Tutoriales Magic Heidi (Suiza): Guías para Facturas, IVA, QR‑Bill y Exportaciones
Tutoriales paso a paso de Magic Heidi para autónomos en Suiza: añade tu logo, activa el IVA (MWST/TVA), cambia el idioma y la moneda de la factura, crea presupuestos, añade mensajes y exporta datos contables para tu asesor.
Estos tutoriales están diseñados para autónomos, freelancers y microempresas en Suiza que buscan respuestas rápidas y fiables del tipo "¿cómo hago X?" dentro del software de facturación y contabilidad Magic Heidi.
Encontrará pasos claros (con las rutas exactas del menú), consejos de resolución de problemas y enlaces a tareas relacionadas, para que pueda facturar con confianza, cumplir con el IVA y entregar datos limpios a su asesor fiscal cuando llegue el momento.
¿Busca una tarea específica? Empiece aquí:
- Configuración de facturación: logo, idioma, moneda, texto adicional
- IVA (MWST/TVA): activar número de IVA + aplicar tasas
- Presupuestos/ofertas: convertir una factura en presupuesto (y viceversa)
- Contabilidad/exportación: exportar facturas y gastos a Excel
- QR‑bill Suiza: qué verificar según evolucionan los estándares
Consejo: Las etiquetas pueden variar ligeramente según la plataforma (Web, Mac, Windows, iPhone, Android), pero los nombres de sección y flujos son consistentes.
Primeros pasos (checklist de 2 minutos)
Antes de enviar su primera factura con Magic Heidi, estos ajustes rápidos previenen los problemas más comunes:
- Añada sus datos de empresa (dirección, email/teléfono, datos de pago).
- Suba su logo para que los PDF tengan aspecto profesional.
- Active el IVA (si corresponde) añadiendo su número de IVA.
- Verifique idioma y moneda por cliente (especialmente para clientes internacionales).
- Decida si necesita un presupuesto primero (offer/devis/offerte) antes de facturar.
- Sepa dónde están las exportaciones para compartir archivos con su asesor después.
Tutorial 1: Cómo añadir su logo a la factura (Rechnung Logo hinzufügen)
Resultado: Sus facturas en PDF mostrarán el logo de su marca en lugar del predeterminado.
Pasos
- Abra Configuración (o el área de ajustes en su app).
- Busque Cambiar logo.
- Haga clic en Subir nuevo logo.
- Seleccione su archivo de logo (se recomienda PNG o JPG).
- Guarde/confirme la subida.
- Genere una factura en PDF para verificar que aparece correctamente.
Solución de problemas
- El logo se ve borroso: Suba una imagen de mayor resolución (idealmente un logo rectangular horizontal).
- El logo está recortado: Pruebe una versión con más espacio alrededor de los bordes.
- No encuentra "Cambiar logo": Compruebe que está en el área de Configuración (no dentro de una factura).
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Tutorial 2: Cómo activar la facturación con IVA en Suiza (MWST aktivieren / activer la TVA)
Resultado: Podrá crear facturas con IVA, seleccionar la tasa correcta y mostrar los importes de IVA en su factura.
Nota: Las obligaciones de IVA dependen de su situación. Si no está seguro de si debe cobrar IVA, confirme con su asesor o la normativa suiza correspondiente.
Pasos (Activar IVA)
- Vaya a Configuración.
- Abra Datos bancarios.
- Desplácese hasta abajo e introduzca su número de IVA.
- Guarde los cambios.
- Abra una factura y haga clic en Editar factura.
- En Configuración de IVA (o la vista de edición de factura), elija la tasa de IVA apropiada para los artículos/cliente.
- Genere el PDF para confirmar que el IVA aparece correctamente.
Solución de problemas
- Las tasas de IVA no aparecen: Verifique que su número de IVA está guardado en Datos bancarios.
- El IVA aparece en algunas facturas pero no en otras: Confirme que seleccionó la tasa de IVA en Editar factura para ese cliente/factura específico.
- Necesita diferente comportamiento de IVA para diferentes clientes: Revise las Opciones avanzadas de la factura y la configuración específica del cliente.
