Logiciel de comptabilité Suisse

Conseil : Outre les solutions mentionnées ci-dessus, il existe d'autres solutions de niche. Par exemple, milchbüechli.ch propose un logiciel en ligne minimaliste pour une comptabilité simple des revenus et des dépenses (pour les indépendants avec très peu de transactions). Ce logiciel vous permet de saisir facilement vos revenus et vos dépenses et de générer un décompte annuel pour votre déclaration d'impôts. Cependant, il manque des fonctionnalités avancées comme la facturation ou la création de devis. Ces solutions ultra-légères ne conviennent que si vous n'avez pas réellement besoin de fonctionnalités supplémentaires.

Quelle solution comptable est idéale pour les entrepreneurs individuels, les indépendants et les sidepreneurs ? Pour ce groupe cible, la facilité d'utilisation et les fonctions de base sont primordiales, car ils manquent souvent de connaissances comptables approfondies. Les modules de facturation, de capture des reçus et éventuellement des documents fiscaux sont importants, tandis que les fonctionnalités complexes (par exemple, comptabilité de groupe à plusieurs niveaux) sont généralement inutiles.

Pour les indépendants solo avec peu d'entrées, une simple comptabilité peut suffire. La comptabilité du livre de lait (revenus et dépenses) est autorisée si votre chiffre d'affaires est inférieur à 500 000 CHF. Des outils comme « milchbüechli.ch » s'adressent précisément à ce groupe : il vous suffit d'enregistrer vos revenus et dépenses dans une liste et de recevoir un relevé pour votre déclaration d'impôts en fin d'année. L'avantage : une complexité minimale et un prix très abordable (environ 9 CHF/mois). L'inconvénient : l'absence de suppléments ; les fonctions comme les devis ou la comptabilité TVA se limitent au strict nécessaire. Cette solution convient si vous n'avez réellement besoin que d'un livre de caisse et, par exemple, créez des factures séparément (par exemple dans Word ou un outil de facturation).

Cependant, de nombreux indépendants souhaitent un système intégré pour rédiger des factures, gérer les clients et en même temps ne pas négliger la comptabilité. C'est là que des solutions comme Magic Heidi entrent en jeu. Ceux-ci offrent un package complet : vous pouvez créer des devis et des factures, assurer la gestion des clients et des projets, et vos revenus et dépenses sont automatiquement saisis en comptabilité. Vous pouvez ainsi tout suivre sans utiliser plusieurs outils. Magic Heidi, par exemple, a été spécialement conçu pour les entreprises individuelles et combine le suivi du temps, la gestion des dépenses et la comptabilité dans une seule interface. Ainsi, les heures de travail peuvent être transférées directement sur une facture, qui est ensuite comptabilisée sans double saisie. Ces solutions tout-en-un permettent de gagner du temps et de réduire les sources d'erreur.

Si vous avez peu de connaissances en comptabilité, faites attention à l'automatisation. Certains logiciels vous déchargent des tâches routinières. Magic Heidi, par exemple, utilise l'IA pour comptabiliser automatiquement les factures entrantes et rapprocher les transactions. Run my Accounts va encore plus loin : vous pouvez externaliser votre comptabilité en numérisant vos reçus et en les faisant enregistrer par le prestataire. Cette solution peut être intéressante pour une entreprise individuelle avec un volume de reçus modéré, car vous n'avez pratiquement pas à vous soucier de leur comptabilisation. Cependant, ces services entraînent des coûts de transaction ; comparez-les à un abonnement forfaitaire.

Déclaration de revenus et comptes annuels : En tant qu'indépendant (entreprise individuelle), vous devez déclarer vos bénéfices dans votre déclaration de revenus privée. Un logiciel de comptabilité vous simplifie la tâche en vous fournissant un compte de résultat (compte de résultat) et un bilan en fin d'année. Vous pouvez saisir ces chiffres directement dans vos déclarations fiscales ou les transmettre à votre expert-comptable. Certains logiciels (par exemple, Banana ou milchbüechli.ch) proposent des analyses spécifiques à des fins fiscales, comme des rapports annuels simplifiés. Cependant, le logiciel ne remplace pas un conseiller fiscal : en cas de doute (par exemple concernant les amortissements, les cotisations sociales), il est conseillé de consulter un conseiller fiscal. Il est important que tous les justificatifs soient correctement enregistrés ; le logiciel vous y aide afin qu'aucune transaction de paiement ne soit oubliée.

Conclusion pour les indépendants

Pour de nombreux entrepreneurs individuels, une solution cloud avec facturation intégrée est optimale, car ils travaillent de n'importe où et souhaitent regrouper tous leurs processus métier dans un seul outil. Ceux qui privilégient la simplicité et disposent de peu de justificatifs peuvent se contenter d'un outil minimal, voire d'Excel, mais doivent alors travailler manuellement avec rigueur (risque d'erreurs et de perte de temps !). Cependant, dès que vous établissez régulièrement des factures ou que vous êtes assujetti à la TVA, un logiciel de comptabilité professionnel est judicieux pour gagner du temps et rester en conformité avec la législation.

