Tutorial Magic Heidi (Svizzera): Guide per Fatture, IVA, QR‑Bill ed Esportazioni
Tutorial passo passo di Magic Heidi per liberi professionisti svizzeri: aggiungi il logo, attiva l'IVA, cambia lingua e valuta della fattura, crea preventivi, aggiungi messaggi e esporta i dati contabili per il tuo fiduciario.
Questi tutorial sono pensati per liberi professionisti svizzeri, lavoratori autonomi e micro-PMI che cercano risposte rapide e affidabili su "come faccio X?" in Magic Heidi Software di Fatturazione e Contabilità.
Troverai passaggi chiari (con i percorsi di menu esatti), suggerimenti per la risoluzione dei problemi e link a funzioni correlate—così puoi fatturare con sicurezza, essere pronto per l'IVA e consegnare dati puliti al tuo fiduciario quando arriva il momento delle tasse.
Cerchi un'operazione specifica? Inizia qui:
- Configurazione fatture: logo, lingua, valuta, testo aggiuntivo
- IVA (MWST/TVA): attivare il numero IVA + applicare le aliquote
- Preventivi/offerte: convertire una fattura in preventivo (e viceversa)
- Contabilità/esportazione: esportare fatture e spese in Excel
- Compatibilità QR‑bill (Svizzera): cosa verificare con l'evoluzione degli standard
Suggerimento: Le etichette possono variare leggermente per piattaforma (Web, Mac, Windows, iPhone, Android), ma i nomi delle sezioni e i flussi sono coerenti.
Per iniziare (checklist da 2 minuti)
Prima di inviare la prima fattura con Magic Heidi, queste impostazioni rapide prevengono i problemi più comuni:
- Aggiungi i dati della tua attività (indirizzo, email/telefono, coordinate bancarie).
- Carica il tuo logo per PDF dall'aspetto professionale.
- Attiva l'IVA (se applicabile) inserendo il numero IVA.
- Verifica lingua + valuta per cliente (soprattutto per clienti internazionali).
- Decidi se serve prima un preventivo (offerta/devis/offerte) prima di fatturare.
- Scopri dove sono le esportazioni per condividere i file con il fiduciario in seguito.
Tutorial 1: Come aggiungere il logo alla fattura
Risultato: I PDF delle fatture mostreranno il logo della tua attività invece di quello predefinito.
Passaggi
- Apri Impostazioni (o l'area impostazioni nella tua app).
- Trova Cambia logo.
- Clicca Carica nuovo logo.
- Seleziona il file del logo (consigliato PNG o JPG).
- Salva/conferma il caricamento.
- Genera un PDF della fattura per verificare che appaia correttamente.
Risoluzione problemi
- Logo sfocato: Carica un'immagine a risoluzione più alta (idealmente un logo rettangolare largo).
- Logo tagliato: Prova una versione con più spazio ai bordi.
- Non trovi "Cambia logo": Verifica di essere nell'area Impostazioni (non dentro una fattura).
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- Come aggiungere dettagli di contatto aggiuntivi alle fatture
- Come aggiungere testo aggiuntivo sulla fattura
Tutorial 2: Come attivare la fatturazione con IVA in Svizzera (MWST aktivieren / activer la TVA)
Risultato: Potrai creare fatture con IVA, selezionare l'aliquota corretta e mostrare gli importi IVA sulla fattura.
Nota: Gli obblighi IVA dipendono dalla tua situazione. Se non sei sicuro di dover applicare l'IVA, verifica con il tuo fiduciario o consulta la normativa svizzera.
Passaggi (Attivare l'IVA)
- Vai in Impostazioni.
- Apri Coordinate bancarie.
- Scorri in basso e inserisci il tuo numero IVA.
- Salva le modifiche.
- Apri una fattura e clicca Modifica fattura.
- In Impostazioni IVA (o nella vista di modifica fattura), scegli l'aliquota IVA appropriata per gli articoli/cliente.
- Genera il PDF per confermare che l'IVA appaia correttamente.
Risoluzione problemi
- Le aliquote IVA non compaiono: Verifica che il numero IVA sia salvato in Coordinate bancarie.
- L'IVA appare su alcune fatture ma non su altre: Conferma di aver selezionato l'aliquota in Modifica fattura per quel cliente/fattura specifico.