Palabras clave (para búsqueda multilingüe)
- DE: MWST aktivieren Rechnung, MWST in Rechnung
- FR: activer la TVA sur une facture
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Tutorial 3: Cómo cambiar el idioma de la factura (changer la langue sur la facture)
Resultado: Su factura en PDF se generará en el idioma que espera su cliente (ej.: EN/DE/FR/IT), mejorando la claridad y reduciendo retrasos en el pago.
Pasos
- Abra la factura que desea editar.
- Haga clic en Editar factura.
- Busque Opciones avanzadas.
- Use el desplegable Idioma para seleccionar el idioma de factura preferido.
- Guarde los cambios.
- Genere el PDF de la factura para confirmar que el idioma es correcto.
Importante: Esta configuración de idioma se guarda solo para ese cliente. Esto es útil si factura a diferentes clientes en diferentes idiomas.
Solución de problemas
- El desplegable de idioma no es visible: Asegúrese de estar dentro de Editar factura → Opciones avanzadas.
- Solo cambió un cliente (los demás no): Es lo esperado—el idioma se almacena por cliente.
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Tutorial 4: Cómo cambiar la moneda de la factura a Euro (CHF → EUR)
Resultado: Podrá facturar a clientes internacionales en EUR (u otras monedas soportadas por su editor de facturas), manteniendo su flujo de trabajo simple.
Pasos
- Abra la factura.
- Haga clic en Editar factura.
- Vaya a Opciones avanzadas.
- Abra el desplegable Moneda.
- Seleccione EUR.
- Guarde y genere el PDF de la factura.
Solución de problemas
- La moneda sigue volviendo a la anterior: Confirme que guardó los cambios en Editar factura y que está editando el cliente/factura correcto.
- Necesita CHF para algunos clientes y EUR para otros: Configure la moneda por cliente a través de la pantalla de edición de factura (el comportamiento específico por cliente es común).
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Tutorial 5: Cómo añadir texto adicional en la factura (condiciones de pago, plazos, notas)
Resultado: Sus facturas incluirán automáticamente un mensaje consistente—como plazos de pago, instrucciones de transferencia bancaria o una breve nota de agradecimiento.
Ejemplos que podría añadir:
- "Pago a 10 días."
- "Por favor, incluya el número de factura como referencia de pago."
- "Gracias por su confianza."
Pasos
- Abra la factura en la que está trabajando.
- Haga clic en Editar factura.
- Desplácese hasta Opciones avanzadas.
- Busque el cuadro de texto Mensaje.
- Introduzca su texto adicional.
- Guarde y genere el PDF de la factura.
Nota: Lo que introduzca aquí será visible en todas las facturas generadas para ese cliente.
Solución de problemas
- El mensaje no aparece en el PDF: Confirme que guardó los cambios de la factura y regeneró el PDF.
- El mensaje aparece para el cliente equivocado: El mensaje es específico por cliente—verifique que editó la factura del cliente correcto.
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Tutorial 6: Cómo generar un Presupuesto/Oferta (Offer / devis / offerta)
Resultado: Puede enviar un presupuesto profesional a un cliente y luego convertirlo en factura cuando sea aprobado, sin tener que recrear todo.
Pasos
- Abra el borrador de factura que desea convertir en presupuesto.
- Haga clic en Editar factura.
- Vaya a Opciones avanzadas.
- Cambie del modo Factura al modo Presupuesto.
- Genere el PDF y envíelo a su cliente.
- Cuando el cliente acepte, vuelva a Editar factura → Opciones avanzadas y cambie de nuevo al modo Factura.
- Genere el PDF de la factura para el pago.
Solución de problemas
- No encuentra el selector de presupuesto: Está dentro de Editar factura → Opciones avanzadas.
- Envió un presupuesto pero necesita facturar con los mismos artículos: Cambie de nuevo al modo Factura—no necesita reconstruir el documento.
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Tutorial 7: Cómo añadir datos de contacto adicionales a las facturas (teléfono, email, web)
Resultado: Sus facturas mostrarán datos de contacto adicionales debajo de su dirección—para que los clientes puedan contactarle rápidamente (y confíen en que la factura es legítima).
