Comprendre le rôle de l'AVS pour les indépendants

Avant d'entrer dans les détails de l'inscription, voyons pourquoi l'AVS est si importante pour les indépendants. L'AVS constitue la base du système suisse de prévoyance et d'assurance survivants à trois piliers et représente le 1er pilier fondamental. La participation à l'AVS est obligatoire pour toutes les personnes résidant ou travaillant en Suisse. Son objectif premier est d'assurer un niveau de vie de base aux assurés âgés ou à leurs survivants en cas de décès prématuré.

Nous avons abordé ce sujet dans l'article : Combien peut-on facturer sans être indépendant en Suisse ? dans la rubrique "Quand devient-on indépendant ?"

On tient tout de suite à vous rassurer : vous n'avez pas forcément besoin d'un « business plan » pour vous déclarer. En réalité, quelques documents suffisent.
Mais comme d'habitude, commençons par quelques définitions et un historique pour impressionner vos amis.

Sur le site de l'AVS/AI Information Center, on retrouve le but de l'AVS :

L'AVS est le principal pilier de l'assurance-vieillesse et survivants en Suisse (1er pilier). L'AVS est obligatoire et vise à couvrir les besoins essentiels d'un assuré en cas de retraite ou de décès.

Et Wikipédia ajoute :
Il s'agit d'un système de pension par répartition qui constitue la partie la plus importante du système de sécurité sociale suisse.
La loi fédérale date de 1946. Avant cela, les familles, les organismes caritatifs et les églises veillaient au bien-être de nos aînés.

L'AVS fonctionne selon un système par répartition, ce qui signifie que les cotisations versées par la population active actuelle financent directement la rente des retraités d'aujourd'hui. Il s’agit de l’élément le plus étendu du paysage suisse de la sécurité sociale.

En tant qu'indépendant, il est essentiel de savoir quand vous êtes obligé de vous inscrire et de cotiser à l'AVS. Les principes généraux suivants s’appliquent :

• L'inscription est obligatoire à partir du 1er janvier suivant votre 17ème anniversaire
• Les cotisations deviennent obligatoires dès que votre revenu annuel d'activité indépendante dépasse CHF 2'300.
• Les indicateurs indiquant que vous êtes travailleur indépendant incluent : travailler avec plusieurs clients, émettre des factures professionnelles en votre propre nom, faire la publicité de vos services ou employer du personnel.
• La caisse de compensation AVS décide en dernier ressort si votre activité constitue une activité indépendante.

Il est important de noter que si la cotisation à l'AVS (1er pilier) est obligatoire pour les indépendants au-delà du seuil de revenus, d'autres assurances telles que l'assurance-accidents et la prévoyance professionnelle restent facultatives. Cependant, y adhérer peut offrir une protection supplémentaire précieuse et une tranquillité d’esprit.

Il existe plusieurs façons de s'organiser. Nous avons pensé vous proposer une méthode pour être plus ordonné et plus réactif pour toutes les tâches administratives, et pas seulement votre demande d'affiliation. Vous découvrirez cette méthode après avoir étudié le formulaire.

Ici, nous commençons par rechercher le formulaire sur le site Internet de la caisse de compensation du canton de Vaud.

1 - Aller sur le site de la caisse cantonale de compensation

Vous trouverez tous les sites Internet et les coordonnées des caisses de compensation sur la page Centre d'information AVS/AI.

2 - Retrouvez le parchemin... le formulaire en ligne

Voici un exemple sur le site du Canton de Vaud en novembre 2023.

Vous devez vous rendre dans l'onglet "Assurance". Une colonne s'ouvre à gauche. Choisissez "AVS - Cotisations" et cliquez sur "Indépendants".

Le formulaire est entièrement numérisé. Vous avez également la possibilité de rechercher un fichier PDF à télécharger et à remplir sur votre ordinateur.
C'est sur la première page du formulaire en ligne. [Voir l'image ci-dessous].

3 - Structure et vocabulaire du formulaire

Voici le formulaire disponible sur le site de la Caisse Cantonale de Compensation AVS Vaudoise au format PDF et un autre à remplir directement sur le site.

