Rechnungen schreiben auf dem iPhone - die Rechnungs App für Schweizer Freelancer
Erstellen und versenden Sie Schweizer QR-Rechnungen direkt vom iPhone, verfolgen Sie den Zahlungsstatus, scannen Sie Belege und bleiben Sie MWST-ready, ohne erst wieder an den Laptop zu müssen.
Kurzantwort: Ja, Sie können mit dem iPhone eine Rechnung erstellen – und zwar vollwertig, nicht als Notlösung. Magic Heidi ist eine Rechnung App für iPhone und iPad, die Schweizer QR-Rechnungen, Offerten, Belege, Mahnungen, MWST und Bankimport in einer einfachen App abbildet.
Für Solo-Selbständige ist das meist die bessere Wahl als internationale Invoice-Apps wie Invoice Simple, die für den US-Markt gebaut sind. Die Preise starten bei CHF 24.99 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder CHF 39 im Monatsplan – Details auf der Preisübersicht.
Magic Heidi passt, wenn Sie:
- direkt nach einem Termin eine Rechnung schreiben und als PDF Rechnung versenden möchten
- ein Angebot bzw. eine Offerte auf dem iPhone erstellen und später mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln wollen
- Belege als Fotos erfassen statt sie später am Computer abzutippen
- offene, überfällige und bezahlte Rechnungen auf einen Blick sehen möchten
- auf Mac, Windows, Android oder in der Web-App nahtlos weiterarbeiten wollen
Mehr zum vollen Funktionsumfang finden Sie beim Rechnungsprogramm Schweiz.
Warum generische Apps zum Rechnungen Schreiben in der Schweiz oft nicht reichen
Ein Invoice Generator, der nur ein PDF erzeugt, löst das Problem nicht. Entscheidend ist, ob die App die Schweizer Rechnungsstellung von der Offerte bis zur Zahlung sauber unterstützt.
QR-Rechnungen sind Standard
Schweizer Kunden erwarten QR-Rechnungen, die sich sofort scannen und bezahlen lassen. Viele generische Apps behandeln das nur am Rand.MWST ist kein Nebendetail
Freelancer brauchen korrekte Steuersätze, klare Totale und Exporte, die an der Steuer wirklich weiterhelfen.Mobile ist oft nur halb mobile
Viele Tools zeigen Rechnungen auf dem Handy an, aber der vollständige Workflow bleibt am Desktop hängen.Zahlungsverfolgung wird fragmentiert
Wenn Status, Mahnungen und Bankabgleich in verschiedenen Tools leben, leidet der Cashflow.Für Schweizer Freelancer gebaut,
nicht nachträglich angepasst.
Magic Heidi verbindet einen echten Mobile-Workflow mit Schweizer Anforderungen. Sie erstellen Offerten und Rechnungen, senden PDFs, verfolgen Zahlungen, scannen Belege und synchronisieren alles zwischen iPhone, Mac und Web.
Konforme QR-Rechnungen direkt auf dem iPhone
Offerte senden, später umwandeln und bei Bedarf nachfassen
Belege sofort erfassen, später sauber mit Bankdaten abgleichen
Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch in einem Konto
Von der Offerte bis zur bezahlten Rechnung,
auf einem Gerät.
Es geht hier um echte Arbeit auf dem Handy, nicht um eine abgespeckte Begleit-App.
Rechnungen und Offerten erstellen
Schreiben Sie professionelle Rechnungen mit Firmenlogo direkt auf dem Handy, senden Sie das PDF sofort und wandeln Sie bestätigte Offerten und Kostenvoranschläge später ohne Doppelerfassung um.
- Offerte-zu-Rechnung Workflow
- Angebote erstellen und nachfassen
- Artikel und Positionen wiederverwenden
- Kundendaten fürs nächste Mal parat
Zahlungsstatus und Mahnungen
Sehen Sie, was offen, überfällig oder bezahlt ist, und bleiben Sie bei Follow-ups ohne Tabellenchaos dran.
- Status pro Rechnung
- Fälligkeiten und Mahnungen
- Bessere Sicht auf den Cashflow
- Schneller nachfassen von unterwegs
Ausgaben und Bankimport
Erfassen Sie Belege direkt im Moment und halten Sie die Buchhaltung später mit Bankimporten sauber aktuell.