Pasos
- Vaya a Configuración.
- Abra Datos bancarios.
- Busque el cuadro de texto Datos de contacto adicionales.
- Introduzca los datos que desea mostrar (ej.: número de teléfono, email, sitio web).
- Guarde los cambios.
- Genere una factura en PDF para confirmar que aparece debajo de su dirección.
Solución de problemas
- Los datos no aparecen: Regenere el PDF de la factura después de guardar.
- Demasiadas líneas / aspecto desordenado: Sea breve—1-3 líneas funciona mejor.
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Tutorial 8: Cómo exportar mis datos contables (exportación Excel para asesor/contable)
Resultado: Descargará un archivo Excel con sus facturas y gastos—ideal para revisiones contables, preparación de declaraciones de IVA o compartir con su asesor.
Pasos
- Abra Analíticas.
- Busque el botón Exportar (arriba a la derecha).
- Haga clic en Exportar.
- Descargue el archivo Excel.
- Compártalo con su asesor o guárdelo en sus registros.
Solución de problemas
- El botón Exportar no aparece: Confirme que está en Analíticas (no en Facturación/Gastos).
- Excel no abre el archivo: Intente abrirlo con Google Sheets o una versión más reciente de Excel.
- Necesita un período específico: Si existen filtros en Analíticas, aplíquelos antes de exportar.
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QR‑bill en Suiza: notas de cumplimiento (qué verificar en 2025-2026)
Si factura a clientes suizos, la compatibilidad con QR‑bill/QR factura no es opcional—es el estándar de pago que muchos clientes esperan.
Dos notas importantes sobre plazos a tener en cuenta:
- Las actualizaciones del estándar QR-bill entran en vigor el 21 de noviembre de 2025.
- Se espera un período de transición en torno a las direcciones estructuradas, con una ventana de cambio referenciada hasta el 30 de septiembre de 2026.
Qué debe hacer ahora (checklist práctico)
- Mantenga sus datos de dirección limpios y consistentes en su perfil de empresa y perfiles de clientes.
- Use campos de dirección de cliente completos (evite meter todo en una línea si existen campos separados).
- Si trabaja con un asesor, pregunte qué formato de exportación/dirección prefiere para una conciliación fluida.
- Revise periódicamente sus facturas en PDF, especialmente después de actualizaciones de la app.
Esta sección es un checklist general de preparación, no asesoramiento legal. Para su situación específica de facturación e IVA, consulte con su asesor.
Soluciones rápidas comunes (ahorre tiempo en soporte)
"No encuentro la configuración mencionada en un tutorial."
La mayoría de configuraciones de tareas están en uno de estos lugares:
- Configuración → Datos bancarios (número de IVA, datos de contacto)
- Configuración → Cambiar logo (marca)
- Factura → Editar factura → Opciones avanzadas (idioma, moneda, mensaje, selector de presupuesto)
- Analíticas → Exportar (exportación Excel)
"Mi cambio no se refleja en el PDF."
En la mayoría de casos:
- Guarde el cambio.
- Vuelva a abrir la factura.
- Regenere el PDF.
"Necesito diferentes configuraciones para diferentes clientes."
Magic Heidi generalmente aplica opciones por cliente (idioma, mensaje, a veces moneda). Si algo solo cambió para un cliente, normalmente es así por diseño.
Próximos tutoriales que recomendamos (alta demanda en Suiza)
Si desea ampliar su flujo de trabajo con Magic Heidi, estos son los siguientes temas de "usuario avanzado" que muchos autónomos suizos solicitan:
- Configuración de QR factura (IBAN vs QR‑IBAN, tipos de referencia)
- Notas de crédito y anulaciones (Storno / avoir)
- Condiciones de pago y recordatorios (gestión de cobros)
- Solución de problemas de importación de extractos bancarios (formatos, discrepancias)
- Exportaciones para asesores (qué significan las columnas, mejores prácticas)
Pruebe Magic Heidi gratis (y facture con confianza)
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Última actualización: 2026-01-26