Tutoriais Magic Heidi (Suíça): Guias Passo a Passo para Faturas, IVA, QR‑Bill & Exportações
Tutoriais passo a passo do Magic Heidi para freelancers suíços: adicione seu logo, ative o IVA (MWST/TVA), altere idioma e moeda da fatura, crie orçamentos, adicione mensagens e exporte dados contábeis para seu contador.
Estes tutoriais foram criados para freelancers suíços, autônomos e micro-PMEs que querem respostas rápidas e confiáveis sobre "como fazer X?" no Software de Faturação e Contabilidade Magic Heidi.
Você encontrará passos claros (com os caminhos exatos dos menus), dicas rápidas de solução de problemas e links para tarefas relacionadas—para que possa faturar com confiança, manter-se em conformidade com o IVA e entregar dados organizados ao seu contador na época dos impostos.
Procurando uma tarefa específica? Comece aqui:
- Configuração de faturação: logo, idioma, moeda, texto adicional na fatura
- IVA (MWST/TVA): ativar número de IVA + aplicar taxas
- Orçamentos/propostas: converter uma fatura em orçamento (e vice-versa)
- Contabilidade/exportação: exportar faturas e despesas para Excel
- Conformidade QR‑bill (Suíça): o que verificar conforme os padrões evoluem
Dica: Os rótulos podem variar ligeiramente por plataforma (Web, Mac, Windows, iPhone, Android), mas os nomes das seções e os fluxos são consistentes.
Primeiros passos (checklist de 2 minutos)
Antes de enviar sua primeira fatura com Magic Heidi, estas configurações rápidas previnem os problemas mais comuns:
- Adicione seus dados comerciais (endereço, e-mail/telefone, dados de pagamento).
- Faça upload do seu logo para que os PDFs tenham aparência profissional.
- Ative o IVA (se aplicável) adicionando seu número de IVA.
- Verifique idioma + moeda por cliente (especialmente para clientes internacionais).
- Decida se precisa de um orçamento primeiro (offer/devis/offerte) antes de faturar.
- Saiba onde ficam as exportações para poder compartilhar arquivos com seu contador depois.
Tutorial 1: Como adicionar seu logo à fatura (Rechnung Logo hinzufügen)
Resultado: Seus PDFs de fatura mostrarão o logo da sua marca em vez do padrão.
Passos
- Abra Configurações (ou a área de configurações no seu aplicativo).
- Encontre Alterar logo.
- Clique em Enviar novo logo.
- Selecione seu arquivo de logo (PNG ou JPG recomendado).
- Salve/confirme o upload.
- Gere um PDF de fatura para verificar se aparece corretamente.
Solução de problemas
- Logo aparece borrado: Envie uma imagem de maior resolução (idealmente um logo retangular horizontal).
- Logo está cortado: Tente uma versão com mais margem nas bordas.
- Não encontra "Alterar logo": Verifique se você está na área de Configurações (não dentro de uma fatura).
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Tutorial 2: Como ativar faturação com IVA na Suíça (MWST aktivieren / activer la TVA)
Resultado: Você poderá criar faturas com IVA, selecionar a taxa correta e mostrar os valores de IVA na sua fatura.
Nota: As obrigações de IVA dependem da sua situação. Se não tem certeza se deve cobrar IVA, confirme com seu contador ou a orientação suíça relevante.
Passos (Ativar IVA)
- Vá para Configurações.
- Abra Dados Bancários.
- Role até o final e insira seu número de IVA.
- Salve suas alterações.
- Abra uma fatura e clique em Editar fatura.
- Em Configurações de IVA (ou na visualização de edição da fatura), escolha a taxa de IVA apropriada para os itens/cliente da fatura.
- Gere o PDF para confirmar que o IVA aparece corretamente.
Solução de problemas
- Taxas de IVA não aparecem: Verifique novamente se seu número de IVA está salvo em Dados Bancários.
- IVA aparece em algumas faturas mas não em outras: Confirme que você selecionou a taxa de IVA em Editar fatura para aquele cliente/fatura específico.