- KI-Belegerfassung
- Kategorien und MWST
- Kontoauszug-Import
- Gewinn der aktuellen Periode sichtbar
Schweizer MWST und mehrsprachige Dokumente
Fakturieren Sie korrekt für die Schweiz und arbeiten Sie gleichzeitig sauber über Sprachregionen und internationale Kunden hinweg.
- Schweizer MWST-Sätze integriert
- Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch
- Rechnungen in CHF und EUR
- Steuernahe Exporte
Belegerfassung, die wirklich Zeit spart
Handy zücken, Beleg scannen, weiterarbeiten. Magic Heidi liest Betrag, Händler und Datum aus, damit Sie denselben Aufwand nicht später nochmals haben.
Magic Heidi im App Store: Größe, Kategorie, Altersfreigabe
Bevor Sie eine Rechnungsapp laden, lohnt sich ein Blick auf die Fakten im App-Store-Eintrag. Hier der Steckbrief von «Magic Heidi Rechnung Erstellen» (Stand: Juli 2026):
| App-Store-Angabe | Magic Heidi |
|---|---|
| Anbieter | Nathan Ganser (Schweizer Entwicklungsteam) |
| Größe | 121.1 MB |
| Kategorie | Finanzen |
| Kompatibilität | iPhone (ab iOS 15), iPad (ab iPadOS 15), Mac (ab macOS 11), Apple Vision (ab visionOS 1) |
| Sprache | App-Store-Eintrag auf Englisch – Ihre Dokumente entstehen auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch |
| Altersfreigabe | 4+ |
| Preis | Gratis laden, In-App-Käufe: Abonnements ab CHF 299 pro Jahr |
| Bewertungen | 4.8 von 5 Sternen (83 Rezensionen im Schweizer Store) |
| Versionsverlauf | Regelmässige Updates, zuletzt im Juli 2026 |
Im App Store heisst es zu jeder App: «Sieh dir Bildschirmfotos an, lies aktuelle Kundenrezensionen und vergleiche Bewertungen.» Genau das empfehlen wir – auch bei uns. Eine gute App erkennen Sie dabei weniger am Werbetext als an Bewertungen, Update-Rhythmus und Datenschutz. Die App-Beschreibung bringt das Versprechen auf den Punkt: Erstelle Rechnungen mit QR-Zahlteil in rund 30 Sekunden, scanne Belege mit KI und behalte Einnahmen und Gewinn im Griff.
Zwei Details fallen im Vergleich auf: Anbieter aus den USA sind meist in der Kategorie Wirtschaft gelistet, Magic Heidi unter Finanzen – näher an dem, was Selbständige täglich brauchen. Und der Versionsverlauf zeigt mehrere Updates pro Monat, weil das Team die App selbst für die eigene Firma nutzt.
Datenschutz: Mit deiner Person verknüpfte Daten
Einer Rechnungs-App vertrauen Sie Kundendaten, Umsätze und persönliche Daten an. Prüfen Sie darum vor dem Laden den Abschnitt Datenschutz im App Store: Apple verlangt von jedem Anbieter eine Erklärung, welche Datenschutzpraktiken gelten.
Bei Magic Heidi lautet der Hinweis: «Der Entwickler hat darauf hingewiesen, dass die Datenschutzpraktiken der App möglicherweise den unten stehenden Umgang mit Daten umfassen.» Darunter steht genau eine Angabe: Mit deiner Person verknüpfte Daten – Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse), verwendet für die App-Funktionalität. Kein Tracking über fremde Apps hinweg, keine Daten für Analyse oder Marketing, keine Weitergabe an Werbenetzwerke.
Zum Vergleich: Bei vielen internationalen Invoice-Apps umfasst der unten stehenden Umgang mit Daten auch Kennungen, Standort und Nutzungsdaten – teils für Tracking zu Werbezwecken. Weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken des Entwicklungsteams erhältst du laut Apple jeweils in dessen Datenschutzrichtlinie. Bei Magic Heidi steht dort zusätzlich: Alle Daten liegen auf Schweizer Servern in Zürich – mehr dazu auf der Sicherheitsseite.
So sieht ein echter iPhone-Workflow aus
Direkt loslegen
Offerte oder Rechnung schon beim Kunden vorbereiten.
PDF prüfen
Das finale Dokument kontrollieren, bevor es rausgeht.
Zahlungsstatus sehen
Offen, überfällig oder bezahlt bleibt unterwegs sichtbar.
Schneller mahnen
Nachfassen, solange die Rechnung noch frisch im Kopf ist.
Belege sofort scannen
Spesen beim Entstehen festhalten und nicht Wochen später.
