Tutoriels Magic Heidi (Suisse) : Guides pas à pas pour Factures, TVA, QR‑Facture & Exports

Tutoriels Magic Heidi pas à pas pour indépendants suisses : ajouter votre logo, activer la TVA, changer la langue et devise de facture, créer des devis, ajouter des messages et exporter vos données comptables pour votre fiduciaire.

Liste des factures Magic Heidi

Ces tutoriels sont conçus pour les indépendants, les raisons individuelles et les micro-PME suisses qui veulent des réponses rapides et fiables à leurs questions dans Magic Heidi – Logiciel de facturation et comptabilité.

Vous trouverez des étapes claires (avec les chemins de menu exacts), des astuces de dépannage rapides et des liens vers des tâches connexes – pour facturer en toute confiance, rester conforme à la TVA et transmettre des données propres à votre fiduciaire à la fin de l'année.

Vous cherchez une tâche précise ? Commencez ici :

  • Configuration des factures : logo, langue, devise, texte supplémentaire
  • TVA (MWST/TVA) : activer le numéro TVA + appliquer les taux
  • Devis/offres : convertir une facture en devis (et inversement)
  • Comptabilité/export : exporter factures et dépenses vers Excel
  • Conformité QR‑facture (Suisse) : ce qu'il faut vérifier selon les évolutions

Astuce : Les libellés peuvent varier légèrement selon la plateforme (Web, Mac, Windows, iPhone, Android), mais les noms de sections et les processus restent cohérents.

Facturation Magic Heidi sur mobile

Premiers pas (checklist de 2 minutes)

Avant d'envoyer votre première facture avec Magic Heidi, ces réglages rapides évitent les erreurs les plus courantes :

  1. Ajoutez vos coordonnées professionnelles (adresse, email/téléphone, coordonnées bancaires).
  2. Téléchargez votre logo pour des PDF professionnels.
  3. Activez la TVA (si applicable) en ajoutant votre numéro TVA.
  4. Vérifiez la langue + devise par client (surtout pour les clients internationaux).
  5. Décidez si vous avez besoin d'un devis avant de facturer.
  6. Repérez où se trouvent les exports pour partager vos fichiers avec votre fiduciaire.

Tutoriel 1 : Comment ajouter votre logo sur la facture

Résultat : Vos factures PDF afficheront votre logo au lieu du logo par défaut.

Étapes

  1. Ouvrez Paramètres (ou la zone paramètres de votre application).
  2. Trouvez Changer le logo.
  3. Cliquez sur Télécharger un nouveau logo.
  4. Sélectionnez votre fichier logo (PNG ou JPG recommandé).
  5. Enregistrez/confirmez le téléchargement.
  6. Générez une facture PDF pour vérifier qu'il s'affiche correctement.

Dépannage

  • Logo flou : Téléchargez une image en plus haute résolution (idéalement un logo rectangulaire horizontal).
  • Logo rogné : Essayez une version avec plus de marge autour des bords.
  • Vous ne trouvez pas « Changer le logo » : Vérifiez que vous êtes dans Paramètres (pas dans une facture).

Tutoriels connexes

Tutoriel 2 : Comment activer la TVA en Suisse (MWST aktivieren / activer la TVA)

Résultat : Vous pourrez créer des factures avec TVA, sélectionner le bon taux et afficher les montants TVA sur vos factures.

Note : Les obligations TVA dépendent de votre situation. Si vous n'êtes pas sûr de devoir facturer la TVA, consultez votre fiduciaire ou les directives suisses en vigueur.

Étapes (Activer la TVA)

  1. Allez dans Paramètres.
  2. Ouvrez Coordonnées bancaires.
  3. Faites défiler vers le bas et entrez votre numéro TVA.
  4. Enregistrez vos modifications.
  5. Ouvrez une facture et cliquez sur Modifier la facture.
  6. Dans Paramètres TVA (ou la vue de modification), choisissez le taux TVA approprié pour les articles/client.
  7. Générez le PDF pour confirmer que la TVA s'affiche correctement.

Dépannage

  • Les taux TVA n'apparaissent pas : Vérifiez que votre numéro TVA est enregistré dans Coordonnées bancaires.
  • La TVA apparaît sur certaines factures mais pas d'autres : Confirmez que vous avez sélectionné le taux TVA dans Modifier la facture pour ce client/cette facture.
  • Vous avez besoin d'un comportement TVA différent selon les clients : Consultez les Options avancées de la facture et les paramètres spécifiques au client.

