Comment tenir une comptabilité en tant qu'indépendant en Suisse

Félicitations, vous avez démarré votre entreprise indépendante et produit vos premières factures !

En tant qu'indépendant, vous savez que vous devez tenir une comptabilité. Vous avez peut-être entendu parler de concepts tels que les revenus, les dépenses et les bénéfices, mais vous ne savez peut-être pas exactement ce que l'on attend de vous.

Dans ce guide, nous couvrirons tout cela pour vous aider à démarrer votre entreprise du bon pied !

Pourquoi tenir des registres comptables ?

Chaque employé suisse doit payer des impôts proportionnels à son revenu (c'est-à-dire son salaire).

Pour les travailleurs autonomes (et les entreprises), c'est un peu différent car ils ont de nombreuses dépenses en plus de leurs revenus :

• Locaux de travail, espaces de coworking, etc.
• Dépenses marketing, publicités LinkedIn, etc.
• Achat d'outils de travail, machines, ordinateurs, etc.

Si les travailleurs indépendants étaient imposés uniquement sur leurs revenus, sans tenir compte de leurs dépenses professionnelles, ils finiraient par payer beaucoup trop d’impôts !

C'est pourquoi les concepts suivants ont été développés :

• Revenu : l'argent généré par votre entreprise (la somme de toutes les factures que vous avez envoyées).
• Dépenses : Les coûts de gestion de votre entreprise (la somme de toutes les dépenses professionnelles).
• Bénéfices (ou revenu net) : Revenus moins (-) dépenses. L'argent que vous avez gagné et qui reste à la fin de l'année. C'est le montant qui sera imposé.

Tout n’est pas considéré comme une dépense professionnelle, c’est en partie pourquoi la comptabilité est nécessaire : pour justifier les dépenses auprès de l’administration cantonale.

Si vous réclamez 1 000 francs de dépenses professionnelles, vous devez pouvoir prouver qu'il s'agit de votre nouvel ordinateur de travail et non du cadeau d'anniversaire de votre fils.

Enfin, tenir une comptabilité est également nécessaire pour vous aider à comprendre votre entreprise en tant qu’entrepreneur :

• Réalisez-vous un profit ou une perte ?
• Quelles sont vos plus grosses dépenses ? Qui sont vos meilleurs clients ?

Toutes ces questions peuvent trouver une réponse en consultant vos documents comptables.

Maintenant que la nécessité et l’utilité des registres comptables sont claires, voyons comment cela fonctionne.

Tutoriel : Comptabilité dans Google Sheets

Nous verrons comment faire votre comptabilité dans Google Sheets (ou Excel). A la fin de cet article, vous aurez accès à un modèle pour vous faciliter la vie.

Dans votre fichier Google Sheets (ou Excel), créez deux feuilles. Un pour les revenus (factures) et un pour les dépenses.

Revenus (factures)

Commencez par les revenus (c'est-à-dire les factures que vous avez émises).

Créez simplement une feuille Excel avec la date, le montant, une brève description et un lien vers la facture, comme ceci :

Ainsi, à la fin de l'année, vous aurez une vue claire sur votre facturation et vos reçus.

Si vous disposez de plusieurs moyens de paiement ou avez parfois des factures impayées, vous pouvez ajouter des colonnes pour suivre ces éléments.

Dépenses

Ensuite, créez une deuxième feuille pour les dépenses. Incluez tous les frais liés à votre entreprise et à la recherche de nouveaux clients (frais de représentation, marketing, etc.).

En cas de contrôle de l'Administration cantonale des impôts, vous devez être en mesure de justifier du lien entre les dépenses et votre entreprise. Par exemple, il est conseillé de noter le nom du client sur les factures directement liées à un seul client (ex. : repas au restaurant).

Idéalement, conservez l'original de toutes les dépenses que vous déduisez dans votre comptabilité, y compris les contraventions de stationnement, de restaurant, d'essence, etc., afin de pouvoir les présenter à l'Administration sur demande.

En effet, pour des dépenses anonymes, une simple photo ou copie pourrait servir de preuve dans plusieurs jeux de comptes. Avoir l’original renforce la justification de la dépense.

Dans la pratique, cependant, il est difficile et peu pratique de conserver chaque reçu. Une photo et un lien vers cette photo dans votre fichier Excel (Google Sheets) suffiront donc.

Et après?

Une fois que vous avez pris l’habitude d’enregistrer vos revenus et dépenses, arrive la fin de l’année fiscale et avec elle, les déclarations d’impôts. Dans votre déclaration, votre revenu net imposable sera simplement la somme de vos revenus moins toutes les dépenses générées par votre entreprise.

Revenus - Dépenses = Revenu imposable

Comme pièce justificative, téléchargez simplement le fichier Excel sur le site Web ou le logiciel de fiscalité.

Par exemple, dans VaudTax, c'est la pièce jointe appelée "Bilan" où vous pouvez insérer vos pièces comptables Google Sheets/Excel.

Modèle Google Sheets

Comme promis, voici un modèle prêt à l'emploi pour démarrer votre comptabilité.

Vous pouvez accéder au modèle de comptabilité ici.

Une fois la page ouverte, allez dans "Fichier > Faire une copie" et vous pourrez commencer à l'utiliser.

Bonne chance dans votre entreprise indépendante!