Später am Mac weiter
Dieselben Daten auf Mac, Windows oder Web weiterbearbeiten.
Rechnung schreiben in vier Schritten
Magic Heidi ist für Freelancer gedacht, die zwischen echter Arbeit und Admin wechseln müssen.
- 👤Schritt 1 - Kunde öffnen oder erfassen
Bestehende Kundendaten wiederverwenden oder direkt in der App neu anlegen.
- 📝Schritt 2 - Rechnung schreiben oder Offerte erstellen
Positionen, MWST, Fälligkeit und Branding ohne Toolwechsel ergänzen.
- 📤Schritt 3 - Senden und verfolgen
PDF versenden und danach offen, überfällig oder bezahlt im selben Konto sehen.
- 📸Schritt 4 - Belege erfassen und später abgleichen
Spesen direkt scannen und Bankimporte später für die Buchhaltung nutzen.
- Rechnung #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Rechnung #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Rechnung #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Magic Heidi vs. Invoice Simple und andere iPhone Rechnungs-Optionen
Internationale Invoice-Apps sind solide – sie lösen nur ein anderes Problem. Entscheidend ist, womit Sie in der Schweiz schnell fakturieren können, ohne QR-Rechnung und MWST zu verlieren.
| Kriterium | Magic Heidi | Invoice Simple & Co. | bexio |
|---|---|---|---|
| Beste Passung | Schweizer Solo-Freelancer | Internationale Kleinunternehmen | KMU und Teams |
| Schweizer QR-Rechnung | ✓ Integriert | Nicht im Fokus | ✓ Unterstützt |
| Schweizer MWST-Sätze | ✓ Integriert | Manuell konfigurierbar | ✓ |
| Offerten und Kostenvoranschläge | ✓ | ✓ | ✓ |
| Belegerfassung | ✓ Mit KI | Unterschiedlich | Vorhanden |
| Bankimport | ✓ | Unterschiedlich | ✓ |
| Dokumente auf Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch | ✓ | Unterschiedlich | ✓ |
Invoice Simple und Co. im ehrlichen Vergleich
Wer im App Store nach einer App zum Rechnungen schreiben sucht, findet zuerst die grossen internationalen Namen. Hier die faire Einordnung – und wo Bestellungen aus Shopify, Stripe und anderen Integrationen hingehören, wenn Sie mehr als nur fakturieren.
Invoice Simple: der bekannteste Invoice Maker
Invoice Simple ist als Invoice Maker App international riesig und bewusst schlank gehalten. Gebaut ist die App aber für den nordamerikanischen Markt: Kunden zahlen dort per PayPal oder Kreditkarte wie Visa und American Express, nicht per Banküberweisung mit QR-Zahlteil. Wer nur gelegentlich eine simple Quittung braucht, ist damit bedient. Für die Schweizer Rechnungsstellung mit MWST-Abrechnung und QR-Rechnung ist sie nicht gedacht.
Invoice 2go und Zoho Invoice
Invoice 2go richtet sich an kleine Unternehmen weltweit und setzt ebenfalls auf Kartenzahlungen. Zoho Invoice wiederum ist die Möglichkeit, komplett kostenlos Rechnungen zu schreiben – als Einstieg ins Zoho-Ökosystem. Beide erzeugen saubere PDFs, aber ohne Schweizer QR-Zahlteil und ohne Schweizer Steuerlogik bleibt bei der Steuererklärung Handarbeit übrig.
Billdu und Qonto
Billdu kommt aus Europa, deckt mehr Sprachen ab und ist als günstiger Invoice Generator beliebt – im Store ebenfalls unter Wirtschaft einsortiert. Qonto verbindet Banking online mit Rechnungsstellung, richtet sich aber an Firmen mit EU-Konto – für Schweizer Einzelfirmen mit CHF-Bankkonto passt das Setup nicht.
Wann bexio oder KLARA die bessere Wahl ist
Für Unternehmen mit Mitarbeitenden, Lohnbuchhaltung und Treuhänder-Zugriff ist bexio oft die passendere Suite für wachsende Unternehmen. Magic Heidi ist bewusst das einfachere Tool für Solo-Selbständige und Freiberufler: weniger Module, dafür super schnell von der Offerte zur bezahlten Rechnung – auf dem iPhone genauso wie im Web.
Häufige Fragen
Kann ich mit meinem iPhone eine Rechnung erstellen?
