Écrire une facture en Suisse : le guide complet

Oui, tu peux écrire une facture en Suisse en tant que particulier. Pas besoin d'entreprise, de numéro de TVA ni d'inscription au registre du commerce : il te faut 7 mentions et (idéalement) un QR-code pour le paiement. Voici comment rédiger une facture suisse correcte en 5 minutes, avec facture modèle, modèles gratuits et toutes les règles importantes en un coup d'œil.

Fais-le maintenant : une facture en 5 minutes

1. Créer directement en ligne, sans login : avec le générateur de QR-factures, tu remplis le formulaire, télécharges le PDF et l'envoies à ton client. Durée : environ 3 minutes.
2. Télécharger un modèle et le remplir : si tu préfères faire ta propre mise en page, prends le modèle de facture suisse en Word, Excel ou PDF.

Facture modèle : à quoi ressemble une facture suisse terminée

Une facture complète d'un particulier non assujetti à la TVA, avec toutes les informations dont ton client a besoin :

Anne Dubois
Rue de la Gare 12
1003 Lausanne
anne.dubois@example.ch

                                        Boulangerie Favre Sàrl
                                        Rue du Bourg 8
                                        1700 Fribourg

Facture n° 2026-014                     Lausanne, le 15 avril 2026
Période de prestation : 1er–31 mars 2026

Pos  Description                           Qté     Prix     Total
1    Création de logo, 2 corrections incl.   1    800.00   800.00

Total                                                  CHF 800.00

Non assujettie à la TVA (art. 10, al. 2 LTVA).

Payable jusqu'au 15 mai 2026
IBAN CH93 0076 2011 6238 5295 7 · Anne Dubois

[Section paiement QR avec IBAN, montant et adresses structurées]

Si tu es assujetti·e à la TVA, seule la partie inférieure change : ton numéro IDE avec la mention TVA (p. ex. CHE-123.456.789 TVA) s'ajoute à l'expéditeur et, à la place de la mention, tu indiques le montant hors TVA, le taux, le montant de TVA et le total. Exemple : CHF 800.00 HT + TVA 8,1 % CHF 64.80 = CHF 864.80.

À télécharger (en allemand) : le modèle de facture vierge en PDF et un exemple rempli avec TVA (facture de coiffeur, PDF).

Les 7 mentions d'une facture suisse

Pour les particuliers et les indépendants non assujettis à la TVA, la loi ne prévoit pas de liste fixe. Les mentions obligatoires pour les entreprises assujetties figurent à l'art. 26 LTVA. Avec ces 7 mentions, chaque facture est claire, comptabilisable et vite payée, que tu sois particulier ou raison individuelle.

1. Nom complet et adresse de l'expéditeur

Ton nom complet (ou ta raison sociale, si tu en as une) et ton adresse complète avec rue, NPA et localité. Un pseudonyme ou un nom d'artiste ne suffit pas. Si tu as un numéro IDE (CHE-123.456.789), ajoute-le aussi.

Exemple :

Anne Dubois, Rue de la Gare 12, 1003 Lausanne

2. Nom complet et adresse du destinataire

Qui reçoit la facture ? Pour un client professionnel, l'entreprise avec sa forme juridique (SA, Sàrl) et son adresse exacte. Pour un particulier, le nom complet et l'adresse suffisent. Le nom exact et l'adresse de ton client se trouvent gratuitement dans le registre IDE de la Confédération.

Exemple :

Boulangerie Favre Sàrl, Rue du Bourg 8, 1700 Fribourg

L'exception des CHF 400 souvent citée ne te concerne pas comme particulier : seuls les tickets de caisse émis par des caisses automatisées d'entreprises assujetties à la TVA peuvent omettre le destinataire jusqu'à CHF 400 (art. 26, al. 3 LTVA, art. 57 OTVA). Sur une facture normale, le destinataire figure toujours.

3. Date de facture et date de prestation

La date de facture est le jour où tu émets la facture. La date de prestation est le jour (ou la période) où tu as fait le travail. Pour une prestation unique, les deux peuvent être identiques. Pour plusieurs interventions, écris « Période de prestation : du 1er au 31 mars 2026 ».