- Você precisa de comportamento de IVA diferente para clientes diferentes: Revise as Opções avançadas da fatura e as configurações específicas do cliente.
Palavras-chave (para busca multilíngue)
- DE: MWST aktivieren Rechnung, MWST in Rechnung
- FR: activer la TVA sur une facture
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Tutorial 3: Como alterar o idioma na fatura (changer la langue sur la facture)
Resultado: Seu PDF de fatura será gerado no idioma que seu cliente espera (ex.: EN/DE/FR/IT), melhorando a clareza e reduzindo atrasos no pagamento.
Passos
- Abra a fatura que deseja editar.
- Clique em Editar fatura.
- Encontre Opções avançadas.
- Use o menu suspenso de Idioma para selecionar o idioma preferido da fatura.
- Salve as alterações.
- Gere o PDF da fatura para confirmar que o idioma está correto.
Importante: Esta configuração de idioma é salva apenas para aquele cliente. Isso é útil se você fatura clientes diferentes em idiomas diferentes.
Solução de problemas
- Menu de idioma não está visível: Certifique-se de que está dentro de Editar fatura → Opções avançadas.
- Apenas um cliente mudou (outros não): Isso é esperado—o idioma é armazenado por cliente.
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Tutorial 4: Como alterar a moeda da fatura para Euro (CHF → EUR)
Resultado: Você pode faturar clientes internacionais em EUR (ou outras moedas suportadas pelo seu editor de faturas), mantendo seu fluxo de trabalho simples.
Passos
- Abra a fatura.
- Clique em Editar fatura.
- Vá para Opções avançadas.
- Abra o menu suspenso de Moeda.
- Selecione EUR.
- Salve e gere o PDF da fatura.
Solução de problemas
- Moeda continua revertendo: Confirme que salvou as alterações em Editar fatura e que está editando o cliente/fatura correto.
- Você precisa de CHF para alguns clientes e EUR para outros: Defina a moeda por cliente através da tela de edição de fatura (comportamento específico por cliente é comum).
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Tutorial 5: Como adicionar texto adicional na fatura (condições de pagamento, prazos, notas)
Resultado: Suas faturas incluirão automaticamente uma mensagem consistente—como prazos de pagamento, instruções de transferência bancária ou uma breve nota de agradecimento.
Exemplos que você pode adicionar:
- "Pagamento em até 10 dias."
- "Por favor, inclua o número da fatura como referência de pagamento."
- "Obrigado pela sua preferência."
Passos
- Abra a fatura em que está trabalhando.
- Clique em Editar fatura.
- Role até Opções avançadas.
- Encontre a caixa de texto Mensagem.
- Insira seu texto adicional.
- Salve e gere o PDF da fatura.
Nota: O que você inserir aqui será visível em todas as faturas geradas para aquele cliente.
Solução de problemas
- Mensagem não aparece no PDF: Confirme que salvou as edições da fatura e regenerou o PDF.
- Mensagem aparece para o cliente errado: A mensagem é específica por cliente—verifique se editou a fatura do cliente pretendido.
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Tutorial 6: Como gerar um Orçamento/Proposta (Offer / devis / offerta)
Resultado: Você pode enviar um orçamento profissional a um cliente, depois convertê-lo em fatura quando for aprovado—sem recriar tudo.
Passos
- Abra o rascunho de fatura que deseja transformar em orçamento.
- Clique em Editar fatura.
- Vá para Opções avançadas.
- Alterne do modo Fatura para o modo Orçamento.
- Gere o PDF e envie ao seu cliente.
- Quando o cliente aceitar, volte para Editar fatura → Opções avançadas e alterne de volta para o modo Fatura.
- Gere o PDF da fatura para pagamento.
Solução de problemas
- Não encontra o botão de orçamento: Está dentro de Editar fatura → Opções avançadas.
- Você enviou um orçamento mas precisa faturar com os mesmos itens: Alterne de volta para o modo Fatura—não precisa reconstruir o documento.
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Tutorial 7: Como adicionar dados de contato adicionais às faturas (telefone, e-mail, site)
Resultado: Suas faturas mostrarão detalhes de contato extras abaixo do seu endereço—para que os clientes possam entrar em contato rapidamente (e confiar que a fatura é legítima).
