Quelles dépenses sont généralement déductibles ?

Toutes les dépenses justifiées par votre activité professionnelle ou commerciale sont déductibles et justifiables. Ces charges peuvent être divisées en cinq catégories : fixes, variables, directes, indirectes et mixtes.
Voici un tableau avec quelques exemples :

Les frais fixes sont récurrents et doivent être réglés quel que soit votre niveau d'activité. Les frais variables, quant à eux, fluctuent en fonction de votre activité commerciale.

Les frais directs ont un impact direct sur vos coûts de production, tandis que les frais indirects affectent indirectement vos coûts de production. C'est pourquoi vous devez justifier de la nécessité de dépenses indirectes, comme les déplacements, car l'achat d'un billet d'avion n'est pas strictement lié à votre activité.

Les charges mixtes comportent à la fois une composante fixe et une composante variable. Par exemple, si un comptable a un contrat avec un hôtel pour fournir 8 heures de services par mois (frais fixes), mais que l'hôtel a une forte activité pendant un mois et nécessite 12 contrats, les 4 contrats supplémentaires sont des frais variables car ils sortent du cadre. termes de contrat.

Qu'est-ce qui distingue un voyage d'affaires d'un voyage personnel ?

Prospecter un client, donner une formation ou visiter un fabricant de tissus pour votre marque de vêtements à l'étranger est clairement différent de passer une semaine de détente dans un hôtel de plage. Mais comment justifier son déplacement si on ne décroche pas de contrat avec un client et, par conséquent, ne facture aucune prestation dans l'année ?

Comme expliqué dans cet article, Guide : Comment tenir la comptabilité des indépendants en Suisse (https://magicheidi.ch/fr/articles/guide-comment-tenir-une-comptabilite-pour-independant-suisse), vous doit être en mesure de justifier de ses revenus et dépenses. En comptabilité, on appelle cela une pièce justificative, qui peut être une facture émise par votre entreprise, un relevé bancaire, une facture d'électricité de votre bureau, ou encore une facture de restaurant suite à un déplacement professionnel.

Considérons un scénario simple

Vous êtes artisan opticien. Une grande marque de lunettes s’intéresse à votre travail et souhaite s’associer avec vous. Ces échanges s'effectuent par email et visioconférence. Le client vous invite dans ses bureaux à Paris pour poser les bases de votre collaboration.
Vous passez 4 jours à Paris, du mardi au vendredi, avec le planning suivant :

Mardi

• Arrivée à Paris à 20h
• 1 nuit à l'hôtel

Mercredi

• Rencontre avec le client à 10h
• Déjeuner offert par le client
• Après-midi dans les bureaux du client
• Dîner avec les employés du client
• 1 nuit à l'hôtel

Jeudi

• Finaliser le partenariat
• Déjeuner avec le client, payé par vos soins
• Après-midi libre (pendant laquelle vous décidez d'acheter des vêtements et des chaussures à prix réduit)
• Dîner
• 1 nuit à l'hôtel

Dans ce scénario, vous pouvez déduire :

Frais de transport vers Paris, jusqu'à l'hôtel et jusqu'aux bureaux du client
Frais de repas (déjeuners, dîners) et ceux offerts pour sceller votre partenariat
Frais d'hôtel
Frais de carburant selon la distance parcourue et frais de stationnement de votre voiture

Vous ne pouvez pas déduire :

Les vêtements et chaussures achetés en solde pendant votre temps libre.

Cet exemple illustre la frontière entre vos activités professionnelles et personnelles, que nous clarifierons plus en détail ci-dessous.

Quelle preuve conserver pour un voyage d'affaires ?

Transport:

Factures de billets d'avion, de train, quittances de taxi, factures de location de voiture ou de vélo, quittances de tickets de transports en commun, tickets de parking, etc.

Hébergement:

Factures de location d'un appartement Airbnb, d'une chambre d'hôtel, etc.