Mots-clés (recherche multilingue)

  • DE : MWST aktivieren Rechnung, MWST in Rechnung
  • FR : activer la TVA sur une facture

Tutoriels connexes

Tutoriel 3 : Comment changer la langue de la facture

Résultat : Votre facture PDF sera générée dans la langue attendue par votre client (ex. : EN/DE/FR/IT), améliorant la clarté et réduisant les retards de paiement.

Étapes

  1. Ouvrez la facture que vous souhaitez modifier.
  2. Cliquez sur Modifier la facture.
  3. Trouvez Options avancées.
  4. Utilisez le menu déroulant Langue pour sélectionner la langue souhaitée.
  5. Enregistrez les modifications.
  6. Générez le PDF pour confirmer que la langue est correcte.

Important : Ce paramètre de langue est enregistré uniquement pour ce client. C'est pratique si vous facturez différents clients dans différentes langues.

Dépannage

  • Menu déroulant de langue invisible : Assurez-vous d'être dans Modifier la facture → Options avancées.
  • Seul un client a changé (pas les autres) : C'est normal — la langue est enregistrée par client.

Tutoriels connexes

Tutoriel 4 : Comment changer la devise de facturation en Euro (CHF → EUR)

Résultat : Vous pouvez facturer vos clients internationaux en EUR (ou autres devises supportées), tout en gardant un processus simple.

Étapes

  1. Ouvrez la facture.
  2. Cliquez sur Modifier la facture.
  3. Allez dans Options avancées.
  4. Ouvrez le menu déroulant Devise.
  5. Sélectionnez EUR.
  6. Enregistrez, puis générez le PDF de la facture.

Dépannage

  • La devise revient toujours : Confirmez que vous avez enregistré dans Modifier la facture et que vous modifiez le bon client/la bonne facture.
  • Vous avez besoin de CHF pour certains clients et EUR pour d'autres : Définissez la devise par client via l'écran de modification de facture (comportement spécifique au client).

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Tutoriel 5 : Comment ajouter du texte supplémentaire sur la facture

Résultat : Vos factures incluront automatiquement un message cohérent — comme les délais de paiement, les instructions de virement ou un petit mot de remerciement.

Exemples que vous pourriez ajouter :

  • « Paiement à 10 jours. »
  • « Merci d'indiquer le numéro de facture comme référence de paiement. »
  • « Merci pour votre confiance. »

Étapes

  1. Ouvrez la facture sur laquelle vous travaillez.
  2. Cliquez sur Modifier la facture.
  3. Faites défiler jusqu'aux Options avancées.
  4. Trouvez la zone de texte Message.
  5. Entrez votre texte supplémentaire.
  6. Enregistrez et générez le PDF de la facture.

Note : Ce que vous entrez ici sera visible sur toutes les factures générées pour ce client.

Dépannage

  • Le message n'apparaît pas sur le PDF : Confirmez que vous avez enregistré les modifications et regénéré le PDF.
  • Le message s'affiche pour le mauvais client : Le message est spécifique au client — vérifiez que vous avez modifié la bonne facture.

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Tutoriel 6 : Comment créer un devis/offre

Résultat : Vous pouvez envoyer un devis professionnel à un client, puis le convertir en facture une fois accepté — sans tout recréer.

Étapes

  1. Ouvrez le brouillon de facture que vous voulez transformer en devis.
  2. Cliquez sur Modifier la facture.
  3. Allez dans Options avancées.
  4. Basculez du mode Facture au mode Devis.
  5. Générez le PDF et envoyez-le à votre client.
  6. Quand le client accepte, retournez dans Modifier la facture → Options avancées et rebasculez en mode Facture.
  7. Générez la facture PDF pour le paiement.

Dépannage

  • Vous ne trouvez pas le bouton devis : Il est dans Modifier la facture → Options avancées.
  • Vous avez envoyé un devis mais devez facturer les mêmes éléments : Repassez en mode Facture — pas besoin de recréer le document.

Tutoriels connexes

Tutoriel 7 : Comment ajouter des coordonnées supplémentaires aux factures

Résultat : Vos factures afficheront des coordonnées supplémentaires sous votre adresse — pour que vos clients puissent vous joindre facilement (et avoir confiance en la légitimité de la facture).

