Rechnungen für die Schweiz erstellen

Registrierungspflicht

Seit dem 1. Januar 2018 müssen sich ausländische Unternehmen, die bestimmte Dienstleistungen oder Waren in der Schweiz anbieten, möglicherweise für die Schweizer Mehrwertsteuer registrieren, wenn ihr weltweiter Umsatz 100.000 CHF übersteigt. Dies gilt ab dem ersten Schweizer Franken Umsatz. Wichtige Punkte:

• Prüfen Sie, ob Ihre Dienstleistungen/Waren eine Registrierungspflicht auslösen
• Registrieren Sie sich bei Bedarf bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung
• Benennen Sie bei Bedarf einen Fiskalvertreter in der Schweiz

Verwendung von Schweizer Mehrwertsteuernummern

Nach der Registrierung erhalten Sie eine Schweizer Mehrwertsteuernummer. Diese muss auf allen Rechnungen für Schweizer Transaktionen verwendet werden. Denken Sie daran:

• Format: CHE-123.456.789 MWST
• Geben Sie diese Nummer immer auf Rechnungen an Schweizer Kunden an
• Berechnen Sie keine Schweizer Mehrwertsteuer, wenn Sie nicht registriert sind, auch wenn dies irrtümlicherweise erwähnt wurde (sie wäre trotzdem an die Schweizer Behörden zu zahlen)

Währungsüberlegungen

Obwohl es zulässig ist, in Fremdwährungen zu fakturieren, gibt es einige Richtlinien:

• Geben Sie die verwendete Währung deutlich an
• Wenn Sie eine Fremdwährung verwenden, müssen Sie für die Mehrwertsteuerberichterstattung zu offiziellen Wechselkursen in Schweizer Franken umrechnen
• Erwägen Sie, Preise in Schweizer Franken anzubieten, um Transaktionen für Ihre Kunden zu vereinfachen

Grenzüberschreitende Dienstleistungen

Für grenzüberschreitende Dienstleistungen gelten besondere Regeln:

• Viele B2B-Dienstleistungen unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren
• Der Ort der Lieferung bestimmt die Mehrwertsteuerbehandlung
• Geben Sie deutlich „Reverse-Charge-Mehrwertsteuer“ an, wenn zutreffend
• Bestimmte Dienstleistungen (z. B. im Zusammenhang mit Schweizer Immobilien) unterliegen möglicherweise immer der Schweizer Mehrwertsteuer

Es dient mehreren Zwecken:

• Vereinfacht die Kommunikation mit Behörden
• Hilft bei der Identifizierung von Unternehmen in verschiedenen Registern
• Wird für die Mehrwertsteuer und andere offizielle Zwecke verwendet

Format: CHE-123.456.789

Erhalt einer UID-Nummer

• Wird automatisch bei der Registrierung eines Unternehmens in der Schweiz zugewiesen
• Freiberufler können sie anfordern (Anleitung hier)
• Ausländische Unternehmen erhalten eine UID bei der Registrierung für die Schweizer Mehrwertsteuer
• Kann im öffentlichen UID-Register nachgeschlagen werden

Verwendung der UID auf Rechnungen

• Verwenden Sie auf Rechnungen immer Ihre vollständige UID-Nummer, wenn Sie eine haben
• Fügen Sie für Mehrwertsteuerzwecke „MWST“ nach der Nummer hinzu
• Sie müssen die UID Ihres Kunden nicht auf der Rechnung angeben, aber es kann hilfreich sein für B2B-Transaktionen

Seit dem 1. Januar 2018 sind elektronische Rechnungen in der Schweiz den Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt. Dazu gehören:

• Per E-Mail versendete PDF-Rechnungen
• Strukturierte elektronische Formate (z. B. XML)
• Online-Portale, auf denen Kunden Rechnungen herunterladen können

Voraussetzungen für E-Invoicing

Um E-Invoicing in der Schweiz zu verwenden:

• Sicherstellung der Authentizität des Ursprungs und Integrität des Inhalts
• Beide Parteien müssen der Verwendung elektronischer Rechnungen zustimmen
• Implementierung eines zuverlässigen Prüfpfads, der Rechnungen mit tatsächlichen Lieferungen verknüpft
• Konvertierung von E-Rechnungen in ein lesbares Format möglich, falls dies von den Behörden verlangt wird

QR-Rechnungssystem

Die Schweiz hat das QR-Rechnungssystem eingeführt, um die Rechnungsstellung zu modernisieren:

• Ersetzt herkömmliche Einzahlungsscheine
• Enthält einen QR-Code mit allen Zahlungsinformationen
• Erleichtert die automatisierte Verarbeitung und Zahlung
• Seit dem 30. September 2022 für viele Rechnungsarten obligatorisch

Die Implementierung von QR-Rechnungen kann Ihren Rechnungsprozess für Schweizer Kunden rationalisieren.

Best Practices für das Layout

Obwohl es für Schweizer Rechnungen kein vorgeschriebenes Layout gibt, ist ein klares, professionelles Design wichtig:

• Verwenden Sie Ihren Firmenbriefkopf
• Trennen und kennzeichnen Sie jedes erforderliche Element deutlich
• Heben Sie den Gesamtbetrag und die Zahlungsdetails hervor
• Erwägen Sie die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage, die alle erforderlichen Felder enthält

Überlegungen zur Sprache

Die Schweiz hat vier Amtssprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch und Rätoromanisch. Best Practices sind:

• Verwenden Sie die Hauptsprache der Region Ihres Kunden (Rechnungstools wie Magic Heidi ermöglichen Ihnen die Auswahl der Sprache Ihrer Rechnung)
• Erwägen Sie für nationale Kunden zweisprachige Rechnungen (z. B. Deutsch und Französisch)
• Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Elemente unabhängig von der verwendeten Sprache klar verständlich sind