Le choix d'un logiciel de comptabilité doit être adapté à votre situation personnelle. Voici quelques profils types et solutions adaptées :

• Indépendant/Entreprise individuelle (sans TVA, peu de reçus) : Si, par exemple, vous êtes consultant ou professionnel créatif et que vous n'émettez que quelques factures par mois et gérez votre comptabilité à côté, des outils simples suffisent. Pour des besoins minimaux, milchbüechli.ch peut suffire. Si vous souhaitez créer des factures de manière professionnelle, optez pour Magic Heidi ou KLARA Starter, car ils incluent la facturation. Banana requiert une certaine initiative (connaissances en comptabilité), tandis que Klara ou Magic Heidi sont plus intuitifs et vous rappellent de nombreux éléments (par exemple, la TVA).

• Indépendant assujetti à la TVA ou complexité moyenne : Dès que vous êtes assujetti à la TVA ou que vous avez, par exemple, de nombreuses dépenses, transactions bancaires et éventuellement des devises étrangères, les exigences augmentent. Bexio en version Pro est un choix populaire, car il allie de nombreuses fonctionnalités (entrepôt, projets, e-banking, etc.) à une grande simplicité d'utilisation. Klara Basic/Plus est également adapté, notamment si vous souhaitez intégrer la paie (pour vous-même ou pour 1 ou 2 employés) ; des modules correspondants peuvent être ajoutés. Les personnes expertes en informatique et souhaitant une maîtrise maximale des coûts peuvent également envisager CashCtrl PRO, qui offre de nombreuses fonctionnalités pour 340 CHF/an (et est entièrement assujettie à la TVA). Si vous avez besoin d'aide en comptabilité, Accounto peut être intéressant, car il automatise beaucoup de tâches, ou vous pouvez vous fier à Gérer mes comptes et confier la plupart des écritures comptables à des professionnels (généralement intéressant uniquement à partir d'un certain volume de documents en raison des frais de transaction).

• Petites entreprises/PME avec employés : Pour les SARL/SA ou les grandes entreprises individuelles comptant plusieurs employés, des entrepôts, plusieurs projets simultanément, etc., un outil plus complet est recommandé. Bexio Pro ou Infoniqa (Sage) couvrent la plupart des besoins, y compris la comptabilité salariale et la gestion d'actifs. Proffix peut être utile si vous avez des exigences spécifiques à votre secteur d'activité (par exemple, des interfaces spécifiques) ; il peut être personnalisé avec précision grâce à des fonctionnalités modulaires. Si vous utilisez déjà un logiciel de fiduciaire ou si votre comptable utilise Abacus, AbaNinja/AbaWeb peut également être idéal, car il vous permet d'échanger des données directement avec le fiduciaire. En général, les PME doivent privilégier la fonctionnalité multi-utilisateurs (plusieurs personnes travaillant simultanément) ; les systèmes cloud présentent généralement un avantage à cet égard (gestion des utilisateurs, droits) par rapport aux programmes autonomes.

• Start-ups et entreprises en croissance : privilégiez l'évolutivité. Un logiciel comme Bexio ou Klara peut suffire au début, mais évoluera avec vous (abonnements plus élevés avec plus d'utilisateurs/modules). En cas de croissance rapide, vous devrez peut-être passer à un ERP plus complet (par exemple, la suite Abacus complète). Vérifiez donc si l'export de données est possible pour éviter de vous retrouver dans une impasse en cas de doute. Nombreux sont ceux qui commencent modestement (par exemple avec Excel, puis Banana/Bexio) ; il est donc important de tenir des registres précis en permanence et de ne pas perdre le fil à mesure que l'on se développe. Mieux vaut investir dans un système solide dès le début que de devoir ressaisir les données plus tard.

Bien sûr, ce ne sont que des lignes directrices. Chaque situation est différente ; il est préférable d'établir une liste de priorités (budget, fonctionnalités indispensables, connaissances existantes, volonté de s'abonner, etc.) et de la comparer aux offres. Les fournisseurs proposent souvent des consultations ou des webinaires pour déterminer si le produit vous convient.