Ces deux dates indiquent à quel exercice appartient le chiffre d'affaires.

4. Une description claire et précise de la prestation

Écris assez précisément pour que quelqu'un qui ne te connaît pas, ni toi ni ton client, comprenne encore dans deux ans ce que tu as fait. « Conseil » ne suffit pas. « Atelier stratégique du 12 mars 2026, 4 heures à CHF 150/h » suffit.

Avec des positions détaillées, ta facture fait aussi plus professionnelle et tu évites les litiges.

5. Montant avec monnaie

Le CHF est la monnaie standard. Si ton client est à l'étranger, tu peux facturer en EUR ou en USD. Pour ta déclaration d'impôt, tu convertis le montant en CHF (note le cours à la date de facture). Les prestations à des clients professionnels à l'étranger ne sont en général pas soumises à la TVA suisse ; pour des clients professionnels dans l'UE, tu peux indiquer « Autoliquidation (reverse charge) – TVA due par le preneur ».

Écris toujours le montant avec la monnaie : « CHF 1'250.00 » ou « CHF 1'250.– ». Jamais seulement « 1250 ».

6. Informations de paiement (IBAN ou QR-code)

Sans informations de paiement, la facture ne sera pas payée. Il te faut l'une des options suivantes :

• QR-facture (standard depuis octobre 2022) : un QR-code contenant toutes les données de paiement, que ton client scanne dans son e-banking. La section paiement QR n'existe qu'en CHF et en EUR. Pour la créer gratuitement, consulte le guide Créer une QR-facture.
• IBAN en clair : numéro de compte CH, nom de la banque et ton nom comme titulaire du compte.

Indique un délai clair : « payable dans les 30 jours » ou concrètement « payable jusqu'au 15 mai 2026 ».

7. Numéro IDE et taux de TVA (seulement si assujetti)

Si tu es assujetti·e à la TVA (plus de CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel ou inscription volontaire), il te faut :

• Ton numéro IDE avec la mention TVA : CHE-123.456.789 TVA
• Le taux de TVA (8,1 % normal, 2,6 % réduit, 3,8 % hébergement, état 2026)
• Le montant de TVA indiqué séparément
• Les montants HT et TTC séparés

Si tu n'es pas assujetti·e, tu n'indiques aucune TVA. Si tu mentionnes quand même une TVA ou un numéro IDE inventé sur la facture, tu dois à l'AFC le montant indiqué (art. 27, al. 2 LTVA). Le taux applicable à chaque prestation se trouve dans l'aperçu Taux de TVA actuels en Suisse. Pour calculer HT, TTC et TVA, il y a le calculateur de TVA gratuit.

Recommandation : numéro de facture

Pas d'obligation légale pour les particuliers, mais c'est le standard en pratique. Il vous aide, toi et ton client, à attribuer le paiement sans ambiguïté. Format : numérote simplement (2026-001, 2026-002 ...) ou selon la date (20260512-01).

Créer une facture : quelle méthode te convient ?

Tu as quatre options pratiques. Le bon choix dépend de la fréquence à laquelle tu factures.

Pour la variante Word ou Excel, prends le modèle de facture suisse (Word, Excel et PDF, avec et sans TVA). Avantage : contrôle total sur la mise en page et les couleurs. Inconvénient : tu dois créer le QR-code séparément, car Word et Excel ne savent pas le faire.

Pour un cas ponctuel et rapide, le générateur de factures en ligne est le choix le plus simple. Tu remplis un formulaire, le générateur crée le QR-code selon la norme suisse et te fournit un PDF prêt. Gratuit, sans login.

Dès que tu écris plus de quelques factures par mois, ce qui compte, c'est ce qu'un logiciel fait à ta place : clients enregistrés, numérotation automatique, calcul de la TVA, rappels de paiement et rapprochement des paiements. Magic Heidi fait exactement cela pour les indépendants suisses : gratuit pour tes 3 premières factures, ensuite dès CHF 24.90/mois (abonnement annuel, TVA incluse). Tous les détails sur la page logiciel de facturation pour indépendants.