Häufige Fehler und Strafen

Typische Rechnungsfehler

Achten Sie auf diese häufigen Fehler:

• Fehlende oder falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Anwendung des falschen Umsatzsteuersatzes
• Fehlende klare Angabe, ob eine Lieferung steuerbefreit oder rückverrechnet ist
• Falsche oder fehlende Kundendaten
• Verwendung inkonsistenter oder doppelter Rechnungsnummern

Folgen falscher Rechnungen

Falsche Rechnungen können zu Folgendem führen:

• Verspätete Zahlungen von Kunden
• Ablehnung von Vorsteueransprüchen durch Ihre Kunden
• Strafen und Zinsen durch die Steuerbehörden
• Zusätzlicher Verwaltungsaufwand zur Korrektur von Fehlern

Korrekturverfahren

Wenn Sie einen Fehler auf einer ausgestellten Rechnung entdecken:

• Stellen Sie so schnell wie möglich eine Korrekturrechnung oder Gutschrift aus
• Verweisen Sie eindeutig auf die Originalrechnung
• Erklären Sie die Art der Korrektur
• Passen Sie Ihre Umsatzsteuererklärungen bei Bedarf an

Bei geringfügigen Fehlern kann ein Korrekturschreiben ausreichen. Bei schwerwiegenden Fehlern können eine vollständige Gutschrift und eine Neurechnung erforderlich sein.

Besondere Rechnungssituationen

Gutschriften und Korrekturen

Bei der Ausstellung von Gutschriften:

• Kennzeichnen Sie diese eindeutig als Gutschrift
• Verweisen Sie auf die Originalrechnung
• Erläutern Sie den Grund für die Gutschrift
• Zeigen Sie die Mehrwertsteueranpassung an
• Stellen Sie sie in derselben Währung aus wie die Originalrechnung

Teilzahlungen und Ratenzahlungen

Für Lieferungen, die in Raten bezahlt werden:

• Stellen Sie für jede Rate eine Rechnung aus oder eine einzelne Rechnung mit dem Zahlungsplan
• Zeigen Sie das Fälligkeitsdatum für jede Zahlung eindeutig an
• Die Mehrwertsteuer wird für jede Rate fällig, wenn sie zahlbar ist

Rabatte und Preisnachlässe

Bei der Gewährung von Rabatten:

• Zeigen Sie den Rabattbetrag und -prozentsatz eindeutig auf der Rechnung an
• Wenn Sie einen Skonto bei frühzeitiger Zahlung anbieten, zeigen Sie die Bedingungen eindeutig an (z. B. „2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“)
• Passen Sie die Mehrwertsteuerberechnung basierend auf dem ermäßigten Preis an

Praktische Tipps zur Einhaltung

Implementieren Sie ein robustes Rechnungsstellungssystem

Investieren Sie in Hochwertige Buchhaltungssoftware, die:

• automatisch alle erforderlichen Rechnungselemente enthält
• mehrere Sprachen und Währungen unterstützt
• QR-Rechnungen erstellen kann
• sich in Ihren Mehrwertsteuer-Berichtsprozess integrieren lässt

Für Schweizer Freiberufler empfehlen wir Magic Heidi.

Regelmäßige Überprüfung und Schulung

• regelmäßige Prüfungen Ihres Rechnungsprozesses durchführen
• Mitarbeiter über die Schweizer Rechnungsanforderungen auf dem Laufenden halten
• bei komplexen Situationen die Beratung durch einen Schweizer Steuerexperten in Erwägung ziehen

Kundenkommunikation

• Ihre Rechnungs- und Zahlungsbedingungen klar an Kunden kommunizieren
• auf Anfrage zusätzliche Unterlagen bereitstellen
• umgehend auf Rechnungsanfragen reagieren

Informiert bleiben

Die Schweizer Rechnungs- und Mehrwertsteuervorschriften können sich ändern. Bleiben Sie informiert, indem Sie:

• Updates der Eidgenössischen Steuerverwaltung abonnieren
• Relevanten Wirtschaftsverbänden beitreten
• Ihre Prozesse regelmäßig anhand der aktuellen Anforderungen überprüfen

Fazit

Die Erstellung konformer Rechnungen für den Schweizer Markt erfordert Liebe zum Detail und ein gutes Verständnis der lokalen Vorschriften. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Richtlinien befolgen, sind Sie gut gerüstet, um die Komplexität der Schweizer Rechnungsanforderungen zu meistern. Denken Sie daran, dass es bei der ordnungsgemäßen Rechnungsstellung nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geht – sie ist ein Ausdruck der Professionalität und Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens.

Obwohl dieser Leitfaden die wichtigsten Aspekte der Rechnungsstellung in der Schweiz behandelt, können Steuer- und Geschäftsvorschriften komplex sein und Änderungen unterliegen. In bestimmten Situationen oder wenn Sie sich über einen Aspekt der Schweizer Rechnungsstellungsanforderungen nicht sicher sind, ist es immer ratsam, einen qualifizierten Schweizer Steuerberater zu konsultieren oder sich direkt an die Eidgenössische Steuerverwaltung zu wenden.

Indem Sie die Kunst der Schweizer Rechnungsstellung beherrschen, bauen Sie stärkere Beziehungen zu Ihren Kunden auf, rationalisieren Ihre Finanzprozesse und positionieren Ihr Unternehmen für den Erfolg auf dem Schweizer Markt. Egal, ob Sie ein kleines lokales Unternehmen oder ein multinationaler Konzern sind: Die Beachtung dieser Details wird sich durch reibungslosere Betriebsabläufe und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auszahlen.