Chez Magic Heidi, nous avons pensé vous le donner sous forme de liste ci-dessous. Vous allez nous dire "A quoi ça sert, on peut le remplir directement sur le site de la caisse de compensation de l'assurance vieillesse..." Vous êtes essoufflé ? C'est normal. La patience est une vertue. Nous vous donnerons un petit conseil par la suite.

Bien entendu, nous avons supprimé les informations évidentes comme le nom, le prénom, etc.

Vous trouverez des indications en gras qui précisent les informations ou documents à inclure.

DONNÉES PERSONNELLES

• Numéro d'identification personnel si vous êtes déjà affilié à une autre entreprise par exemple
• Numéro AVS : il est sur votre carte d'assurance maladie

ADRESSES

• Adresse du site Internet lié à votre activité professionnelle (le cas échéant) : 1ère information déterminante car elle indique si vous faites la promotion de votre activité en ligne.
• Quelle est l'adresse de correspondance ? Choisissez entre l'adresse du domicile ou l'adresse d'un tiers.

SITUATION AVS

• Date de début d'activité : La date de votre première facture.

• Secteur d'activité : Le secteur ou votre titre d'emploi s'il est plus explicatif.

• L'activité est-elle principale ou accessoire ? L'activité occupe-t-elle la majeure partie de votre temps de travail ? Si oui, c'est principal. Sinon, accessoire.

• Taux d'activité (en %) ?

• Description détaillée de l'activité :

• *Ici, vous devez décrire votre activité en plusieurs points. Si vous avez des difficultés à définir votre activité, renseignez-vous autour ou recherchez une définition en ligne. La clé est d'être clair et d'éviter une description de poste de 2000 mots.**

• Où exercez-vous votre activité lucrative indépendante ?

  • Maison privée /
  • Posséder des locaux professionnels /
  • Locaux clients

Si vous travaillez chez des clients, choisissez la troisième réponse. N’oubliez pas non plus que vous devez indiquer le lieu de travail le plus fréquent.

• Membre d'une association professionnelle ? Oui / Non : Une association professionnelle représente les intérêts des travailleurs d'un domaine au niveau fédéral. Il n'est pas obligatoire d'adhérer au fonds. Certaines professions l'exigent.
• Déjà affilié à une autre caisse AVS ? Oui Non
• Avez-vous déjà demandé le statut d'indépendant ? Oui Non
• Immatriculé au registre du commerce ? Oui Non
• Forme juridique:
  • Entreprise individuelle /
  • Partenariat simple (2 personnes ou plus) /
  • Société en nom collectif (2 personnes ou plus) + nom de l'associé /
  • Société en commandite (2 personnes ou plus) et cette entité est une personne morale /
  • Communauté héréditaire (2 personnes ou plus) en cas de succession
• Reprise d'entreprise ? Oui Non
• Avez-vous une autre activité ? Oui Non
  • Avec quel statut ?
  • Nom de l'employeur

RELATIONS COMMERCIALES

• A qui proposez-vous vos services ? Vous devez fournir au moins 2 noms de clients.
• Preuve des relations avec vos clients : Joignez des fichiers PDF comme des contrats ou des factures. Attention, il s'agit de données confidentielles, privilégiez donc si possible les factures.
• Êtes-vous un employé de votre clientèle ? Oui/Non La réponse doit être « non ».
• Recherchez-vous vos propres clients ?** Si vous faites la promotion de votre activité par la publicité, vous devez avoir des factures ou du matériel.**
• Preuve de prospection client : Joindre offres, devis ou devis.
• Faites-vous de la publicité ? Oui Non
• Concluez-vous des contrats avec des clients ? Oui / Non : Ce point est également déterminant.
• Mode de rémunération :
  • Revenu horaire (payé à l'heure) /
  • Revenu fixe (payé selon les services tarifés) /
  • Commissions (payées en pourcentage)
  • Honoraires (rémunération des professionnels libéraux) /
  • Autre précisez)

RESPONSABILITÉS ET RISQUES

• Obligation d'effectuer personnellement le travail assigné ? Oui / Non : Il est possible que vous déléguiez certaines tâches à d'autres personnes comme des sous-traitants. Ils vous demandent d'indiquer si vous êtes responsable des résultats de votre travail. La réponse est oui".