Combien coûte un logiciel de comptabilité ? Les modèles de tarification varient considérablement, allant des versions de base gratuites aux formules complètes coûtant plusieurs centaines de francs par an. Voici les modèles les plus courants et les points à considérer :

• Abonnements mensuels : La plupart des solutions cloud sont proposées sous forme d'abonnement. Pour les forfaits d'entrée de gamme, les coûts varient souvent entre 20 et 40 CHF par mois (par exemple, Klara Starter : 19 CHF, Bexio Starter : environ 35 CHF). Les formules plus complètes pour les PME varient entre 50 et 100 CHF et plus par mois (Bexio Pro : environ 65 CHF, Klara Plus : 49 CHF, Bexio Pro+ : environ 99 CHF, etc.). Ces abonnements incluent généralement l'assistance, les mises à jour et la sauvegarde des données. Des réductions sont souvent proposées pour les paiements annuels. Calculez les coûts annuels : pour un travailleur indépendant, un abonnement à 30 CHF peut être tout à fait justifié s'il permet un gain de temps considérable. Faites attention aux tarifications échelonnées : certains fournisseurs proposent plusieurs niveaux ou des frais distincts pour les utilisateurs supplémentaires, les modules (par exemple, un module de paie supplémentaire) ou les transactions.

• Achat/licence unique : les logiciels PC classiques sont souvent vendus avec un frais de licence unique. Banana, par exemple, peut être sous licence annuelle (69 à 149 CHF/an pour les versions Pro/Advanced) ; auparavant, certaines versions étaient disponibles en achat unique. Infoniqa/Sage propose des forfaits avec licence mensuelle, mais il existait également des options d'achat. L'avantage : après l'achat, vous pouvez utiliser le logiciel indéfiniment ; vous n'aurez à supporter des frais supplémentaires que si vous souhaitez passer à une nouvelle version. Cela peut s'avérer plus économique à long terme, sauf si vous avez constamment besoin de la dernière version. Cependant, vous devrez gérer vous-même des opérations telles que les sauvegardes et devrez peut-être payer le support séparément. Pour les petites organisations ou les travailleurs indépendants ayant des besoins minimes, un achat unique est intéressant pour éviter les coûts récurrents.

• Modèles Freemium : Certains fournisseurs proposent des versions de base gratuites pour attirer les utilisateurs, avec des mises à niveau facultatives. CashCtrl FREE est un outil de comptabilité complet et illimité dans le temps. Le fournisseur se finance grâce à la version Pro et aux mises à niveau facultatives. Banana propose un mode gratuit avec un nombre limité de transactions. Ces versions conviennent à une utilisation d'essai ou aux très petits services comptables. Cependant, sachez qu'à mesure que votre entreprise se développe ou que vos besoins augmentent, vous devrez peut-être passer à une version payante. Klara était auparavant gratuit, mais facture des frais depuis 2023 pour financer le développement ultérieur. Gratuit signifie souvent aussi un support limité et éventuellement de la publicité.

• Modèles tarifaires spéciaux : Certains services ont des politiques de facturation inhabituelles. Gérer mes comptes, par exemple, combine un abonnement bas (de 0 à 290 CHF/mois selon la formule) avec des coûts par justificatif comptable (environ 0,95 à 1,80 CHF par transaction). C'est idéal si vous avez peu de reçus – vous ne payez alors presque rien – mais cela s'adapte à votre activité. Autre exemple : Accounto, qui propose un forfait à partir de 49 CHF/mois et automatise la comptabilité ; les comptables y paient beaucoup plus cher (200 CHF/mois) car ils l'utilisent pour de nombreux clients. Proffix vous permet de « louer » le logiciel, module par module, à partir de 4 CHF par mois, afin que vous puissiez composer votre propre forfait. Atlanto a fixé des prix jusqu'à un certain nombre d'utilisateurs, etc. – bref, regardez attentivement comment le prix est calculé : en fonction du nombre d'utilisateurs, d'entreprises, de réservations, de modules ou d'une combinaison de ceux-ci.

• Rapport qualité-prix : Ne laissez pas le prix être votre seul critère. Un logiciel bon marché, voire gratuit, ne sert à rien s'il génère beaucoup de travail supplémentaire ou manque de fonctionnalités importantes. En revanche, il n'est pas nécessaire d'opter pour le système tout-en-un le plus cher si vous n'avez pas besoin de la moitié des fonctionnalités. Réfléchissez à votre situation : un indépendant solo sans employés n'a pas besoin de comptabilité des salaires - ici, vous pouvez choisir un logiciel sans module de paie et économiser. En revanche, une petite GmbH de 5 salariés devrait investir dans un outil doté d'une fonction de paie afin que toutes les factures soient claires. L'horizon temporel est également important : vous envisagez de développer votre activité ? Assurez-vous alors que le logiciel puisse évoluer avec vous afin de ne pas avoir à changer à nouveau dans un an (la migration des données peut être coûteuse).

Enfin, de nombreux fournisseurs publient leurs prix en ligne de manière transparente, souvent avec des tableaux comparatifs des forfaits. Utilisez ces informations (et notre aperçu ci-dessus) pour prendre une décision éclairée. Calculez les coûts par an et comparez-les aux avantages : si un outil à 30 CHF/mois vous fait gagner plusieurs heures de travail et évite les erreurs, c'est généralement rentable !