- Serve un comportamento IVA diverso per clienti diversi: Consulta le Opzioni avanzate della fattura e le impostazioni specifiche del cliente.
Parole chiave (per ricerca multilingue)
- DE: MWST aktivieren Rechnung, MWST in Rechnung
- FR: activer la TVA sur une facture
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Tutorial 3: Come cambiare la lingua della fattura
Risultato: Il PDF della fattura sarà generato nella lingua che il cliente si aspetta (es. EN/DE/FR/IT), migliorando la chiarezza e riducendo i ritardi nei pagamenti.
Passaggi
- Apri la fattura da modificare.
- Clicca Modifica fattura.
- Trova Opzioni avanzate.
- Usa il menu a tendina Lingua per selezionare la lingua preferita.
- Salva le modifiche.
- Genera il PDF della fattura per confermare la lingua.
Importante: Questa impostazione della lingua è salvata solo per quel cliente. È utile se fatturi a clienti diversi in lingue diverse.
Risoluzione problemi
- Menu lingua non visibile: Assicurati di essere in Modifica fattura → Opzioni avanzate.
- Solo un cliente è cambiato (gli altri no): È normale—la lingua è memorizzata per cliente.
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Tutorial 4: Come cambiare la valuta della fattura in Euro (CHF → EUR)
Risultato: Puoi fatturare clienti internazionali in EUR (o altre valute supportate), mantenendo il flusso di lavoro semplice.
Passaggi
- Apri la fattura.
- Clicca Modifica fattura.
- Vai in Opzioni avanzate.
- Apri il menu a tendina Valuta.
- Seleziona EUR.
- Salva, poi genera il PDF della fattura.
Risoluzione problemi
- La valuta continua a tornare indietro: Conferma di aver salvato in Modifica fattura e di modificare il cliente/fattura corretto.
- Serve CHF per alcuni clienti e EUR per altri: Imposta la valuta per cliente tramite la schermata di modifica fattura (è un comportamento comune).
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Tutorial 5: Come aggiungere testo aggiuntivo sulla fattura (termini di pagamento, scadenze, note)
Risultato: Le tue fatture includeranno automaticamente un messaggio coerente—come scadenze di pagamento, istruzioni per il bonifico o un breve ringraziamento.
Esempi da aggiungere:
- "Pagamento entro 10 giorni."
- "Indicare il numero di fattura come riferimento del pagamento."
- "Grazie per la fiducia."
Passaggi
- Apri la fattura su cui stai lavorando.
- Clicca Modifica fattura.
- Scorri fino a Opzioni avanzate.
- Trova il campo Messaggio.
- Inserisci il testo aggiuntivo.
- Salva e genera il PDF della fattura.
Nota: Quello che inserisci qui sarà visibile su tutte le fatture generate per quel cliente.
Risoluzione problemi
- Il messaggio non appare sul PDF: Conferma di aver salvato le modifiche e rigenerato il PDF.
- Il messaggio appare per il cliente sbagliato: Il messaggio è specifico per cliente—verifica di aver modificato la fattura del cliente giusto.
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Tutorial 6: Come generare un Preventivo/Offerta
Risultato: Puoi inviare un preventivo professionale a un cliente, poi convertirlo in fattura quando viene approvato—senza ricreare tutto.
Passaggi
- Apri la bozza di fattura da trasformare in preventivo.
- Clicca Modifica fattura.
- Vai in Opzioni avanzate.
- Passa dalla modalità Fattura alla modalità Preventivo.
- Genera il PDF e invialo al cliente.
- Quando il cliente accetta, torna in Modifica fattura → Opzioni avanzate e riattiva la modalità Fattura.
- Genera il PDF della fattura per il pagamento.
Risoluzione problemi
- Non trovi l'opzione preventivo: È dentro Modifica fattura → Opzioni avanzate.
- Hai inviato un preventivo ma devi fatturare con gli stessi articoli: Torna alla modalità Fattura—non serve ricostruire il documento.
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Tutorial 7: Come aggiungere dettagli di contatto aggiuntivi alle fatture (telefono, email, sito web)
Risultato: Le tue fatture mostreranno dettagli di contatto extra sotto l'indirizzo—così i clienti possono raggiungerti facilmente (e fidarsi che la fattura sia legittima).
