Timing : Le lendemain de l'échéance
Modèle d'email - Premier rappel :
Objet : Petit rappel : Facture n°[numéro] échue hier
Bonjour [Nom du client],
J'espère que vous allez bien ! Je me permets de vous relancer
concernant la facture n°[numéro] pour [nom du projet],
qui était due le [date].
Je sais que les semaines passent vite, c'est juste un petit rappel.
Vous pouvez payer directement via le code QR sur la facture jointe
ou par virement sur [IBAN].
N'hésitez pas si vous avez des questions ou besoin d'un renvoi.
Merci !
[Votre nom]
Taux de succès : Cela résout 40-50% des retards qui sont simplement des délais de traitement.
Timing : Si aucune réponse après 7 jours
Modèle d'email - Deuxième rappel :
Objet : Deuxième rappel : Facture n°[numéro] en retard de 7 jours
[Nom du client],
Je reviens vers vous concernant la facture n°[numéro] (CHF [montant]),
qui a maintenant 7 jours de retard. Conformément à nos conditions
contractuelles et au droit suisse, le paiement était dû le [date].
À compter d'aujourd'hui, des intérêts de retard de 5% par an
(CHF [montant journalier] par jour) commencent à courir sur le solde.
Merci d'effectuer le paiement dans les 3 prochains jours ouvrables.
Si un problème affecte la facture ou si vous rencontrez des
difficultés de paiement, discutons-en.
Coordonnées de paiement :
[IBAN]
Référence : [Numéro de facture]
Cordialement,
[Votre nom]
Taux de succès : 30% supplémentaires des retardataires règlent après notification formelle des intérêts.
Timing : Stop aux emails. Décrochez le téléphone.
Script téléphonique :
« Bonjour, c'est Nom de Société. Je vous appelle au sujet de la facture n°numéro. Elle a maintenant deux semaines de retard. J'ai envoyé deux rappels par email sans réponse. Pouvez-vous m'aider à comprendre ce qui cause ce délai ? »
Puis écoutez. Vraiment. Il peut y avoir un problème légitime :
- Facture perdue dans leur système → Renvoyez immédiatement
- Validation bloquée par quelqu'un en vacances → Trouvez un autre valideur
- Problèmes de budget → Discutez d'un échéancier
- Litige sur les livrables → Réglez avant que ça n'empire
S'ils promettent de payer : Obtenez des précisions. « Quand exactement puis-je attendre le virement ? » Notez leur nom, la date promise, et envoyez un email de confirmation immédiatement après l'appel.
Timing : 7 jours avant le dépôt aux poursuites
Modèle d'email - Dernier avertissement :
Objet : DERNIER AVIS : Facture n°[numéro] - Procédure de poursuite imminente
[Nom du client],
Malgré plusieurs rappels (emails des [dates] et appel du [date]),
la facture n°[numéro] de CHF [montant] reste impayée après [nombre] jours.
Je vous accorde 7 derniers jours pour régler cette facture avant
d'initier une procédure de poursuite auprès de l'Office des poursuites.
Cela entraînera :
- Des frais de recouvrement supplémentaires (CHF 50-100)
- Une inscription au Registre des poursuites
- Un impact potentiel sur votre cote de crédit et réputation
Je préférerais résoudre cela à l'amiable. Merci de me contacter
avant le [date précise] pour effectuer le paiement ou discuter
d'un échéancier.
Détails du paiement :
Montant dû : CHF [montant original]
Intérêts courus : CHF [intérêts calculés]
Total : CHF [total]
IBAN : [votre IBAN]
Ceci est mon dernier avis avant action légale.
[Votre nom]
[Vos coordonnées]
Taux de succès : La perspective d'une inscription au Registre des poursuites motive 60% des retardataires restants à payer ou négocier.