Étapes

  1. Allez dans Paramètres.
  2. Ouvrez Coordonnées bancaires.
  3. Trouvez la zone de texte Coordonnées supplémentaires.
  4. Entrez les informations à afficher (ex. : téléphone, email, site web).
  5. Enregistrez les modifications.
  6. Générez une facture PDF pour confirmer l'affichage sous votre adresse.

Dépannage

  • Les coordonnées ne s'affichent pas : Regénérez le PDF après avoir enregistré.
  • Trop de lignes / aspect encombré : Restez concis — 1 à 3 lignes suffisent.

Tutoriels connexes

Tutoriel 8 : Comment exporter mes données comptables

Résultat : Vous téléchargerez un fichier Excel avec vos factures et dépenses — idéal pour la révision comptable, la préparation TVA ou le partage avec votre fiduciaire.

Étapes

  1. Ouvrez Analytique.
  2. Cherchez le bouton Exporter (en haut à droite).
  3. Cliquez sur Exporter.
  4. Téléchargez le fichier Excel.
  5. Partagez-le avec votre fiduciaire ou conservez-le dans vos archives.

Dépannage

  • Bouton Exporter absent : Vérifiez que vous êtes dans Analytique (pas dans Facturation/Dépenses).
  • Excel ne s'ouvre pas : Essayez d'ouvrir avec Google Sheets ou une version Excel plus récente.
  • Vous avez besoin d'une période spécifique : Si des filtres existent dans Analytique, appliquez-les avant d'exporter.

Tutoriels connexes

Tableau de bord analytique Magic Heidi

QR‑facture en Suisse : notes de conformité (2025-2026)

Si vous facturez des clients suisses, la compatibilité QR‑facture n'est pas optionnelle — c'est le standard de paiement attendu par de nombreux clients.

Deux points importants concernant le calendrier :

  • Les mises à jour du standard QR-facture entrent en vigueur le 21 novembre 2025.
  • Une période de transition est prévue autour des adresses structurées, avec une fenêtre de changement jusqu'au 30 septembre 2026.

Ce que vous devez faire maintenant (checklist pratique)

  1. Gardez vos coordonnées propres et cohérentes dans votre profil d'entreprise et les profils clients.
  2. Utilisez des champs d'adresse client complets (évitez de tout mettre sur une seule ligne si des champs séparés existent).
  3. Si vous travaillez avec une fiduciaire, demandez quel format d'export/adresse ils préfèrent pour faciliter le rapprochement.
  4. Revérifiez vos factures PDF périodiquement, surtout après les mises à jour de l'application.

Cette section est une checklist de préparation générale, pas un conseil juridique. Pour votre situation spécifique de facturation et TVA, consultez votre fiduciaire.

Solutions rapides courantes (gagnez du temps)

« Je ne trouve pas le paramètre mentionné dans un tutoriel. »

La plupart des paramètres se trouvent dans l'un de ces endroits :

  • Paramètres → Coordonnées bancaires (numéro TVA, coordonnées)
  • Paramètres → Changer le logo (identité visuelle)
  • Facture → Modifier la facture → Options avancées (langue, devise, message, mode devis)
  • Analytique → Exporter (export Excel)

« Ma modification ne s'affiche pas sur le PDF. »

Dans la plupart des cas :

  1. Enregistrez la modification.
  2. Rouvrez la facture.
  3. Regénérez le PDF.

« J'ai besoin de paramètres différents selon les clients. »

Magic Heidi applique généralement les options par client (langue, message, parfois devise). Si quelque chose n'a changé que pour un client, c'est souvent voulu.

Prochains tutoriels recommandés (très demandés en Suisse)

Si vous souhaitez approfondir votre utilisation de Magic Heidi, voici les sujets « utilisateur avancé » les plus demandés par les indépendants suisses :

  • Configuration QR-facture (IBAN vs QR‑IBAN, types de références)
  • Notes de crédit & annulations (Storno / avoir)
  • Délais de paiement & rappels (relances)
  • Dépannage import relevés bancaires (formats, erreurs de correspondance)
  • Exports pour fiduciaires (signification des colonnes, bonnes pratiques)

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Dernière mise à jour : 26-01-2026