suivies en factures en un clic, rappels de paiement automatiques
iPhone, Android, Mac, Windows et Web — suivez votre temps sur tous vos appareils
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
John Doe
CHF 600
Jan 20
Le suivi du temps montre où va le temps. Ces techniques vous aident à mieux l'utiliser.
Des techniques validées par la science utilisées par les freelances suisses qui réussissent.
Travaillez par intervalles concentrés de 25 minutes avec des pauses de 5 minutes. Crée une urgence artificielle qui recentre l'attention.
Assignez des blocs de temps spécifiques à chaque type de tâche. Élimine la fatigue décisionnelle et réduit les coûts du changement de contexte (jusqu'à 40% de perte).
Groupez les tâches similaires et complétez-les en une session. Chaque type de tâche nécessite un mode mental spécifique — le regroupement augmente l'efficacité.
Remplissez 70% de votre emploi du temps avec du travail engagé, laissez 30% ouvert pour les imprévus. Un planning surchargé garantit le stress.
Bloquez des fenêtres de 4 heures sans aucune interruption. Le travail profond et concentré produit des résultats exponentiellement meilleurs que l'attention fragmentée.
Travaillez par intervalles précis comme les trains CFF. Réglez vos minuteurs Pomodoro sur les horaires de train — adoptez la précision suisse dans votre workflow.
Le burnout n'est pas juste de la fatigue. C'est un état d'épuisement physique, mental et émotionnel qui sabote votre activité et votre santé. Le suivi du temps fournit des signaux d'alerte précoces.
Régulièrement plus de 50h/semaine, moins de 60% de temps facturable
Temps de récupération quotidien, hebdomadaire, mensuel et annuel — non négociable
Des limites basées sur les preuves de vos données de suivi
Suivez sommeil, sport, repas, vie sociale en plus des heures de travail
Le suivi du temps vous donne les données pour fixer des limites basées sur des preuves :
« Je suis disponible pour des appels les mardis et jeudis, de 14h à 17h. » (Le time blocking protège vos matinées de travail profond)
« Je réponds aux emails sous 24 heures en semaine. » (Pas sous 24 minutes)
« Mon tarif inclut deux séries de révisions. » (Empêche la dérive du périmètre illimitée)
« Je ne travaille pas les week-ends ni les soirs. » (La loi suisse sur le travail valide cela — même pour les freelances)
Les limites professionnelles n'éloignent pas les bons clients — elles les attirent. Les clients respectent les freelances qui gèrent une activité organisée et durable.
Suivez ces indicateurs en plus des heures de travail :
Si votre suivi du temps montre que ces domaines sont régulièrement négligés, votre modèle d'activité n'est pas durable. Ajustez avant que le burnout ne vous y force.
Les données de suivi du temps deviennent précieuses quand elles se traduisent en factures précises et en optimisation fiscale.
En tant que professionnel indépendant en Suisse, vous devez :
Conserver vos documents comptables pendant 10 ans incluant :
Payer les cotisations AVS/AI/APG sur vos revenus d'indépendant (actuellement 9,65% sur le revenu net)
S'inscrire à la TVA si le chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 100'000
Suivre les dépenses déductibles :
Le suivi du temps renforce vos déductions de dépenses. Quand vous suivez 40 heures par semaine de travail à domicile, votre déduction de bureau devient défendable en cas de contrôle.
Pour la facturation horaire :
Pour la facturation au projet : Utilisez le temps suivi pour :
Pour les clients en forfait mensuel : Suivez les heures pour vous assurer que :
Plutôt que de jongler entre outils de suivi du temps et de facturation séparés, Magic Heidi simplifie tout le processus :
Cette intégration élimine le plus gros point de friction du suivi du temps : le transfert manuel de données entre systèmes.
Prêt à commencer ? Suivez ce plan d'implémentation éprouvé.
Jours 1-2 : Choisissez votre outil
Jours 3-4 : Structurez votre suivi
Jours 5-7 : Semaine de référence
Routine quotidienne :
Pièges courants :
Vous avez maintenant 3 semaines de données. Analysez :
Où va vraiment le temps ?
Qu'est-ce qui doit changer ?
