Guide : Les dépenses à ne pas oublier en tant que freelance suisse

La gestion de vos finances peut être une tâche complexe, en particulier lorsque vous êtes freelance. Il est essentiel de tenir compte des dépenses pour minimiser les impôts à payer, ce qui peut avoir un impact important sur vos résultats. Vous trouverez ci-dessous une liste exhaustive des éléments à prendre en compte lors de la préparation de votre déclaration d'impôts en tant qu'indépendant suisse.

Abonnement téléphonique

En tant qu'indépendant, vous utilisez probablement votre téléphone pour passer des appels professionnels et utiliser la 3G et la 4G pour vos communications professionnelles (comme créer des factures par exemple).

Vous pouvez donc prendre en charge un pourcentage de votre abonnement téléphonique mensuel (Swisscom, Salt, Yallo, Sunrise, ...). Il vous incombe de calculer quel % de votre utilisation de l'abonnement est professionnel par rapport à privé.

20% est une estimation raisonnable pour la plupart des situations.

Cours, business coaching, ...

Avez-vous acheté des cours sur des plateformes comme Udemy ou Coursera ? Avez-vous payé pour un coaching d'affaires comme InnoSuisse ou autre ?

Il s'agit là de dépenses professionnelles que vous devez impérativement prendre en compte.

Annonces sur Google, Facebook ou autre matériel promotionnel

Avez-vous payé pour des publicités sur des plateformes comme Instagram, Google, Facebook, Tiktok, etc. Ou avez-vous acheté des publicités dans des bulletins d'information ou des journaux ? Ce sont toutes des dépenses que vous pouvez utiliser pour réduire les bénéfices que vous avez réalisés au cours d'une année donnée. Veillez à les passer en charges.

Bureau à domicile

Si vous travaillez à domicile, vous pouvez déduire les dépenses liées à votre espace de travail. Il s'agit notamment d'une partie de votre loyer ou de votre hypothèque, des services publics tels que l'électricité et l'eau, et de l'assurance des biens. Lorsque vous déduisez ces dépenses, évaluez la proportion de l'espace de votre domicile qui est consacrée à votre entreprise. Pour que les déductions soient exactes, l'espace doit être exclusivement utilisé à des fins professionnelles.

Abonnement à Internet

À l'ère du numérique, une connexion internet est essentielle pour les activités de l'entreprise. Tout comme votre abonnement téléphonique, un pourcentage de vos coûts Internet peut être déduit en fonction de l'utilisation professionnelle ou privée. N'oubliez pas de conserver les documents justifiant vos calculs.

Fournitures et équipements de bureau

Des stylos aux imprimantes, tous les articles matériels que vous consommez dans le cadre de votre activité professionnelle peuvent généralement être déduits. Il peut s'agir de

• Papier
• Carnets de notes
• Encre d'imprimante
• Enveloppes
• l'affranchissement
• Meubles tels que bureaux et chaises
• Matériel informatique et logiciels nécessaires à votre travail

Veillez à conserver les reçus pour tous ces achats afin d'étayer vos demandes (vous pouvez les scanner à l'aide de Magic Heidi !).

Voyage et transport

Tous les frais de déplacement encourus pour des raisons professionnelles, tels que les réunions avec les clients, les conférences et les ateliers, sont déductibles des impôts. Cela comprend

• les billets de transport en commun
• Le carburant et l'entretien de votre voiture lorsqu'elle est utilisée à des fins professionnelles
• les vols
• les hôtels
• les repas pris en voyage (dans les limites raisonnables fixées par l'administration fiscale)
• Indemnités kilométriques, si vous utilisez votre propre véhicule.

Tenez un registre détaillé de vos voyages d'affaires, en précisant l'objet de chaque déplacement, afin de défendre vos déductions.

Repas et divertissements

Le travail en réseau fait partie de la panoplie du freelance, et cela implique parfois d'inviter des clients à manger. Un pourcentage de ces dépenses peut souvent être déduit, à condition que le repas ait un objectif professionnel clair.

Services professionnels

Tous les services professionnels que vous utilisez directement pour votre entreprise, tels que :

• Comptables ou préparateurs de déclarations de revenus
• Avocats pour des questions liées à l'entreprise
• Assistants virtuels
• Concepteurs de sites web et graphistes
• l'assistance informatique.

Tous ces services devraient vous fournir des factures que vous pourrez inclure dans vos déductions fiscales.

Frais bancaires

Les frais liés à un compte bancaire professionnel ou à la partie professionnelle d'un compte personnel peuvent être déduits des impôts. Il s'agit notamment des frais de tenue de compte, des frais de transaction et des intérêts de découvert.

Assurance

Les primes d'assurance de l'entreprise, telles que l'assurance responsabilité civile ou l'assurance des biens, sont déductibles. Si vous avez des polices d'assurance qui couvrent à la fois les aspects personnels et professionnels, vous devrez diviser les dépenses en conséquence.