Créer une QR-facture : le standard suisse depuis octobre 2022

Depuis le 1er octobre 2022, les bulletins de versement orange (BVR) et rouge sont supprimés. Ce qu'il te faut aujourd'hui, c'est soit une section paiement QR selon le standard Swiss QR, soit un IBAN clairement lisible dans le texte. Tu crées la section paiement gratuitement avec le générateur de QR-factures.

Nouveau depuis le 22 novembre 2025 : seules les adresses structurées sont encore autorisées dans le QR-code. Rue, numéro, NPA et localité figurent dans des champs séparés, pour toi comme pour ton client. Les anciens modèles avec une ligne d'adresse combinée ne sont plus pris en charge ; vérifie donc que ton générateur ou ton modèle est à jour. Source : SIX, QR-facture.

Qu'est-ce que la QR-facture ?

Sur la moitié inférieure de la facture (ou sur une page séparée) figure une section paiement avec un Swiss QR-code. Le QR-code contient :

• l'IBAN du bénéficiaire (ton numéro de compte)
• le nom et l'adresse du bénéficiaire (ton nom)
• le nom et l'adresse du payeur (ton client)
• le montant et la monnaie (CHF ou EUR)
• en option : un numéro de référence et le motif du paiement

Ton client scanne le code avec son app d'e-banking, tous les champs se remplissent automatiquement et il confirme d'un clic. Pas d'IBAN à recopier, pas de faute de frappe.

Ai-je besoin d'un QR-IBAN ou l'IBAN normal suffit-il ?

Les deux fonctionnent. Les particuliers utilisent en général leur IBAN normal (CH...). Un QR-IBAN est un IBAN spécial que ta banque te délivre pour des factures avec numéro de référence QR (QRR). Il n'est nécessaire que si tu veux utiliser des références structurées pour la comptabilisation automatique (typique des entreprises avec beaucoup de factures).

Pour quelques factures par an, l'IBAN normal suffit.

Comment créer un QR-code ?

Tu as trois possibilités :

• Générateur en ligne (p. ex. le générateur QR) : tu saisis tes données et obtiens un PDF prêt avec Swiss QR-code.
• Logiciel de facturation : crée le QR-code automatiquement pour chaque facture.
• E-banking de ta banque : certaines banques proposent une fonction pour créer des QR-factures. Renseigne-toi auprès de ta banque.

Ce que tu ne dois plus utiliser : les anciens bulletins de versement, les QR-codes avec adresse non structurée ou les générateurs qui ne respectent pas le standard suisse.

Facture sans TVA : quand, pourquoi, comment

La plupart des particuliers et des petites raisons individuelles ne sont pas assujettis à la TVA. Qui reste sous CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel mondial est libéré de la TVA (art. 10 LTVA, source : estv.admin.ch).

Quand ne dois-tu pas indiquer de TVA ?

Si tu n'es pas inscrit·e à la TVA auprès de l'AFC, tu ne dois sur ta facture :

• Pas ajouter de TVA (pas de « + 8,1 % TVA »)
• Pas indiquer de numéro IDE avec la mention TVA (CHE-123.456.789 TVA)
• Pas indiquer de montants de TVA séparés

Si tu le fais quand même, tu dois à l'AFC la TVA indiquée, même si tu n'avais pas le droit de la facturer (art. 27, al. 2 LTVA). Une erreur de débutant classique et coûteuse.

La bonne formulation « sans TVA »

Tu n'as rien à écrire si tu n'es pas assujetti·e. Si tu veux le préciser (surtout pour des clients professionnels), utilise l'une de ces phrases sous le total :

« Pas de TVA selon l'art. 10, al. 2 LTVA (chiffre d'affaires inférieur à CHF 100'000). »

« Non assujetti à la TVA. »

« L'émetteur de la facture n'est pas inscrit au registre suisse de la TVA. »

Quand l'inscription volontaire à la TVA vaut-elle la peine ?

