Come tenere i registri contabili come lavoratore autonomo in Svizzera

Congratulazioni per aver avviato la tua attività indipendente e aver prodotto le tue prime fatture!

Come lavoratore autonomo, sai che devi tenere i registri contabili. Potresti aver sentito parlare di concetti come entrate, spese e profitti, ma potresti non essere sicuro di cosa ti viene richiesto esattamente.

In questa guida tratteremo tutto questo per aiutarti ad avviare la tua attività con il piede giusto!

Perché conservare i registri contabili?

Ogni lavoratore svizzero deve pagare le tasse, che sono proporzionali al suo reddito (cioè al suo stipendio).

Per i lavoratori autonomi (e le imprese), è un po' diverso perché hanno molte spese oltre al reddito:

• Locali di lavoro, spazi di coworking, ecc.
• Spese di marketing, annunci LinkedIn, ecc.
• Acquisto di strumenti di lavoro, macchine, computer, ecc.

Se i lavoratori autonomi fossero tassati solo sul reddito senza considerare le spese aziendali, finirebbero per pagare troppe tasse!

Ecco perché sono stati sviluppati i seguenti concetti:

• Entrate: il denaro generato dalla tua attività (la somma di tutte le fatture che hai inviato).
• Spese: i costi di gestione della tua attività (la somma di tutte le spese aziendali).
• Profitti (o utile netto): entrate meno (-) spese. I soldi che hai guadagnato e che restano alla fine dell'anno. Questo è l'importo che verrà tassato.

Non tutto rientra nelle spese aziendali, anche per questo motivo è necessaria la registrazione contabile: per giustificare le spese all'amministrazione cantonale.

Se richiedete 1000 franchi di spese aziendali, dovete dimostrare che si tratta del vostro nuovo computer da lavoro e non del regalo di compleanno di vostro figlio.

Infine, tenere i registri contabili è necessario anche per aiutarti a comprendere la tua attività come imprenditore:

• Stai realizzando un profitto o una perdita?
• Quali sono le tue spese maggiori? Chi sono i tuoi migliori clienti?

A tutte queste domande è possibile rispondere esaminando i registri contabili.

Ora che è chiara la necessità e l'utilità delle registrazioni contabili, vediamo come funziona.

Tutorial: Contabilità in Fogli Google

Vedremo come tenere la contabilità in Fogli Google (o Excel). Alla fine di questo articolo, avrai accesso a un modello per semplificarti la vita.

Nel tuo file Fogli Google (o Excel), crea due fogli. Uno per le entrate (fatture) e uno per le spese.

Entrate (fatture)

Inizia con le entrate (ovvero le fatture che hai emesso).

Crea semplicemente un foglio Excel con la data, l'importo, una breve descrizione e un collegamento alla fattura, in questo modo:

In questo modo, a fine anno, avrai una visione chiara delle tue fatture e delle tue ricevute.

Se disponi di più metodi di pagamento o talvolta hai fatture non pagate, puoi aggiungere colonne per tenere traccia di questi elementi.

Spese

Successivamente, crea un secondo foglio per le spese. Includere tutti i costi relativi alla tua attività e alla ricerca di nuovi clienti (spese di rappresentanza, marketing, ecc.).

In caso di verifica da parte dell'Amministrazione cantonale delle contribuzioni, dovete essere in grado di giustificare il collegamento tra le spese e la vostra attività. Ad esempio, è consigliabile annotare il nome del cliente sulle fatture direttamente relative a un singolo cliente (ad esempio, pasti al ristorante).

L'ideale è conservare in contabilità l'originale di tutte le spese detratte, compresi i biglietti del parcheggio, dei ristoranti, del gas, ecc., in modo da poterli presentare all'Amministrazione su richiesta.

In effetti, per le spese senza nome, una semplice foto o copia potrebbe servire come prova in più serie di conti. Avere l'originale rafforza la giustificazione della spesa.

In pratica, però, è difficile e poco pratico conservare ogni ricevuta. Quindi saranno sufficienti una foto e un collegamento a quella foto nel tuo file Excel (Fogli Google).

Qual è il prossimo?

Una volta che hai preso l'abitudine di registrare le tue entrate e uscite, arriva la fine dell'anno fiscale e, con essa, la dichiarazione dei redditi. Nella tua dichiarazione, il tuo reddito netto imponibile sarà semplicemente la somma delle tue entrate meno tutte le spese generate dalla tua attività.

Entrate - Spese = Reddito imponibile

Come documentazione di supporto, carica semplicemente il file Excel sul sito Web o sul software fiscale.

Ad esempio, in VaudTax, è l'allegato chiamato "Bilancio patrimoniale" in cui puoi inserire i tuoi documenti contabili Fogli Google/Excel.

Modello di Fogli Google

Come promesso, ecco un modello pronto all'uso per iniziare la tua contabilità.

Puoi accedere al modello di contabilità qui.

Una volta aperta la pagina, vai su "File > Crea una copia" e puoi iniziare a usarla.

Buona fortuna per la tua attività indipendente!