Documents comptables suisses :
Ce que tout indépendant doit conserver
Un reçu manquant a coûté 2 800 CHF d'impôts supplémentaires à un freelance zurichois l'an dernier. Découvrez exactement quels documents la loi suisse exige, combien de temps les conserver, et comment transformer la paperasse en système de protection financière.
Conservation 10 ans
Tous les documents doivent être gardés une décennieSeuil TVA 100K CHF
Inscription obligatoire au-delàArchivage numérique
Stockage inviolable requis par la loiLe système par paliers suisse expliqué
Tous les indépendants n'ont pas les mêmes obligations comptables. La Suisse utilise un système par paliers selon votre structure et chiffre d'affaires.
Palier 1 — Moins de 100K CHF
Comptabilité simplifiée Milchbüechli. Suivez revenus, dépenses et actifs dans un registre simple. Ni TVA ni registre du commerce requis.
Palier 2 — 100K à 500K CHF
Toujours une comptabilité simplifiée, mais l'inscription TVA (taux standard 8.1%) et au registre du commerce deviennent obligatoires.
Palier 3 — Plus de 500K CHF
Comptabilité en partie double obligatoire selon l'art. 957 CO. Bilan, compte de résultat et annexe aux comptes annuels requis.
Palier 4 — Sàrl, SA
Obligations comptables complètes quel que soit le chiffre d'affaires. Une Sàrl avec 50K CHF de revenus doit tenir une comptabilité en partie double.
La règle de conservation 10 ans
L'article 958f du Code des obligations suisse impose de conserver tous les documents comptables pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice fiscal. Les documents de 2025 doivent être gardés jusqu'au 31 décembre 2035. Lors d'un contrôle, les dépenses non documentées sont rejetées — une charge de 5 000 CHF sans reçu peut vous coûter 1 000 à 1 500 CHF d'impôts supplémentaires, plus intérêts et amendes.
Archivage numérique :
Ce que la loi suisse exige
Bonne nouvelle — plus besoin de classeurs. L'OLico (Ordonnance sur la tenue des livres) autorise le stockage numérique sous conditions spécifiques.
Exigences de stockage
Votre archive numérique doit respecter trois critères clés pour satisfaire la loi suisse.
- Inviolable — Les documents ne peuvent être modifiés après téléchargement
- Accessible — Lisible pendant toute la durée de conservation
- Complet — Toutes les informations requises préservées
- Format PDF/A recommandé pour l'archivage longue durée
Options de stockage cloud
Le stockage cloud est autorisé si les serveurs sont en Suisse ou dans l'UE.
- Logiciel de comptabilité avec stockage intégré
- Google Drive ou Dropbox avec dossiers organisés
- Solutions suisses dédiées comme Tresorit
- Archivage cloud automatique Magic Heidi
Convention de nommage
Un nommage cohérent facilite les recherches lors des contrôles.
- Inclure la date au format AAAA-MM-JJ
- Ajouter le nom du client ou fournisseur
- Préciser le type de document (Facture, Reçu)
- Inclure le montant pour référence rapide
Changements QR-facture en novembre 2025
Si vous émettez des factures avec QR-factures suisses, notez cette date : 21 novembre 2025.
À partir de ce jour, seules les adresses structurées (type "S") seront autorisées dans les codes QR. Les adresses non structurées (type "K") seront abandonnées d'ici septembre 2026.
Ce que cela signifie pour vous :
Votre logiciel de facturation doit être mis à jour avant l'échéance. Si vous utilisez d'anciens modèles ou générez manuellement les QR, vérifiez la compatibilité dès maintenant.
Magic Heidi gère automatiquement cette transition — aucune action requise de votre part.
Exigences TVA
pour 2025
Lorsque votre chiffre d'affaires imposable mondial dépasse 100 000 CHF sur une période glissante de 12 mois, l'inscription TVA devient obligatoire. Définissez une alerte à 90 000 CHF pour vous préparer à l'inscription.
La plupart des services et biens
Services hôteliers et d'hébergement
Alimentation, livres, médicaments, journaux
Trimestrielle, mensuelle ou annuelle
Une bonne documentation vous fait économiser
Des archives bien tenues ne servent pas qu'à la conformité. Elles réduisent directement vos impôts grâce aux déductions légitimes.
Bureau & Équipement
Loyer de bureau, quote-part bureau à domicile (10-20% du loyer), ordinateurs, logiciels et outils professionnels.
Formation & Déplacements
Cours professionnels, déplacements clients, billets CFF, frais d'essence et cotisations professionnelles.
Cotisations pilier 3a
Les indépendants peuvent cotiser jusqu'à 20% du revenu net (max 36 288 CHF en 2025) au pilier 3a.
Report des pertes
Reportez vos pertes commerciales sur 7 ans pour compenser les bénéfices futurs avec documentation appropriée.
