Bei der QR-Rechnung zählt nicht zuerst das Layout, sondern die technische Logik. Wenn Konto, Adresse, Zahlungsdaten und Referenz zusammenpassen, wird die Zahlung im E-Banking automatisch verarbeitet. Passen sie nicht, kommt die Rückfrage per E-Mail.
| Feld | Was gehört hinein | Warum es wichtig ist |
|---|
| Konto | QR-IBAN oder normale IBAN | Entscheidet, welcher Referenztyp zulässig ist |
| Adresse | Name, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land | Muss strukturiert erfasst sein (Pflicht seit 21.11.2025) |
| Zahlungsdaten | Betrag, Währung (nur CHF oder EUR) | Sichert die korrekte Zahlungszuordnung |
| Referenz | QR-Referenz (QRR), SCOR oder keine (NON) | Erlaubt die automatische Verbuchung |
Strukturierte Adressen sind Pflicht. Seit dem 21. November 2025 (Implementation Guidelines v2.3) dürfen im Swiss QR Code nur noch strukturierte Adressen verwendet werden: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Ländercode je in einem eigenen Feld, nicht «Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich» in einer Zeile. Beide Tools oben erfassen die Adresse bereits getrennt; alte Word-Vorlagen scheitern meist genau daran.
Der QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross sein, schwarz auf weiss, mit dem Schweizerkreuz (7 × 7 mm) in der Mitte. Ist der Code zu klein, verzerrt oder als unscharfes Bild eingebettet, kann ihn die Banking-App nicht lesen.
Die Referenzformate. Die QR-Referenz (QRR) ist 26-stellig plus Prüfziffer nach Modulo 10 rekursiv und funktioniert ausschliesslich mit einer QR-IBAN (erkennbar an der Bank-Clearing-Nummer 30000 bis 31999). SCOR nutzt das ISO-11649-Format und läuft mit deiner normalen IBAN. Ohne Referenz (NON) schreibst du eine Mitteilung wie «Rechnung 2026-014» ins Feld. Die häufigste Stolperfalle ist die falsche Kombination: normale IBAN plus QR-Referenz ergibt kein gültiges Dokument. Mehr dazu unter QR-IBAN Beispiel.
Nur CHF und EUR. Verrechnest du in USD oder GBP, verschickst du eine normale Rechnung ohne Zahlteil und gibst IBAN und BIC im Klartext an.
Eine fiktive Grafikerin aus Bern stellt einer Bäckerei in Thun CHF 1'232.34 in Rechnung. Sie hat keine QR-IBAN und verwendet deshalb die Variante «IBAN ohne Referenz», wie die meisten Freelancer. So sind Rechnungsteil und Zahlteil aufgebaut:
| Bereich | Feld | Beispiel |
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| Rechnungsteil | Rechnungsstellerin | Lea Brunner Grafikdesign, Kramgasse 12, 3011 Bern, UID CHE-123.456.789 |
| Rechnungsteil | Rechnungsempfänger | Bäckerei Frei GmbH, Bahnhofstrasse 8, 3600 Thun |
| Rechnungsteil | Rechnungsnummer / Datum | 2026-041 / 8. September 2026, zahlbar bis 8. Oktober 2026 |
| Rechnungsteil | Leistung | Gestaltung Flyer und Menükarte, 12 h à CHF 95.00 |
| Rechnungsteil | Betrag | Zwischentotal CHF 1'140.00, MWST 8.1% CHF 92.34, Total CHF 1'232.34 |
| Zahlteil | Konto / Zahlbar an | CH93 0076 2011 6238 5295 7, Lea Brunner Grafikdesign, Kramgasse 12, 3011 Bern |
| Zahlteil | Zahlbar durch | Bäckerei Frei GmbH, Bahnhofstrasse 8, 3600 Thun |
| Zahlteil | Währung / Betrag | CHF 1'232.34 |
| Zahlteil | Referenz | keine (NON) |
| Zahlteil | Zusätzliche Informationen | Rechnung 2026-041 |
So liest du den Zahlteil: Er belegt die unteren 105 mm des A4-Blatts. Links der Empfangsschein (62 mm breit) mit Konto, Empfänger, Betrag und dem Feld «Annahmestelle», rechts der Zahlteil (148 mm breit) mit dem Swiss QR Code in der Mitte und denselben Angaben im Klartext daneben. Beim Scannen muss die Banking-App exakt diese Werte anzeigen: Empfängerin, IBAN, CHF 1'232.34 und die Mitteilung «Rechnung 2026-041».