Repas:

Reçus détaillés de restaurant, reçus d'épicerie, preuve de paiement pour les livraisons de repas

Note:

Si vous payez en espèces, demandez des reçus détaillés.
Lors de vos voyages, il est essentiel de conserver chaque billet, justificatif de paiement ou facture comportant les coordonnées de votre entreprise. Il est recommandé de prendre les reçus de carte de crédit si la facture n'inclut pas votre mode de paiement.
Pensez à consacrer un portefeuille, un dossier ou un autre élément au stockage de ces documents. Les originaux sont importants.

Zone grise:

Voyages partiellement professionnels, partiellement personnels – Quelles sont les limites ?
Considérons un cas précis pour illustrer cette explication :
Il était une fois un cavalier professionnel et passionné qui participait à de nombreuses compétitions équestres, qui faisaient partie de sa vie privée. Son activité n'était pas directement liée à la participation à des compétitions, mais celles-ci lui permettaient de prospecter des clients dans le domaine équestre.
Il imputait toutes les dépenses à son activité professionnelle, y compris les factures d'hôtellerie et de restauration, ainsi que l'achat d'articles équestres et de luxe pour sa clientèle.

Il y a plusieurs problèmes ici: Justifier du lien entre toutes les dépenses et l'activité commerciale ou impact sur le chiffre d'affaires. Justifier ces cadeaux aux clients et identifier les clients sur les factures

Voyez-vous à nouveau la zone grise ?

La clé est d’être proportionné et d’agir dans le meilleur intérêt de votre entreprise. Le fisc base son évaluation sur les dépenses d’entreprises similaires à la vôtre pour définir la norme.
Gardez à l’esprit que le rôle premier de l’administration fiscale est de contrôler et d’aider les contribuables à résoudre ces situations. Notre ami ci-dessus a eu plusieurs occasions de justifier convenablement ses dépenses.

Ainsi, les limites sont définies en premier lieu par votre activité commerciale déclarée au registre du commerce. Deuxièmement, vos limites sont fixées par votre période réelle de déplacement et de travail. Dans ce cadre, vous pouvez définir un budget et ce que vous souhaitez dépenser.
C'est pourquoi l'achat de caisses de vin aux frais de votre entreprise pour votre consommation personnelle n'est pas autorisé si vous êtes web designer. De même, si vous séjournez un week-end entre deux semaines de travail dans le pays d'un client et payez des activités touristiques, ces dépenses ne pourront pas être déduites.
Si vous souhaitez offrir un cadeau à votre client, il y a également des limites à cela. Le but est d’éviter les abus.

Quels sont les risques liés à un abus du système et à la déduction d'un voyage personnel ?

En fonction des abus, vous risquez de voir vos états financiers des années précédentes rectifiés par des rappels fiscaux. Cependant, il n’y a pas d’amendes ni d’autres risques.
Si le fisc vous demande des justificatifs pour compléter votre dossier et que vous ne les fournissez pas dans un certain délai, vous risquez une amende. Les montants varient selon la situation.
Déclarer une dépense privée comme dépense professionnelle peut être considéré comme un « usage de faux document ». Autrement dit, si la dépense est inexacte ou injustifiée, vous risquez également de payer une amende.
Vous avez la possibilité de « lever la main » et de signaler le fait avant qu'une décision ne soit prise, auquel cas vous serez pardonné. Comprenez que si vous travaillez de bonne foi auprès du fisc pour prouver votre sincérité, vous gagnerez en clémence. Après tout, on a le droit de faire des erreurs au début.
Bien entendu, les conséquences indirectes incluent également votre réputation auprès du fisc et le stress généré par ces situations.

Conclusion

Les dépenses lors de vos déplacements professionnels sont, disons, soumises au bon sens. Les dépenses essentielles sont le transport, l’hébergement et les repas. Au-delà, vous devez vous interroger sur l’impact réel de la dépense sur votre chiffre d’affaires.

De plus, les dépenses doivent être justes, proportionnées et liées au niveau financier de votre entreprise. Vous devez conserver les documents originaux et pouvoir justifier de votre séjour.

Chers indépendants, il est temps pour vous de voyager !