Assurance maladie

En Suisse, l'assurance maladie est obligatoire. Bien qu'il s'agisse principalement d'une dépense personnelle, les parties liées à votre entreprise, par exemple si vous avez des assurances spécifiques pour les risques professionnels, peuvent être déduites.

Cotisations de retraite

Si vous cotisez à un régime de retraite du troisième pilier (un régime de retraite privé autorisé par le droit fiscal suisse), ces cotisations peuvent réduire votre revenu imposable. Veillez à conserver tous les documents relatifs à vos cotisations.

Impôts et licences

Tous les impôts que vous payez et qui sont imputables à vos activités professionnelles peuvent être passés en charges. Il s'agit notamment des taxes municipales sur le commerce et des frais liés aux licences d'exploitation ou à la conformité aux réglementations.

Formation et développement professionnel

La formation continue est importante pour maintenir vos compétences à jour. Vous avez mentionné les cours et le coaching d'entreprise, mais n'oubliez pas d'inclure :

• les livres, les revues spécialisées et les publications en rapport avec votre domaine d'activité
• les frais d'adhésion à des associations professionnelles
• Frais d'inscription à des séminaires, ateliers et conférences

Publicité et marketing

Les dépenses liées à la commercialisation de vos services peuvent s'étendre au-delà des publicités numériques et inclure les éléments suivants

• Cartes de visite
• Dépliants et brochures
• Événements promotionnels
• les parrainages
• la signalisation et le matériel de promotion de la marque.

Veillez à ce que votre matériel de marketing véhicule un message commercial clair afin de justifier ces dépenses.

Amortissement

Les articles coûteux qui durent plus d'un an, comme les ordinateurs ou les appareils photo, peuvent ne pas être entièrement déductibles l'année de leur achat. Au lieu de cela, ils sont amortis sur plusieurs années. Le système fiscal suisse a des règles sur la manière et le moment d'appliquer les dépenses d'amortissement, c'est pourquoi il convient de consulter un professionnel si nécessaire.

Dépenses diverses

Enfin, il existe d'autres dépenses qui peuvent être déductibles, comme par exemple

• la location de boîtes postales
• Abonnements à des logiciels (tels que les logiciels de comptabilité)
• Abonnements à des magazines et à des bulletins d'information liés à l'entreprise
• Dons à des organisations caritatives liées à l'entreprise
• Réparation et entretien de l'équipement de l'entreprise
• Appels longue distance liés à l'activité de l'entreprise

Tenue de registres

Une bonne tenue des registres est essentielle pour justifier les dépenses professionnelles que vous déclarez. Pour chaque dépense, vous devez disposer de pièces justificatives telles que des factures, des reçus, des contrats et des registres dans lesquels sont consignées vos activités professionnelles. Les outils numériques et les logiciels de comptabilité peuvent être d'une aide précieuse pour organiser ces dossiers.

Mot de la fin

En tant qu'indépendant suisse, l'attention que vous portez aux dépenses fiscalement déductibles peut vous permettre d'économiser une somme importante au moment de remplir votre déclaration d'impôts. En vous familiarisant avec les types de dépenses décrits ci-dessus et en les suivant attentivement tout au long de l'année, vous pouvez vous assurer que vous profitez pleinement des déductions qui vous sont offertes.

N'oubliez pas que le système fiscal suisse peut être complexe et que les règles peuvent changer. Pensez à prendre conseil auprès d'un professionnel de la fiscalité qui connaît bien le droit fiscal suisse afin de vous assurer que vous respectez les réglementations en vigueur tout en maximisant vos déductions.

La planification fiscale est un élément crucial de la santé financière de votre entreprise indépendante. N'oubliez pas que, bien qu'il soit inévitable de payer des impôts, il existe des moyens légitimes de minimiser la part qu'ils prélèvent sur vos revenus durement gagnés. Utilisez ce guide comme point de départ et restez informé des subtilités du droit fiscal suisse pour les indépendants.

Les informations fournies ici le sont à titre d'information générale uniquement et ne doivent pas être considérées comme une recommandation individualisée ou un conseil personnalisé en matière fiscale, juridique ou d'investissement. Les lois et réglementations fiscales sont complexes et susceptibles d'être modifiées, ce qui peut avoir un impact matériel sur les résultats d'investissement. Nous ne pouvons pas garantir que les informations contenues dans le présent document sont exactes, complètes ou opportunes. Nous ne donnons aucune garantie quant à ces informations ou aux résultats obtenus par leur utilisation, et nous déclinons toute responsabilité liée aux décisions prises sur la base des informations fournies dans ce guide. Demandez toujours l'avis de professionnels qualifiés pour vos décisions financières.