Saisie des temps Excel

En tant que freelance suisse, le suivi précis de vos heures de travail ne se limite pas à garantir une facturation équitable pour vos clients. Il joue également un rôle essentiel dans le respect de la réglementation suisse du travail. En vertu de la loi suisse, les freelances doivent tenir des registres précis de leurs heures de travail, de leurs pauses et de leurs vacances pour rester en conformité. Cela est particulièrement crucial si vous prévoyez de déclarer vos revenus aux autorités fiscales suisses ou si vous gérez des relations clients qui nécessitent une facturation précise pour les projets.

Au-delà des exigences légales, le suivi du temps a également un impact sur votre productivité, vous aide à éviter l'épuisement professionnel et vous donne un aperçu de ce que vous gagnez par heure ou par projet. C'est également un élément essentiel pour préparer une déclaration de revenus précise et savoir quand facturer vos clients. Idéalement, nous aimerions « simplement gérer mes comptes ».

L'approche Excel : un outil fiable mais limité

Excel est l'outil de référence pour de nombreux freelances, et pour une bonne raison. Il est gratuit (ou relativement peu coûteux), hautement personnalisable et ne nécessite aucun nouveau logiciel à installer. Cependant, bien qu’Excel puisse constituer une solution décente à court terme, il présente certains inconvénients importants à long terme.

Si Excel vous semble trop manuel et fastidieux, il est peut-être temps d'envisager un outil conçu spécifiquement pour les freelances suisses :
Magic Heidi. Contrairement à Excel, Magic Heidi est une application tout-en-un qui non seulement suit vos heures de travail, mais génère également des factures, gère les dépenses et intègre des fonctionnalités spécifiques à la Suisse comme les calculs de TVA et les factures par code QR.

Principales fonctionnalités :

• Suivi du temps simple : vous pouvez saisir les heures travaillées sur votre facture au fur et à mesure que le mois avance.
• Intégration de la facturation : générez automatiquement des factures pour les heures que vous avez travaillées, avec des codes QR pour un paiement facile.
• Dépenses optimisées par l'IA : téléchargez des reçus et laissez l'application scanner et organiser vos dépenses.
• Conformité suisse : fonctionnalités adaptées aux lois fiscales suisses, notamment la gestion de la TVA et l'intégration bancaire suisse.

Étude de cas

Prenez l'exemple d'Anna, une graphiste indépendante suisse qui utilisait auparavant Excel pour suivre ses heures. Elle ne pouvait pas se contenter de gérer ses comptes. À mesure que son entreprise se développait, la saisie manuelle des heures dans des feuilles de calcul devenait écrasante. Elle est passée à Magic Heidi et, en une semaine, sa facturation et son suivi du temps sont devenus fluides. Elle passe désormais plus de temps à la conception et moins de temps aux tâches administratives.

Excel ou outils automatisés : Quel est le bon choix pour vous ?

Si vous ne savez pas si vous devez vous en tenir à Excel ou passer à une solution automatisée, posez-vous les questions suivantes :

➤ Passez-vous trop de temps à mettre à jour des feuilles de calcul ?
➤ Êtes-vous souvent en déplacement et avez-vous besoin d'une solution adaptée aux appareils mobiles ?
➤ Vous vous inquiétez des erreurs de facturation ou des heures non suivies ?

Si vous avez répondu « oui » à l'une de ces questions, passer à un outil comme Magic Heidi vous fera probablement gagner du temps et évitera des erreurs coûteuses. De plus, à mesure que votre entreprise se développe, Magic Heidi grandit avec vous, en s'occupant de tout, de la facturation à la préparation des déclarations fiscales.

Conseils pour les freelances suisses : Gérez mes comptes.

Quel que soit l'outil que vous utilisez, l'efficacité est essentielle en matière de suivi du temps.
Voici quelques bonnes pratiques :

✔ Suivi en temps réel : Au lieu de mettre à jour vos heures à la fin de la journée ou de la semaine, essayez de les enregistrer au fur et à mesure.
✔ Consultez régulièrement vos journaux : À la fin de chaque semaine ou de chaque mois, prenez quelques minutes pour consulter vos journaux de temps et vos dépenses.
✔ Utilisez l'automatisation autant que possible : En automatisant autant que possible (par exemple, la facturation ou le suivi des dépenses), vous gagnerez un temps précieux.
✔ Intégrez le suivi du temps à la planification fiscale : Des outils comme Magic Heidi offrent un aperçu de vos obligations fiscales annuelles en fonction de vos heures et dépenses enregistrées, ce qui rend la saison des impôts beaucoup moins stressante.