• Recevez-vousdes instructions ou des directives ? Oui / Non : La réponse doit être « non » car en tant qu'indépendant, vous gérez vous-même votre temps de travail. Il y a une différence avec l'estimation du temps de travail nécessaire pour obtenir un résultat.

• Devez-vous rendre compte de vos activités ? Oui/Non : La réponse doit être « non ».

• Soumis à une clause de non-concurrence ? Oui/Non : La réponse doit être « non ».

• Du matériel à votre charge ? Oui / Non : Si vous répondez « oui », vous pourrez télécharger les factures d'achats de matériel après avoir démarré votre activité.

• Supportez-vous le préjudice lié au non-paiement d'une facture client ? Oui Non

• Supportez-vous tous les frais généraux et les frais de fonctionnement ? Oui / Non : Si vous répondez « oui », vous pouvez télécharger un exemple de dépenses.

• Êtes-vous responsable des défauts de fabrication ou de service ? Oui Non

• Devez-vous supporter des pertes ? Oui / Non : Si vous répondez « oui », vous pouvez fournir un exemple de pertes autres que le non-paiement.

• Tenez-vous votre propre comptabilité ? Oui / Non : La réponse est « oui » car vous enregistrez les dépenses et les ventes de votre activité et vous êtes responsable de vos finances.

CAPITAL INVESTI ET REVENU ESTIMÉ

• Avez-vous réalisé un apport en capital ou des investissements ? Oui / Non : Saisissez uniquement le montant des capitaux propres, et non le prêt d'investissement que vous avez contracté auprès d'un prêteur.
• Revenu net annuel estimé en CHF : Le revenu net est le résultat de la différence entre votre chiffre d'affaires et toutes les dépenses que vous enregistrez. Vous devez faire la différence entre votre colonne « Revenus » et la colonne « Dépenses » dans votre tableau comptable.

Voici quelques informations complémentaires : Le montant des cotisations AVS/AI/APG est calculé sur les revenus réels de l'année de cotisation. Les paiements anticipés sont basés sur vos estimations. Le résultat net comprend les revenus diminués des frais généraux, des amortissements, des pertes commerciales, des paiements aux institutions de retraite et des intérêts sur le capital.

DOMAINE D'ACTIVITÉ SPÉCIFIQUE

• Travaillez-vous dans la vente ? Oui / Non : Cliquer sur « oui » fait apparaître de nouveaux champs.

  • Achetez-vous et revendez-vous vous-même les produits ou services proposés ?
  • Vous payez-vous en fonction de la marge bénéficiaire des ventes ?
  • Fixez-vous vous-même les prix de vente ?
    Êtes-vous responsable des invendus ?
  • Constituez-vous et gérez-vous un stock de marchandises ?

• Travaillez-vous dans l'enseignement ? Oui / Non : Cliquer sur « oui » fait apparaître de nouveaux champs.

  • Où ont lieu les cours ?
  • S'ils ont lieu dans les locaux d'une école, payez-vous un loyer ?
  • Si vous n'êtes pas disponible, êtes-vous responsable de trouver et de payer vous-même un remplaçant ?
  • Avez-vous votre propre clientèle ?
  • Chez qui les étudiants s'inscrivent-ils ?
  • Qui perçoit les frais d'inscription aux cours ?
  • Qui fixe les tarifs ?
  • Etes-vous libre de choisir la matière enseignée ?

EMPLOYÉS

Si un cabinet comptable vous aide dans la gestion du personnel, ces informations peuvent être demandées à votre agent.