Si tu as surtout des clients professionnels (B2B) et que tu paies beaucoup d'impôt préalable sur tes achats (matériel, logiciels, appareils), tu peux t'inscrire volontairement, même sous CHF 100'000. Tu récupères alors l'impôt préalable sur tes achats. L'inscription t'engage pour au moins une période fiscale (art. 11, al. 2 LTVA). Pour les freelances avec peu de matériel, cela vaut rarement la peine. Aide à la décision : TVA pour freelances suisses.

Facturer comme particulier : ce qui est possible, ce qui ne l'est pas

En Suisse, il est légal d'écrire des factures en tant que particulier. Tu n'as besoin ni d'entreprise, ni d'inscription au registre du commerce, ni d'autorisation, tant que tu n'exerces pas une profession réglementée (avocat, médecin, fiduciaire ...).

Qui peut facturer en tant que particulier ?

Pratiquement toute personne domiciliée en Suisse. Situations typiques :

• Tu vends un meuble d'occasion sur anibis ou Ricardo.
• Tu aides un voisin à déménager contre rémunération.
• Tu donnes occasionnellement des cours d'appui, fais du baby-sitting ou photographies un mariage.
• Tu as un petit job pour une entreprise qui veut te payer sur facture.

Dans ces quatre cas, tu peux écrire une facture. Il y a deux seuils à connaître.

Les deux seuils importants

CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel (TVA) : si ton chiffre d'affaires total issu d'une activité indépendante (tous clients confondus, dans le monde entier) dépasse ce seuil, tu deviens assujetti·e à la TVA. En dessous, tu factures sans TVA.

CHF 2'500 par an (AVS) : si tu gagnes au maximum CHF 2'500 par an comme indépendant·e à titre accessoire, les cotisations AVS ne sont perçues qu'à ta demande. La même limite vaut pour les petits salaires par employeur, sauf dans les ménages privés : là, les cotisations sont dues dès le premier franc. Ce n'est pas le montant qui décide si tu es indépendant·e ou salarié·e, mais la caisse de compensation, selon des critères comme le fait d'agir en ton propre nom, le risque économique, l'organisation libre du travail et plusieurs mandants (sources : mémento 2.02, mémento 2.01). Le contrôle officiel et le formulaire de demande se trouvent sur selbststaendig-erwerbend.ch, le site du Centre d'information AVS/AI.

Si tu travailles régulièrement pour plusieurs clients et gagnes plusieurs milliers de francs par an, envisage de créer une raison individuelle en Suisse. Rien de compliqué : pas d'inscription obligatoire au registre du commerce sous CHF 100'000 de chiffre d'affaires et pas de capital minimum.

Quatre exemples concrets

Vendre un meuble (vente privée) : tu vends ta vieille table à manger pour CHF 450 sur anibis. L'acheteur veut une facture. Tu indiques tes coordonnées, les siennes, « Vente d'une table à manger et de 4 chaises d'occasion » et CHF 450. Pas de TVA. Fiscalement : fortune privée, pas de revenu imposable. Tu n'as besoin ni d'IDE ni d'inscription.

Petit job (aide lors d'un événement) : tu as aidé un week-end à monter un stand de marché. Honoraire : CHF 350. L'organisatrice paie sur facture. Tu écris « Aide au montage du stand, 12–13 avril 2026, 8 heures », CHF 350, IBAN. Les CHF 350 sont un revenu imposable et vont dans ta déclaration d'impôt. Pour l'AVS, une telle mission est généralement un salaire ; jusqu'à CHF 2'500 par an et par employeur, les cotisations ne sont perçues que sur demande.

Cours d'appui, photographie, conseil : tu aides un gymnasien en maths (CHF 60/h, 3 heures/semaine, 25 semaines = CHF 4'500/an) et envoies une facture aux parents chaque trimestre. CHF 4'500, c'est bien en dessous de CHF 100'000, donc pas de TVA. AVS : si les parents te paient en tant que ménage privé (donc comme employeur), les cotisations sont dues dès le premier franc ; si tu as 25 ans au plus, jusqu'à CHF 750 par an et par ménage restent exonérés (mémento 2.01, chiffre 19). Si tu as plusieurs familles et une offre en ton propre nom, la caisse de compensation peut te reconnaître comme indépendant·e.