Logiciels comptables pour indépendants suisses
Trouvez l'outil adapté à vos besoins de documentation.
| Fonctionnalité | Magic Heidi | bexio | CashCtrl | Banana |
|---|---|---|---|---|
| QR-factures suisses | ✓ Auto-conforme | ✓ | ✓ | ✓ |
| Scan reçus IA | ✓ Inclus | ✗ Saisie manuelle | ✗ Non | ✗ Non |
| Prix de départ | CHF 0 freemium | CHF 45/mois | CHF 0 gratuit | ~CHF 149/an |
| Apps mobiles | iOS, Android | iOS, Android | Web uniquement | Desktop |
| Idéal pour | ✓ Indépendants | PME | Toutes tailles | Comptables avertis |
| Export comptable | ✓ En un clic | ✓ | ✗ Non | ✗ Non |
Scan IA des reçus automatique
Photographiez votre reçu de café d'affaires, et Magic Heidi extrait automatiquement fournisseur, montant, date et TVA — puis catégorise la dépense. Fini la saisie manuelle et les boîtes à chaussures de tickets.
Votre checklist gestion documentaire
Utilisez cette revue trimestrielle pour rester prêt en cas de contrôle :
Banque & Paiements
- ☐ Compte professionnel séparé du personnel
- ☐ Tous les relevés téléchargés et stockés
- ☐ Transactions TWINT/carte associées aux reçus
Facturation
- ☐ Toutes les factures émises numérotées séquentiellement
- ☐ Format QR-facture compatible règles 2025
- ☐ Factures impayées relancées
Dépenses
- ☐ Chaque reçu scanné sous 48 heures
- ☐ Fichiers nommés format date-fournisseur-montant
- ☐ Catégories assignées pour la déclaration fiscale
Conformité
- ☐ Chiffre d'affaires TVA suivi vs seuil 100 000 CHF
- ☐ Documents de fin d'année sauvegardés en deux endroits
- ☐ Données exportées et partagées avec le comptable si nécessaire
Restez organisé en 30 minutes par semaine
Réservez 30 minutes chaque vendredi pour l'hygiène financière. Les freelances qui maintiennent cette routine hebdomadaire passent 80% moins de temps sur la clôture annuelle.
- 📅Semaine 1
Rapprocher reçus et transactions bancaires
- 📧Semaine 2
Envoyer les relances de factures impayées
- 🏷️Semaine 3
Vérifier les catégories de dépenses
- 📊Semaine 4
Contrôler la progression vers le seuil TVA
- Facture #3
Magic Heidi
CHF 500
Jan 29
- Facture #2
Webbiger LTD
CHF 2000
Jan 24
- Facture #1
John Doe
CHF 600
Jan 20
Quand faire appel à un professionnel
Sachez ce que vous pouvez gérer seul et quand obtenir de l'aide experte.
Gérez vous-même
Gestion quotidienne des reçus, génération de factures, suivi basique des dépenses et déclarations TVA trimestrielles une fois familiarisé.
Consultez un fiduciaire pour
Création Sàrl/SA, première inscription TVA, achats immobiliers complexes, comptes annuels, optimisation fiscale et représentation en cas de contrôle.
Coût typique
La plupart des freelances suisses dépensent 1 000-3 000 CHF par an en aide comptable professionnelle. C'est déductible et généralement rentabilisé.
Consultation initiale
Une consultation de 30 minutes avec un fiduciaire coûte 100-200 CHF et apporte de la clarté pour des années.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qui déclenche un contrôle fiscal suisse ?
L'administration fiscale signale les comptes présentant partout des chiffres ronds, des lacunes dans la numérotation des factures, des dépenses sans revenus correspondants, des transactions en espèces sans documentation et des dépenses personnelles dans les comptes professionnels. Une documentation propre vous assure de passer un contrôle sans dommage financier.
Puis-je détruire des documents si je ferme mon entreprise ?
Non. Si vous fermez votre entreprise ou liquidez une société, l'obligation de conservation de 10 ans continue. Vous ne pouvez pas détruire les archives simplement parce que vous avez cessé l'activité.
Quel format utiliser pour l'archivage numérique ?
Le format PDF/A est recommandé pour l'archivage longue durée. Les PDF et JPEG standards fonctionnent si votre système empêche les modifications. Le stockage cloud est autorisé si les serveurs sont en Suisse ou dans l'UE.
Quand s'inscrire volontairement à la TVA ?
L'inscription volontaire sous le seuil de 100 000 CHF permet de récupérer la TVA sur vos dépenses professionnelles — à considérer si vous avez des achats importants. Définissez une alerte à 90 000 CHF pour préparer l'inscription obligatoire.
Comment nommer mes fichiers comptables ?
Utilisez un format cohérent comme 2025-05-27Nom-ClientFacture_1200CHF.pdf. Incluez la date, le nom du fournisseur ou client, le type de document et le montant pour faciliter les recherches lors des contrôles.
Prenez le contrôle de vos documents comptables aujourd'hui
Chaque reçu capturé aujourd'hui protège votre argent demain. L'IA gère automatiquement la catégorisation, la conformité QR-facture et les exigences d'archivage 10 ans.