Fixez de nouvelles limites :
Découvrez comment le suivi du temps a transformé leur activité et prévenu le burnout.
Je pensais travailler 40 heures par semaine. Le suivi du temps a révélé des semaines de 52 heures avec seulement 45% de temps facturable. Les données m'ont poussée à agir. J'ai augmenté mon taux horaire de 30%, mis fin à mes deux clients les moins rentables, et maintenant je travaille 38 heures par semaine en gagnant 20% de plus.
UX Designer, Zurich
J'ai résisté au suivi du temps pendant des années — ça me semblait trop rigide. J'ai finalement essayé Magic Heidi quand la période fiscale est devenue un cauchemar. En un mois, j'ai découvert que je perdais CHF 1'200 par mois à cause de dérive du périmètre non facturée. Les litiges ont disparu, et j'ai justifié deux augmentations de tarifs avec des données concrètes.
Consultant IT, Genève
Les signaux d'alerte de burnout dans mon suivi du temps ont sauvé mon activité. Trois mois de semaines de 55+ heures montraient que je faisais plus d'admin et moins de travail payé. J'ai embauché une assistante virtuelle à CHF 35/heure pour gérer l'admin, libérant 10 heures par semaine pour du travail client à CHF 120/heure. Je prends enfin mes week-ends.
Freelance Marketing, Lausanne
Non. Le suivi du temps obligatoire selon les articles 46, 73a et 73b de la LTr s'applique uniquement aux employés, pas aux indépendants. Cependant, le suivi reste essentiel pour une facturation précise, la conformité fiscale et la santé de votre activité.
Au minimum, suivez les heures facturables par projet. Idéalement, suivez aussi le travail non facturable (admin, développement commercial, pauses) pour une vision complète de votre productivité.
Suivez le temps même sur les projets au forfait. Ces données montrent si votre tarification est rentable et aident à estimer précisément les futurs projets similaires.
Oui. Les abonnements logiciels pour la gestion d'entreprise (y compris les outils de suivi du temps comme Magic Heidi) sont entièrement déductibles en Suisse.
Commencez simple avec 5-10 catégories. Vous pourrez toujours ajouter du détail plus tard. Sur-catégoriser crée une friction qui tue la régularité.
Reconstituez de votre mieux en utilisant votre agenda, emails et fichiers projets. Puis configurez des rappels quotidiens pour éviter les trous futurs.
Pour les clients horaires, oui — les factures détaillées renforcent la confiance. Pour les clients au forfait, utilisez-les en interne mais partagez des résumés de haut niveau si cela démontre la valeur.
Utilisez un outil avec changement de tâche rapide (Magic Heidi et Toggl excellent ici) ou arrondissez à des blocs de 15 minutes pour éviter une précision excessive.
Absolument. Beaucoup de freelances créatifs trouvent que le suivi révèle des schémas dans leur productivité — comme quelles heures produisent le meilleur travail — leur permettant d'optimiser leurs sessions créatives.
Les plus grosses erreurs : rendre le système trop complexe, ne pas analyser régulièrement les données, suivre pour suivre sans utiliser les insights pour améliorer votre activité.
Le temps est la seule ressource que vous ne pouvez pas créer. En tant que freelance suisse, la façon dont vous suivez et gérez vos heures détermine directement vos revenus, votre équilibre vie-travail et votre durabilité à long terme.
Les données sont claires :
Vous n'avez pas besoin de systèmes complexes ou de consultants coûteux. Vous avez besoin d'un outil fiable et d'habitudes quotidiennes constantes.
Commencez à suivre votre temps correctement avec Magic Heidi :
✓ Essai gratuit sans carte bancaire
✓ Fonctionnalités spécifiques suisses (TVA, factures QR, imports bancaires)
✓ Plateforme tout-en-un (suivi du temps, facturation, dépenses, comptabilité)
✓ Disponible sur tous vos appareils (iPhone, Android, Mac, Windows, Web)
✓ Support multilingue pour le marché suisse
Rappelez-vous : Chaque franc suisse que vous gagnez commence par le suivi du temps que vous investissez. Faites en sorte que ce temps compte.