Personnel

• Employez-vous du personnel ? Oui Non
• Nombre d'employés
  Depuis
• Numéro AVS, nom, prénom, date de naissance et date d'embauche de votre (vos) collaborateur(s)
• Paie mensuelle (y compris 13ème mois de salaire) en CHF
• Droit mensuel aux allocations familiales pour enfants en CHF
• Nom, adresse et numéro de contrat de l'assurance accident : Le 2ème pilier est obligatoire pour les salariés.
  Nom et adresse de l'institution de prévoyance professionnelle
• Joindre l'attestation

DERNIÈRE ÉTAPE

Dernière étape et contact

• Aimeriez-vous ajouter un commentaire? Utilisez cet espace pour ajouter ce qui vous semble important pour définir votre activité et qui n'a pas pu être ajouté dans le formulaire.
  Demande d'attestation : Si mon statut d'indépendant est accordé, merci de m'adresser une attestation d'affiliation en complément de votre décision.

À la fin du formulaire, il vous sera demandé de confirmer votre demande et d'accepter la politique de protection des données.

Toutes nos félicitations! Vous êtes arrivé jusqu'ici ! Maintenant pour le petit conseil.

Comment organiser votre administration ?

Pour vous aider au maximum et éviter de répéter des démarches administratives peu efficaces pour votre productivité, nous vous encourageons à copier/coller cette liste ci-dessus dans un outil de rédaction (Google Docs, Word, Pages). Ensuite, il vous suffit de remplir les champs que vous jugez utiles.

Une fois que vous avez saisi les informations, vous pouvez sauvegarder votre travail, le structurer et le réutiliser pour remplir tous les détails que les assurances, les fonds et d'autres institutions peuvent demander lors de votre inscription avec de nombreuses questions. Surtout les numéros de contrat, les IBAN et toutes ces informations dont vous ne vous souvenez pas tellement elles sont nombreuses.

Centralisez vos données dès maintenant. Les cloud comme Google Drive, Microsoft OneDrive, Mega et bien d'autres sont d'excellents outils pour faciliter votre administration.
Soyez imaginatif mais surtout structuré.

Nous parlons de long terme car votre vie d'entrepreneur ne se limite pas à remplir un formulaire une seule fois.

Peut-être qu’un jour, vous pourrez facilement déléguer ces tâches en quelques clics et la personne aura préparé des réponses.
Nous espérons vous avoir convaincu.

Comment procède-t-on dans les autres cantons ?

On entend déjà ceux qui vendent la peau d'ours : "A Genève, c'est sûr, c'est différent. On sait que l'administration cantonale est plus compliquée."
Nous le pensonsC'est plus exigeant.

Cependant, nous allons vous surprendre : les démarches sont les mêmes dans tous les cantons.

Hormis le fait que les sites Web présentent quelques différences (Oui, nous avons vérifié tous les sites Web), le processus est similaire avec un formulaire en ligne ou un fichier PDF interactif qui pose les mêmes questions.

Voici quelques remarques de nos pérégrinations sur le web :

• Genève : OCAS : Le site propose un formulaire en ligne.
• Neuchâtel : Similaire au site du Canton de Vaud
• Jura : Similaire au site du Canton de Vaud avec un formulaire en ligne plus basique.
• Valais : Le formulaire est basé sur celui du canton de Berne. Cependant, le site Web est différent.
• Tessin : Old-school, un formulaire PDF interactif à remplir. Site unique ! Un régal pour les yeux.
• Obwald : Sur le site du canton c'est un peu différent, il faut aller dans l'onglet "Entreprises", "Commencer" et chercher la rubrique indépendants.

Résumé

Le formulaire d'affiliation mérite attention lorsque vous répondez aux critères suivants :

• Avoir plus d'un client,
• Avoir un chiffre d'affaires supérieur à CHF 2'300 par an
• Avoir des documents qui montrent votre activité professionnelle

Pour établir le formulaire, vous devez disposer de votre numéro AVS, de vos coordonnées bancaires professionnelles ou personnelles du lieu où se déroulent les transactions financières de votre entreprise, d'un extrait du registre du commerce si vous êtes inscrit, des factures de ventes et de dépenses le cas échéant.

Après étude de votre dossier, la caisse déterminera si vous devez être affilié. Vous recevrez un numéro de client et connaîtrez le montant des versements anticipés à effectuer ainsi que leur périodicité.

Il ne manque plus que votre enthousiasme. Nous savons que c'est quelque part là-dedans.

Merci pour votre lecture attentive.

A bientôt sur Magic Heidi.