Mit einer QR-IBAN stünde im Feld Referenz statt der Mitteilung eine 27-stellige QR-Referenz (etwa 21 00000 00003 13947 14300 09017), und die Buchhaltung könnte den Zahlungseingang automatisch zuordnen. Das lohnt sich ab einigen Dutzend Rechnungen pro Monat, nicht ab drei.
Kurz: Der QR-Zahlteil ist der einzige noch zulässige Zahlteil, aber ein Zahlteil ist keine Pflicht. Seit dem 1. Oktober 2022 verarbeitet keine Schweizer Bank und keine Poststelle mehr orange oder rote Einzahlungsscheine. Wer seinem Kunden einen Zahlteil mitliefern will, muss dafür den QR-Zahlteil verwenden; es gibt keine zulässige Alternative mehr.
Du bist aber nicht verpflichtet, überhaupt einen Zahlteil mitzuliefern. Eine Rechnung mit IBAN, Name und Betrag im Klartext ist rechtlich vollständig; dein Kunde tippt die Zahlung dann manuell ein. Der QR-Code macht das Bezahlen bloss radikal einfacher, und die Regel hängt weder vom Umsatz noch von der Rechtsform ab.
Nicht verwechseln mit eBill. eBill liefert die Rechnung direkt ins E-Banking des Empfängers, ohne PDF und ohne Scannen, und setzt eine Anmeldung beim eBill-Netzwerk voraus. Die QR-Rechnung funktioniert dagegen mit jeder E-Mail und auf Papier.
Die Umstellung in drei Sätzen: Die QR-Rechnung wurde am 30. Juni 2020 eingeführt, danach liefen gut zwei Jahre lang beide Systeme parallel. Am 30. September 2022 endete die Übergangsfrist für ESR und ES. Seit dem 21. November 2025 (Version 2.3) sind zusätzlich strukturierte Adressen Pflicht; SIX aktualisiert den Standard jeweils im November, prüfe also einmal im Jahr, ob deine Software die aktuelle Version erzeugt. (Stand: September 2026)
Ein lesbarer QR-Code ist noch keine gültige QR-Rechnung: Der Scanner erkennt den Code auch dann, wenn IBAN und Referenztyp nicht zusammenpassen. Vor dem Versand lohnt sich deshalb eine Prüfung in zwei Stufen.
- Scan-Test mit deiner eigenen Banking-App. PDF öffnen, «QR-Code scannen» wählen, Kamera auf den Code halten. Kontrolliere Empfänger, IBAN, Betrag, Währung und Referenz. Zeigt die App etwas anderes als der gedruckte Zahlteil, darf die Rechnung nicht raus.
- Technische Validierung im SIX-Portal. Für Vorlagen, die du mehrfach verwendest, oder nach einem Softwarewechsel: Im Validierungsportal von SIX lädst du das Bild des QR-Codes oder den ausgelesenen Text hoch und erhältst ein Fehlerprotokoll zu Struktur, Version und Pflichtfeldern.
Die häufigsten Fehler dabei: QR-Referenz auf einer normalen IBAN, Adresse in einer Freitextzeile, Betrag im Code ungleich dem gedruckten Betrag, zu klein exportierter Code. Der Validator prüft nur die Technik; MWST-Satz und Leistungsbeschrieb bleiben deine Aufgabe.