Facture à une entreprise : comme particulier, tu crées un logo pour une Sàrl, honoraire CHF 800 (voir la facture modèle plus haut). Tu écris la facture sans TVA et indiques : « L'émetteur de la facture n'est pas assujetti à la TVA (art. 10, al. 2 LTVA) ». L'entreprise comptabilise toute la charge, mais ne peut pas déduire d'impôt préalable.

Quand deviens-tu indépendant·e ? Les critères de la caisse de compensation

Il n'y a pas de seuil de chiffre d'affaires fixe. La caisse de compensation compétente évalue l'ensemble de ton activité, notamment selon ces critères (source : mémento 2.02) :

Si tu travailles régulièrement sur facture, demande à ta caisse de compensation la reconnaissance de ton activité indépendante : en ligne avec le formulaire officiel 318.146, expliqué sur selbststaendig-erwerbend.ch. La caisse compétente de ton canton se trouve dans la liste des caisses de compensation. Sans reconnaissance, tu risques que tes mandants doivent payer rétroactivement des cotisations AVS sur tes honoraires.

Expliqué étape par étape : inscription AVS pour indépendants et créer une raison individuelle en Suisse.

Impôts et conservation

Même comme particulier, tu dois déclarer les revenus de tes factures et conserver les justificatifs.

Déclarer le revenu dans la déclaration d'impôt

Chaque franc encaissé par facture est imposable. Le mythe « en dessous de CHF 1'000, pas besoin de déclarer » est faux. La rubrique dépend du type de revenu :

• Revenus occasionnels et ponctuels (p. ex. un petit job unique) : rubrique « Autres revenus » ou activité accessoire.
• Activité indépendante régulière : rubrique « Revenu d'une activité lucrative indépendante », avec un relevé des recettes et des dépenses.

En cas de doute, demande au service des impôts de ta commune. Ils répondent à la plupart des questions directement au téléphone, gratuitement.

Conserver 10 ans (art. 958f CO)

Comme indépendant·e, tu dois tenir une comptabilité (sous CHF 500'000 de chiffre d'affaires, une simple comptabilité recettes-dépenses suffit) et conserver factures et justificatifs pendant 10 ans. Comme particulier avec des revenus occasionnels, cette obligation ne s'applique pas, mais garde quand même les justificatifs : l'administration fiscale peut les demander. À conserver :

• Les factures émises (ta copie)
• Les justificatifs de dépenses professionnelles (matériel, logiciels ...)
• Les confirmations de paiement et relevés bancaires liés au mandat

La conservation numérique est autorisée, tant que les documents restent complets et lisibles.

Erreurs fréquentes en écrivant une facture en Suisse

Six classiques faciles à éviter. Chacun peut coûter cher.

Ton client ne paie pas ? Voici comment procéder

Une fois le délai passé, envoie d'abord un rappel aimable, puis une sommation avec un nouveau délai. Avec la sommation, ton client est en demeure (sans sommation seulement si vous aviez convenu d'une date de paiement fixe) et doit dès lors un intérêt moratoire de 5 % par an (art. 102 et art. 104 CO). Délais, règles et trois modèles de lettre : Rappel de paiement en Suisse.

Conclusion : écrire une facture en Suisse est plus simple qu'on ne le pense

Une facture n'a besoin ni de fiduciaire, ni de logiciel coûteux, ni d'entreprise : 7 mentions propres, un QR-code ou un IBAN clair, c'est tout. Pour tes premières factures, le modèle gratuit ou le générateur sans login suffisent ; si une offre précède la facture, le modèle d'offre suisse est aussi gratuit.

Tu as une question concrète sur ta première facture ? Écris-nous à hello@magicheidi.ch. Je réponds encore moi-même aux e-mails. — Nathan Ganser, fondateur de Magic Heidi.