Passaggi
- Vai in Impostazioni.
- Apri Coordinate bancarie.
- Trova il campo Dettagli di contatto aggiuntivi.
- Inserisci i dettagli da mostrare (es. telefono, email, sito web).
- Salva le modifiche.
- Genera un PDF della fattura per confermare che appaia sotto l'indirizzo.
Risoluzione problemi
- I dettagli non compaiono: Rigenera il PDF della fattura dopo aver salvato.
- Troppe righe / aspetto disordinato: Sii conciso—1–3 righe funzionano meglio.
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Tutorial 8: Come esportare i dati contabili (esportazione Excel per fiduciario/commercialista)
Risultato: Scaricherai un file Excel con fatture e spese—ideale per revisioni contabili, preparazione dichiarazione IVA o condivisione con il fiduciario.
Passaggi
- Apri Statistiche.
- Cerca il pulsante Esporta (in alto a destra).
- Clicca Esporta.
- Scarica il file Excel.
- Condividilo con il fiduciario o conservalo nei tuoi archivi.
Risoluzione problemi
- Pulsante esporta mancante: Conferma di essere in Statistiche (non in Fatturazione/Spese).
- Excel non si apre: Prova ad aprirlo con Google Sheets o una versione Excel più recente.
- Serve un periodo specifico: Se esistono filtri in Statistiche, applicali prima di esportare.
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QR‑bill in Svizzera: note sulla conformità (cosa verificare nel 2025–2026)
Se fatturi a clienti svizzeri, la compatibilità QR‑bill/QR invoice non è opzionale—è lo standard di pagamento che molti clienti si aspettano.
Due note importanti sulle tempistiche:
- Gli aggiornamenti dello standard QR-bill entrano in vigore il 21 novembre 2025.
- È previsto un periodo di transizione per gli indirizzi strutturati, con una finestra di passaggio riferita fino al 30 settembre 2026.
Cosa fare ora (checklist pratica)
- Mantieni i dati dell'indirizzo puliti e coerenti nel tuo profilo aziendale e nei profili clienti.
- Usa campi indirizzo cliente completi (evita di inserire tutto in una riga se esistono campi separati).
- Se lavori con un fiduciario, chiedi quale formato di esportazione/indirizzo preferisce per una riconciliazione fluida.
- Ricontrolla periodicamente i PDF delle fatture, soprattutto dopo aggiornamenti dell'app.
Questa sezione è una checklist generale di preparazione, non una consulenza legale. Per la tua situazione specifica di fatturazione e IVA, consulta il tuo fiduciario.
Soluzioni rapide comuni (risparmia tempo sul supporto)
"Non trovo l'impostazione menzionata nel tutorial."
La maggior parte delle impostazioni si trova in uno di questi posti:
- Impostazioni → Coordinate bancarie (numero IVA, dettagli contatto)
- Impostazioni → Cambia logo (branding)
- Fattura → Modifica fattura → Opzioni avanzate (lingua, valuta, messaggio, opzione preventivo)
- Statistiche → Esporta (esportazione Excel)
"La modifica non si riflette sul PDF."
Nella maggior parte dei casi:
- Salva la modifica.
- Riapri la fattura.
- Rigenera il PDF.
"Ho bisogno di impostazioni diverse per clienti diversi."
Magic Heidi applica comunemente le opzioni per cliente (lingua, messaggio, a volte valuta). Se qualcosa è cambiato solo per un cliente, spesso è intenzionale.
Prossimi tutorial consigliati (molto richiesti in Svizzera)
Se vuoi espandere il tuo flusso di lavoro Magic Heidi, questi sono i prossimi argomenti "avanzati" che molti liberi professionisti svizzeri richiedono:
- Configurazione QR invoice (IBAN vs QR‑IBAN, tipi di riferimento)
- Note di credito e annullamenti (Storno / avoir)
- Termini di pagamento e solleciti (gestione incassi)
- Risoluzione problemi importazione estratti conto (formati, discrepanze)
- Esportazioni per fiduciari (significato delle colonne, best practice)
Prova Magic Heidi gratis (e fattura con sicurezza)
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- 7/7, dalle 9 alle 17
- +41 78 300 24 77
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Ultimo aggiornamento: 26-01-2026