Ja. Mit einer Rechnungs-App wie Magic Heidi erstellen Sie eine vollständige Schweizer Rechnung inklusive QR-Zahlteil in rund 60 Sekunden – schreiben, prüfen, senden, alles auf dem iPhone. Eine Vorlage in Word oder Numbers funktioniert zur Not auch, hat aber keinen QR-Teil und keine Statusverfolgung.
Welche ist die beste Rechnungs-App für iOS?
Das hängt vom Markt ab. International sind Invoice Simple, Invoice 2go und Billdu verbreitet. Für die Schweiz ist Magic Heidi die spezialisierte Wahl, weil QR-Rechnung, Schweizer MWST-Sätze und mehrsprachige Dokumente eingebaut sind – bewertet mit 4.8 Sternen im App Store.
Welche ist die beste kostenlose Rechnungsapp?
Zoho Invoice ist dauerhaft gratis, kennt aber keine Schweizer QR-Rechnung. Bei Magic Heidi ist der Einstieg kostenlos – 3 Rechnungen und 3 Ausgaben mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte. Für regelmässige Rechnungsstellung lohnt sich danach das Abo.
Wo finde ich die Rechnung für mein iPhone?
Die Rechnung für den iPhone-Kauf selbst finden Sie bei Apple unter reportaproblem.apple.com oder in den Einstellungen unter «Medien & Käufe» im Kaufverlauf, bei Mobilfunk-Abos direkt beim Anbieter. Diese Seite dreht sich um das Gegenteil – eigene Rechnungen mit dem iPhone schreiben.
Kann ich Schweizer QR-Rechnungen direkt auf dem iPhone erstellen?
Ja. Magic Heidi generiert den QR-Teil automatisch aus Ihrer IBAN, und Sie senden das PDF direkt an den Kunden.
Kann ich auch Offerten auf dem iPhone erstellen?
Ja. Sie können Offerten unterwegs anlegen und bestätigte Offerten später in Rechnungen umwandeln. Das ist super praktisch, wenn Projekte zuerst mit einem Angebot oder einer Schätzung starten.
Muss ich als Schweizer Freelancer MWST verrechnen?
Eine MWST-Registrierung wird in der Regel ab CHF 100'000 Jahresumsatz Pflicht. Magic Heidi unterstützt Rechnungen sowohl unterhalb als auch oberhalb dieser Schwelle mit integrierten Schweizer MWST-Sätzen.
Kann ich sehen, welche Rechnungen bezahlt oder überfällig sind?
Ja. Die App ist auf Rechnungsstatus ausgelegt, sodass Sie offene, überfällige und bezahlte Rechnungen sehen und bei Bedarf Mahnungen auslösen können.
Läuft Magic Heidi auch auf iPad, Mac und Apple Vision?
Ja. Gemäss Store-Eintrag läuft die App auf iPhone ab iOS 15, iPad ab iPadOS 15, Mac ab macOS 11 und visionOS – dazu gibt es Windows-, Android- und Web-Versionen mit demselben Konto und Geräte-Synchronisierung.
Brauche ich eine Internetverbindung?
Für Versand, Synchronisierung, Cloud-Backup und aktuelle Daten auf allen Geräten ist eine Internetverbindung sinnvoll. Genau diese verbundene Nutzung macht Statusverfolgung und Geräte-Synchronisierung nützlich.
Kann ich Belege scannen und Bankauszüge importieren?
Ja. Sie können Belege mit der iPhone-Kamera erfassen und später Kontoauszüge importieren, um Einnahmen und Spesen sauber mit Ihrer Buchhaltung zu verbinden.
Wo werden die Daten gespeichert?
Magic Heidi speichert Daten auf Schweizer Servern in Zürich. Das ist für Freelancer relevant, die ihre Finanzdaten bewusst in der Schweiz hosten möchten – Datenschutz nach Schweizer Recht inklusive.
Was kostet die App?
Die aktuelle Preisstruktur startet bei CHF 24.99 monatlich bei jährlicher Abrechnung zu CHF 299, oder CHF 39 im Monatsplan als In-App-Kauf. Zusätzlich gibt es einen kostenlosen Einstieg, um den Workflow zuerst zu testen.
Machen Sie Ihr iPhone zum Schweizer Rechnungsbüro
Starten Sie kostenlos, senden Sie die ersten Rechnungen und prüfen Sie, ob der Workflow zu Ihrer Art zu arbeiten passt. Für den ersten Schritt ist keine Kreditkarte nötig.