Passos
- Vá para Configurações.
- Abra Dados Bancários.
- Encontre a caixa de texto Dados de contato adicionais.
- Insira os detalhes que deseja mostrar (ex.: número de telefone, e-mail, site).
- Salve as alterações.
- Gere um PDF de fatura para confirmar que aparece abaixo do seu endereço.
Solução de problemas
- Detalhes não aparecem: Regenere o PDF da fatura após salvar.
- Muitas linhas / aparência poluída: Mantenha curto—1–3 linhas funciona melhor.
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Tutorial 8: Como exportar meus dados contábeis (exportação Excel para contador)
Resultado: Você baixará um arquivo Excel com suas faturas e despesas—ideal para revisões contábeis, preparação de relatórios de IVA ou compartilhar com seu contador.
Passos
- Abra Analytics.
- Procure o botão Exportar (canto superior direito).
- Clique em Exportar.
- Baixe o arquivo Excel.
- Compartilhe com seu contador ou guarde em seus registros.
Solução de problemas
- Botão de exportar ausente: Confirme que está em Analytics (não em Faturação/Despesas).
- Excel não abre: Tente abrir com Google Sheets ou uma versão mais recente do Excel.
- Você precisa de um período específico: Se existirem filtros em Analytics, aplique-os antes de exportar.
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QR‑bill na Suíça: notas de conformidade (o que verificar em 2025–2026)
Se você fatura clientes suíços, a compatibilidade com QR‑bill/fatura QR não é opcional—é o padrão de pagamento que muitos clientes esperam.
Duas notas importantes de cronograma a ter em mente:
- Atualizações do padrão QR-bill entram em vigor em 21 de novembro de 2025.
- Um período de transição é esperado em relação a endereços estruturados, com uma janela de transição referenciada até 30 de setembro de 2026.
O que você deve fazer agora (checklist prático)
- Mantenha seus dados de endereço limpos e consistentes no seu perfil comercial e perfis de clientes.
- Use campos de endereço de cliente completos (evite colocar tudo em uma linha se existirem campos separados).
- Se você trabalha com um contador, pergunte qual formato de exportação/endereço ele prefere para reconciliação tranquila.
- Verifique novamente seus PDFs de fatura periodicamente, especialmente após atualizações do aplicativo.
Esta seção é um checklist geral de prontidão, não aconselhamento jurídico. Para sua situação específica de faturação e IVA, consulte seu contador.
Correções rápidas comuns (economize tempo no suporte)
"Não encontro a configuração mencionada no tutorial."
A maioria das configurações de tarefas está em um destes lugares:
- Configurações → Dados Bancários (número de IVA, dados de contato)
- Configurações → Alterar logo (marca)
- Fatura → Editar fatura → Opções avançadas (idioma, moeda, mensagem, botão de orçamento)
- Analytics → Exportar (exportação Excel)
"Minha alteração não refletiu no PDF."
Na maioria dos casos:
- Salve a alteração.
- Reabra a fatura.
- Regenere o PDF.
"Preciso de configurações diferentes para clientes diferentes."
Magic Heidi comumente aplica opções por cliente (idioma, mensagem, às vezes moeda). Se algo mudou apenas para um cliente, isso geralmente é intencional.
Próximos tutoriais que recomendamos (alta demanda na Suíça)
Se você quer expandir seu fluxo de trabalho no Magic Heidi, estes são os próximos tópicos lógicos de "usuário avançado" que muitos freelancers suíços pedem:
- Configuração de fatura QR (IBAN vs QR‑IBAN, tipos de referência)
- Notas de crédito & cancelamentos (Storno / avoir)
- Condições de pagamento & lembretes (cobrança)
- Solução de problemas de importação de extrato bancário (formatos, incompatibilidades)
- Exportações para contadores (o que as colunas significam, melhores práticas)
Experimente Magic Heidi grátis (e fature com confiança)
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- 7/7, 9h às 17h
- +41 78 300 24 77
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Última atualização: 26-01-2026